Comment créer un rappel d’anniversaire dans Excel ?
Gérer les anniversaires des employés dans une grande organisation peut vite devenir complexe, surtout lorsque vous souhaitez offrir des cartes personnalisées ou adresser vos meilleurs vœux le jour J. Si les noms, dates de naissance et autres informations du personnel sont stockés dans une feuille Excel, il n’est pas toujours évident, d’un simple coup d’œil, de repérer à qui appartient l’anniversaire du jour. Mettre en place un système de rappel d’anniversaire dans Excel vous permet d’éviter de manquer toute occasion importante et facilite l’envoi de félicitations ou de notifications au bon moment. Ce tutoriel présente plusieurs méthodes pratiques pour créer des rappels d’anniversaire automatisés, adaptées à divers besoins — que vous optiez pour des formules simples ou des mises en évidence visuelles.
Créer un rappel d’anniversaire dans Excel à l’aide d’une formule
Créer un rappel d’anniversaire dans Excel avec Utiliser la mise en forme conditionnelle
Créer un rappel d’anniversaire dans Excel à l’aide d’une formule
Grâce à la bonne formule, vous pouvez mettre en évidence ou signaler les lignes correspondant aux membres du personnel dont c’est l’anniversaire aujourd’hui. Voici comment configurer ce système pour transformer votre classeur en un tableau de bord dynamique, toujours à jour :
1. Commencez par une table simple comprenant au moins les noms et les dates de naissance. Par exemple, votre feuille pourrait ressembler à ceci :
2. Pour identifier les personnes dont c’est l’anniversaire aujourd’hui, saisissez la formule ci-dessous dans une colonne vide adjacente à vos données (par exemple en C2, en supposant que B2 contient la date de naissance) :
=IF(MONTH(B2)<>MONTH(TODAY())," ",IF(DAY(B2)<>DAY(TODAY())," ","Happy Birthday"))Adaptez B2 si votre colonne d’anniversaires se trouve dans une autre cellule. Pour plus de commodité, vous pouvez copier cette formule dans toute la colonne située à côté de votre liste de personnel.
3. Après avoir saisi la formule, appuyez sur Entrée. Pour l’appliquer aux lignes suivantes, faites glisser la poignée de recopie depuis C2 vers le bas afin de couvrir l’ensemble de votre liste de personnel. Toute ligne correspondant au mois et au jour actuels affichera « Joyeux anniversaire » ; les autres resteront vides. Vous verrez ainsi la notification apparaître uniquement pour les anniversaires concernés, chaque jour !
Remarque : Étant donné que la formule utilise AUJOURDHUI(), elle se met à jour automatiquement chaque jour, garantissant ainsi que vos rappels d’anniversaire restent toujours précis et à jour.
- Scénario et avantages : Cette approche est directe, légère et ne nécessite aucun paramétrage complexe. Elle est idéale si vous consultez régulièrement la feuille ou compilez manuellement des rappels.
- Conseils : Assurez-vous que la colonne contenant les dates renferme bien des valeurs de date réelles, et non du texte. Si vous voyez des erreurs #VALEUR!, vérifiez le formatage.
- Problème potentiel : Cette méthode n’analyse pas les années, ce qui la rend idéale pour les rappels récurrents (comme les anniversaires annuels). Si vos données contiennent des formats de date non standards ou si vous devez tenir compte de différents fuseaux horaires, prenez ces éléments en compte lors de la préparation de vos données.
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Créer un rappel d’anniversaire dans Excel avec Utiliser la mise en forme conditionnelle
Si vous préférez une approche visuelle, la mise en forme conditionnelle vous permet de mettre automatiquement en évidence tous les anniversaires tombant à la date du jour, rendant ainsi l’analyse rapide d’un grand tableau bien plus efficace. Suivez les étapes suivantes :
1. Sélectionnez la colonne ou les cellules contenant les dates de naissance (par exemple, la colonne B).
2. Allez dans l’onglet Accueil > Utiliser la mise en forme conditionnelle > Nouvelle règle. Une boîte de dialogue de création de règle s’ouvre alors :
3. Dans la boîte de dialogue Nouvelle règle de mise en forme, choisissez l’option Utiliser une formule pour déterminer les cellules à mettre en forme. Dans le champ de formule, saisissez :
=(MONTH(TODAY())=MONTH(B2))*(DAY(TODAY())=DAY(B2))B2 doit faire référence à la première cellule de votre plage sélectionnée. Vérifiez que votre sélection correspond bien à la formule appliquée.
4. Cliquez sur Format. Dans la nouvelle boîte de dialogue, rendez-vous dans l’onglet Remplissage et choisissez une couleur pour mettre en évidence les cellules d’anniversaire.
5. Après avoir confirmé votre choix de couleur, cliquez sur OK dans la fenêtre « Définir le format des cellules », puis sur OK dans la boîte de dialogue des règles pour appliquer la mise en forme. Les dates correspondant au mois et au jour actuels seront désormais automatiquement mises en évidence avec la couleur choisie :
Remarque : Cette mise en forme se met à jour automatiquement au fil des jours, votre classeur mettant toujours en évidence les bons anniversaires.
- Scénario et avantages : La mise en évidence visuelle est idéale pour repérer instantanément les anniversaires dans de grands jeux de données, notamment lors de vos revues quotidiennes ou hebdomadaires.
- Conseil : Vous pouvez combiner cette méthode avec les filtres : utilisez la fonctionnalité de filtrage d’Excel pour afficher uniquement les plages de lignes en surbrillance, ce qui accélère encore davantage la vérification.
- Précautions : Comme pour la formule, assurez-vous que les données d’anniversaire soient bien des dates valides (et non du texte). Si la mise en forme conditionnelle ne semble pas fonctionner, vérifiez attentivement que votre cellule de référence (par exemple B2) corresponde au début de la plage sélectionnée.
Résumé et suggestions de dépannage :
- Si votre formule ou la mise en forme conditionnelle ne se met pas à jour ou génère des erreurs, vérifiez le format des données ainsi que le recalcul de
AUJOURDHUI()(appuyez sur)F9 pour recalculer le classeur). - Toutes les solutions présentées ici se mettent à jour automatiquement en fonction de la date système, vous évitant ainsi toute modification manuelle des rappels au quotidien.
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