Comment analyser des données d'enquête dans Excel ?
Lorsque vous avez collecté des réponses à une enquête dans une feuille de calcul Excel, comme l'exemple illustré ci-dessous, vous devez souvent non seulement décompter les réponses, mais aussi interpréter les résultats de manière efficace et présenter des résumés clairs. Les données d'enquête peuvent inclure différents types de questions et options de commentaires, rendant l'analyse manuelle fastidieuse et sujette aux erreurs, surtout lorsque la taille des enquêtes augmente. Excel propose une gamme d'outils puissants pour rationaliser l'ensemble du processus d'analyse des enquêtes, depuis le comptage de base jusqu'à la génération de rapports de synthèse détaillés et de présentations visuelles.
Comprendre comment analyser efficacement les données d'enquête dans Excel vous permet d'extraire des informations, d'identifier des tendances et de communiquer efficacement vos conclusions, que ce soit pour des retours organisationnels, des recherches marketing ou des besoins éducatifs. Ce guide vous accompagnera à travers les étapes pratiques pour l'analyse et le reporting des enquêtes dans Excel.
Analyser des données d'enquête dans Excel
Partie 1 : Compter tous les types de commentaires dans l'enquête
Partie 2 : Calculer les pourcentages de tous les commentaires
Partie 3 : Générer un rapport d'enquête avec les résultats calculés ci-dessus
Partie 4 : Visualiser les résultats de l'enquête en utilisant les outils de graphique
Partie 1 : Compter tous les types de commentaires dans l'enquête
La première étape consiste à compter le nombre total de réponses pour chaque question de votre enquête. Un comptage précis de ces réponses aide à comprendre les taux de participation et garantit que les calculs de pourcentage ultérieurs sont valides.
1. Sélectionnez une cellule vide où vous souhaitez que le décompte apparaisse (par exemple, la cellule B53). Entrez la formule suivante pour compter les cellules vides (qui peuvent représenter des réponses manquantes selon vos données) :
=COUNTBLANK(B2:B51)Ici, B2:B51 définit la plage de données pour la question 1, mais vous devez ajuster cette plage pour correspondre à la disposition de vos données si nécessaire. Appuyez sur Entrée pour confirmer. Utilisez la poignée de recopie pour faire glisser cette formule sur les colonnes pertinentes (par exemple, B53:K53) pour les autres questions.
2. Sur la ligne suivante (par exemple, la cellule B54), entrez cette formule pour compter les réponses non vides, ce qui vous donne le nombre réel d'entrées de commentaires pour chaque question :
=COUNTA(B2:B51)Après avoir entré la formule, appuyez sur Entrée. Faites glisser la poignée de recopie pour remplir automatiquement sur les colonnes. Cette étape confirme combien de réponses ont été enregistrées pour chaque question.
3. Pour obtenir le total des cellules vides et remplies (qui est généralement identique au nombre total de personnes interrogées), entrez cette formule dans la cellule B55 :
=SUM(B53:B54)Appuyez sur Entrée, puis faites glisser automatiquement sur les colonnes si nécessaire. Cela vérifie deux fois l'intégrité de vos données et aide à identifier toute anomalie.
Vous devez maintenant compter les occurrences de chaque option de feedback, comme "Tout à fait d'accord", "D'accord", "Pas d'accord" et "Pas du tout d'accord" pour chaque question.
4. Dans la cellule B57, entrez la formule suivante pour compter le nombre de réponses correspondant à un critère spécifique (par exemple, une option de feedback particulière définie dans $B$51) :
=COUNTIF(B2:B51,$B$51)Faites ensuite glisser la cellule de formule sur les colonnes nécessaires (B57:K57). Ajustez la plage et les références aux cellules de critères pour correspondre à votre disposition si nécessaire.
5. De même, pour compter une autre option de réponse (par exemple, les critères stockés dans $B$11), utilisez :
=COUNTIF(B2:B51,$B$11)Entrez ceci dans la cellule B58, puis faites glisser la poignée de recopie pour appliquer sur les colonnes nécessaires. Assurez-vous de mettre à jour la référence de cellule des critères lors du comptage des différentes options.
6. Répétez les étapes ci-dessus pour chaque type de retour que vous souhaitez compter pour chaque question. Garder vos références de cellules de critères claires aide à éviter les erreurs de formule et garantit la cohérence de votre analyse.
7. Pour le total des retours par question, additionnez les décomptes de chaque type de retour. Entrez cette formule dans la cellule B61 :
=SUM(B57:B60)Appuyez sur Entrée, et utilisez la poignée de recopie pour remplir automatiquement si nécessaire. Cela garantit que le nombre de réponses comptées est aligné avec vos décomptes initiaux - sinon, revérifiez les catégories de réponse pour détecter les erreurs ou les étiquettes manquantes.
Conseils : Si vous obtenez des résultats inattendus dans vos formules de décompte, assurez-vous que les valeurs de réponse dans les données brutes correspondent exactement aux critères (y compris la casse et les espaces supplémentaires). Envisagez d'utiliser la fonction TRIM dans les formules si vous soupçonnez des espaces avant ou après dans les réponses.
Partie 2 : Calculer les pourcentages de tous les commentaires
Après avoir compté, calculez le pourcentage que chaque commentaire représente pour sa question. Cette étape est cruciale pour comparer le poids relatif des réponses et identifier les tendances ou majorités.
8. Sélectionnez une cellule vide pour le calcul du pourcentage (par exemple, B62), et entrez la formule suivante :
=B57/B$61Ici, B57 est le décompte d'une réponse spécifique, et B$61 est le nombre total de commentaires pour cette question. Ajustez les références pour votre configuration. Appuyez sur Entrée pour confirmer. Faites glisser la poignée de recopie de cette cellule de formule vers le bas pour obtenir les pourcentages des autres commentaires. Pour convertir le résultat en format pourcentage, sélectionnez la plage, faites un clic droit, choisissez Format de cellule, puis sélectionnez Pourcentage ; ou bien, utilisez simplement le % (Style de pourcentage) dans le groupe Nombre de l'onglet Accueil.
Vous pouvez également mettre en évidence visuellement la distribution des commentaires en appliquant une mise en forme conditionnelle, comme des échelles de couleurs, aux valeurs de pourcentage calculées. Cela aide à repérer rapidement les tendances ou les anomalies dans vos données d'enquête.
9. Gardez les cellules de formule précédentes sélectionnées, puis faites glisser la poignée de remplissage vers la droite pour calculer les pourcentages des différentes catégories de commentaires dans les colonnes restantes. Assurez-vous que tous les pourcentages d'une question s'additionnent à 100 %. Le suivi de cela peut servir de contrôle pour détecter d'éventuelles erreurs dans la catégorisation des réponses ou les références de formule.
Remarque : Si les pourcentages calculés ne totalisent pas 1 (ou 100 %), vérifiez que la somme des réponses décomptées correspond au nombre total de commentaires. Assurez-vous également qu'il n'y a pas de réponses dupliquées ou mal classées dans vos données brutes.
Partie 3 : Générer un rapport d'enquête avec les résultats calculés ci-dessus
Une fois les calculs en place, vous êtes prêt à créer un rapport de résultats d'enquête. Cette étape implique généralement de réorganiser et de présenter les données de manière claire et concise, souvent sur une feuille de calcul distincte ou dans une zone de synthèse.
10. Sélectionnez les en-têtes de colonne dans vos données d'enquête (par exemple, A1:K1 dans cet exemple), faites un clic droit et choisissez Copier. Sur une feuille de calcul vierge, faites un clic droit sur l'emplacement de collage souhaité et choisissez Transposer (T). Cela collera les en-têtes verticalement, ce qui peut rendre les tableaux de synthèse plus faciles à lire et à manipuler.
Pour les utilisateurs de Microsoft Excel 2007, la fonction Transposer est accessible via Accueil > Coller > Transposer après avoir copié. Cette étape réoriente vos étiquettes d'en-tête, facilitant des mises en page de rapport plus flexibles.
11. Ajustez et modifiez les titres collés selon les besoins - par exemple, vous souhaiterez peut-être les renommer pour plus de clarté ou pour correspondre à l'audience cible de votre rapport.
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12. Sélectionnez les résultats que vous souhaitez mettre en avant dans votre rapport de synthèse. Copiez ces données, passez à votre feuille de calcul cible, et sélectionnez une cellule vide (par exemple, B2). Ensuite, sous l'onglet Accueil, cliquez sur Coller > Collage spécial. Cela vous permet d'utiliser des options de collage avancées adaptées à la création de rapports.
13. Dans la boîte de dialogue Collage spécial, assurez-vous que Valeurs et Transposer sont cochés dans leurs sections respectives, puis cliquez sur OK pour finaliser le collage. Cette étape aide à consolider vos résultats traités dans une vue de rapport clairement formatée.
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Continuez à copier et coller des données traitées supplémentaires si nécessaire - qu'il s'agisse de décomptes, de pourcentages ou de synthèses inter-questions. Répétez ces actions pour élaborer un rapport d'enquête complet et personnalisé, bien structuré pour être partagé ou analysé plus avant.
Conseils : Lors de la préparation de rapports d'enquête, revérifiez que vos données collées correspondent aux résultats traités, surtout après transposition ou réorganisation des informations. Sauvegarder votre travail à différentes étapes ou utiliser Annuler peut aider à éviter des écrasements accidentels de données.
Partie 4 : Visualiser les résultats de l'enquête en utilisant les outils de graphique
Transformer les synthèses d'enquête en graphiques visuels peut rendre les motifs et les contrastes dans vos données plus accessibles, en particulier pour les présentations ou les rapports. Les outils de graphiques intégrés d'Excel vous permettent de créer une grande variété de visualisations à partir de vos décomptes ou pourcentages traités, aidant à communiquer clairement les résultats aux parties prenantes qui préfèrent peut-être des données graphiques plutôt que tabulaires.
1. Sélectionnez les données de synthèse que vous souhaitez visualiser - il peut s'agir d'un tableau de synthèse de décomptes, de pourcentages ou de la répartition des réponses d'une seule question.
2. Allez dans l'onglet Insertion et choisissez parmi les types de graphiques tels que Graphique en barres, Graphique en colonnes, Graphique en secteurs ou Graphique en anneaux. Les graphiques en barres et en colonnes conviennent aux comparaisons entre catégories, tandis que les graphiques en secteurs aident à montrer des répartitions proportionnelles.
3. Après avoir inséré un graphique, utilisez les onglets dérivés des outils de graphique (Conception, Format) pour personnaliser l'apparence, la disposition et les étiquettes du graphique pour plus de clarté.
Pour vous assurer que vos graphiques restent clairs et significatifs, assurez-vous que vos données sont bien structurées (pas d'étiquettes manquantes) et que vous choisissez des types de graphiques qui correspondent le mieux à votre format de synthèse. Pour les graphiques affichant des pourcentages, vérifiez que votre jeu de données totalise 100 % pour cette catégorie.
Conseils : Double-cliquez sur n'importe quel élément du graphique (par exemple, les étiquettes d'axe, les légendes) pour des options de formatage détaillées. Utilisez les Styles de graphique ou ajoutez des Étiquettes de données pour améliorer l'interprétation.
Si votre graphique ne reflète pas les bonnes données ou apparaît vide, revérifiez la sélection des données source et assurez-vous qu'aucune ligne ou colonne cachée supplémentaire n'est incluse.
Avantages : Les graphiques visuels aident à mettre en lumière les tendances, à comparer les distributions et à présenter vos conclusions efficacement, mais soyez attentif à ne pas surcharger les graphiques avec trop de catégories, ce qui peut réduire la clarté.
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