Comment enregistrer ou exporter chaque feuille en tant que fichier CSV/PDF dans Excel ?

La méthode la plus simple pour exporter une seule feuille de calcul en tant que fichier CSV ou PDF consiste à utiliser la fonction Enregistrer sous intégrée d'Excel. Cette méthode est particulièrement utile si vous avez seulement besoin d'exporter quelques feuilles ou si vous souhaitez avoir un contrôle total et vérifier chaque fichier avant de l'enregistrer. Cependant, si votre classeur contient de nombreuses feuilles, effectuer ces étapes manuellement pour chacune peut devenir fastidieux.

Avantages : Simple, aucune outil supplémentaire ou programmation nécessaire, permet de vérifier ou ajuster la feuille avant l'exportation.
Limitations : Manuel et répétitif pour plusieurs feuilles ; impossible d'opérer sur toutes les feuilles à la fois.

1. Cliquez sur l'onglet de la feuille de calcul en bas pour activer la feuille que vous souhaitez exporter en tant que fichier CSV ou PDF individuel. Puis, allez dans Fichier (ou Bouton Office) > Enregistrer sous.

2. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous qui apparaît, sélectionnez le dossier de destination où vous souhaitez stocker votre fichier. Cliquez sur le menu déroulant Type de fichier et choisissez soit CSV (délimité par des virgules) (*.csv) , soit PDF (*.pdf), selon vos besoins de format d'exportation. Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur le bouton Enregistrer.

3. Si vous enregistrez au format CSV, Excel vous avertira avec deux boîtes de dialogue d'avertissement. La première alerte sur l'enregistrement uniquement de la feuille active, la seconde sur une éventuelle perte de fonctionnalités non supportées par le CSV. Cliquez sur OK sur le premier message, puis sur Oui sur le suivant pour continuer.

Remarque : Si vous choisissez d'enregistrer au format PDF, ces messages d'avertissement n'apparaissent pas ; il suffit de procéder à l'enregistrement.

4. Pour exporter des feuilles supplémentaires, répétez les étapes 1 à 3 pour chaque feuille de calcul que vous souhaitez enregistrer.

Conseils et rappels supplémentaires :

• Avant d'enregistrer au format CSV, assurez-vous que votre feuille ne contient aucune formule ou mise en forme que vous souhaitez conserver, car le CSV ne stocke que des données brutes.
• Lors de l'enregistrement au format PDF, envisagez de définir la zone d'impression et d'ajuster la mise en page pour obtenir les meilleurs résultats.
• Veillez à ne pas écraser des fichiers ayant le même nom dans votre dossier de destination, surtout si les noms de vos feuilles sont similaires.

Dépannage : Si Excel signale que "Certaines fonctionnalités de votre classeur peuvent être perdues si vous l'enregistrez au format CSV", c'est normal pour ce format, qui ne prend pas en charge les formules, la mise en forme ou les feuilles multiples. Une seule feuille active sera exportée par fichier.

Exporter manuellement chaque feuille en utilisant la fonction Enregistrer sous devient fastidieux si votre classeur contient de nombreuses feuilles. Dans ces cas-là, des add-ins spécialisés comme Kutools pour Excel peuvent offrir une alternative efficace. L'utilitaire Séparer le classeur vous permet d'exporter rapidement chaque feuille de calcul en tant que fichiers CSV, PDF ou autres formats individuels en lot, économisant ainsi beaucoup de temps et d'efforts.

Avantages : Peut traiter un grand nombre de feuilles simultanément, prend en charge plusieurs formats, flexible avec des options pour ignorer les feuilles masquées ou vides, convivial.
Limitations : Nécessite l'installation de Kutools pour Excel ; non adapté si vous ne pouvez pas utiliser d'add-ins en raison de la politique IT.

1. Sur le ruban Excel, cliquez sur Kutools Plus > Classeur > Séparer le classeur.

2. Dans la boîte de dialogue Séparer le classeur, configurez vos préférences comme suit :

(1) Assurez-vous que toutes les feuilles sont sélectionnées pour la séparation. Si vous en aviez précédemment désélectionné certaines, utilisez la case à cocher avant Nom de la feuille de calcul pour re-sélectionner toutes les feuilles.

(2) Cochez la case Spécifier le format de sauvegarde.

(3) Cliquez sur la case sous Spécifier le format de sauvegarde, et choisissez soit CSV (Macintosh) (*.csv), soit PDF (*.pdf) comme type de fichier d'exportation.

(4) Cliquez sur le bouton Séparer pour continuer.

Remarque : Choisissez les options Ignorer les feuilles masquées et/ou Ignorer les feuilles vides si vous souhaitez exclure des feuilles non visibles ou vides de l'exportation. Cela aide à garder vos fichiers de sortie pertinents et évite des exports inutiles.

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3. Dans la boîte de dialogue Parcourir le dossier qui apparaît, sélectionnez le dossier cible où tous les fichiers de sortie (CSV ou PDF) doivent être enregistrés, et confirmez en cliquant sur OK.

L'utilitaire traitera votre classeur et créera des fichiers séparés dans le format choisi pour chaque feuille sélectionnée, les enregistrant dans le dossier spécifié.

Lorsque vous devez exporter des dizaines voire des centaines de feuilles en tant que fichiers CSV séparés, les procédures manuelles peuvent être trop chronophages. Pour automatiser ce processus, vous pouvez exploiter l'éditeur Visual Basic for Applications (VBA) intégré d'Excel et exécuter un script pour exporter chaque feuille en quelques clics. Cette méthode est idéale pour les utilisateurs à l’aise avec l’exécution de code de base et nécessitant une solution flexible et réutilisable — surtout lorsqu'il s'agit de travailler avec des tâches similaires à l’avenir.

Avantages : Entièrement automatisé, aucun add-in tiers requis, personnalisable et réutilisable pour différents classeurs.
Limitations : Nécessite une configuration initiale, une compréhension de base de VBA, et la permission d'exécuter des macros dans votre environnement Excel.

Précautions :

• Toujours sauvegarder votre classeur avant d'exécuter des macros.
• Désactivez ou passez en revue les macros existantes qui pourraient affecter l’enregistrement des fichiers.

Suivez ces étapes pour appliquer la solution VBA :

1. Appuyez sur Alt + F11 pour ouvrir la fenêtre Microsoft Visual Basic for Applications.

2. Cliquez sur Insertion > Module, et collez le code VBA fourni dans la nouvelle fenêtre du module.

VBA : Enregistrer chaque feuille en tant que fichier CSV individuel

Public Sub SaveWorksheetsAsCsv()
Dim xWs As Worksheet
Dim xDir As String
Dim folder As FileDialog
Set folder = Application.FileDialog(msoFileDialogFolderPicker)
If folder.Show <> -1 Then Exit Sub
xDir = folder.SelectedItems(1)
For Each xWs In Application.ActiveWorkbook.Worksheets
xWs.SaveAs xDir & "\" & xWs.Name, xlCSV
Next
End Sub

3. Pour exécuter le code, cliquez soit sur le Exécuter bouton (icône de triangle “lecture”) dans l’éditeur VBA, soit simplement appuyez sur F5. Excel vous invitera à choisir un dossier de destination.

4. Dans la boîte de dialogue de sélection de dossier, naviguez et spécifiez où tous les fichiers CSV doivent être enregistrés, puis cliquez sur OK.

Une fois la macro terminée, vous trouverez chaque feuille de calcul exportée en tant que fichier CSV individuel, avec des noms de fichiers correspondant aux noms des feuilles respectives, dans votre dossier désigné.

Conseils utiles :

• Si une feuille est vide, le fichier CSV correspondant peut encore être créé (mais être vide).
• Si votre classeur contient des feuilles très volumineuses, le processus d'exportation peut prendre un certain temps — attendez jusqu'à ce qu'un message de fin (si codé) apparaisse ou jusqu'à ce que les fichiers apparaissent.

Dépannage :

• Si la macro ne peut pas accéder à la destination (protection en écriture/erreur de permission), choisissez un dossier auquel vous avez un accès complet, comme Documents ou Bureau.
• Si un fichier n'apparaît pas, vérifiez que la feuille n'était pas masquée ou protégée — modifiez le code si nécessaire pour inclure ces scénarios.

Pour les scénarios où vous ne pouvez pas ou ne souhaitez pas utiliser des macros ou des add-ins, mais avez quand même besoin d'une méthode rapide pour préparer le contenu de votre feuille en tant que fichier CSV pour l'exportation, les formules Excel peuvent aider à assembler vos données dans un format compatible CSV. Bien que les formules ne puissent pas exporter directement des fichiers, vous pouvez les utiliser pour concaténer les valeurs des cellules en texte correctement formaté, qui peut ensuite être copié et enregistré en tant que fichier .csv à l'aide de Bloc-notes ou d'un autre éditeur de texte.

Avantages : Aucune macro ou add-in impliqué, simple pour les petits jeux de données et les exports occasionnels uniques.
Limitations : Processus manuel requis pour finaliser l'exportation, mieux adapté pour des tableaux simples et cohérents plutôt que pour des structures de données volumineuses ou complexes. Peut nécessiter des ajustements si les colonnes ou lignes varient en longueur entre les feuilles.

Instructions :

1. Supposons que vos données soient dans les colonnes A à D et les lignes 1 à 100. Dans la cellule E1, saisissez la formule suivante pour combiner les colonnes A à D en une ligne au format CSV (modifiez la plage si nécessaire pour vos données) :

=A1 & "," & B1 & "," & C1 & "," & D1

2. Copiez la formule dans E1 vers le bas pour toutes les lignes contenant des données (par exemple, E1:E100). Sélectionnez la colonne E (les lignes générées), appuyez sur Ctrl+C pour copier, puis collez dans Bloc-notes ou un autre éditeur de texte.

3. Enregistrez le fichier texte avec une extension .csv, par exemple, Sheet1.csv. Maintenant, vos données peuvent être rouvertes dans Excel ou utilisées dans d'autres systèmes.

Notes sur les paramètres : Ajustez la formule si vous avez plus ou moins de colonnes — ajoutez ou supprimez des références de cellules et des virgules si nécessaire.
Conseils : Pour gérer les valeurs contenant des virgules (qui peuvent interférer avec l'analyse CSV), entourez chaque valeur de guillemets dans la formule :

="""" & A1 & """,""" & B1 & """,""" & C1 & """,""" & D1 & """"

Après avoir enregistré, vérifiez vos données en rouvrant le fichier dans Excel pour vous assurer que la structure et la mise en forme sont correctes.

Dépannage : Si les colonnes apparaissent fusionnées ou mal séparées lorsque vous ouvrez votre fichier CSV, vérifiez les séparateurs de liste régionaux dans les paramètres système (virgule vs point-virgule), ou ajustez le délimiteur de la formule en conséquence.