Créer une zone de recherche dans Excel – Guide pas à pas

La création d’une zone de recherche dans Excel optimise les fonctionnalités de vos classeurs en simplifiant le filtrage et l’accès instantané à des données précises. Ce guide présente plusieurs méthodes pour mettre en place une zone de recherche, adaptées aux différentes versions d’Excel. Que vous soyez débutant ou utilisateur expérimenté, ces étapes vous permettront de configurer une zone de recherche dynamique à l’aide de fonctions telles que FILTRE, de la mise en forme conditionnelle et de diverses formules.

• Créez facilement une zone de recherche avec la fonction FILTRE
  (disponible dans Excel 2019 et versions ultérieures, ainsi que dans Excel pour Microsoft 365)
• Créez une zone de recherche à l’aide de Utiliser la mise en forme conditionnelle
  (disponible dans toutes les versions d’Excel)
• Créez une zone de recherche avec des combinaisons de formules
  (disponible dans toutes les versions d’Excel)

Créez facilement une zone de recherche avec la fonction FILTRE

• Cette fonction met à jour vos résultats automatiquement dès que vos données sont modifiées.
• La fonction FILTRE peut renvoyer un nombre variable de résultats — d’une seule ligne à plusieurs milliers — en fonction du nombre d’entrées de votre jeu de données qui répondent aux critères définis.

Je vais vous montrer ici comment utiliser la fonction FILTRE pour créer une zone de recherche dynamique dans Excel.

Étape 1 : Insérer une zone de texte et configurer ses propriétés

1. Accédez à l’onglet « Développeur », cliquez sur « Insérer » > « Zone de texte (contrôle ActiveX) ».
   Astuce : si l’onglet « Développeur » n’apparaît pas dans le Ruban, vous pouvez l’activer en suivant les instructions de ce tutoriel :Comment afficher/masquer l’onglet Développeur dans Ruban Excel ?
   
2. Le curseur se transforme en croix : cliquez et faites glisser à l’endroit souhaité dans la feuille de calcul pour dessiner votre zone de texte. Relâchez le bouton de la souris une fois la zone définie.
   
3. Cliquez droit sur la zone de texte, puis sélectionnez « Propriétés » dans le menu contextuel.
   
4. Dans le volet « Propriétés », liez la zone de texte à une cellule en saisissant sa référence dans le champ « LinkedCell ». Par exemple, en entrant « J2 », toute donnée saisie dans la zone de texte sera automatiquement mise à jour dans la cellule J2, et vice versa.
   
5. Cliquez sur « Mode Création » sous l’onglet « Développeur » pour quitter ce mode.
   

La zone de texte vous permet désormais de saisir votre contenu.

Étape 2 : Appliquer la fonction FILTRE

1. Avant d’utiliser la fonction FILTRE, copiez la ligne d’en-tête d’origine vers une nouvelle zone. Ici, je la place sous la zone de recherche.
   
2. Sélectionnez la cellule située sous le premier en-tête (par exemple I5 dans cet exemple), saisissez la formule suivante et appuyez sur la touche « Entrée » pour obtenir le résultat.

   =FILTER(Sheet2!$A$5:$G$281,Sheet2!$B$5:$B$281=J2,"No data found")

   
   Comme le montre la capture d’écran ci-dessus, puisque la zone de texte ne contient désormais aucune saisie, la formule affiche le résultat « Aucune donnée trouvée » en I5.

Résultat : Tester la zone de recherche

Testons maintenant la zone de recherche. Dans cet exemple, dès que je saisis le nom d’un client, les résultats correspondants sont instantanément filtrés et affichés.

Créer une zone de recherche à l’aide de Utiliser la mise en forme conditionnelle

La mise en forme conditionnelle peut être utilisée pour mettre en évidence les données correspondant à un terme de recherche, créant ainsi indirectement un effet de zone de recherche. Cette méthode ne filtre pas les données, mais vous guide visuellement vers les cellules pertinentes. Cette section vous explique comment créer une zone de recherche à l’aide de la mise en forme conditionnelle dans Excel.

Étape 1 : Insérer une zone de texte et configurer ses propriétés

1. Accédez à l’onglet « Développeur », cliquez sur « Insérer » > « Zone de texte (contrôle ActiveX) ».
   Astuce : Si l’onglet « Développeur » n’est pas visible sur le Ruban, vous pouvez l’activer en suivant les instructions de ce tutoriel :Comment afficher l’onglet Développeur dans Ruban Excel ?
   
2. Le curseur se transforme en croix ; faites-le glisser pour dessiner la zone de texte à l’emplacement souhaité dans la feuille de calcul. Une fois la zone tracée, relâchez le bouton de la souris.
   
3. Cliquez avec le bouton droit sur la zone de texte, puis sélectionnez « Propriétés » dans le menu contextuel.
   
4. Dans le volet « Propriétés », liez la zone de texte à une cellule en saisissant sa référence dans le champ « CelluleLiée ». Par exemple, en entrant « J3 », toute donnée saisie dans la zone de texte sera automatiquement mise à jour dans la cellule J3, et vice versa.
   
5. Cliquez sur « Mode Création » sous l’onglet « Développeur » pour quitter ce mode.
   

La zone de texte vous permet désormais de saisir votre contenu.

Étape 2 : Appliquer le Utiliser la mise en forme conditionnelle pour rechercher des données

1. Sélectionnez l’intégralité de la plage de données à rechercher. Ici, je sélectionne la plage A3:G279.
2. Sous l’onglet « Accueil », cliquez sur  « Utiliser la mise en forme conditionnelle » > « Nouvelle règle ».
   
3. Dans la boîte de dialogue « Nouvelle règle de mise en forme » :
   1. Sélectionnez « Utiliser une formule pour déterminer les cellules à mettre en forme » dans la liste « Sélectionner un type de règle ».
   2. Saisissez la formule suivante dans le champ « Mettre en forme les valeurs pour lesquelles cette formule est vraie ».

      =$B3=$J$3

      Ici, « $B3 » représente la première cellule de la colonne que vous souhaitez comparer aux critères de recherche dans le Sélectionner la plage, et « $J$3 » est la cellule liée à la zone de recherche.
   3. Cliquez sur le bouton « Format » afin de définir une Couleur de remplissage pour les résultats de la recherche.
   4. Cliquez sur le bouton « OK ». Voir la capture d’écran :
      

Résultat

Testons maintenant la zone de recherche. Dans cet exemple, dès que je saisis le nom d’un client dans la zone de recherche, les lignes correspondantes — celles contenant ce client dans la colonne B — sont immédiatement mises en évidence avec la couleur de remplissage spécifiée.

Créer une zone de recherche avec des combinaisons de formules

Si vous n’utilisez pas la dernière version d’Excel et que vous souhaitez aller au-delà d’une simple mise en surbrillance de la plage de lignes, la méthode décrite dans cette section vous sera particulièrement utile. Vous pouvez combiner plusieurs formules Excel pour créer une zone de recherche entièrement fonctionnelle, quelle que soit votre version d’Excel. Suivez les étapes ci-dessous.

Étape 1 : Créer une liste de valeurs uniques à partir de la colonne de recherche

1. Dans ce cas, je sélectionne et copie la plage « B4:B281 » vers un Nouvelle feuille de calcul.
2. Après avoir collé la plage dans une nouvelle feuille de calcul, gardez les données collées sélectionnées, puis rendez-vous dans l’onglet « Données » et cliquez sur « Supprimer les doublons ».
   
3. Dans la boîte de dialogue « Supprimer les doublons » qui s’ouvre, cliquez sur « OK ».
   
4. Une boîte de dialogue « Microsoft Excel » s’affiche alors, indiquant le nombre de doublons supprimés. Cliquez sur « OK ».
   
5. Après avoir supprimé les doublons, sélectionnez toutes les valeurs uniques de la liste, à l’exception de l’en-tête, puis attribuez un nom à cette plage en le saisissant dans la zone « Nom ». Ici, la plage a été nommée « Customer ».
   

Étape 2 : Insérer une zone de liste déroulante et configurer ses propriétés

1. Revenez à la feuille de calcul contenant le jeu de données que vous souhaitez explorer. Rendez-vous dans l’onglet « Développeur », puis cliquez sur « Insérer » > « Zone de liste déroulante (contrôle ActiveX) ».
   Astuce : Si l’onglet « Développeur » n’apparaît pas dans le ruban, activez-le facilement en suivant les étapes de ce tutoriel :Comment afficher l’onglet Développeur dans le ruban Excel ?
   
2. Le curseur se transforme en croix ; faites-le glisser pour dessiner la zone de liste déroulante à l’endroit souhaité dans la feuille de calcul. Une fois la zone dessinée, relâchez le bouton de la souris.
   
3. Cliquez avec le bouton droit sur la zone de la liste déroulante, puis sélectionnez « Propriétés » dans le menu contextuel.
   
4. Dans le volet « Propriétés » :
   1. Liez la zone de liste déroulante à une cellule en saisissant la référence de cellule dans le champ « LinkedCell ». Ici, je saisis « M2 ».
   2. Dans le champ « ListFillRange », saisissez la « Nom de la cellule » que vous avez définie pour la liste unique à l’étape 1.
   3. Modifiez le champ « MatchEntry » en « 2 – fmMatchEntryNone ».
   4. Fermez le volet « Propriétés ».
      
5. Cliquez sur « Mode Création » sous l’onglet « Développeur » pour quitter ce mode.
   

Vous pouvez désormais choisir n’importe quel élément dans la liste déroulante ou saisir directement le texte recherché.

Étape 3 : Appliquer les formules

1. Créez trois colonnes auxiliaires juste à côté de la plage de données d’origine. Voir la capture d’écran :
   
2. Dans la cellule H5, située sous l’en-tête de la première colonne auxiliaire, saisissez la formule suivante et appuyez sur « Entrée ».

   =ROWS($B$5:B5)

   Ici, « B5 » est la cellule qui contient le nom du premier client de la colonne à rechercher.
   
3. Double-cliquez sur le coin inférieur droit de la cellule contenant la formule ; les cellules suivantes seront automatiquement remplies avec la même formule.
   
4. Dans la cellule (I5), située sous l’en-tête de la deuxième colonne auxiliaire, saisissez la formule suivante et appuyez sur « Entrée ». Ensuite, double-cliquez sur le coin inférieur droit de la cellule contenant la formule pour la recopier automatiquement vers les cellules situées en dessous.

   =IF(ISNUMBER(SEARCH($M$2,B5)),H5,"")

   Ici, « M2 » correspond à la cellule liée à la liste déroulante.
   
5. Dans la cellule (J5) située sous l’en-tête de la troisième colonne auxiliaire, saisissez la formule suivante et appuyez sur « Entrée ». Ensuite, double-cliquez sur le coin inférieur droit de la cellule contenant la formule pour remplir automatiquement les cellules situées en dessous avec la même formule.

   =IFERROR(SMALL($I$5:$I$281,H5),"") 

   
6. Copiez la ligne d’en-tête d’origine vers une nouvelle zone. Ici, je place la ligne d’en-tête sous la zone de recherche.
   
7. Sélectionnez la cellule située sous le premier en-tête (par exemple L5 dans cet exemple), saisissez la formule suivante, puis appuyez sur la touche « Entrée ».

   =IFERROR(INDEX($A$5:$G$281,$J5,COLUMNS($L$4:L4)),"")

   Ici, « A5:G281 » correspond à l’intégralité de la plage de données que vous souhaitez afficher dans la cellule de résultat.
   
8. Sélectionnez cette cellule contenant la formule, faites glisser la « poignée de recopie » vers la droite, puis vers le bas afin d’appliquer la formule aux colonnes et lignes correspondantes.
   
   Remarques:

   • Comme aucune saisie n’a été effectuée dans la zone de recherche, les résultats de la formule affichent les données brutes.
   • Cette méthode ne tient pas compte de la casse, ce qui signifie qu’elle trouve des correspondances quel que soit l’usage de majuscules ou de minuscules.

Résultat

Testons maintenant la zone de recherche. Dans cet exemple, dès que je saisis ou sélectionne le nom d’un client dans la liste déroulante, les lignes correspondantes — celles contenant ce nom dans la colonne B — sont filtrées et affichées instantanément dans la plage de résultats.

Créer une zone de recherche dans Excel peut considérablement améliorer votre interaction avec vos données, en rendant vos feuilles de calcul plus dynamiques et conviviales. Que vous optiez pour la simplicité de la fonction FILTRE, l’assistance visuelle offerte par la mise en forme conditionnelle, ou la polyvalence des combinaisons de formules, chaque méthode met à votre disposition des outils précieux pour renforcer vos capacités d’analyse et de manipulation de données. Testez ces techniques pour identifier celle qui correspond le mieux à vos besoins spécifiques et à vos scénarios d’utilisation. Et si vous souhaitez approfondir les fonctionnalités d’Excel, notre site regorge de tutoriels pratiques.Découvrez davantage d’astuces Excel ici.

Articles associés