Comment enregistrer une feuille de calcul au format PDF et l'envoyer en pièce jointe par Outlook ?

Dans certains cas, vous pourriez avoir besoin d'envoyer une feuille de calcul sous forme de fichier PDF via Outlook. Habituellement, vous devez enregistrer manuellement la feuille de calcul en tant que fichier PDF, puis créer un nouvel e-mail avec ce fichier PDF en pièce jointe dans votre Outlook et enfin l'envoyer. Cela prend beaucoup de temps de le faire manuellement étape par étape. Dans cet article, nous allons vous montrer comment enregistrer rapidement une feuille de calcul en tant que fichier PDF et l'envoyer automatiquement en pièce jointe via Outlook dans Excel.

Enregistrer une feuille de calcul en tant que fichier PDF et l'envoyer en pièce jointe avec un code VBA

Enregistrer une feuille de calcul en tant que fichier PDF et l'envoyer en pièce jointe avec un code VBA

Vous pouvez exécuter le code VBA ci-dessous pour enregistrer automatiquement la feuille de calcul active en tant que fichier PDF, puis l'envoyer en pièce jointe via Outlook. Veuillez procéder comme suit.

1. Ouvrez la feuille de calcul que vous souhaitez enregistrer en tant que PDF et envoyer, puis appuyez simultanément sur les touches Alt + F11 pour ouvrir la fenêtre Microsoft Visual Basic for Applications.

2. Dans la fenêtre Microsoft Visual Basic for Applications, cliquez sur Insertion > Module. Ensuite, copiez et collez le code VBA ci-dessous dans la fenêtre Code. Voir capture d'écran :

Code VBA : Enregistrer une feuille de calcul en tant que fichier PDF et l'envoyer en pièce jointe

Sub Saveaspdfandsend()
Dim xSht As Worksheet
Dim xFileDlg As FileDialog
Dim xFolder As String
Dim xYesorNo As Integer
Dim xOutlookObj As Object
Dim xEmailObj As Object
Dim xUsedRng As Range

Set xSht = ActiveSheet
Set xFileDlg = Application.FileDialog(msoFileDialogFolderPicker)

If xFileDlg.Show = True Then
   xFolder = xFileDlg.SelectedItems(1)
Else
   MsgBox "You must specify a folder to save the PDF into." & vbCrLf & vbCrLf & "Press OK to exit this macro.", vbCritical, "Must Specify Destination Folder"
   Exit Sub
End If
xFolder = xFolder + "\" + xSht.Name + ".pdf"

'Check if file already exist
If Len(Dir(xFolder)) > 0 Then
    xYesorNo = MsgBox(xFolder & " already exists." & vbCrLf & vbCrLf & "Do you want to overwrite it?", _
                      vbYesNo + vbQuestion, "File Exists")
    On Error Resume Next
    If xYesorNo = vbYes Then
        Kill xFolder
    Else
        MsgBox "if you don't overwrite the existing PDF, I can't continue." _
                    & vbCrLf & vbCrLf & "Press OK to exit this macro.", vbCritical, "Exiting Macro"
        Exit Sub
    End If
    If Err.Number <> 0 Then
        MsgBox "Unable to delete existing file.  Please make sure the file is not open or write protected." _
                    & vbCrLf & vbCrLf & "Press OK to exit this macro.", vbCritical, "Unable to Delete File"
        Exit Sub
    End If
End If

Set xUsedRng = xSht.UsedRange
If Application.WorksheetFunction.CountA(xUsedRng.Cells) <> 0 Then
    'Save as PDF file 
    xSht.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, Filename:=xFolder, Quality:=xlQualityStandard
    
    'Create Outlook email 
    Set xOutlookObj = CreateObject("Outlook.Application")
    Set xEmailObj = xOutlookObj.CreateItem(0)
    With xEmailObj
        .Display
        .To = ""
        .CC = ""
        .Subject = xSht.Name + ".pdf"
        .Attachments.Add xFolder
        If DisplayEmail = False Then
            '.Send
        End If
    End With
Else
  MsgBox "The active worksheet cannot be blank"
  Exit Sub
End If
End Sub

3. Appuyez sur la touche F5 pour exécuter le code. Dans la boîte de dialogue Parcourir, veuillez sélectionner un dossier pour enregistrer ce fichier PDF, puis cliquez sur le bouton OK.

Remarques :

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