Comment catégoriser des données en fonction de leur valeur dans Excel ?
Dans de nombreuses tâches quotidiennes de traitement de données sous Excel, vous devrez souvent regrouper ou classer des valeurs pour simplifier l’analyse et le reporting. Par exemple, lors de la gestion de notes d’examen, de chiffres de vente ou de résultats d’enquête, il est courant de vouloir attribuer rapidement des catégories telles que « High », « Medium » et « Low » en fonction de seuils prédéfinis. Imaginons un jeu de données où toute valeur supérieure à 90 doit être étiquetée « High », comprise entre 60 et 90 comme « Medium », et inférieure à 60 comme « Low », comme illustré dans la capture d’écran ci-dessous. Ce type de catégorisation rend l’interprétation de grands volumes de données bien plus intuitive et permet de communiquer efficacement les tendances ou les performances. Comment réaliser cette catégorisation de manière rapide et efficace dans Excel ?
➤ Catégoriser les données Basé sur la valeur avec la fonction SI
➤ Catégoriser les données Basé sur la valeur avec la fonction RECHERCHEV
➤ Catégoriser visuellement les données à l’aide de Utiliser la mise en forme conditionnelle
➤ Automatiser la catégorisation avec du code VBA
Catégoriser des données Basé sur la valeur avec la fonction SI
Pour une classification simple reposant sur un petit nombre de règles, utilisez la fonction SI afin d’attribuer des catégories en fonction des plages de valeurs que vous définissez.
Cette méthode est idéale lorsque vos règles de catégorisation sont simples et que les seuils restent fixes. Son principal atout ? Une simplicité sans égale — mais elle peut vite devenir difficile à gérer dès qu’il y a trop de catégories ou que la logique se complique.
Pour catégoriser vos données, procédez comme suit :
Étape 1 :Saisissez la formule suivante dans une cellule vide (par exemple, B2, en supposant que vos valeurs commencent en A2) :
=IF(A2>90,"High",IF(A2>60,"Medium","Low"))Étape 2 : Appuyez sur Entrée pour confirmer, puis faites glisser la poignée de recopie vers le bas afin d’appliquer la formule au reste des données. Les valeurs seront désormais catégorisées comme illustré ci-dessous :
Explication des paramètres et conseils :
- La formule évalue la valeur en A2 : si elle est supérieure à 90, le résultat est « High » ; sinon, elle vérifie si elle dépasse 60, auquel cas « Medium » est renvoyé ; dans le cas contraire, « Low » est attribué.
- Vous pouvez ajuster les seuils et les étiquettes de catégorie (par exemple, 90, 60) pour les adapter à votre scénario.
- Si vos données commencent à une autre ligne, adaptez la référence « A2 » en conséquence.
- Vérifiez soigneusement les symboles « supérieur à » et « inférieur à » pour garantir une catégorisation exacte.
Problèmes courants et dépannage :
- Si la formule génère une erreur, vérifiez qu’il n’y a ni espaces superflus ni références de cellule incorrectes.
- Si le résultat ne correspond pas à vos attentes, vérifiez que l’ordre logique des fonctions SI imbriquées est correct.
Catégoriser des données Basé sur la valeur avec la fonction RECHERCHEV
Lorsque vous devez gérer des règles de classification plus complexes impliquant plusieurs catégories, ou lorsque vous recherchez une méthode plus simple pour ajuster ces règles, la fonction RECHERCHEV constitue une alternative flexible. Elle s’avère particulièrement utile si vos catégories ou intervalles évoluent fréquemment ou sont gérés dans une table de référence distincte.
Dans cette méthode, une table de recherche définit les seuils de valeurs et les noms de catégories correspondants. Cela vous permet d’ajouter, de supprimer ou de mettre à jour facilement la logique des catégories sans modifier les formules individuelles.
Étape 1 : Créez une table de référence (par exemple, dans les cellules F1:G6), avec les valeurs minimales pour chaque catégorie dans la colonne de gauche et les noms de catégories correspondants dans la colonne de droite.
Étape 2 :Saisissez la formule suivante dans une cellule vide, par exemple B2 :
=VLOOKUP(A2,$F$1:$G$6,2,1)Étape 3 : Appuyez sur Entrée, puis faites glisser la poignée de recopie pour appliquer la formule à l’ensemble de vos données. Vos valeurs seront ainsi catégorisées :
Remarque :Dans la formule :
- A2 est votre cellule de référence.
- $F$1:$G$6 est la plage de la table de recherche.
- 2 fait référence à la colonne contenant les étiquettes de catégorie.
- 1 indique une correspondance approximative. Assurez-vous que la colonne F est triée par ordre croissant.
Explication des paramètres et conseils :
- Vous pouvez mettre à jour la table de recherche afin de refléter toute modification de la logique de classification, sans avoir à modifier la formule principale.
- Assurez-vous que votre table de recherche est triée par valeur seuil minimale en ordre croissant.
- Idéal pour gérer de nombreuses catégories ou des scénarios de segmentation complexes.
Problèmes courants et dépannage :
- Si la formule renvoie
#N/A, assurez-vous que la valeur recherchée se trouve bien dans la plage de votre table de recherche et que celle-ci est correctement triée. - Si les catégories semblent mal attribuées, vérifiez que vos seuils dans la colonne la plus à gauche sont logiquement ordonnés et adaptés à vos données.
Catégoriser des données visuellement à l’aide du Utiliser la mise en forme conditionnelle
Utiliser la mise en forme conditionnelle dans Excel vous permet de distinguer visuellement les catégories de données sans ajouter d’étiquettes textuelles explicites. Grâce aux échelles de couleurs, aux barres de données ou aux jeux d’icônes, mettez facilement en évidence les valeurs High, Medium et Low pour une interprétation instantanée. Idéale pour les tableaux de bord, les rapports et les analyses en un clin d’œil, cette méthode transforme vos données en signaux visuels plus percutants que le texte.
Cas d’usage typiques :
- Présentez des insights synthétisés lors de vos réunions ou dans vos rapports.
- Mettre en évidence les valeurs aberrantes ou identifier des tendances dans une plage de données.
- Réduisez l’encombrement visuel en évitant les colonnes superflues et les étiquettes textuelles.
Pour appliquer le Utiliser la mise en forme conditionnelle afin de catégoriser vos données :
- Sélectionnez la plage de données (par exemple, A2:A20).
- Cliquez sur Accueil > Utiliser la mise en forme conditionnelle.
- Pour les échelles de couleurs :
1）Choisissez Échelles de couleurs, puis sélectionnez une échelle tricolore représentant Faible, Moyen et Élevé.
2）Pour ajuster les seuils, accédez à Utiliser la mise en forme conditionnelle > Gérer les règles > Modifier la règle. - Pour les jeux d’icônes :
1）Sélectionnez Jeux d’icônes (par exemple, feux de signalisation, flèches).
2）Utilisez ensuite Gérer les règles > Modifier la règle pour définir vos seuils, par exemple :
« Vert » pour les valeurs > 90, « Jaune » pour les valeurs > 60 et « Rouge » pour ≤ 60.
Conseils et précautions :
- La mise en forme conditionnelle ne modifie ni les données sous-jacentes ni la structure, ce qui préserve la clarté de votre feuille.
- Pour effacer ou modifier la mise en forme, utilisez Utiliser la mise en forme conditionnelle > Effacer les règles.
- Vous pouvez réutiliser la même mise en forme grâce au pinceau de mise en forme.
- N’hésitez pas à adapter les jeux de couleurs ou les jeux d’icônes à vos besoins spécifiques en matière de reporting.
Problèmes possibles et dépannage :
- Si des icônes ou des couleurs incorrectes s’affichent, veillez à revérifier les seuils définis dans vos règles.
- Si la mise en forme est appliquée à une plage incorrecte, supprimez les règles et réappliquez-les à la sélection appropriée.
Avantages : Catégorisation visuelle rapide, sans avoir besoin de colonnes supplémentaires.
Inconvénients : Aucune sortie textuelle réelle des catégories – cette solution peut ne pas convenir si des filtres, exports ou calculs supplémentaires sont nécessaires.
Automatiser la catégorisation avec du code VBA
Pour les grands jeux de données ou des besoins de classification hautement personnalisés, le recours au code VBA (Visual Basic for Applications) permet d’automatiser l’attribution de catégories ou l’application d’une mise en forme conditionnelle selon des plages de valeurs. Cette solution s’avère particulièrement efficace pour automatiser des tâches répétitives, standardiser le traitement des données ou mettre à jour rapidement une catégorisation avec de nouvelles règles.
Cas d’usage typiques :
- Catégorisez automatiquement de longues listes sans avoir à saisir manuellement la moindre formule.
- Appliquez une logique personnalisée ou combinez l’attribution de catégories avec d’autres tâches, comme la mise en évidence ou l’exportation.
- Réappliquez rapidement la classification dès que les données sont mises à jour.
Remarque : Enregistrez votre classeur avant d’exécuter du code VBA, car les macros ne peuvent pas être annulées. Activez-les si une invite s’affiche.
Pour utiliser VBA afin de catégoriser automatiquement vos données :
1. Cliquez sur Développeur > Visual Basic pour ouvrir la fenêtre Microsoft Visual Basic pour Applications. Ensuite, cliquez sur Insertion > Module, puis collez le code suivant dans la fenêtre du module :
Sub CategorizeValues()
Dim rng As Range
Dim cell As Range
Dim categoryCol As Range
On Error Resume Next
xTitleId = "KutoolsforExcel"
Set rng = Application.InputBox("Select data range (single column):", xTitleId, "", Type:=8)
If rng Is Nothing Then Exit Sub
Set categoryCol = rng.Offset(0, 1)
For Each cell In rng
If IsNumeric(cell.Value) Then
Select Case cell.Value
Case Is > 90
categoryCol.Cells(cell.Row - rng.Row + 1, 1).Value = "High"
Case Is > 60
categoryCol.Cells(cell.Row - rng.Row + 1, 1).Value = "Medium"
Case Else
categoryCol.Cells(cell.Row - rng.Row + 1, 1).Value = "Low"
End Select
Else
categoryCol.Cells(cell.Row - rng.Row + 1, 1).Value = ""
End If
Next cell
End Sub2. Cliquez sur le bouton 
Exécuter pour lancer la macro. Lorsqu’on vous y invite, sélectionnez la colonne contenant les valeurs (par exemple, les notes). La macro inscrira le résultat de la catégorisation (Élevé / Moyen / Faible) dans la colonne immédiatement à droite.
Explication et points clés :
- Les seuils sont définis dans le code : valeurs supérieures à 90 → High, supérieures à 60 → Medium, sinon Low. Vous pouvez personnaliser ces seuils à votre convenance.
- Les valeurs non numériques sont ignorées et laissées vides.
- Pour afficher le résultat dans une autre colonne, modifiez
rng.Offset(0, 1)en conséquence.
Rappels d’erreurs et dépannage :
- Si rien ne se produit, vérifiez les paramètres de sécurité des macros et assurez-vous qu’elles sont activées.
- Si vous avez sélectionné la mauvaise plage, relancez simplement la macro.
- Travaillez toujours sur une copie de votre fichier lors de votre premier test.
Avantages : Idéal pour les grands jeux de données, entièrement personnalisable grâce à des règles sur mesure et réduit considérablement le travail manuel.
Inconvénients : Nécessite l’activation des macros ainsi qu’une connaissance de base de VBA.
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