Comment utiliser la validation des données dans Excel pour n’autoriser que la saisie d’un numéro de sécurité sociale (SSN) ?

Pour enregistrer le numéro de sécurité sociale (SSN) de tous les employés et exiger qu’ils le saisissent au format xxx-xx-xxxx dans une colonne, utilisez la fonctionnalité **Validation des données**.

Autoriser uniquement la saisie d’un numéro de sécurité sociale (SSN) via la validation des données

Autoriser uniquement la saisie d’un numéro de sécurité sociale (SSN) via Kutools pour Excel

Autoriser uniquement la saisie de chiffres via Kutools pour Excel

Pour autoriser uniquement la saisie de numéros de sécurité sociale (SSN), procédez comme suit :

1. Sélectionnez les cellules ou la colonne dans laquelle vous souhaitez saisir un numéro de sécurité sociale (SSN), cliquez avec le bouton droit, puis choisissez Définir le format des cellules dans le menu contextuel.

2. Dans la boîte de dialogue Définir le format des cellules, sélectionnez Spécial dans le volet Catégories, puis choisissez Numéro de sécurité sociale dans la section de droite.

Vous pouvez également sélectionner Personnalisé dans le volet gauche, puis saisir 000-00-0000 dans la zone de texte située à droite.

3. Cliquez sur OK, puis sur Données > Validation des données.

4. Dans la boîte de dialogue Validation des données, sous l’onglet Paramètres, sélectionnez Personnalisé dans la section Autoriser, puis saisissez cette formule

dans la zone de texte de Formule.

5. Cliquez sur OK. Désormais, dès que vous saisissez dans une cellule une chaîne de caractères correspondant à un numéro de sécurité sociale (SSN), celle-ci sera automatiquement mise en forme comme suit :

Remarque :
Si la chaîne contient plus de neuf caractères, un avertissement s’affiche.
Un avertissement apparaît également si vous saisissez des caractères non numériques.

Si vous avez installé l’outil pratique – Kutools pour Excel, vous pouvez utiliser sa fonctionnalité Seuls les numéros de téléphone peuvent être saisis pour autoriser uniquement la saisie d’un numéro de sécurité sociale (SSN) dans un format fixe.

Après avoir installé gratuitementKutools pour Excel, procédez comme suit :

1. Sélectionnez une plage ou une colonne selon vos besoins, puis cliquez sur Kutools > Limite de saisie > Seuls les numéros de téléphone peuvent être saisis.

2. Dans la boîte de dialogue Numéro de téléphone, cliquez sur le bouton Ajouter pour créer un nouveau format. Ensuite, dans la boîte de dialogue Ajouter un numéro de téléphone, attribuez un nom à ce nouveau format dans la zone de texte Nom, puis saisissez un exemple du format SSN souhaité dans la zone de texte Exemple de données. Enfin, n’oubliez pas de cliquer sur le bouton Générer.

3. Cliquez sur OK. Une boîte de dialogue s’affiche pour vous confirmer que le format a été ajouté avec succès ; cliquez sur OK pour revenir à la boîte de dialogue Numéro de téléphone. Sélectionnez ensuite le format que vous venez de créer à l’étape précédente, puis cliquez sur OK.
 

4. Une boîte de dialogue s’affiche pour vous informer que le format SSN a été validé avec succès dans les cellules sélectionnées ; cliquez sur OK pour la fermer.

Les cellules sélectionnées n’autorisent désormais que la saisie du format SSN que vous avez défini ; dans le cas contraire, une boîte de dialogue d’avertissement s’affiche.

Si vous souhaitez autoriser uniquement la saisie de caractères numériques dans une colonne, utilisez l’utilitaire Prevent Typing de Kutools for Excel, qui vous permet d’empêcher la saisie de caractères spéciaux ou, au contraire, de n’autoriser que ceux-ci.

1. Sélectionnez les cellules ou la colonne dans laquelle vous souhaitez autoriser uniquement la saisie de chiffres, puis cliquez sur Kutools > Prevent Typing > Prevent Typing.

2. Dans la boîte de dialogue Limite de saisie, cochez l’option Allow pour saisir ces caractères, puis tapez les chiffres 0-9 dans la zone de texte ci-dessous.

3. Cliquez sur OK. Deux boîtes de dialogue d’avertissement s’affichent ; cliquez simplement sur Oui, puis sur OK pour les fermer.

La colonne sélectionnée n’autorise désormais que la saisie de chiffres ; dans le cas contraire, une boîte de dialogue d’avertissement s’affiche, comme illustré ci-dessous.

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