Comment convertir des codes postaux à 9 chiffres en codes postaux à 5 chiffres dans Excel ?

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Transformer des codes postaux à 9 chiffres en codes postaux à 5 chiffres à l’aide d’une formule

Lorsque vous souhaitez conserver uniquement les 5 premiers chiffres d’un code postal à 9 chiffres dans Excel – que celui-ci s’affiche sous forme de chaîne numérique simple ou au format « 12345-6789 » – les formules offrent une solution rapide et efficace.

Explication : La formule GAUCHE extrait les 5 premiers chiffres de la valeur d’une cellule. Cela fonctionne, que le code postal soit au format « 12345-6789 » ou sous forme d’une simple chaîne de 9 chiffres, tant que les 5 premiers chiffres correspondent à ceux recherchés.
Scénarios applicables : Cette méthode est idéale lorsque tous les codes postaux commencent par la base correcte et que vous n’avez pas besoin de valider leur format.

Saisissez la formule suivante dans une cellule vide (par exemple, B2) :

Après avoir validé avec la touche Entrée, faites glisser la poignée de recopie vers le bas pour appliquer la formule à l’ensemble de votre liste. Chaque cellule affichera désormais uniquement les cinq premiers chiffres du code postal correspondant.

Conseil : Si vos codes postaux contiennent des espaces ou d’autres séparateurs, ou s’ils ne sont pas tous formatés de manière cohérente, vérifiez d’abord qu’ils ne contiennent aucun caractère non standard, puis envisagez d’utiliser les fonctions SUPPRESPACE ou SUBSTITUE pour nettoyer vos données avant d’en extraire les chiffres.

Remarque : Si vous obtenez une erreur ou un résultat inattendu, vérifiez que la cellule d’origine contient au moins 5 chiffres, ne comporte pas d’espaces superflus et n’est pas formatée en tant que nombre au lieu de texte. Ces problèmes peuvent affecter le résultat de la formule.

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Transformer des codes postaux à 9 chiffres en codes postaux à 5 chiffres grâce à une fonctionnalité pratique

Si vous disposez de Kutools pour Excel, sa fonctionnalité Supprimer les caractères à une certaine position permet de réduire très facilement des codes postaux à 9 chiffres en codes postaux à 5 chiffres. Cette approche est particulièrement utile pour traiter rapidement de longues listes, sans avoir à saisir de formules ni à vous soucier du format des cellules.

Après avoir installé Kutools pour Excel, procédez comme suit :

1. Formatez vos cellules de code postal en Texte : sélectionnez votre liste, puis accédez à l’onglet Accueil et choisissez Texte dans le menu déroulant Format de nombre. Cette étape empêche Excel de supprimer les zéros initiaux.

2. Cliquez sur Kutools > Texte > Supprimer les caractères à une certaine position :

3. Dans la boîte de dialogue Supprimer les caractères à une certaine position, saisissez 5 dans le champ Nombres, sélectionnez Depuis la droite sous Position (supprimer 5 caractères à partir de la droite conserve les 5 premiers chiffres), puis cliquez sur OK. Vos codes postaux seront immédiatement réduits à 5 chiffres :

Conseil : Assurez-vous toujours que vos codes postaux ont une longueur uniforme et ne contiennent aucun caractère ni séparateur inattendu. Si vos codes postaux sont dans des formats mixtes, examinez attentivement les effets des opérations par lots.

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Transformer des codes postaux à 9 chiffres en codes postaux à 5 chiffres à l’aide de la fonction Texte en colonnes

Si vos codes postaux sont au format standard avec un trait d’union, comme « 12345-6789 », la fonctionnalité Texte en colonnes d’Excel vous permet de les séparer rapidement et précisément. Cette méthode divise votre code postal à 9 chiffres en deux colonnes, afin que vous puissiez conserver uniquement les 5 premiers chiffres.

Scénarios applicables : Idéal pour les listes dont les codes postaux utilisent systématiquement un trait d’union comme séparateur, et lorsque vous souhaitez conserver uniquement la partie principale du code postal pour l’expédition ou les archives.

1. Sélectionnez la colonne contenant vos codes postaux à neuf chiffres.

2. Accédez à l’onglet Données et cliquez sur Texte en colonnes. L’assistant de configuration s’ouvre alors.

3. Choisissez Délimité et cliquez sur Suivant.

4. Sous Délimiteurs, cochez la case Autre et saisissez un trait d’union - comme délimiteur, puis cliquez sur Suivant.

5. Indiquez la cellule de destination si nécessaire, puis cliquez sur Terminer. Vos codes postaux seront divisés de sorte que seuls les cinq premiers chiffres restent dans la première colonne.

Conseil : Après la division, vous pouvez supprimer ou ignorer la colonne secondaire contenant la partie étendue du code postal.

Remarque : Cette méthode ne s’applique pas aux codes postaux qui n’utilisent pas de trait d’union ou dont le format diffère. Vérifiez que vos données sont standardisées, ou envisagez plutôt l’une des autres approches décrites dans cet article.

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Transformer des codes postaux à 9 chiffres en codes postaux à 5 chiffres à l’aide d’une macro VBA

Pour une automatisation en traitement de masse, notamment avec de grands tableaux ou des tâches récurrentes, vous pouvez utiliser une macro VBA afin de réduire tous les codes postaux d’une plage sélectionnée à leurs cinq premiers chiffres. Cette solution est particulièrement utile si vos données sont incohérentes, comportent des zéros initiaux ou si vous souhaitez effectuer une conversion par lots sans recourir à des formules ni à des étapes manuelles.

Scénarios applicables : Idéal pour les utilisateurs avancés ou pour le traitement régulier de longues listes dans des formats variés. Il vous suffit de sélectionner la plage concernée, et la macro appliquera automatiquement la longueur souhaitée aux codes postaux.

1. Ouvrez Excel, puis cliquez sur Outils de développement > Visual Basic. Dans la fenêtre Microsoft Visual Basic pour Applications, sélectionnez Insertion > Module.

2. Collez le code suivant dans la zone du module :

Sub TrimZipCodesToFiveDigits()
    Dim WorkRng As Range
    Dim Rng As Range
    Dim xTitleId As String
    Dim zipValue As String
    
    On Error Resume Next
    xTitleId = "KutoolsforExcel"
    
    Set WorkRng = Application.Selection
    Set WorkRng = Application.InputBox("Select Zip Code Range", xTitleId, WorkRng.Address, Type:=8)
    
    For Each Rng In WorkRng
        zipValue = Rng.Value
        If Len(zipValue) >= 5 Then
            Rng.Value = Left(zipValue, 5)
        End If
    Next
End Sub

3. Dans la fenêtre VBA, cliquez sur le bouton Exécuter pour lancer le code. Une boîte de dialogue s’affiche afin que vous sélectionniez la plage contenant vos codes postaux. Après validation, seuls les 5 premiers chiffres des codes postaux dans les cellules sélectionnées seront conservés.

Conseils et précautions : Avant d’exécuter la macro, sauvegardez vos données pour éviter toute perte accidentelle. Si vos codes postaux contiennent des caractères spéciaux ou présentent un format incohérent, vérifiez que le résultat correspond bien à vos attentes.

Dépannage : Si la macro génère des erreurs, assurez-vous que vos feuilles ne sont pas protégées, que la cellule fusionnée « Fusionné » n’est pas présente et qu’il n’y a aucune valeur non numérique dans la plage cible. Vous pouvez adapter le code pour gérer ces cas ou nettoyer vos données au préalable.

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