Maîtriser Liste déroulante dans Excel : un guide complet

La Liste déroulante est une fonctionnalité puissante d’Excel qui permet aux utilisateurs de sélectionner des valeurs parmi des options prédéfinies au lieu de les saisir manuellement, garantissant ainsi une meilleure précision et efficacité lors de la saisie des données. Que vous soyez débutant ou utilisateur expérimenté d’Excel, comprendre et utiliser la Liste déroulante peut grandement améliorer votre productivité et vos capacités de gestion des données. Dans cet article, nous vous présenterons pas à pas différentes méthodes pour créer une Liste déroulante dans Excel.

• Créer une Liste déroulante
• Par saisie manuelle
• À partir d’une plage
• Avec Kutools en moins de clics
• À partir d’un tableau (dynamique)
• À partir d’un(e) Nom de la cellule
• À partir d’un autre classeur
• Alerte d’erreur (autoriser d’autres saisies)
• Message de saisie
• Autres remarques

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Vidéo : Créer une liste déroulante

Créer une Liste déroulante

Découvrez dès maintenant comment créer une liste déroulante dans Excel.

Créer une Liste déroulante en saisissant manuellement

Étape 1 : Sélectionnez la ou les cellules dans lesquelles vous souhaitez placer la Liste déroulante

Étape 2 : Cliquez sur l’onglet Données, puis sur Validation des données

Étape 3 : Spécifiez les paramètres dans la boîte de dialogue Validation des données

Sous l’onglet Paramètres, veuillez définir les options suivantes :

1. Choisissez Listedans AutoriserListe déroulante ;
2. Saisissez les éléments que vous souhaitez afficher dans le Liste déroulante dans la zone Source, en les séparant par une virgule ;
3. Cliquez sur OK.

Résultat :

La liste déroulante est désormais créée.

Créer une Liste déroulante à partir d’une plage

Pour créer une Liste déroulante à partir d’une plage de valeurs de cellules, procédez comme suit :

Étape 1 : Sélectionnez la ou les cellules dans lesquelles vous souhaitez placer la Liste déroulante

Étape 2 : Cliquez sur l’onglet Données, puis sur Validation des données

Étape 3 : Spécifiez les paramètres dans la boîte de dialogue Validation des données

Sous l’onglet Paramètres, veuillez définir les options suivantes :

1. Choisissez Listedans AutoriserListe déroulante ;
2. Cliquez sur l’icône de sélection pour choisir la liste source dans la zone Source;
3. Cliquez sur OK.

Résultat :

La liste déroulante est désormais créée.

Créer une Liste déroulante avec Kutools

Voici une fonctionnalité pratique : Créer des listes déroulantes simples de Kutools pour Excel vous permet de créer rapidement et facilement une liste déroulante en quelques clics seulement. Voici comment procéder :

1. Sélectionnez la ou les cellules destinées à accueillir le Liste déroulante ;
2. Cliquez sur l’onglet Kutools, puis cliquez sur Liste déroulante>Créer une liste déroulante simple;
3. Sélectionnez la plage de cellules (ou saisissez directement les éléments séparés par une virgule) que vous souhaitez afficher dans la liste déroulante, puis cliquez sur OK.
   

Créer une Liste déroulante à partir d’un tableau (dynamique)

Pour créer une liste déroulante dynamique et extensible qui se met à jour automatiquement dès que vous ajoutez ou supprimez des éléments dans la liste source, placez vos données sources dans un tableau Excel.

Étape 1 : Convertissez la liste source en tableau

Sélectionnez la liste source, puis cliquez sur Insertion > Tableau. Dans la boîte de dialogue Créer un tableau, si votre sélection inclut des en-têtes de colonne, cochez la case Mon tableau comporte des en-têtes, puis cliquez sur OK.

Étape 2 : Sélectionnez la ou les cellules dans lesquelles vous souhaitez placer la Liste déroulante

Étape 3 : Cliquez sur l’onglet Données, puis sur Validation des données

Étape 4 : Spécifiez les paramètres dans la boîte de dialogue Validation des données

Sous l’onglet Paramètres, veuillez définir les options suivantes :

1. Choisissez Listedans AutoriserListe déroulante ;
2. Cliquez sur l’icône de sélection pour choisir la plage du tableau (sans l’en-tête) dans la zone Source;
3. Cliquez sur OK.

Résultat :

La liste déroulante a été créée.

Et lorsque vous ajoutez ou supprimez des éléments dans le tableau source, la liste déroulante se met à jour automatiquement.

Créer une Liste déroulante à partir d’un(e) Nom de la cellule

Si vous devez créer des listes déroulantes sur plusieurs feuilles à partir d’une même liste source, nous vous recommandons de définir un nom de plage pour cette liste source afin d’y faire référence facilement.

Étape 1 : Créez une Nom de la cellule pour la liste source

Sélectionnez la liste source, puis accédez à la zone de nom (située à côté de la barre de formule), saisissez-y un nom (le nom ne doit contenir ni espaces ni caractères spéciaux), puis appuyez sur la touche Entrée pour terminer.

Étape 2 : Sélectionnez la ou les cellules dans lesquelles vous souhaitez placer la Liste déroulante

Étape 3 : Cliquez sur l’onglet Données, puis sur Validation des données

Étape 4 : Spécifiez les paramètres dans la boîte de dialogue Validation des données

Sous l’onglet Paramètres, veuillez définir les options suivantes :

1. Choisissez Listedans AutoriserListe déroulante;
2. Saisissez un signe égal suivi du nom que vous avez défini à l’étape 1 dans la section Source, comme suit :

   =SourceList

   Vous pouvez également cliquer dans la zone de texte Source, puis appuyer sur la touche F3 pour ouvrir la boîte de dialogue Coller le nom, sélectionner le nom souhaité dans la liste, puis cliquer sur OK pour l’insérer dans la zone de texte.
3. Cliquez sur OK.

Résultat :

La liste déroulante a été créée.

Créer une Liste déroulante à partir d’un autre classeur

Si la liste source et la liste déroulante à créer se trouvent dans des classeurs différents, une alerte s’affiche lors de la sélection de la liste source dans la section Source de la boîte de dialogue Validation des données, empêchant ainsi la création.

Cette section explique comment créer une liste déroulante à partir d’un autre classeur.

Étape 1 : Créez une Nom de la cellule pour la liste source dans le classeur source

Dans le classeur source, sélectionnez les éléments que vous souhaitez inclure dans la liste déroulante. Rendez-vous ensuite dans la zone de nom, située à côté de la barre de formule, et saisissez un nom, par exemple «SourceList».

Étape 2 : Définissez un nom faisant référence à votre liste source dans le classeur Liste déroulante

1. Activez le classeur dans lequel vous souhaitez créer une liste déroulante, puis cliquez sur Formule > Définir un nom.

   Définir un nom "/>

2. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre Nouveau nom, procédez comme suit :

   1. Saisissez un nom dans la zone Nom, par exemple Éléments;
   2. Saisissez un signe égal suivi de la Nom du classeur source et du nom que vous avez défini pour la liste source à l’étape 1 dans la zone Fait référence à, par exemple

      =SourceFile.xlsx!SourceList

   3. Cliquez sur OK.

       

Étape 3 : Sélectionnez la ou les cellules dans lesquelles vous souhaitez placer la Liste déroulante

Étape 4 : Cliquez sur l’onglet Données, puis sur Validation des données

Étape 5 : Spécifiez les paramètres dans la boîte de dialogue Validation des données

Sous l’onglet Paramètres, veuillez définir les options suivantes :

1. Choisissez Listedans AutoriserListe déroulante;
2. Saisissez un signe égal suivi du nom que vous avez défini à l’étape 3 dans la section Source, comme suit :

   =Items

3. Cliquez sur OK.

   

Résultat :

La liste déroulante a été créée.

Alerte d’erreur (autoriser d’autres saisies)

Par défaut, la liste déroulante n’autorise la saisie dans une cellule qu’aux seules valeurs figurant dans la liste. Si vous entrez une valeur absente de la liste déroulante et appuyez sur Entrée, une alerte d’erreur s’affiche, comme illustré ci-dessous. En cliquant sur le bouton Réessayer, la valeur saisie est sélectionnée pour modification. En cliquant sur le bouton Annuler, la valeur saisie est effacée.

• Si vous souhaitez autoriser les utilisateurs à saisir d’autres valeurs et empêcher l’affichage de l’alerte d’erreur, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez les cellules dotées d’une liste déroulante pour lesquelles vous souhaitez désactiver l’alerte d’erreur, puis cliquez sur Données > Validation des données.

  2. Dans la boîte de dialogue Validation des données, sous l’onglet Alerte d’erreur, décochez la case Afficher une alerte d’erreur après la saisie de données non valides, puis cliquez sur OK.

     

  Désormais, aucune alerte d’erreur ne s’affiche lorsque l’utilisateur saisit d’autres valeurs.

• Si vous souhaitez autoriser les utilisateurs à saisir d’autres valeurs tout en affichant une alerte pour les avertir, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez les cellules dotées d’une liste déroulante dans lesquelles vous souhaitez autoriser la saisie d’autres valeurs, puis cliquez sur Données > Validation des données.

  2. Dans la boîte de dialogue Validation des données, sous l’onglet Alerte d’erreur:
     1. Conservez la case à cocher Afficher une alerte d’erreur après la saisie de données non validesactivée ;
     2. Sélectionnez Informationdans la liste déroulante StyleListe déroulante;
     3. Spécifiez le Titre et le Message d’erreur, puis cliquez sur OK.

     

  À partir de maintenant, lorsqu’un utilisateur saisit d’autres valeurs, une boîte de dialogue apparaît pour l’avertir : cliquez sur OK pour conserver la valeur saisie, ou sur Annuler pour effacer la valeur entrée.

  

Message de saisie

Lors de la création d’une liste déroulante, vous pouvez ajouter un message d’entrée pour rappeler aux utilisateurs de sélectionner un élément dans la liste dès qu’ils cliquent sur la cellule concernée, ou pour afficher toute autre information de votre choix.

1. Sélectionnez les cellules dotées d’une liste déroulante auxquelles vous souhaitez ajouter un message d’entrée, puis cliquez sur Données > Validation des données.

2. Dans la boîte de dialogue Validation des données, sous l’onglet Message d’entrée

1. Conservez la case à cocher Afficher le message de saisie lorsque la celluleest sélectionnéecochée ;
2. Spécifiez le Titre et le Message de saisie, puis cliquez sur OK.

Désormais, dès qu’un utilisateur sélectionne la cellule, une zone de texte jaune affichant les informations que vous avez fournies apparaît.

Autres remarques

1. Par défaut, lorsque vous créez une liste déroulante, la case à cocher «Ignorer les cellules vides» est cochée. Cela signifie que les utilisateurs peuvent laisser des cellules vides sans déclencher d’alerte.

   Si la case à cocher « Ignorer les cellules vides » est décochée, les cellules vides de la plage seront considérées comme des entrées invalides et une alerte s’affichera.

2. Si vous souhaitez modifier l’ordre des éléments dans la liste déroulante, il vous suffit de réorganiser la liste source.

3. Si la fonction Validation des données est désactivée, c’est probablement parce que vous travaillez sur une feuille protégée. Pour l’activer, il suffit de déprotéger la feuille, puis d’appliquer les paramètres souhaités.