Maîtriser les listes déroulantes dans Excel : Un guide complet

La liste déroulante est une fonctionnalité puissante dans Excel qui permet aux utilisateurs de sélectionner des valeurs parmi des options prédéfinies au lieu de taper manuellement, offrant ainsi une meilleure précision et efficacité de saisie de données. Que vous soyez débutant ou utilisateur expérimenté d'Excel, comprendre et utiliser les listes déroulantes peut grandement améliorer votre productivité et vos capacités de gestion des données. Dans cet article, nous présenterons étape par étape différentes façons de créer une liste déroulante dans Excel.

• Créer une liste déroulante
• En saisie manuelle
• À partir d'une plage
• Avec Kutools en moins de clics
• À partir d'un tableau (dynamique)
• À partir d'un nom de plage
• À partir d'un autre classeur
• Alerte d'erreur (autoriser d'autres entrées)
• Message de saisie
• Autres remarques

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Vidéo : Créer une liste déroulante

Créer une liste déroulante

Commençons à apprendre comment créer une liste déroulante dans Excel.

Créer une liste déroulante par saisie manuelle

Étape 1 : Sélectionnez la ou les cellules où vous souhaitez placer la liste déroulante.

Étape 2 : Allez dans l'onglet Données, puis cliquez sur Validation des données.

Étape 3 : Spécifiez les paramètres dans la boîte de dialogue Validation des données.

Sous l'onglet Paramètres , veuillez spécifier les paramètres suivants :

1. Choisissez Liste dans la liste déroulante Autoriser ;
2. Tapez les éléments que vous souhaitez afficher dans la liste déroulante dans la section Source, en les séparant par une virgule ;
3. Cliquez sur OK.

Résultat :

La liste déroulante a maintenant été créée.

Créer une liste déroulante à partir d'une plage

Pour créer une liste déroulante basée sur une plage de valeurs de cellules, suivez les étapes ci-dessous :

Étape 1 : Sélectionnez la ou les cellules où vous souhaitez placer la liste déroulante.

Étape 2 : Allez dans l'onglet Données, puis cliquez sur Validation des données.

Étape 3 : Spécifiez les paramètres dans la boîte de dialogue Validation des données.

Sous l'onglet Paramètres , veuillez spécifier les paramètres suivants :

1. Choisissez Liste dans la liste déroulante Autoriser ;
2. Cliquez sur l'icône de sélection pour sélectionner la liste source dans la Source section ;
3. Cliquez sur OK.

Résultat :

La liste déroulante a maintenant été créée.

Créer une liste déroulante avec Kutools

Voici une fonctionnalité pratique – Créer une liste déroulante simple de Kutools pour Excel peut vous permettre de créer rapidement et facilement une liste déroulante en moins de clics. Voici comment faire :

1. Sélectionnez la ou les cellules pour placer la liste déroulante ;
2. Cliquez sur l'onglet Kutools , puis sur Liste déroulante > Créer une liste déroulante simple ;
3. Sélectionnez la plage de cellules (ou tapez directement les éléments séparés par une virgule) que vous souhaitez afficher dans la liste déroulante, cliquez OK.
   

Créer une liste déroulante à partir d'un tableau (dynamique)

Si vous souhaitez créer une liste déroulante dynamique extensible qui se met à jour automatiquement lorsque vous ajoutez ou supprimez des éléments de la liste source, vous devez placer les données sources dans un tableau Excel.

Étape 1 : Convertissez la liste source en tableau

Sélectionnez la liste source et cliquez sur Insérer > Tableau, et dans la boîte de dialogue Créer un tableau, si la sélection inclut des en-têtes de colonnes, cochez Ma table a des en-têtes, puis cliquez sur OK.

Étape 2 : Sélectionnez la ou les cellules où vous souhaitez placer la liste déroulante.

Étape 3 : Allez dans l'onglet Données, puis cliquez sur Validation des données.

Étape 4 : Spécifiez les paramètres dans la boîte de dialogue Validation des données.

Sous l'onglet Paramètres , veuillez spécifier les paramètres suivants :

1. Choisissez Liste dans la liste déroulante Autoriser ;
2. Cliquez sur l'icône de sélection pour sélectionner la plage du tableau (à l'exclusion de l'en-tête) dans la Source section ;
3. Cliquez sur OK.

Résultat :

La liste déroulante a été créée.

Et lorsque vous ajoutez ou supprimez des éléments du tableau source, la liste déroulante sera mise à jour en même temps.

Créer une liste déroulante à partir d'un nom de plage

Si vous allez créer des listes déroulantes dans plusieurs feuilles basées sur une même liste source, je vous recommande de créer un nom de plage pour la liste source afin de faciliter sa référence.

Étape 1 : Créez un nom de plage pour la liste source

Sélectionnez la liste source et allez dans la zone de nom (à côté de la barre de formule), et tapez un nom pour celle-ci (le nom ne peut pas contenir d'espace ou d'autres caractères spéciaux), puis appuyez sur la touche Entrée pour terminer.

Étape 2 : Sélectionnez la ou les cellules où vous souhaitez placer la liste déroulante.

Étape 3 : Allez dans l'onglet Données, puis cliquez sur Validation des données.

Étape 4 : Spécifiez les paramètres dans la boîte de dialogue Validation des données.

Sous l'onglet Paramètres, veuillez spécifier les paramètres suivants :

1. Choisissez Liste dans la liste déroulante Autoriser ;
2. Tapez un signe égal suivi du nom que vous avez défini à l'étape 1 dans la Source section comme

   =SourceList

   Vous pouvez également cliquer sur la Source zone de texte et appuyez sur F3 pour ouvrir Coller un nom boîte de dialogue, puis choisissez le nom de plage souhaité dans la liste, cliquez OK pour l'insérer dans la zone de texte.
3. Cliquez sur OK.

Résultat :

La liste déroulante a été créée.

Créer une liste déroulante à partir d'un autre classeur

Si la liste source et la liste déroulante à créer sont dans des classeurs différents, lorsque vous sélectionnez la liste source dans la section Source de la boîte de dialogue Validation des données, une alerte apparaîtra pour empêcher la création.

Cette partie vous expliquera comment créer une liste déroulante à partir d'un autre classeur.

Étape 1 : Créez un nom de plage pour la liste source dans le classeur source

Dans le classeur source, sélectionnez les éléments source que vous souhaitez voir apparaître dans la liste déroulante. Ensuite, allez dans la Zone de nom qui est à côté de la Barre de formule, tapez un nom, tel que "SourceList".

Étape 2 : Définissez un nom qui fait référence à votre liste source dans le classeur de la liste déroulante

1. Activez le classeur où vous souhaitez créer une liste déroulante, cliquez sur Formule > Définir un nom.

   Définir un nom "/>

2. Dans la boîte de dialogue Nouveau nom qui s'affiche, configurez comme suit :

   1. Tapez un nom dans la zone Nom, tel que Items ;
   2. Tapez un signe égal suivi du nom du classeur source et du nom que vous avez défini pour la liste source à l'étape 1 dans la Référence àla zone, telle que

      =SourceFile.xlsx!SourceList

   3. Cliquez OK.

       

Étape 3 : Sélectionnez la ou les cellules où vous souhaitez placer la liste déroulante.

Étape 4 : Allez dans l'onglet Données, puis cliquez sur Validation des données.

Étape 5 : Spécifiez les paramètres dans la boîte de dialogue Validation des données.

Sous l'onglet Paramètres , veuillez spécifier les paramètres suivants :

1. Choisissez Liste dans la liste déroulante Autoriser ;
2. Tapez un signe égal suivi du nom que vous avez défini à l'étape 3 dans la Source section, comme

   =Items

3. Cliquez sur OK.

   

Résultat :

La liste déroulante a été créée.

Alerte d'erreur (autoriser d'autres entrées)

Par défaut, la liste déroulante n'autorise que les valeurs contenues dans la liste à être entrées dans une cellule. Lorsque vous entrez une valeur qui n'existe pas dans la liste déroulante et appuyez sur la touche Entrée, une alerte d'erreur apparaîtra, comme le montre la capture d'écran ci-dessous. Lorsque vous cliquez sur le bouton Réessayer, la valeur entrée est sélectionnée pour une réédition. Cliquer sur le bouton Annuler effacera la valeur entrée.

• Si vous souhaitez autoriser les utilisateurs à taper d'autres valeurs et arrêter l'affichage de l'alerte d'erreur, vous pouvez faire ce qui suit :

  1. Sélectionnez les cellules de la liste déroulante pour lesquelles vous souhaitez arrêter l'alerte d'erreur, cliquez sur Données > Validation des données.

  2. Dans la boîte de dialogue Validation des données, sous l'onglet Alertes d'erreur, décochez la case Afficher une alerte d'erreur après la saisie de données invalides . Cliquez sur OK.

     

  Maintenant, lorsque les utilisateurs tapent d'autres valeurs, aucune alerte d'erreur n'apparaît.

• Si vous souhaitez autoriser les utilisateurs à taper d'autres valeurs mais aussi afficher une alerte pour les en informer, veuillez faire ce qui suit :

  1. Sélectionnez les cellules de la liste déroulante pour lesquelles vous souhaitez que d'autres valeurs soient tapées, cliquez sur Données > Validation des données.

  2. Dans la Validation des données boîte de dialogue, sous Alertes d'erreur onglet :
     1. Gardez la case Afficher une alerte d'erreur après la saisie de données invalides cochée ;
     2. Sélectionnez Information dans la liste déroulante Style ;
     3. Spécifiez le Titre et le Message d'erreur, cliquez sur OK.

     

  Dès maintenant, lorsque les utilisateurs tapent d'autres valeurs, une boîte de dialogue apparaît pour rappeler, cliquez sur OK pour conserver la valeur tapée, cliquez sur Annuler pour effacer la valeur entrée.

  

Message de saisie

Lors de la création d'une liste déroulante, vous pouvez ajouter un message de saisie pour rappeler aux utilisateurs de sélectionner des éléments dans la liste déroulante lors de la sélection d'une cellule, ou d'autres informations que vous souhaitez afficher.

1. Sélectionnez les cellules de la liste déroulante auxquelles vous souhaitez ajouter un message de saisie, cliquez sur Données > Validation des données.

2. Dans la boîte de dialogue Validation des données, sous l'onglet Message de saisie

1. Gardez la case Afficher un message de saisie lorsque la cellule est sélectionnée cochée ;
2. Spécifiez le Titre et le Message de saisie, cliquez sur OK.

Maintenant, lorsque les utilisateurs sélectionnent la cellule de la liste déroulante, une boîte de texte jaune avec les informations que vous avez fournies apparaît.

Autres remarques

1. Par défaut, lorsque une liste déroulante est créée, la case à cocher « Ignorer les blancs » est sélectionnée. Cela signifie que les utilisateurs peuvent laisser les cellules vides sans qu'une alerte n'apparaisse.

   Si la case à cocher « Ignorer les blancs » est décochée, les cellules vides dans la plage seront considérées comme des entrées invalides, et l'alerte apparaîtra.

2. Si vous souhaitez changer l'ordre des éléments dans la liste déroulante, vous pouvez réorganiser la liste source.

3. Si la fonctionnalité Validation des données est désactivée, il est possible que vous travailliez dans une feuille de calcul protégée. Pour activer la Validation des données, il suffit de déprotéger la feuille de calcul, puis d'appliquer les paramètres de Validation des données souhaités.