Maîtriser les listes déroulantes dans Excel : un guide complet
La liste déroulante est une fonctionnalité puissante d'Excel qui permet aux utilisateurs de sélectionner des valeurs à partir d'options prédéfinies au lieu de les saisir manuellement, ce qui améliore la précision et l'efficacité de la saisie des données. Que vous soyez un débutant ou un utilisateur expérimenté d'Excel, la compréhension et l'utilisation des listes déroulantes peuvent grandement améliorer votre productivité et vos capacités de gestion des données. Dans cet article, nous présenterons étape par étape différentes façons de créer une liste déroulante dans Excel.
Vidéo : Créer une liste déroulante
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Créer une liste déroulante
Commençons par apprendre à créer une liste déroulante dans Excel.
Créer une liste déroulante par saisie manuelle
Étape 1 : Sélectionnez la ou les cellules que vous souhaitez placer dans la liste déroulante
Étape 2 : Cliquez sur l'onglet Données, puis cliquez sur Validation des données
Étape 3 : Spécifiez les paramètres dans la boîte de dialogue Validation des données
Sous Paramètres onglet, veuillez spécifier les paramètres ci-dessous :
- Selectionnez Liste de Autoriser la liste déroulante;
- Tapez les éléments que vous souhaitez afficher dans la liste déroulante du Identifier section, séparez-les par une virgule ;
- Cliquez OK.
Résultat:
Maintenant, la liste déroulante a été créée.
Avantages de cette méthode: Vous n'avez pas besoin d'une feuille de calcul ou d'une plage pour placer la liste source.
Inconvénients de cette méthode: Si vous souhaitez ajouter, supprimer ou modifier les éléments de la liste déroulante, vous devez vous rendre sur Validation des données boîte de dialogue pour rééditer les éléments dans Identifier boîte manuellement.
Avant de procéder avec les méthodes ci-dessous pour créer une liste déroulante, vous devez déterminer ou créer les éléments que vous souhaitez inclure dans la liste déroulante. C'est ce qu'on appelle la « liste source », qui doit être organisée dans une plage spécifique.
Assurez-vous que chaque élément de la liste source se trouve dans une cellule distincte. Cette liste peut être dans la même feuille de la liste déroulante nouvellement créée, une autre feuille ou un autre classeur.
Créer une liste déroulante à partir d'une plage
Pour créer une liste déroulante basée sur une plage de valeurs de cellule, veuillez suivre les étapes ci-dessous :
Étape 1 : Sélectionnez la ou les cellules que vous souhaitez placer dans la liste déroulante
Étape 2 : Cliquez sur l'onglet Données, puis cliquez sur Validation des données
Étape 3 : Spécifiez les paramètres dans la boîte de dialogue Validation des données
Sous Paramètres onglet, veuillez spécifier les paramètres ci-dessous :
- Selectionnez Liste de Autoriser la liste déroulante;
- Cliquez sur l'icône de sélection
pour sélectionner la liste des sources dans Identifier section; - Cliquez OK.
Résultat:
Maintenant, la liste déroulante a été créée.
Avantages de cette méthode: Vous pouvez modifier votre liste déroulante en effectuant des changements dans la plage référencée (liste source) sans avoir à modifier les éléments un par un dans la Identifier l'article de l' Validation des données dialogue.
Inconvénients de cette méthode: Si vous souhaitez ajouter des éléments ci-dessous ou supprimer des éléments de la liste déroulante, vous devez mettre à jour la plage référencée dans le Identifier l'article de l' Validation des données dialogue. Pour mettre à jour automatiquement les éléments en fonction de la liste source, vous devez convertir la liste source en table.
Pourboires:
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Si vous préférez ne pas convertir la liste source en tableau ou mettre à jour manuellement la plage référencée dans le Validation des données dialogue lors de l'ajout de nouveaux éléments, voici deux astuces qui peuvent automatiquement mettre à jour la liste déroulante lors de l'ajout de nouveaux éléments dans la liste source.
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Lorsque vous sélectionnez la liste des sources dans Validation des données, incluez quelques cellules vides au bas des données source, vous pouvez ajouter de nouveaux éléments à la liste source en tapant dans les cellules vides.
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Insérez de nouvelles lignes dans la liste source, puis saisissez les nouveaux éléments dans la liste source, puis la liste déroulante sera mise à jour.
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Créer une liste déroulante avec Kutools
Voici une fonctionnalité pratique - Créer une liste déroulante simple of Kutools for Excel peut vous permettre de créer rapidement et facilement une liste déroulante en moins de clics. Voici comment faire :
- Sélectionnez la ou les cellules pour placer la liste déroulante ;
- Cliquez Kutools onglet, et cliquez La liste déroulante > Créer une liste déroulante simple;
- Sélectionnez la plage de cellules (ou tapez directement les éléments séparés par une virgule) que vous souhaitez afficher dans la liste déroulante, cliquez sur OK.
Notes:
- Avant d'utiliser cette fonctionnalité, veuillez d'abord installer Kutools for Excel. Cliquez pour télécharger et bénéficier d'un essai gratuit de 30 jours.
- Outre cette fonctionnalité, il existe d'autres fonctionnalités pratiques pour créer facilement des listes déroulantes avancées, telles que la création d'un liste déroulante dépendante, créer un liste déroulante avec plusieurs sélections, créer un liste déroulante avec cases à cocher, etc.
Créer une liste déroulante à partir d'un tableau (dynamique)
Si vous souhaitez créer une liste déroulante extensible dynamique qui se met à jour automatiquement lorsque vous ajoutez ou supprimez des éléments de la liste source, vous devez placer les données source dans un tableau Excel.
Étape 1 : Convertir la liste source en tableau
Sélectionnez la liste des sources et cliquez sur insérer > lampe de tableet dans le Créer un tableau boîte de dialogue, si la sélection comprend un en-tête de colonne, veuillez cocher Mon tableau a des en-têtes, puis clique OK.
Étape 2 : Sélectionnez la ou les cellules que vous souhaitez placer dans la liste déroulante
Étape 3 : Cliquez sur l'onglet Données, puis cliquez sur Validation des données
Étape 4 : Spécifiez les paramètres dans la boîte de dialogue Validation des données
Sous Paramètres onglet, veuillez spécifier les paramètres ci-dessous :
- Selectionnez Liste de Autoriser la liste déroulante;
- Cliquez sur l'icône de sélection pour sélectionner la plage du tableau (hors en-tête) dans le Identifier section;
- Cliquez OK.
Résultat:
La liste déroulante a été créée.
Et lorsque vous ajoutez ou supprimez des éléments de la table source, la liste déroulante sera mise à jour en même temps.
Avantages de cette méthode : Vous pouvez modifier votre liste déroulante en apportant des modifications à la table source, notamment en modifiant des éléments existants, en en ajoutant de nouveaux ou en supprimant des éléments.
Inconvénients de cette méthode: Aucun.
- Pour activer la mise à jour automatique de la liste déroulante lorsque de nouveaux éléments sont ajoutés à un tableau, procédez comme suit :
- Cliquez sur le dernier élément du tableau.
- Appuyez sur la touche Entrée pour passer à la cellule suivante.
- Entrez le nouvel élément dans la cellule et il sera automatiquement inclus dans la liste déroulante.
- Si le tableau n'étend pas automatiquement la plage, veuillez aller à Déposez votre dernière attestation > Options > proofing cliquer Options de correction automatique, et vérifie Inclure de nouvelles lignes et colonnes dans le tableau automatiquement pendant que vous travaillez option sous Mise en forme automatique à mesure que vous tapez languette.
Créer une liste déroulante à partir d'un nom de plage
Si vous souhaitez créer des listes déroulantes dans plusieurs feuilles basées sur une même liste source, je vous recommande de créer un nom de plage pour la liste source pour y faire facilement référence.
Étape 1 : Créer un nom de plage pour la liste source
Sélectionnez la liste source et accédez à la zone de nom (à côté de la barre de formule), et tapez un nom pour celle-ci (le nom ne peut pas contenir d'espace ou d'autres caractères spéciaux), puis appuyez sur Entrer clé pour finir.
Étape 2 : Sélectionnez la ou les cellules que vous souhaitez placer dans la liste déroulante
Étape 3 : Cliquez sur l'onglet Données, puis cliquez sur Validation des données
Étape 4 : Spécifiez les paramètres dans la boîte de dialogue Validation des données
Sous Paramètres onglet, veuillez spécifier les paramètres ci-dessous :
- Selectionnez Liste de Autoriser la liste déroulante;
- Tapez un signe égal suivi du nom que vous avez défini à l'étape 1 dans le Identifier section comme
Vous pouvez également cliquer sur le Identifier texbox et appuyez sur F3 clé pour ouvrir Coller le nom boîte de dialogue, puis choisissez le nom de plage souhaité dans la liste, cliquez sur OK pour l'insérer dans la zone de texte.=SourceList - Cliquez OK.
Résultat:
La liste déroulante a été créée.
Avantages de cette méthode: Vous pouvez facilement et rapidement créer des listes déroulantes sur plusieurs feuilles en tapant le nom dans le Identifier section Validation des données dialogue.
Inconvénients de cette méthode: Si vous souhaitez ajouter des éléments ci-dessous ou supprimer des éléments de la liste déroulante, vous devez mettre à jour la plage nommée dans le Gestionnaire de noms.
Créer une liste déroulante à partir d'un autre classeur
Si la liste source et la liste déroulante à créer se trouvent dans des classeurs différents, lorsque vous sélectionnez la liste source dans le Identifier l'article de Validation des données boîte de dialogue, une alerte apparaîtra pour empêcher la création.
Ici, cette partie vous expliquera comment créer une liste déroulante à partir d'un autre classeur.
Étape 1 : Créer un nom de plage pour la liste source dans le classeur source
Dans le classeur source, sélectionnez les éléments source que vous souhaitez voir apparaître dans la liste déroulante. Allez ensuite au Zone Nom qui est à côté du Barre de formule, saisissez un nom, tel que "Liste des sources".
Étape 2 : Définissez un nom faisant référence à votre liste source dans le classeur de la liste déroulante
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Activez le classeur dans lequel vous souhaitez créer une liste déroulante, cliquez sur Laits en poudre > Définir le nom.
-
Dans le popping Nouveau nom dialogue, définissez comme ci-dessous:
- Tapez un nom dans le Nom boîte, comme Articles;
- Tapez un signe égal suivi du nom du classeur source et du nom que vous avez défini pour la liste source à l'étape 1 dans le Fait référence ào boîte, comme
=SourceFile.xlsx!SourceList - Cliquez OK.
- Habituellement, SourceFile est le nom du classeur source avec l'extension de fichier. S'il n'y a pas d'extension de fichier, faites-la simplement suivre d'un point d'exclamation (!) et du nom de la plage. Si le nom du classeur contient des espaces ou des caractères non alphabétiques, vous devez entourer le nom du classeur avec guillemet simple comme ça:
='Source File.xlsx'!SourceList - N'oubliez pas d'utiliser un point d'exclamation entre le nom du classeur et le nom de la plage.
Étape 3 : Sélectionnez la ou les cellules que vous souhaitez placer dans la liste déroulante
Étape 4 : Cliquez sur l'onglet Données, puis cliquez sur Validation des données
Étape 5 : Spécifiez les paramètres dans la boîte de dialogue Validation des données
Sous Paramètres onglet, veuillez spécifier les paramètres ci-dessous :
- Selectionnez Liste de Autoriser la liste déroulante;
- Tapez un signe égal suivi du nom que vous avez défini à l'étape 3 dans le Identifier section, comme
=Items - Cliquez OK.
Résultat:
La liste déroulante a été créée.
Inconvénients de cette méthode: Si le classeur source est fermé, la liste déroulante ne peut pas fonctionner. Et la liste déroulante ne peut pas être mise à jour lorsque les nouveaux éléments sont ajoutés dans la liste source.
Alerte d'erreur (autoriser d'autres entrées)
Par défaut, la liste déroulante ne permet de saisir dans une cellule que les valeurs contenues dans la liste. Lorsque vous entrez une valeur qui n'existe pas dans la liste déroulante et que vous appuyez sur la touche Entrée, une alerte d'erreur s'affiche, comme illustré dans la capture d'écran ci-dessous. Lorsque vous cliquez sur le Refaire , la valeur saisie est sélectionnée pour être rééditée. En cliquant sur le Annuler effacera la valeur saisie.
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Si vous souhaitez autoriser les utilisateurs à saisir d'autres valeurs et arrêter l'affichage de l'alerte d'erreur, vous pouvez procéder comme suit :
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Sélectionnez les cellules de la liste déroulante dont vous souhaitez arrêter l'alerte d'erreur, cliquez sur Données > Validation des données.
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Dans le Validation des données dialogue, sous Alerte d'erreur onglet, décochez Afficher une alerte d'erreur après la saisie de données non valides case à cocher Cliquez sur OK.
Désormais, lorsque les utilisateurs saisissent d'autres valeurs, aucune alerte d'erreur ne s'affiche.
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Si vous souhaitez autoriser les utilisateurs à saisir d'autres valeurs, mais également afficher une alerte pour leur rappeler, procédez comme suit :
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Sélectionnez les cellules de la liste déroulante dans lesquelles vous souhaitez saisir d'autres valeurs, cliquez sur Données > Validation des données.
- Dans le Validation des données dialogue, sous Alerte d'erreur languette:
- Gardez le Afficher une alerte d'erreur après la saisie de données non valides case cochée ;
- Sélectionnez Informations de Style la liste déroulante;
- Spécifie le Titre et Message d'erreurcliquez OK.
À partir de maintenant, lorsque les utilisateurs saisissent d'autres valeurs, une boîte de dialogue apparaît pour rappeler, cliquez sur OK pour conserver la valeur saisie, cliquez sur Annuler pour effacer la valeur saisie.
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- Vous pouvez également sélectionner " " du Style répertorier et fournir un Titre et Message d'erreur. Cette option fonctionne de la même manière que "Informations", mais affiche à la place une icône d'avertissement jaune avec un point d'exclamation.
- Si vous n'êtes pas sûr du titre ou du texte du message à saisir, vous pouvez laisser les champs vides. Excel affichera l'alerte par défaut.
Message de saisie
Lors de la création d'une liste déroulante, vous pouvez ajouter un message d'entrée pour rappeler aux utilisateurs de sélectionner des éléments dans la liste déroulante lors de la sélection d'une cellule, ou d'autres informations que vous souhaitez afficher.
1. Sélectionnez les cellules de la liste déroulante auxquelles vous souhaitez ajouter un message d'entrée, cliquez sur Données > Validation des données.
2. dans le Validation des données dialogue, sous Message de saisie languette
- Gardez le Afficher le message d'entrée lorsque la cellule est sélectionné case cochée ;
- Spécifie le Titre et Message d'entréecliquez OK.
Désormais, lorsque les utilisateurs sélectionnent la cellule de la liste déroulante, une zone de texte jaune contenant les informations que vous avez fournies s'affiche.
Autres notes
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Par défaut, lors de la création d'une liste déroulante, le "Ignorer le blanc" la case à cocher est choisi. Cela signifie que les utilisateurs peuvent laisser les cellules vides sans qu'une alerte ne s'affiche.
Si la case "Ignorer le vide" est cochée décoché, les cellules vides de la plage seront traitées comme des entrées non valides, l'alerte apparaîtra.
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Si vous souhaitez modifier l'ordre des éléments dans la liste déroulante, vous pouvez réorganiser la liste source.
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Si la Validation des données est désactivée, il est possible que vous travailliez dans une feuille de calcul protégée. Pour activer la validation des données, déprotégez simplement la feuille de calcul, puis appliquez les paramètres de validation des données souhaités.
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Table des matières
- Vidéo : Créer une liste déroulante
- Créer une liste déroulante
- Par saisie manuelle
- D'une gamme
- Par Kutools avec moins de clics
- A partir d'un tableau (dynamique)
- À partir d'un nom de plage
- D'un autre classeur
- Alerte d'erreur (autoriser d'autres entrées)
- Message de saisie
- Autres notes
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