Maîtrisez la saisie de données Excel avec la saisie instantanée – avec 5 exemples

Le Remplissage instantané est une fonctionnalité d’Microsoft Excel qui remplit automatiquement des données en détectant un modèle à partir de vos actions. Introduite avec Excel 2013, elle est disponible dans toutes les versions ultérieures. Par exemple, vous pouvez l’utiliser pour extraire rapidement les prénoms d’une liste de noms complets vers la colonne adjacente, sans aucune saisie manuelle, comme le montre la démonstration ci-dessous. Ce tutoriel présente quatre méthodes pour appliquer le Remplissage instantané et propose cinq exemples concrets de son utilisation dans Excel.

Comment appliquer la saisie instantanée dans Excel

• En appuyant sur la touche Entrée|Avec des raccourcis|Via le Ruban Excel|À l’aide de la poignée de recopie

5 exemples d’utilisation de la saisie instantanée

• Extraire le texte|Fusionner des cellules|Ajouter du texte|Modifier la mise en forme|Modifier l’ordre des chaînes

FAQ

• Limites de la recopie instantanée|Activer ou désactiver la recopie instantanée|La recopie instantanée ne fonctionne pas

Vidéo : Comment utiliser le remplissage instantané

Comment appliquer le remplissage instantané dans Excel

Quatre méthodes distinctes permettent d’appliquer le remplissage instantané dans Excel, et ce tutoriel vous les présente toutes.

• Appliquer le remplissage instantané automatiquement en appuyant sur la touche Entrée
• Appliquer le remplissage instantané avec des raccourcis
• Appliquer le remplissage instantané via le Ruban Excel
• Appliquer le remplissage instantané avec la poignée de recopie

Appliquer le remplissage instantané en appuyant sur la touche Entrée

Pour appliquer automatiquement le remplissage instantané dans Excel à l’aide de la touche Entrée, suivez ces étapes :

Étape 1 : Commencez à saisir le modèle

Dans la cellule où vous souhaitez que le remplissage instantané commence, saisissez le premier exemple du modèle qu’Excel doit suivre.

Par exemple, pour extraire le prénom à partir des noms complets figurant dans la plage A2:A6, saisissez le prénom dans la cellule adjacente au nom complet, ici en B2.

Étape 2 : Lancez le remplissage instantané

Appuyez sur la touche Enter après avoir saisi le premier exemple, puis passez à la cellule suivante de la même colonne.

Étape 3 : Déclenchez le remplissage instantané

Commencez à saisir le deuxième exemple : ici, entrez le prénom figurant dans la cellule A3. Pendant que vous tapez, Excel détecte le modèle établi par la première cellule et affiche en gris un aperçu du remplissage instantané pour le reste de la colonne.

Étape 4 : Confirmez avec Entrée

Si l’aperçu correspond à ce que vous souhaitez, appuyez sur la touche Enter pour confirmer. Excel complétera automatiquement les autres cellules en se basant sur le modèle détecté à partir de votre première saisie.

Appliquer le remplissage instantané avec des raccourcis

Utiliser des raccourcis pour appliquer le Remplissage instantané dans Excel est une méthode rapide et efficace pour transformer vos données. Voici comment faire :

Étape 1 : Commencez à saisir votre modèle

Dans une cellule adjacente à vos données, commencez par saisir manuellement le premier élément du modèle que vous souhaitez qu’Excel reproduise. Par exemple, si vous extrayez les prénoms d’une liste de noms complets, saisissez le prénom à côté du premier nom complet.

Étape 2 : Lancez le remplissage instantané

Appuyez sur la touche Enter après avoir saisi le premier exemple. Passez à la cellule suivante de la même colonne.

Étape 3 : Utilisez le raccourci du remplissage instantané

Appuyez sur les touches suivantes de votre clavier :

Ctrl + E

Étape 4 : Vérifiez les données remplies

Excel remplit instantanément les cellules restantes en fonction du modèle que vous avez initié. Il est conseillé de vérifier les données afin de vous assurer que la saisie instantanée a correctement appliqué le modèle.

Appliquer la saisie instantanée via le Ruban Excel

La saisie instantanée se trouve sous l’onglet « Données » du ruban Excel. Voici comment l’appliquer depuis le ruban.

Étape 1 : Commencez à saisir votre modèle

Dans une cellule adjacente à vos données, saisissez manuellement le premier élément du modèle que vous souhaitez qu’Excel reproduise. Par exemple, si vous extrayez des prénoms d’une liste de noms complets, entrez le prénom à côté du premier nom complet.

Étape 2 : Lancez la saisie instantanée

Appuyez sur la touche Enter après avoir saisi le premier exemple pour passer automatiquement à la cellule suivante en dessous, dans la même colonne.

Étape 3 : Appliquez la saisie instantanée dans le Ruban

Sélectionnez l’onglet Données, puis rendez-vous dans le groupe Outils de données et choisissez Saisie instantanée.

Étape 4 : Vérifiez les données remplies

Excel remplit instantanément les cellules restantes selon le modèle que vous avez défini. Vérifiez les données pour confirmer que la saisie instantanée a bien appliqué ce modèle ; dans le cas contraire, ajustez-les manuellement.

Appliquer la saisie instantanée avec l’option de poignée de recopie

Une autre façon d’appliquer la saisie instantanée consiste à faire glisser la poignée de recopie — une méthode intuitive qui fonctionne de manière similaire à la copie d’une formule ou d’une valeur vers le bas d’une colonne.

Étape 1 : Commencez à saisir votre modèle

Dans une cellule adjacente à vos données, saisissez manuellement le premier élément du modèle que vous souhaitez qu’Excel reproduise. Par exemple, si vous extrayez des prénoms d’une liste de noms complets, entrez le prénom à côté du premier nom complet.

Étape 2 : Utilisez la poignée de recopie

Placez le pointeur de la souris sur le coin inférieur droit de la cellule contenant votre premier exemple. Le pointeur se transforme alors en un signe plus (+), indiquant la poignée de recopie.

Étape 3 : Faites glisser vers le bas

Cliquez et faites glisser la poignée de recopie vers le bas de la colonne, jusqu’aux cellules où vous souhaitez appliquer la saisie instantanée, puis relâchez la souris.

Dans certains cas, Excel remplit automatiquement les cellules correctement dès ce stade, à partir du premier exemple que vous avez saisi. Toutefois, dans la plupart des cas, pour un remplissage précis, vous devrez passer à l’étape suivante.

Étape 4 : Choisissez Saisie instantanée dans le menu Auto Options de remplissage

1. Cliquez sur le bouton Options de remplissage automatique situé en bas à droite des cellules sélectionnées.
   
2. Sélectionnez l’option Remplissage instantané.
   

5 exemples d’utilisation de la saisie instantanée

Tirer parti de la saisie instantanée dans Excel pour accomplir diverses tâches s’avère remarquablement efficace. Dans ce guide, découvrez cinq scénarios qui illustrent toute la puissance de cette fonctionnalité.

• Exemple 1 : Utiliser le remplissage instantané pour extraire une partie du texte (Diviser en colonnes)
• Exemple 2 : Utiliser le remplissage instantané pour combiner des cellules
• Exemple 3 : Utiliser le remplissage instantané pour Ajouter du texte
• Exemple 4 : Utiliser le remplissage instantané pour modifier la mise en forme
• Exemple 5 : Utiliser le remplissage instantané pour modifier l’ordre des chaînes de caractères

Exemple 1 : Utiliser la saisie instantanée pour extraire une partie de texte (Diviser en colonnes)

La saisie instantanée est un outil puissant qui simplifie des tâches telles que la séparation du prénom du nom complet, l’extraction de parties spécifiques d’adresses ou l’isolement de chiffres dans du texte — des opérations qui, sans elle, exigeraient des formules complexes ou une saisie manuelle fastidieuse.

Supposons que vous disposiez d’une liste de noms et de numéros d’identification dans la colonne A, et que vous souhaitiez extraire uniquement les noms dans la colonne B.

Voici un guide pas à pas pour y parvenir :

Étape 1 : Saisissez manuellement le premier exemple

Cliquez sur la cellule B2 (située à côté de la première donnée dont vous souhaitez extraire des éléments) et saisissez-y manuellement le prénom extrait de la cellule A2.

Étape 2 : Utilisez la saisie instantanée :

• Automatiquement:

  1. Après avoir saisi le prénom en B2, appuyez sur la touche Enter pour passer à B3.
  2. Commencez à saisir le deuxième nom. Excel peut alors afficher automatiquement, en gris, un aperçu du prénom pour le reste de votre liste, selon le modèle détecté.
     
  3. Appuyez sur la touche Enter pour accepter cette suggestion de recopie instantanée.
     

• Manuellement:

  Si Excel ne propose pas automatiquement le remplissage instantané, saisissez le prénom dans la cellule B2, appuyez sur la touche Enter pour passer à la cellule suivante de la même colonne, puis appuyez sur Ctrl + E. Excel utilisera alors le remplissage instantané pour compléter automatiquement la colonne à partir de votre première saisie.

Pour extraire les numéros d’identification de la plage A2:A5, répétez les étapes ci-dessus afin d’appliquer la saisie instantanée.

Exemple 2 : Utiliser la saisie instantanée pour combiner des cellules

La saisie instantanée dans Excel est un gain de temps précieux pour des tâches comme la combinaison de noms, d’adresses ou de toute donnée répartie sur plusieurs cellules. Elle supprime le recours à des formules complexes ou au copier-coller manuel, simplifiant ainsi la gestion de vos données.

Supposons que vous ayez trois colonnes contenant des noms, des titres et des âges, et que vous souhaitiez fusionner chaque ligne de ces trois colonnes en une seule cellule. Veuillez suivre les étapes ci-dessous :

Étape 1 : Saisissez manuellement le premier exemple

Cliquez sur la cellule D2 (à côté des données que vous souhaitez combiner) et saisissez manuellement la combinaison.

Étape 2 : Utilisez la saisie instantanée :

• Automatiquement:

  1. Après avoir saisi la première combinaison, appuyez sur la touche Enter pour passer à D3.
  2. Commencez à saisir la deuxième combinaison. Excel peut afficher automatiquement un aperçu gris des combinaisons pour le reste de votre liste, selon le modèle détecté.
     
  3. Appuyez sur la touche Enter pour accepter cette suggestion de recopie instantanée.
     

• Manuellement:

  Si Excel ne propose pas automatiquement le remplissage instantané, saisissez d’abord la première combinaison dans D2, appuyez sur la touche Enter pour passer à la cellule suivante de la même colonne, puis appuyez sur Ctrl + E. Excel utilisera alors le remplissage instantané pour compléter toute la colonne en se basant sur votre première saisie.

Exemple 3 : Utiliser la saisie instantanée pour Ajouter du texte

Utiliser la saisie instantanée pour ajouter du texte à vos données permet d’accélérer considérablement la saisie tout en garantissant la cohérence de votre ensemble de données.

Nous allons ici ajouter « kg » à la fin de chaque cellule de la plage A2:A5. Veuillez suivre les étapes ci-dessous :

Étape 1 : Saisissez manuellement le premier exemple

Cliquez sur la cellule B2 (à côté des données auxquelles vous souhaitez ajouter du texte) et saisissez-y manuellement le premier exemple.

Étape 2 : Utilisez la saisie instantanée :

Appuyez sur la touche Enter pour passer à la cellule suivante dans la même colonne, puis appuyez sur Ctrl + E. Excel utilisera alors la saisie instantanée pour remplir automatiquement la colonne en fonction de votre saisie initiale.

Exemple 4 : Utiliser la saisie instantanée pour modifier la mise en forme

La saisie instantanée peut être utilisée pour diverses modifications de mise en forme, comme la conversion de texte en minuscules, en majuscules initiales ou même le reformatage des Numéro de téléphone et des dates. C’est un outil puissant qui peut remplacer la ressaisie manuelle ou l’utilisation de formules complexes pour des tâches simples de mise en forme de texte.

Nous souhaitons ici mettre en majuscule la première lettre du texte contenu dans la plage A2:A5. Veuillez suivre le guide ci-dessous :

Étape 1 : Saisissez manuellement le premier exemple

Cliquez sur la cellule B2 (située à côté des données dont vous souhaitez modifier la casse) et saisissez-y manuellement le premier exemple.

Étape 2 : Utilisez la saisie instantanée :

• Automatiquement:

  1. Après avoir saisi le premier exemple, appuyez sur la touche Enter pour passer à B3.
  2. Commencez à saisir la deuxième combinaison. Excel peut afficher automatiquement un aperçu gris des combinaisons pour le reste de votre liste, selon le modèle détecté.
     
  3. Appuyez sur la touche Enter pour accepter cette suggestion de recopie instantanée.
     

• Manuellement:

  Si Excel ne propose pas automatiquement le remplissage instantané, après avoir saisi le premier exemple dans B2, appuyez sur la touche Enter pour passer à la cellule suivante de la même colonne, puis appuyez sur Ctrl + E. Excel utilisera alors le remplissage instantané pour compléter la colonne en fonction de votre première saisie.

Astuce: Vous pouvez également appliquer la saisie instantanée en sélectionnant Saisie instantanée dans le Ruban, ou en faisant glisser la poignée de recopie automatique et en cochant l’option Saisie instantanée.

Exemple 5 : Utiliser la saisie instantanée pour modifier l’ordre des chaînes de caractères

Modifier l’ordre des chaînes de caractères dans Excel à l’aide de la saisie instantanée est un moyen efficace de réorganiser les données sans modification manuelle ni formules complexes. Voici comment procéder :

Étape 1 : Saisissez manuellement le premier exemple

Cliquez sur la cellule B2 (située à côté des données dont vous souhaitez modifier l’ordre) et saisissez-y manuellement le premier exemple.

Étape 2 : Utilisez la saisie instantanée :

Appuyez sur la touche Enter pour passer à la cellule suivante dans la même colonne, puis appuyez sur Ctrl + E. Cela incitera Excel à utiliser la saisie instantanée et à remplir la colonne en fonction de votre saisie initiale.

La saisie instantanée d’Excel révolutionne véritablement la manipulation des données, en réduisant considérablement le temps et les efforts requis. Qu’il s’agisse de reformater du texte ou d’automatiser la saisie de données, elle s’acquitte avec brio de toutes sortes de tâches. J’espère que ce tutoriel vous a été utile ! Pour découvrir davantage d’astuces pratiques sur Excel, n’hésitez pas à explorer davantage ici. Votre parcours vers la maîtrise d’Excel continue !