Guide complet de l'outil d'analyse rapide d'Excel (avec exemples)

Lorsque vous êtes confronté à un ensemble de données et que vous ne savez pas par où commencer votre analyse, Excel propose une solution semi-automatique : l'outil d'analyse rapide. Cette fonctionnalité offre une gamme d'analyses simples liées à la mise en forme, aux graphiques, et plus encore. Ce tutoriel explorera en détail l'outil d'analyse rapide, en fournissant des exemples pour illustrer son application pratique.

Qu'est-ce que l'outil d'analyse rapide ?
Où se trouve l'outil d'analyse rapide ?
Comment utiliser l'outil d'analyse ?
Mise en forme
Graphiques
Totaux
Tableaux
Mini-graphiques
Pourquoi l'outil d'analyse rapide n'apparaît-il pas ?

Vidéo : Comment utiliser l'analyse rapide dans Excel

Qu'est-ce que l'outil d'analyse rapide ?

L'outil d'analyse rapide dans Excel est une fonctionnalité dynamique qui offre un accès immédiat à divers outils d'analyse tels que la mise en forme, les graphiques et les tableaux basés sur les données sélectionnées. Il simplifie le processus d'analyse des ensembles de données complexes, facilitant la visualisation et la compréhension des tendances et des modèles de données.

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Où se trouve l'outil d'analyse rapide ?

Contrairement aux fonctionnalités Excel traditionnelles trouvées dans le ruban ou les menus, l'outil d'analyse rapide fonctionne discrètement.

Comment accéder

1. Commencez par sélectionner la plage de données que vous souhaitez analyser. Recherchez le bouton Analyse rapide dans le coin inférieur droit de la plage sélectionnée. S'il n'est pas visible, vous pouvez appuyer sur Ctrl + Q pour l'afficher.

   

2. Ensuite, cliquez sur le bouton Analyse rapide pour afficher le menu. Le menu Analyse rapide propose différentes catégories pour l'analyse des données. En survolant une option, vous prévisualisez l'effet, et en cliquant dessus, vous appliquez la fonctionnalité.

Comment utiliser l'outil d'analyse ?

L'outil d'analyse rapide d'Excel est une fonctionnalité puissante qui offre un accès rapide à diverses méthodes d'analyse de données. Plongeons dans chacune de ses cinq catégories, en explorant leurs applications, scénarios appropriés et quelques exemples pratiques.

Mise en forme

Utilisé pour distinguer visuellement les données en fonction de certains critères, comme mettre en évidence les valeurs les plus élevées ou identifier les doublons. Les options disponibles dépendent du type de données que vous avez sélectionné :

• Pour les données numériques : Vous pouvez utiliser des barres de données, des échelles de couleurs, des jeux d'icônes, les 10 % supérieurs, supérieur à une valeur spécifique pour mettre en évidence les valeurs pertinentes.
• Pour les dates : Vous pouvez colorer les dates du mois dernier, de la semaine dernière, ou supérieur à, inférieur à, égal à une date spécifique.
• Pour les textes : Vous pouvez mettre en évidence les doublons ou les valeurs uniques.

Exemple : Mettre en évidence les valeurs supérieures à 1200 dans une colonne

Sélectionnez la colonne dans laquelle vous souhaitez mettre en évidence les valeurs supérieures à 1200, cliquez sur le bouton Analyse rapide, allez à l'onglet Mise en forme, puis cliquez sur Supérieur.

Dans la boîte de dialogue Supérieur à qui apparaît, tapez 1200 dans la zone de texte de gauche, puis spécifiez le type de mise en évidence dans la liste déroulante de droite. Ensuite, cliquez sur OK.

Maintenant, les valeurs qui sont supérieures à 1200 sont mises en évidence avec une couleur spécifique.

Raccourci clavier pour la mise en forme de l'analyse rapide : Ctrl + Q puis F.

Graphiques

Idéal pour visualiser les tendances et les motifs des données. Il propose différents types de graphiques comme les diagrammes en barres, colonnes, lignes et circulaires.

Selon les données que vous sélectionnez, l'outil d'analyse rapide d'Excel présente les options de graphique les plus adaptées pour représenter graphiquement vos données. Cela aide à visualiser les motifs, les tendances et les relations de manière plus efficace.

Exemple : Créer un graphique basé sur un ensemble de données

Sélectionnez l'ensemble de données à partir duquel vous souhaitez créer un graphique, cliquez sur le bouton Analyse rapide, allez à l'onglet Graphiques, et choisissez un type de graphique. Si vous voulez trouver plus de types de graphiques, cliquez sur Plus….

Après avoir cliqué sur le graphique, celui-ci est immédiatement inséré.

Raccourci clavier pour les graphiques de l'analyse rapide : Ctrl + Q puis C.

Totaux

La fonction Totaux dans l'outil d'analyse rapide d'Excel permet des calculs rapides de diverses statistiques récapitulatives comme la somme, la moyenne, le décompte, le total en pourcentage et le total cumulé, s'adaptant à votre type de données.

• Pour les valeurs numériques, vous pouvez effectuer la somme, le décompte, la moyenne, le %total et d'autres calculs.

• Pour les données textuelles, vous êtes limité à la fonction Décompte, indiquant le nombre de cellules contenant du texte.

Les totaux peuvent être appliqués aux lignes et aux colonnes :

• Pour les résumés verticaux dans les colonnes, choisissez parmi plusieurs options mises en évidence en bleu.
• Pour les résumés horizontaux dans les lignes, utilisez la flèche de navigation à droite et sélectionnez parmi les options mises en évidence en jaune qui conviennent le mieux à vos données.

Exemple : Sommez les prix totaux

Sélectionnez les colonnes dont vous souhaitez sommer les nombres totaux, cliquez sur le bouton Analyse rapide, allez à l'onglet Totaux, et choisissez Somme.

Ensuite, la somme des prix totaux est calculée dans la dernière cellule de la colonne dans l'ensemble de données.

Raccourci clavier pour les totaux de l'analyse rapide : Ctrl + Q puis O.

Tableaux

Convertissez vos données en un tableau Excel géré professionnellement avec un filtrage, un tri et une expansion automatique intégrés. Pour une analyse approfondie, créez facilement un tableau croisé dynamique sur une nouvelle feuille en utilisant vos données sélectionnées. Vous pouvez également utiliser directement ses tableaux croisés dynamiques recommandés.

Exemple : Créer un tableau croisé dynamique pour montrer les sommes des montants de vente par départements

Sélectionnez l'ensemble de données à partir duquel vous souhaitez créer un tableau croisé dynamique, cliquez sur le bouton Analyse rapide, allez à l'onglet Tableaux, puis vérifiez s'il y a un tableau croisé dynamique que vous souhaitez et cliquez dessus. Sinon, cliquez sur Plus pour en créer un vide et spécifiez les lignes et les colonnes.

Ensuite, une nouvelle feuille est créée avec un tableau croisé dynamique.

Raccourci clavier pour les tableaux de l'analyse rapide : Ctrl + Q puis T.

Mini-graphiques

Ce sont des mini-graphiques placés dans des cellules individuelles, chacun représentant une ligne de données, idéal pour montrer les tendances et les motifs.

• Pour les données textuelles, les options sous Mini-graphiques deviendront grises.

  

Exemple : Insérer des mini-graphiques pour chaque projet

Sélectionnez l'ensemble de données pour lequel vous souhaitez créer des mini-graphiques, cliquez sur le bouton Analyse rapide, allez à l'onglet Mini-graphiques, cliquez sur Ligne.

Ensuite, les mini-graphiques sont insérés dans la colonne de droite de l'ensemble de données.

Raccourci clavier pour les mini-graphiques de l'analyse rapide : Ctrl + Q puis T.

Pourquoi l'outil d'analyse rapide n'apparaît-il pas ?

Si l'outil d'analyse rapide n'apparaît pas, vérifiez les options d'Excel :

1. Cliquez sur l'onglet Fichier, naviguez vers les Options d'Excel.

2. Assurez-vous que la fonction Afficher les options d'analyse rapide lors de la sélection est activée dans les paramètres.

3. Si elle est désactivée, l'activation devrait rendre l'outil accessible, puis cliquez sur OK pour qu'il prenne effet.

   

L'outil d'analyse rapide d'Excel est un allié puissant dans l'analyse des données, rendant les tâches complexes plus simples et plus intuitives. En comprenant comment utiliser efficacement cet outil, vous pouvez découvrir de nouvelles perspectives à partir de vos données avec un minimum d'effort. N'oubliez pas que la clé pour maîtriser Excel réside dans l'exploration et l'utilisation de telles fonctionnalités cachées. Pour plus de stratégies révolutionnaires d'Excel qui peuvent améliorer votre gestion des données, explorez davantage ici..