Analyser les données dans Excel : Analyse des données simplifié grâce à l’IA

Bienvenue dans l’univers simplifié de Analyse des données dans Excel ! Que vous soyez un analyste de données expérimenté ou un utilisateur débutant, la fonctionnalité Analyser les données (anciennement appelée Idées) constitue une véritable révolution. Grâce à ses capacités alimentées par l’intelligence artificielle, cet outil transforme facilement des données complexes en informations compréhensibles. Finis les jours où il fallait maîtriser des formules intimidantes et passer des heures à traiter vos données.

Ce tutoriel vous guide pas à pas dans l’utilisation puissante de la fonctionnalité **Analyser les données**, rendant la visualisation et l’analyse non seulement accessibles, mais aussi véritablement agréables. Préparez-vous à exploiter tout le potentiel de vos données en quelques clics et à révéler des insights que vous ne soupçonniez même pas être à portée de main ! Plongeons ensemble dans l’univers d’**Analyser les données** et découvrons comment cette fonctionnalité peut transformer votre façon de travailler avec Excel !

Notez que la fonctionnalité « Analyser les données » dans Excel utilise des services d’intelligence artificielle pour examiner vos données, ce qui pourrait soulever des questions relatives à la sécurité de celles-ci. Pour répondre à ces préoccupations et clarifier la manière dont vos données sont gérées, consultez la déclaration de confidentialité de Microsoft afin d’obtenir toutes les informations nécessaires.

• Guide facile pour poser des questions dans Analyser les données d’Excel
• Vous n’avez pas de question précise en tête (Explorez les possibilités offertes par vos données)

• Apporter des ajustements aux graphiques
• Apporter des ajustements aux tableaux croisés dynamiques

Vidéo : Analyser les données dans Excel

Qu’est-ce qu’Analyser les données ?

Analyser les données d’Excel, un outil piloté par l’IA, révolutionne l’analyse des données en vous permettant d’interagir avec vos informations à l’aide de requêtes simples en langage naturel. Cette fonctionnalité élimine le besoin de formules complexes, vous offrant ainsi une découverte intuitive des tendances et des modèles cachés dans vos jeux de données. Elle traite vos données et vous restitue des insights clairs sous forme de résumés visuels, mettant en lumière les tendances et motifs essentiels pour simplifier l’analyse des données.

Analyser les données simplifie la complexité de l’analyse des données et offre des avantages significatifs, tels qu’une efficacité accrue dans le traitement des données, une interface conviviale et la capacité de générer rapidement des informations exploitables. Ces atouts font d’Analyser les données un outil précieux aussi bien pour les utilisateurs novices qu’expérimentés d’Excel, en rationalisant le processus d’analyse de manière puissante et intuitive.

Cette fonctionnalité prend actuellement en charge quatre types d’analyses :

• 🥇Classement : cette analyse identifie et met en avant les éléments qui se démarquent nettement des autres, en soulignant les points de données les plus saillants.
• 📈 Tendance : elle détecte et met en valeur les schémas réguliers observés dans une série chronologique, révélant ainsi une progression ou des évolutions.
• 👤Valeur aberrante : ce type de graphique est particulièrement efficace pour repérer des séries de données inhabituelles au fil du temps, en mettant clairement en évidence les anomalies.
• 👨‍👩‍👧‍👧Majorité : cette analyse est essentielle pour repérer les situations où la majorité de la valeur totale provient d’un seul facteur, révélant ainsi des impacts fortement concentrés.

Où trouver Analyser les données ?

Pour profiter de la fonctionnalité « Analyser les données », assurez-vous d’utiliser la dernière version d’Office en tant qu’abonné Microsoft 365. Elle est disponible dans Excel pour Microsoft 365 sur Windows, Mac et le web. Cette fonctionnalité est proposée aux abonnés Microsoft 365 dans plusieurs langues, notamment l’anglais, le français, l’espagnol, l’allemand, le chinois simplifié et le japonais.

Pour localiser la commande Analyser les données :

1. Accédez à l’onglet « Accueil » dans Excel.
2. Regardez tout à droite du Ruban, où se trouve la commande « Analyser les données ».
3. 

Utilisez Analyser les données pour créer des graphiques / obtenir des réponses

Après avoir ouvert la feuille de calcul contenant le jeu de données que vous souhaitez analyser à l’aide de la fonctionnalité « Analyser les données » :

1. Sélectionnez une cellule dans votre plage de données.
2. Sous l’onglet « Accueil », cliquez sur le bouton « Analyser les données ».

Le volet «Analyser les données» apparaît sur le côté droit de votre espace de travail Excel. Ce volet constitue une passerelle puissante vers des analyses approfondies, vous permettant de poser des questions personnalisées, d’explorer diverses informations et de révéler des tendances cachées au sein de vos données, le tout via une interface intuitive et conviviale.

Guide facile pour poser des questions dans Analyser les données d’Excel

Lorsque vous utilisez la fonctionnalité **Analyser les données**, profitez de la puissance du traitement du langage naturel pour interagir intuitivement avec vos données. Cette capacité avancée vous permet de poser des questions en langage courant, comme si vous discutiez avec un collègue. Grâce à ses algorithmes d’intelligence artificielle sophistiqués, Excel comprend vos requêtes, explore votre jeu de données et met en évidence les informations pertinentes sous forme visuelle.

Étapes pour poser des questions et obtenir des réponses :

1. Saisissez votre question dans la zone « Requête ».
2. Appuyez sur « Entrée » pour obtenir des réponses, que « Analyser les données » affiche sous forme de représentations visuelles telles que des graphiques ou des tableaux dans la section Voici notre réponse.
3. Sélectionnez une réponse qui correspond le mieux à votre question, puis cliquez sur le bouton « + Insérer un tableau croisé dynamique » pour ajouter le tableau croisé correspondant à votre classeur.
   Astuce : selon le type de réponse, le bouton peut varier et apparaître sous la forme « + Insérer un graphique » ou « + Insérer un graphique croisé dynamique ».
   

Résultat

• Lorsque vous insérez un tableau croisé dynamique ou un graphique croisé dynamique à l’aide de la fonctionnalité « Analyser les données », Excel crée une nouvelle feuille de calcul pour l’accueillir, comme illustré ci-dessous.

  

• Si vous insérez un graphique classique, il s’affichera directement dans votre feuille de calcul d’origine, sans créer de nouvelle feuille.
  

Vous n’avez pas de question précise en tête (Explorez les possibilités offertes par vos données)

Si vous explorez vos données sans question précise à l’esprit ou si vous souhaitez découvrir ce qu’il est possible de faire, vous pouvez soit essayer les questions suggérées personnaliséessoit découvrir des résumés visuels, des tendances et des motifs personnalisés:

Essayer les questions suggérées personnalisées

Excel génère automatiquement des suggestions de questions pertinentes pour vos données, affichées sous la zone de saisie. De nouvelles propositions apparaissent au fur et à mesure de vos interactions avec cette zone, vous offrant une variété de requêtes adaptées aux spécificités de votre jeu de données.

1. Sélectionnez la question qui vous intéresse parmi celles affichées sous la zone de requête ou parmi les suggestions supplémentaires proposées lorsque vous interagissez avec celle-ci.

   

2. Les réponses étant présentées sous forme de représentations visuelles, telles que des graphiques ou des tableaux, dans la section « Voici notre réponse », sélectionnez celle qui vous convient, puis cliquez sur le bouton « + Insérer un tableau croisé dynamique » pour ajouter le tableau correspondant à votre classeur.
   Astuce : selon le type de réponse, le bouton peut varier et apparaître sous la forme « + Insérer un graphique » ou « + Insérer un graphique croisé dynamique ».

   

Découvrir des résumés visuels, des tendances et des motifs personnalisés

Dans la section « Découvrir des insights », explorez des visualisations générées automatiquement grâce à la fonction **Analyser les données** d’Excel. Celle-ci crée également des résumés visuels intelligents à partir de vos données, simplifiant ainsi leur exploration sous différents angles et vous offrant un moyen simple de révéler des insights cachés. Il vous suffit de choisir un insight qui vous plaît, puis de cliquer sur le bouton « + Insérer » pour ajouter instantanément le tableau ou le graphique correspondant à votre classeur. Astuce : Cliquez sur l’icône en forme d’engrenage située en haut à droite de la section Découvrir des insightspour choisir les champs sur lesquels Excel doit se concentrer lors de l’analyse.

Résultat

• Lorsque vous insérez un tableau croisé dynamique ou un graphique croisé dynamique à l’aide de la fonctionnalité « Analyser les données », Excel crée automatiquement une nouvelle feuille de calcul pour l’accueillir, comme illustré ci-dessous.

  

• Lorsque vous insérez un graphique classique, il s’intègre directement dans votre feuille de calcul d’origine, sans créer de nouvelle feuille.
  

Personnaliser les graphiques ou les tableaux croisés dynamiques créés par Analyser les données

Excel vous offre une flexibilité totale pour modifier les tableaux croisés dynamiques et les graphiques créés à l’aide de la fonctionnalité Analyser les données. Vous êtes libre de les mettre en forme, de modifier leurs styles, de renommer les en-têtes par défaut ou même d’ajouter davantage de champs. Cela vous permet d’adapter les tableaux croisés dynamiques et les graphiques générés automatiquement à vos besoins d’analyse spécifiques, que ce soit en changeant la manière dont les valeurs sont agrégées ou affichées.

Apporter des ajustements aux graphiques

La personnalisation des graphiques dans Excel est simple et offre un haut degré d’adaptabilité pour mieux répondre à vos besoins en visualisation des données. Voici quelques méthodes essentielles pour ajuster vos graphiques :

1. Pour ajouter ou supprimer des éléments de graphique (titres, étiquettes et autres détails nécessaires), sélectionnez le graphique, puis cliquez sur le bouton « + » qui s’affiche près du coin supérieur droit.
2. Cliquez avec le bouton droit sur le graphique et sélectionnez « Modifier le type de graphique » pour changer son style (par exemple, en courbe ou en camembert) et représenter vos données de manière plus efficace.
3. Cliquez avec le bouton droit sur n’importe quel élément du graphique (axes, légende ou série de données) et choisissez « Format » (par exemple, Format de la zone de traçage) pour le « mettre en forme », « modifier les couleurs », « polices », etc.
4. Cliquez avec le bouton droit sur le graphique, puis sélectionnez « Sélectionner les données » pour modifier les données à la base du graphique.
5. Utilisez les options « Styles de graphique » disponibles sous l’onglet « Création de graphique » (ou « Conception » s’il s’agit d’un graphique croisé dynamique) pour transformer en un clin d’œil l’apparence de votre graphique.
   
   Astuce supplémentaire : pour accéder à davantage d’options de mise en forme, double-cliquez sur n’importe quel élément du graphique. Cette action ouvrira le volet Format à droite dans Excel, offrant une multitude de possibilités de personnalisation pour chaque composant de votre graphique.

Apporter des ajustements aux tableaux croisés dynamiques

Dans les sections suivantes, nous explorerons deux domaines clés de personnalisation des tableaux croisés dynamiques : les ajustements directs que vous pouvez effectuer directement dans le tableau croisé dynamique lui-même, tels que le filtrage et le tri des données ou encore la modification des colonnes calculées, ainsi que les personnalisations avancées à l’aide du volet Champs de tableau croisé dynamique, qui permettent des ajustements plus précis et ciblés pour optimiser votre analyse de données.

Filtrer, trier et personnaliser facilement les calculs directement dans votre tableau croisé dynamique

En cliquant sur un élément de votre tableau croisé dynamique, vous accédez facilement à diverses fonctionnalités que vous pouvez personnaliser.

1. Sélectionnez l’icône de filtre dans les en-têtes du tableau croisé dynamique pour filtrer selon des éléments spécifiques ou plusieurs critères.
2. Sélectionnez l’icône de tri pour « organiser les données » de votre tableau croisé dynamique selon vos préférences.
3. Double-cliquez sur l’en-tête de la colonne de calcul pour ouvrir la boîte de dialogue « Champ de valeur – Paramètres de champ », où vous pouvez renommer la colonne et choisir parmi différents types de calculs.
   Astuce : dans cette boîte de dialogue, vous pouvez également définir un format numérique spécifique. En accédant à l’onglet « Afficher la valeur en tant que », vous pouvez présenter les valeurs différemment, par exemple en pourcentage du total général.
4. Double-cliquez sur l’un des résultats de calcul pour extraire les données sous-jacentes utilisées pour ce calcul particulier.

   

   Astuce supplémentaire : découvrez davantage d’options d’ajustement en cliquant avec le bouton droit sur une cellule de votre tableau croisé dynamique ou en utilisant les fonctionnalités de l’onglet Analyse de tableau croisé dynamique dans le Ruban.

Utilisation du volet Champs pour des personnalisations détaillées des tableaux et graphiques croisés dynamiques

Lorsque vous sélectionnez un tableau ou un graphique croisé dynamique, le volet « Champs de tableau / graphique croisé dynamique » s’affiche à droite de l’écran et vous offre de nombreuses options de personnalisation supplémentaires pour une analyse plus raffinée et détaillée de vos données.

1. Cochez la case située à côté de chaque Nom de la condition dans la zone « Choisir les champs à ajouter au rapport » pour ajouter des champs à votre tableau croisé dynamique. Astuce : décocher la case supprime le champ correspondant.

   

2. Faites glisser le même champ plusieurs fois dans la zone « Valeurs », puis sélectionnez l’occurrence nouvellement ajoutée et choisissez « Paramètres de champ de valeur » pour appliquer différents calculs.

   

3. Dans la boîte de dialogue « Champ de valeur – Paramètres de champ », rendez-vous à l’onglet « Afficher les valeurs en tant que » et choisissez une option pour présenter les valeurs sous différents formats, tels qu’un pourcentage du total général. La capture d’écran ci-dessous illustre cette fonctionnalité avec le deuxième champ de ventes affiché en pourcentage.

   

4. Réorganisez un champ en cliquant dessus, puis en utilisant des commandes telles que « Déplacer vers le haut », « Déplacer vers le bas », « Déplacer au début » ou « Déplacer à la fin ».

   

5. Personnalisez l’affichage des erreurs et des cellules vides en cliquant n’importe où dans votre tableau croisé dynamique, en vous rendant dans l’onglet « Analyse de tableau croisé dynamique », puis en sélectionnant « Options » dans le groupe « Tableau croisé dynamique ». Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, rendez-vous sous l’onglet « Mise en page et format », cochez la case « Pour les valeurs d’erreur / les cellules vides afficher » et saisissez la valeur souhaitée.
   Astuce supplémentaire : pour encore plus de réglages, sélectionnez n’importe quel champ dans la section « Faites glisser les champs entre les zones ci-dessous » ou explorez l’onglet « Analyse de tableau croisé dynamique » du ruban.

Mettre à jour les résultats d’Analyser les données lorsque les données changent

Lorsque vous utilisez la fonctionnalité « Analyser les données » dans Excel, le comportement des graphiques et des tableaux croisés dynamiques face aux modifications des données varie :

• « Graphiques » : si vous avez inséré un graphique à l’aide de la fonction « Analyser les données », il sera automatiquement mis à jour dès que les données sous-jacentes changeront, car les graphiques dans Excel sont liés dynamiquement à leur plage source.
• « Tableaux croisés dynamiques » : contrairement aux graphiques, les tableaux croisés dynamiques ne se mettent pas à jour automatiquement lorsque les données sources changent. Pour refléter les dernières données dans votre tableau croisé dynamique, une mise à jour manuelle est nécessaire. Cliquez simplement avec le bouton droit à l’intérieur du tableau, puis sélectionnez « Actualiser », ou utilisez le bouton « Actualiser » situé dans le groupe « Données » sous l’onglet « Analyse de tableau croisé dynamique ».

  

Limites d’Analyser les données

Bien qu’Analyser les données soit puissant, il comporte certaines limites :

• Limite concernant les grands jeux de données : Analyser les données ne prend pas en charge les jeux dépassant 1,5 million de cellules. À ce jour, aucune solution directe n’est disponible. Toutefois, vous pouvez filtrer vos données et les copier vers un nouvel emplacement afin de les analyser.
• Considérations relatives à la structure des données : pour des résultats optimaux, Analyser les données fonctionne mieux avec des données tabulaires structurées. Les données complexes ou non structurées peuvent nécessiter un traitement supplémentaire – éventuellement à l’aide d’outils comme Power Query – afin d’être mieux organisées et prêtes pour l’analyse.
• Gestion des dates sous forme de chaînes de caractères : les dates formatées en tant que texte, comme « 2024-01-01 », sont traitées comme du texte. Pour les convertir en dates exploitables, créez une nouvelle colonne à l’aide des fonctions DATE ou DATEVAL, puis appliquez-lui un format approprié.
• Problème lié au mode de compatibilité : la fonctionnalité « Analyser les données » n’est pas compatible avec Excel en mode de compatibilité (.xls). Pour l’utiliser, enregistrez votre fichier au format .xlsx, .xlsm ou .xlsb.
• Difficulté liée aux cellules fusionnées : les fusions compliquent l’analyse des données, car elles peuvent désorienter l’IA. Pour des tâches telles que le centrage d’un en-tête de rapport, supprimez la fusion des cellules et utilisez l’option « Centrer » souhaitée dans le groupe « Alignement » de l’onglet Accueil.
• Impossible d’effectuer des opérations arithmétiques entre colonnes : Analyser les données ne permet pas d’effectuer directement des calculs entre deux colonnes distinctes. Bien qu’il soit possible de réaliser des opérations au sein d’une même colonne — comme la somme ou la moyenne —, toute opération croisant deux colonnes nécessite l’utilisation des formules Excel classiques dans votre feuille de calcul.
• Limites de l’IA : le composant d’intelligence artificielle d’Analyser les données peut éprouver des difficultés à interpréter certains champs ou agréger des données de façon superflue.

L’analyse des données dans Excel constitue une avancée majeure en matière d’analyse de données, alliant simplicité et profondeur. En comprenant ses capacités et ses limites, et en apprenant à poser les bonnes questions, vous saurez tirer pleinement parti de l’intelligence artificielle pour prendre des décisions éclairées à partir de vos données. J’espère que ce tutoriel vous sera utile ! Si vous souhaitez découvrir davantage d’astuces et de conseils Excel, cliquez ici pour accéder à notre vaste collection de milliers de tutoriels.

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