Comment convertir des commentaires en contenu de cellules dans Excel ?

Dans de nombreuses situations, vous pourriez avoir une feuille de calcul remplie d'informations importantes stockées dans des commentaires de cellules (ou « Notes » dans les versions plus récentes d'Excel). Cependant, les commentaires ne sont pas toujours directement visibles ou imprimables lors d'une impression standard de la feuille de calcul, et la gestion ou l'extraction des données des commentaires à des fins de partage, d'archivage ou de traitement peut s'avérer inconfortable. Pour résoudre ce problème, il pourrait être nécessaire de transférer ou de convertir tous les commentaires en contenu réel de leurs cellules respectives. Cela garantit que les informations deviennent directement accessibles, visibles et imprimables avec les autres données des cellules. Si vous recherchez des moyens efficaces de convertir des commentaires en contenu de cellules dans Excel, plusieurs méthodes sont disponibles, chacune adaptée à différents niveaux de compétence et besoins dans Excel.

Convertir des commentaires en contenu de cellules avec une fonction définie par l'utilisateur

Convertir des commentaires en contenu de cellules avec du code VBA

Convertir des commentaires en contenu de cellules avec Kutools pour Excel

Convertir des commentaires en contenu de cellules avec une fonction définie par l'utilisateur

Une façon pratique d'extraire des commentaires dans des cellules est d'utiliser la Fonction Définie par l'Utilisateur (UDF) d’Excel. Cette approche est idéale pour les utilisateurs ayant des connaissances de base en VBA qui préfèrent ne pas exécuter de macros modifiant directement le contenu de la feuille de calcul, car elle offre un meilleur contrôle et flexibilité. La UDF renvoie le texte du commentaire dans n’importe quelle cellule de votre choix sans écraser les données originales.

Pour convertir des commentaires en contenu de cellules en utilisant cette méthode, vous devrez d’abord créer la UDF, puis l'appliquer comme une formule. Veuillez suivre ces étapes :

1. Cliquez sur Onglet Développeur > Visual Basic pour accéder à la fenêtre Microsoft Visual Basic pour Applications. Dans la fenêtre VBA, cliquez sur Insertion > Module, et collez la fonction suivante dans le nouveau module :

Function GetComments(pRng As Range) As String
'Updateby20140509
If Not pRng.Comment Is Nothing Then
    GetComments = pRng.Comment.Text
End If
End Function

2. Enregistrez votre projet VBA en utilisant Ctrl + S ou via le menu. Si vous y êtes invité, enregistrez votre classeur sous forme de Classeur Excel prenant en charge les macros (*.xlsm) pour garantir que la UDF fonctionnera correctement.

3. Maintenant, dans n'importe quelle cellule vide où vous souhaitez afficher le texte du commentaire, entrez la formule =GetComments(A1) (remplacez A1 par la référence de cellule réelle dont vous voulez extraire le commentaire). Voir la capture d'écran :

4. Appuyez sur Entrée. La cellule affichera le commentaire de la cellule A1. Pour extraire les commentaires d'une plage entière, faites glisser la poignée de recopie (petit carré dans le coin inférieur droit de la cellule) vers le bas ou sur le côté pour appliquer la formule aux autres cellules référençant les cellules correspondantes dans votre ensemble de données. Tous les commentaires seront convertis en contenu de cellules en conséquence. Voir la capture d'écran :

 Convertir des commentaires en contenu de cellules avec du code VBA

Pour les utilisateurs qui doivent effectuer la conversion automatiquement ou pour un grand lot de cellules, une courte macro VBA peut copier efficacement tous les commentaires dans leurs cellules correspondantes en tant que texte brut. Cette méthode est directe et entièrement automatisée, mais sachez qu'elle écrasera tout contenu existant dans les cellules cibles, alors assurez-vous toujours de sauvegarder vos données avant.

1. Tout d'abord, sélectionnez la plage où vous souhaitez convertir les commentaires en contenu de cellules. La sélection d'une plage plus petite réduit le risque de perte de données accidentelle.

2. Allez dans l'onglet Développeur et choisissez Visual Basic pour ouvrir la fenêtre Microsoft Visual Basic pour Applications. Puis cliquez sur Insertion > Module, et copiez le code suivant dans la fenêtre Module :

Sub CommentToCell()
Dim Rng As Range
Dim WorkRng As Range
On Error Resume Next
xTitleId = "KutoolsforExcel"
Set WorkRng = Application.Selection
Set WorkRng = Application.InputBox("Range", xTitleId, WorkRng.Address, Type:=8)
For Each Rng In WorkRng
    Rng.Value = Rng.NoteText
Next
End Sub

3Après avoir collé le code, cliquez sur  Exécuter dans l'éditeur VBA (ou appuyez sur F5) pour exécuter la macro. Le code vous demandera habituellement de sélectionner la plage — assurez-vous de sélectionner les bonnes cellules. Cliquez sur OK pour continuer, et tous les commentaires existants dans la sélection seront copiés dans leurs cellules correspondantes, remplaçant ainsi le contenu des cellules. La capture d'écran suivante illustre le résultat avant-après :

Cette solution macro VBA convient parfaitement aux utilisateurs à l'aise avec l'exécution de macros et ayant besoin d'automatiser complètement le processus de transfert des commentaires vers le contenu. L'avantage principal est la rapidité et la possibilité de traiter en lot de grandes zones, mais comme elle écrase les données existantes, utilisez toujours prudence et sauvegardez les fichiers importants avant d'exécuter la macro.

Convertir des commentaires en contenu de cellules avec Kutools pour Excel

L'outil Convertir Commentaires et Cellules dans Kutools pour Excel fournit un moyen convivial et efficace de rapidement déplacer le texte des commentaires dans le contenu des cellules. Cette utilitaire permet non seulement de gagner un temps précieux, mais aussi de minimiser les opérations manuelles, réduisant ainsi le risque d'erreurs pendant le processus.

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Après avoir installé Kutools pour Excel, vous pouvez suivre ces étapes simples pour convertir des commentaires en valeurs de cellules :

1. Mettez en surbrillance la plage de cellules contenant les commentaires que vous souhaitez convertir en contenu réel de cellules.

2. Sur le ruban Excel, cliquez sur Kutools > Plus > Convertir Commentaires et Cellules.

3. Dans la boîte de dialogue Convertir Commentaires et Cellules, choisissez Remplacer le commentaire par le contenu de la cellule. Cette opération transférera chaque commentaire/note de la cellule directement dans la valeur de la cellule elle-même. Voir la capture d'écran ci-dessous :

4. Cliquez sur OK. Instantanément, toutes les cellules choisies ont leurs commentaires placés dans le contenu respectif de la cellule, et la feuille de calcul est mise à jour en conséquence.

Cette approche est particulièrement bénéfique pour les utilisateurs qui préfèrent une interface graphique et un effort manuel minimal. Elle est rapide, fiable et idéale pour les utilisateurs qui ne souhaitent pas utiliser VBA ou des formules Excel. Pour des instructions plus complètes sur l'outil Convertir Commentaires et Cellules, consultez la page de description de la fonctionnalité Convertir Commentaires et Cellules.

Si vous rencontrez des problèmes où le contenu des cellules est écrasé, il est conseillé de sauvegarder votre feuille de calcul avant la conversion, ou de travailler sur une feuille de calcul dupliquée. Kutools propose également des options pour convertir les commentaires dans les deux sens pour une gestion flexible.

Conseils, dépannage et suggestions de synthèse

Lorsque vous choisissez une solution, tenez compte des compromis : utiliser VBA est très flexible mais nécessite certaines compétences techniques et des précautions de sauvegarde des données. Kutools offre une solution sans code et efficace, idéale pour les utilisateurs réguliers qui valorisent la simplicité. Les fonctions définies par l'utilisateur permettent une extraction sélective sans modifier les cellules d'origine mais nécessitent l'application de formules et peuvent ne pas gérer les nouveaux types de commentaires en filigrane.

Points de dépannage courants incluent :

• Si votre macro ou formule ne renvoie pas le contenu attendu du commentaire, vérifiez si vous travaillez avec des « Commentaires » en filigrane (et non des « Notes ») – beaucoup de solutions ne fonctionnent qu'avec les anciennes notes.
• Si vous utilisez Office 365 ou Excel 2019+, faites un clic droit sur une cellule et sélectionnez « Afficher/Masquer les Notes » pour confirmer que vous avez le bon type de commentaire.
• Sauvegardez toujours votre fichier avant d'appliquer des macros ou des conversions en lot, afin de prévenir toute perte de données accidentelle.
• Après avoir extrait les valeurs, si vous souhaitez garder la feuille de calcul propre, vous pouvez supprimer les commentaires en sélectionnant les cellules, en faisant un clic droit et en choisissant « Supprimer le commentaire ».

Articles connexes :

• Changer tous les formats de commentaires dans les cellules
• Changer tous les noms d'auteurs des commentaires
• Lister tous les commentaires dans une nouvelle feuille de calcul ou un nouveau classeur
• Rechercher et remplacer du texte dans les commentaires
• Afficher ou masquer tous les commentaires et indicateurs de commentaires dans Excel
• Convertir le contenu des cellules en commentaires dans Excel