Comment transférer automatiquement les messages électroniques dans Outlook ?

Lorsque vous êtes en voyage et que vous ne souhaitez pas que vos vacances soient interrompues par des courriels Outlook, tout en ayant besoin de traiter ces messages en temps voulu, vous pouvez transférer automatiquement vos messages entrants à d’autres personnes afin qu’elles puissent les gérer à votre place dès leur réception. Ce tutoriel vous présente plusieurs méthodes pour transférer automatiquement vos e-mails dans Outlook.

• Transférez automatiquement les messages électroniques en créant une règle dans Outlook
• Transférez les messages électroniques avec Kutools pour Outlook
• Transférez rapidement plusieurs courriels individuellement en un seul clic

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Transférez automatiquement les messages électroniques en créant une règle dans Outlook

1. Cliquez sur « Accueil » > « Règles » > « Gérer les règles et alertes ». Voir la capture d’écran :

2. Dans la boîte de dialogue « Règles et alertes », rendez-vous sous l’onglet « Règles de messagerie » et cliquez sur « Nouvelle règle ».

3. La boîte de dialogue « Assistant de règle » s’ouvre alors. Sous l’option « Commencer à partir d’une règle vierge », sélectionnez « Appliquer la règle aux messages que je reçois », puis cliquez sur « Suivant » pour poursuivre.

4. En sélectionnant une condition, vous transférez uniquement les courriels qui y répondent. Si aucune condition n’est cochée, la règle s’applique à tous les messages reçus. Lorsque vous décochez toutes les conditions et cliquez sur « Suivant », une boîte de dialogue s’affiche — cliquez alors sur « Oui ».

5. Dans la nouvelle boîte de dialogue Assistant de règle, cochez l’option « Le transférer à des personnes ou à un groupe public » à l’étape 1, puis cliquez sur « Personnes ou groupe public » dans la section « Étape 2 ». Voir la capture d’écran :

6. Lorsque la boîte de dialogue « Adresse de la règle » s’ouvre, cliquez sur l’adresse souhaitée, puis sur le bouton « À » (vous pouvez également double-cliquer directement sur l’adresse pour la sélectionner). Vous avez aussi la possibilité de saisir manuellement l’adresse e-mail dans le champ « À ». Terminez en cliquant sur « OK ».

7. Vous revenez alors à la fenêtre précédente, où vous constatez que les destinataires précédents ont été remplacés par l’adresse e-mail que vous avez spécifiée. Cliquez sur « Suivant » pour afficher les informations suivantes.

8. Lorsqu’une boîte de dialogue d’exceptions s’ouvre, sélectionnez toutes les exceptions que vous souhaitez appliquer à cette règle, puis cliquez sur « Suivant ».Astuce : La plupart des utilisateurs laissent les exceptions décochées.

9. Vous voici désormais dans la dernière boîte de dialogue de l’Assistant de règle. Saisissez un nom pour votre nouvelle règle dans la zone « Étape 1 », cochez les options souhaitées dans la section « Étape 2 », puis cliquez sur le bouton « Terminer ». Voir la capture d’écran :

10. Vous êtes désormais de retour dans la boîte de dialogue « Règles et alertes ». Cliquez sur « OK » pour la fermer.

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Transférez les messages électroniques avec Kutools pour Outlook

La méthode de configuration par règle décrite ci-dessus s’avère complexe et chronophage pour de nombreux utilisateurs d’Outlook. Grâce à l’utilitaire automatique « Transfert » de Kutools pour Outlook, vous pouvez transférer automatiquement tous vos courriels dès leur réception dans Outlook.

1. Activez cet utilitaire en cliquant sur « KUTOOLS PLUS » > « Transfert » > « Gérer les règles ». Voir la capture d’écran :

Remarque : s’il n’existe aucune règle de transfert automatique, cliquez directement sur « Activer » pour ouvrir la boîte de dialogue Gestion du transfert automatique.

2. Dans la boîte de dialogue « Gestion du transfert automatique » qui s’ouvre, cliquez sur le bouton « Nouveau ».

3. Dans la boîte de dialogue **Assistant de règle**, cochez les conditions spécifiques selon lesquelles vous souhaitez filtrer les courriels entrants, puis cliquez sur la valeur soulignée pour les personnaliser. Dans mon cas, je sélectionne l’option « Le corps contient – mots spécifiques », puis je clique sur le texte souligné « mots spécifiques » afin de le modifier. Voir la capture d’écran :

4. La boîte de dialogue « Texte contient » s’ouvre alors. Cliquez sur le bouton « Nouveau » pour ajouter les mots spécifiques souhaités.

5. Dans la boîte de dialogue « Texte de recherche », saisissez le mot souhaité dans le champ « Nouveau mot-clé de recherche », cliquez sur « Ajouter », puis sur « OK ».

Conseil : pour ajouter plusieurs mots spécifiques, saisissez un premier mot dans la zone « Nouveau mot-clé de recherche », puis cliquez sur le bouton « Ajouter ». Répétez ensuite cette opération pour ajouter les autres mots, un par un. Une fois tous les mots ajoutés, cliquez sur le bouton « OK ».

6. Vous revenez à la boîte de dialogue Texte contient. Si nécessaire, cliquez sur le bouton « Nouveau » pour ajouter d’autres mots, puis sur « OK ».
Conseils : si vous saisissez plusieurs mots simultanément dans la boîte de dialogue Texte de recherche ci-dessus, leur relation est « ET » ; en revanche, si vous les ajoutez successivement en cliquant sur « Nouveau » dans la boîte de dialogue Texte contient, leur relation devient « OU ». Voir la capture d’écran :

7. Vous revenez maintenant à la boîte de dialogue Assistant de règle. Définissez d’autres conditions si nécessaire, puis cliquez sur le bouton « Suivant ».

8. Dans la deuxième boîte de dialogue Assistant de règle, définissez les exceptions ou ne cochez aucune exception selon vos besoins, puis cliquez sur le bouton « Suivant ».

10. Dans la dernière boîte de dialogue Assistant de règle : (1) saisissez un nom pour la nouvelle règle de transfert dans la zone « Nom de la règle » ; (2) ajoutez des notes pour cette règle de transfert dans la zone « Remarques sur la règle » ; (3) cliquez sur le bouton « Destinataire » et spécifiez le Adresse e-mail vers lequel vous souhaitez transférer dans la boîte de dialogue qui s’ouvre ; (4) dans la section « Configurer les options de la règle », cochez les options d’exécution souhaitées ; (5) cliquez sur le bouton « OK ».

11. De retour dans la boîte de dialogue « Gestion du transfert automatique », vérifiez que la règle que vous venez de créer est bien sélectionnée, puis cliquez sur « OK » pour enregistrer vos paramètres.

12. Maintenant, dans l’interface principale d’Outlook, cliquez sur « Kutools » > « Transfert » > « Activer » pour exécuter la règle.

Et dans la boîte de dialogue de confirmation qui s’ouvre, cliquez sur le bouton « OK ».

Remarque : Grâce à l’utilitaire « Transfert automatique » de « Kutools pour Outlook », vous pouvez non seulement transférer automatiquement tous les courriels dès leur réception, mais aussi transférer automatiquement certains messages selon des critères précis tels que l’expéditeur, l’objet, etc., directement dans Outlook.

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Transférez les messages électroniques avec la démo Kutools pour Outlook