Comment configurer Outlook pour mettre automatiquement en copie cachée tous les e-mails que vous envoyez ?

Lorsque vous travaillez avec des e-mails dans Outlook, il peut arriver que vous ayez constamment besoin d’inclure un destinataire secret — comme un supérieur hiérarchique, un autre compte personnel ou à des fins d’archivage — sur chaque message que vous envoyez, sans que les autres destinataires le sachent. La fonction **Copie carbone invisible (Cci)** vous permet d’ajouter de tels destinataires « invisibles », en garantissant que leurs adresses restent masquées aux autres destinataires. Toutefois, le flux de travail intégré d’Outlook exige que vous affichiez manuellement le champ Cci et que vous saisissiez l’adresse e-mail du destinataire souhaité à chaque envoi. Cette étape répétitive peut vite devenir fastidieuse et source d’erreurs, surtout si vous utilisez fréquemment la même adresse en Cci. Pour simplifier ce processus, configurer l’ajout automatique d’un destinataire en Cci à tous vos e-mails sortants vous permet de **gagner du temps** et d’**assurer une cohérence** sans effort. L’article suivant présente des solutions pas à pas pour automatiser la copie cachée dans Outlook, tout en mettant en évidence leurs avantages, leur mise en œuvre pratique et les points essentiels à garder à l’esprit.

• Valeur par défaut BCC automatique dans Outlook à l’aide de VBA
• BCC automatique dans Outlook à l’aide de Kutools pour Outlook

---

Valeur par défaut BCC automatique dans Outlook à l’aide de VBA

Outlook ne propose pas de paramètre intégré pour ajouter automatiquement un destinataire en copie cachée (Cci) à chaque e-mail envoyé. Toutefois, grâce à VBA (Visual Basic for Applications), vous pouvez créer une règle personnalisée qui insère automatiquement une adresse Cci spécifique dans tous vos messages sortants. Cette solution offre aux utilisateurs avancés un contrôle total, mais exige une configuration précise ainsi qu’une vigilance accrue face aux alertes de sécurité.

Scénarios applicables : Idéal pour les utilisateurs à l’aise avec la modification de l’éditeur de scripts d’Outlook et qui recherchent une solution universelle et transparente pour ajouter une copie cachée, quelle que soit la configuration du compte ou les conditions du message. Cette méthode ne nécessite aucun complément externe et fonctionne sur toutes les versions standard d’Outlook.

Limites : La méthode VBA n’est pas officiellement prise en charge sur Outlook pour le web (Outlook en ligne), ni sur les versions Mac ou mobiles. Les macros peuvent être désactivées dans certains environnements professionnels en raison des politiques de sécurité. De plus, le code doit être mis à jour si votre adresse CCI change, et il n’est pas conservé après certaines mises à niveau ou réinstallations d’Outlook.

Vous pouvez appliquer le code VBA suivant pour créer une règle de copie cachée automatique dans Outlook. Suivez attentivement les étapes ci-dessous :

1. Appuyez simultanément sur Alt + F11 pour ouvrir la fenêtre Microsoft Visual Basic pour Applications.

2. Dans le volet Projet à gauche, double-cliquez sur ThisOutlookSession pour ouvrir sa fenêtre de code. Collez ensuite le code VBA ci-dessous dans cette fenêtre. Reportez-vous à la capture d’écran pour une aide visuelle :

Code VBA : BCC automatique lors de l’envoi de tous les e-mails

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
Dim objRecip As Recipient
    Dim strMsg As String
    Dim res As Integer
    Dim strBcc As String
    On Error Resume Next
    
    ' #### USER OPTIONS ####
    ' address for Bcc -- must be SMTP address or resolvable
    ' to a name in the address book
    strBcc = "SomeEmailAddress@domain.com"
    
    Set objRecip = Item.Recipients.Add(strBcc)
    objRecip.Type = olBCC
    If Not objRecip.Resolve Then
        strMsg = "Could not resolve the Bcc recipient. " & _
                 "Do you want still to send the message?"
        res = MsgBox(strMsg, vbYesNo + vbDefaultButton1, _
                 "Could Not Resolve Bcc Recipient")
        If res = vbNo Then
            Cancel = True
        End If
    End If
    
    Set objRecip = Nothing
End Sub

Explication des paramètres et conseils pratiques :
Veillez à remplacer "SomeEmailAddress@domain.com" dans le code par l’adresse e-mail spécifique qui doit recevoir chaque copie cachée. Vous pouvez indiquer une personne, un groupe ou même un compte alternatif si cela est requis pour des raisons de conformité ou d’archivage. Utilisez un format d’e-mail valide et vérifiez soigneusement votre saisie afin d’éviter toute transmission accidentelle d’informations sensibles.

3. Cliquez sur Fichier > Enregistrer dans l’éditeur VBA, puis fermez la fenêtre Microsoft Visual Basic pour Applications.

Une fois le code activé, à chaque envoi d’e-mail via Outlook (version bureau sous Windows), votre destinataire Cci spécifié sera automatiquement inclus sans aucune action manuelle supplémentaire : vous n’aurez ni à ouvrir manuellement le champ Cci ni à ressaisir l’adresse. Cette solution est particulièrement efficace pour maintenir une piste d’audit ou dans les situations où vous souhaitez toujours conserver une copie silencieuse à des fins de conformité.

Précautions et dépannage :
• Les macros doivent être activées dans Outlook pour que cette solution fonctionne. Si le script ne s’exécute pas, vérifiez vos paramètres de sécurité des macros dans le « Centre de gestion de la confidentialité ».
• Certaines invites de sécurité peuvent apparaître lors de l’envoi d’e-mails après l’activation des macros. Il s’agit d’un comportement standard conçu pour protéger votre environnement.
• Pour que la macro s’exécute automatiquement après le redémarrage d’Outlook, assurez-vous qu’elle est enregistrée sous « ThisOutlookSession ».
• Si la copie cachée n’est pas ajoutée, vérifiez qu’il n’y a aucune erreur de frappe dans l’adresse e-mail et que les paramètres de macros d’Outlook autorisent l’exécution de code signé.
• N’oubliez pas de mettre à jour ou de supprimer le code si vous ne souhaitez plus envoyer de copie cachée à ce destinataire.
• Les scripts VBA ne fonctionnent que sur les versions bureau d’Outlook pour Windows, et non sur Outlook sur le Web ni sur Mac.

---

BCC automatique dans Outlook à l’aide de Kutools pour Outlook

Bien que la solution VBA propose une approche programmatique, elle peut sembler intimidante ou peu pratique pour les personnes peu familières avec les scripts, ainsi que pour les utilisateurs évoluant dans des environnements où les macros sont restreintes. Pour une méthode plus intuitive et flexible, Kutools pour Outlook offre une solution graphique conviviale vous permettant d’ajouter automatiquement des destinataires en copie cachée à tous vos e-mails sortants — ou uniquement à certains d’entre eux — selon des critères facilement configurables, et ce sans aucune programmation requise.

Après avoir installé Kutools pour Outlook, veuillez suivre ces étapes pour mettre automatiquement en copie cachée tous les e-mails que vous envoyez :

1. Dans Outlook, cliquez sur l’onglet Kutools, choisissez CC / BCC automatique, puis sélectionnez Gérer les règles dans la liste déroulante. Cette action ouvre la fenêtre de gestion des règles.

2. Dans la boîte de dialogue Gestion du CCi/BCCi automatique, cliquez sur le bouton Nouveau pour commencer à créer une nouvelle règle.

3. Dans la boîte de dialogue Assistant de règle, définissez les conditions d’application de la copie cachée. Par exemple, sélectionnez « contenant des mots spécifiques dans le corps » pour limiter la règle à certains types d’e-mails, ou laissez tous les critères décochés afin qu’elle s’applique à tous les messages que vous envoyez. Pour préciser une condition, cliquez sur le texte souligné (par exemple « mots spécifiques ») et saisissez vos détails.

4. Dans la boîte de dialogue Texte contient, cliquez sur le bouton Nouveau pour ajouter chaque mot ou expression que vous souhaitez utiliser comme condition.

5. Dans la boîte de dialogue Texte de recherche, saisissez un mot ou une expression dans le champ Nouveau mot-clé de recherche, cliquez sur Ajouter, puis sur OK. Conseil : Pour ajouter plusieurs termes de recherche, saisissez chaque mot individuellement et cliquez sur « Ajouter » pour chacun d’eux avant de valider par « OK ».

6. De retour dans la boîte de dialogue Texte contient, vous pouvez ajouter d’autres mots si nécessaire. Les mots saisis ensemble dans un même champ suivent une logique « ET » (tous doivent être présents) ; ceux ajoutés séparément à l’aide du bouton Nouveau suivent une logique « OU » (la présence de l’un suffit à déclencher la règle). Cliquez sur OK pour enregistrer.

7. Revenez à la fenêtre Assistant de règle pour spécifier d’éventuelles conditions supplémentaires, ou cliquez simplement sur Suivant pour continuer si aucune n’est nécessaire.

8. Dans le volet suivant de l’Assistant de règle, définissez d’éventuelles exceptions (facultatif) ou cliquez directement sur Suivant pour passer à l’étape suivante.

9. À la dernière étape de l’Assistant de règle, saisissez un nom dans la zone Nom de la règle afin de pouvoir l’identifier ultérieurement. Vous pouvez également ajouter une description dans la zone Remarques sur la règle, définir le destinataire Cci en cliquant sur le bouton Destinataire et sélectionner les options d’exécution souhaitées pour la règle. Confirmez votre configuration en cliquant sur OK.

10. Assurez-vous que la nouvelle règle est bien cochée dans le gestionnaire CC/BCC automatique Manager, puis cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue.

11. Enfin, rendez-vous dans Kutools > CC / CCI > Activer dans le ruban Outlook pour activer votre règle.

Confirmez votre choix en cliquant sur OK dans la boîte de dialogue qui s’affiche.

Après avoir suivi ces étapes, votre règle CCI sera active, et tous les courriels correspondant aux paramètres de la règle ajouteront automatiquement en copie cachée le ou les destinataires que vous avez choisis. Si vous configurez la règle pour qu’elle s’applique systématiquement, elle ajoutera la copie cachée à tous vos messages sortants de manière transparente en arrière-plan.

Avantages et conseils supplémentaires :
• L’interface graphique vous permet de ne pas avoir à manipuler la moindre ligne de code.
• Vous pouvez créer plusieurs règles selon vos besoins, par exemple des adresses CCI spécifiques à un service ou des exceptions basées sur des mots-clés ou des destinataires.
• Vous pouvez également configurer des règles automatiques de copie (Cc) de la même manière.
• Il est facile d’activer ou de désactiver chaque règle individuellement, sans désinstaller la fonctionnalité.
• Vous pouvez suspendre temporairement une règle en la décochant dans le Gestion du CCi/BCCi automatique ou en désactivant la fonction depuis la barre d’outils.
• Cette solution convient parfaitement aux utilisateurs qui recherchent fiabilité et précision grâce à des règles conditionnelles détaillées, et s’adapte aussi bien aux débutants qu’aux environnements professionnels où les permissions sont limitées.

Remarque :
(1) Vous pouvez configurer simultanément des règles automatiques de copie (CC) et de copie cachée (CCI) à l’aide de cette fonction.
(2) Vous pouvez gérer plusieurs règles personnalisées et les activer ou les désactiver selon vos besoins opérationnels.
(3) Pour désactiver temporairement toutes les règles, cliquez simplement sur Activer dans l’onglet Kutools ; pour désactiver des règles spécifiques, décochez leur nom dans la boîte de dialogue Gestion du CCi/BCCi automatique.

---

Dépannage et bonnes pratiques recommandées :
• Testez toujours minutieusement vos règles de copie cachée automatique avec des informations non confidentielles avant de les utiliser dans des échanges importants.
• Si une règle ne fonctionne pas comme prévu (qu’elle ait été créée via VBA ou Kutools), vérifiez qu’elle est bien activée, que l’adresse du destinataire est correcte et que votre version d’Outlook prend en charge la méthode utilisée.
• Veillez à respecter les politiques internes de confidentialité de votre entreprise : envoyer automatiquement des copies de courriels sensibles — même à vous-même — peut ne pas être conforme aux exigences en matière de gestion des données imposées par certaines organisations.
• Évitez de créer des boucles (par exemple, en ajoutant en CCI une adresse qui déclenche automatiquement une réponse), ce qui pourrait générer des courriels inutiles ou répétés.

---

Article associé :

Comment puis-je être systématiquement mis en copie automatique dans Outlook ?