Comment créer et utiliser des modèles dans Outlook ?
Si vous composez fréquemment des e-mails similaires, retaper manuellement le même contenu peut être chronophage et inefficace. Les modèles d'e-mails intégrés d'Outlook vous permettent de sauvegarder et de réutiliser des messages couramment utilisés, vous aidant ainsi à rationaliser votre flux de travail, à réduire les tâches répétitives et à maintenir la cohérence dans vos communications. Cependant, pour une expérience plus rapide et plus fluide, Kutools pour Outlook propose une fonctionnalité AutoTexte avancée qui simplifie la gestion des modèles, permettant une insertion rapide, une meilleure organisation et un accès facile au contenu enregistré.
Créer et utiliser des modèles lors de l'envoi d'e-mails dans Outlook (Manuel & Chronophage)
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Créer et utiliser des modèles lors de l'envoi d'e-mails dans Outlook
Si vous envoyez fréquemment des e-mails similaires, Outlook vous permet de créer des modèles d'e-mails pour gagner du temps et maintenir la cohérence. Cependant, l'utilisation de ces modèles nécessite plusieurs étapes, rendant le processus moins efficace pour les utilisateurs fréquents. Voici comment vous pouvez créer et utiliser manuellement des modèles dans Outlook.
Étape 1 : Créer un modèle d'e-mail Outlook
1. Ouvrez Outlook et cliquez sur Accueil > Nouveau message pour composer un nouvel e-mail.
2. Entrez le contenu de l'e-mail que vous souhaitez enregistrer en tant que modèle.
3. Une fois terminé, cliquez sur Fichier > Enregistrer sous.
4. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, choisissez un dossier (par défaut, les modèles sont enregistrés dans : C:\Users\VotreNomUtilisateur\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\), nommez votre fichier, et sélectionnez Modèle Outlook (*.oft) dans le menu déroulant Type.
5. Cliquez sur Enregistrer pour stocker le modèle.
Étape 2 : Utiliser le modèle d'e-mail Outlook
1. Dans l'onglet Accueil, cliquez sur Nouveaux éléments > Autres éléments > Choisir un formulaire.
2. Dans la boîte de dialogue Choisir un formulaire, procédez comme suit :
- 1). Dans le menu déroulant Rechercher dans, sélectionnez Modèles utilisateur dans le système de fichiers.
- 2). Localisez et sélectionnez le modèle que vous avez créé précédemment.
- 3). Cliquez sur Ouvrir.
3. Effectuez les modifications nécessaires, ajoutez les destinataires et envoyez l'e-mail.
Limitations de la méthode des modèles intégrés d'Outlook :
- ❌ Inefficace pour une utilisation fréquente : Trop d'étapes pour les utilisateurs qui se servent quotidiennement des modèles.
- ❌ Pas d'insertion en un clic : Les modèles ne peuvent pas être insérés en un seul clic.
- ❌ Non utilisable dans les réponses/transferts : Les modèles Outlook ne fonctionnent que pour les nouveaux e-mails, nécessitant une copie-collage manuelle pour les réponses.
- ❌ Mises à jour chronophages : La mise à jour d'un modèle nécessite de modifier séparément le fichier enregistré.
- ❌ Mauvaise organisation : Aucun moyen structuré de catégoriser ou gérer les modèles.
Si vous recherchez une méthode plus rapide et plus conviviale pour créer et insérer des modèles, Kutools pour Outlook offre une solution plus efficace.
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Bien que la fonctionnalité de modèle intégré d'Outlook soit utile, elle nécessite plusieurs étapes chaque fois que vous devez insérer un modèle. Kutools pour Outlook simplifie le processus grâce à sa fonctionnalité AutoTexte, vous permettant de sauvegarder, organiser et insérer des modèles d'e-mails en un seul clic. Cela en fait la solution idéale pour les utilisateurs qui envoient fréquemment des e-mails répétitifs et ont besoin d'une approche plus rapide et intuitive.
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1. Ouvrez Outlook, puis cliquez sur Kutools > Bibliothèque de ressources pour ouvrir le volet AutoTexte Kutools à droite de la fenêtre Outlook.
2. Sélectionnez le contenu dans le corps du message que vous souhaitez enregistrer en tant que modèle. Ensuite, cliquez sur le bouton Ajouter.
3. Dans la boîte de dialogue Nouvel AutoTexte :
- 1). Entrez un nom pour votre modèle dans le champ Nom.
- 2). Choisissez une catégorie dans le menu déroulant Catégorie pour une meilleure organisation. (Vous pouvez également créer une nouvelle catégorie en cliquant sur "Nouvelle catégorie.")
- 3). Cliquez sur Ajouter pour enregistrer le modèle.
4. Le modèle est maintenant stocké dans le volet AutoTexte. Lorsque vous devez l'insérer dans un e-mail, il vous suffit de cliquer sur l'entrée enregistrée, et elle sera instantanément ajoutée à votre e-mail.
Pourquoi utiliser la fonctionnalité AutoTexte de Kutools pour Outlook ?
- ✅ Insertion en un clic : Insérez instantanément des modèles dans de nouveaux e-mails, des réponses ou des transferts en un seul clic.
- ✅ Fonctionne partout : Contrairement à la méthode par défaut d'Outlook, vous pouvez utiliser des modèles dans les réponses et les transferts sans étapes supplémentaires.
- ✅ Meilleure organisation : Catégorisez les modèles pour une récupération rapide au lieu de faire défiler une longue liste.
- ✅ Panneau d'accès rapide : Consultez et insérez des modèles directement depuis le volet Kutools—pas besoin de parcourir des fichiers.
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