Comment créer et utiliser des modèles dans Outlook ?
Si vous rédigez fréquemment des e-mails similaires, retaper manuellement le même contenu peut vite devenir chronophage et inefficace. Les modèles d’e-mails intégrés à Outlook vous permettent d’enregistrer et de réutiliser des messages couramment utilisés, ce qui rationalise votre flux de travail, élimine les tâches répétitives et garantit la cohérence de vos communications. Pour une expérience encore plus rapide et fluide, Kutools pour Outlook propose une fonction avancée d’AutoTexte qui simplifie la gestion de vos modèles, permettant une insertion instantanée, une organisation optimisée et un accès immédiat à tout votre contenu enregistré.
Créer et utiliser des modèles lors de l’envoi d’e-mails dans Outlook(Manuel et chronophage)
Créez et utilisez facilement des modèles dans Outlook avec Kutools pour Outlook 👍(Rapide et fluide)
Créer et utiliser des modèles lors de l’envoi d’e-mails dans Outlook
Si vous envoyez fréquemment des e-mails similaires, Outlook vous permet de créer des modèles pour gagner du temps et assurer une cohérence optimale. Toutefois, leur utilisation implique plusieurs étapes, ce qui peut réduire l’efficacité pour les utilisateurs réguliers. Découvrez comment créer et utiliser manuellement des modèles dans Outlook.
Étape 1 : Créer un modèle d’e-mail Outlook
1. Ouvrez Outlook et cliquez sur Accueil > Nouveau message pour rédiger un nouvel e-mail.
2. Saisissez le contenu de l’e-mail que vous souhaitez enregistrer comme modèle.
3. Une fois terminé, cliquez sur Fichier > Enregistrer sous.
4. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, choisissez un dossier ()par défaut, les modèles sont enregistrés dans : C:\Users\YourUserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\), nommez votre fichier et sélectionnez Modèle Outlook (*.oft) dans le menu déroulant Spécifier le format d'enregistrement.
5. Cliquez sur Enregistrer pour stocker le modèle.
Étape 2 : Utiliser le modèle d’e-mail Outlook
1. Sous l’onglet Accueil, cliquez sur Nouveaux éléments > Autres éléments > Choisir un formulaire.
2. Dans la boîte de dialogue Choisir un formulaire, procédez comme suit :
- 1). Dans le menu déroulant Rechercher dans, sélectionnez Modèles utilisateur dans le système de fichiers.
- 2). Localisez et sélectionnez le modèle que vous avez créé précédemment.
- 3). Cliquez sur Ouvrir.
3. Apportez les modifications nécessaires, ajoutez les destinataires et envoyez l’e-mail.
Limites de la méthode intégrée des modèles Outlook :
- ❌ Inefficace pour une utilisation fréquente : Trop d’étapes pour les utilisateurs qui dépendent quotidiennement des modèles.
- ❌ Aucune insertion en un clic : Les modèles ne peuvent pas être insérés en un seul clic.
- ❌ Inutilisable dans les réponses ou les transferts : Les modèles Outlook ne fonctionnent que pour les nouveaux e-mails, ce qui vous oblige à copier-coller manuellement leur contenu dans vos réponses.
- ❌ Mises à jour chronophages : Mettre à jour un modèle exige de modifier séparément le fichier enregistré.
- ❌ Organisation médiocre : Aucun système structuré pour classer ou gérer vos modèles.
Si vous souhaitez une méthode plus rapide et conviviale pour créer et insérer des modèles, Kutools pour Outlook propose une solution bien plus efficace.
📩 Créez facilement des modèles de réponse et répondez instantanément !
Fatigué(e) de répondre manuellement aux e-mails répétitifs ? Grâce à la puissante fonctionnalité Répondre à un ou plusieurs e-mails sélectionnés en utilisant un modèle de Kutools pour Outlook, vous pouvez créer et enregistrer en un clin d’œil des modèles de réponse, puis les réutiliser d’un simple clic ! Rendez-vous simplement dans Kutools > Traitement en Masse > Répondre à un ou plusieurs emails sélectionnés en utilisant un modèle > Créer et gérer les modèles de réponse, saisissez le contenu de votre réponse et enregistrez-le pour une utilisation ultérieure — vos réponses par e-mail deviennent ainsi plus rapides et plus efficaces !
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Bien que la fonction de modèle intégrée à Outlook soit utile, elle exige plusieurs étapes chaque fois que vous devez insérer un modèle. Kutools pour Outlook simplifie ce processus grâce à sa fonction d’AutoTexte, qui vous permet d’enregistrer, d’organiser et d’insérer des modèles d’e-mails en un seul clic. C’est donc la solution idéale pour les utilisateurs qui envoient fréquemment des e-mails identiques et recherchent une approche plus rapide et intuitive.
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1. Ouvrez Outlook, puis cliquez sur Kutools > Ressources pour ouvrir le volet AutoTexte de Kutools à droite de la fenêtre Outlook.
2. Sélectionnez le contenu du corps du message que vous souhaitez enregistrer en tant que modèle, puis cliquez sur le bouton Ajouter.
3. Dans la boîte de dialogue Nouveau AutoTexte :
- 1). Saisissez un nom pour votre modèle dans le champ Nom.
- 2). Choisissez une catégorie dans le menu déroulant Catégoriepour une meilleure organisation. (Vous pouvez également créer une nouvelle catégorie en cliquant sur «)Nouvelle catégorie ».)
- 3). Cliquez sur Ajouter pour enregistrer le modèle.
4. Le modèle est désormais stocké dans le volet AutoTexte. Dès que vous en avez besoin dans un e-mail, il vous suffit de cliquer sur l’entrée enregistrée pour qu’elle soit immédiatement insérée dans votre message.
Pourquoi utiliser la fonction AutoTexte de Kutools pour Outlook ?
- ✅ Insertion en un clic : Insérez instantanément des modèles dans un nouvel e-mail, une réponse ou un transfert en un seul clic.
- ✅ Fonctionne partout : Contrairement à la méthode par défaut d’Outlook, vous pouvez utiliser des modèles directement dans vos réponses et transferts, sans étape supplémentaire.
- ✅ Une organisation optimale : Classez vos modèles pour les retrouver en un clin d’œil, sans avoir à faire défiler une interminable liste.
- ✅ Panneau d’accès rapide : Affichez et insérez des modèles directement depuis le volet Kutools — plus besoin de fouiller dans vos fichiers.
Démo : Créez et utilisez facilement des modèles dans Outlook avec Kutools pour Outlook
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