Comment envoyer des e-mails personnalisés en masse depuis Outlook ?

Il vous arrive parfois de devoir créer un message personnalisé destiné à plusieurs destinataires, puis d’envoyer ces e-mails en masse pour gagner du temps. Comment procéder pour réaliser cet envoi groupé dans Outlook ? Les tutoriels suivants vous expliquent pas à pas comment envoyer des e-mails personnalisés en masse depuis Outlook.

Envoyez des e-mails personnalisés en masse à l’aide de la fonction de publipostage dans Outlook

Envoyez des e-mails personnalisés en masse avec Kutools pour Outlook

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Envoyez des e-mails personnalisés en masse à l’aide de la fonction de publipostage dans Outlook

1. Dans Outlook, accédez à la vue « Contacts », puis cliquez sur « Affichage » > « Modifier la vue » > « Téléphone », comme illustré dans la capture d’écran ci-dessous.

2. Maintenez la touche « Ctrl » enfoncée pour sélectionner plusieurs contacts à qui vous souhaitez envoyer des e-mails.

3. Accédez à l’onglet « Accueil », puis cliquez sur « Publipostage » dans le groupe « Actions ». Voir la capture d’écran :

4. Dans la boîte de dialogue « Publipostage – Contacts », suivez les étapes ci-dessous :

• 4,1) Dans la section « Contacts », conservez l’option « Uniquement les contacts sélectionnés » cochée ;
• 4,2) Dans la section « Champs à fusionner », conservez l’option « Tous les champs de Contact » cochée ;
• 4,3) Dans la section « Fichier de document », sélectionnez l’option « Nouveau document » ;
• 4,4) Dans la section « Option de fusion » :

• 4,5) Cliquez sur le bouton « OK ».

5. Un nouveau document Microsoft Word s’ouvre alors. Cliquez sur « Publipostage » > « Ligne d’appel » dans ce document.

6. Dans la boîte de dialogue « Insérer une ligne d’appel », personnalisez le format de votre formule de politesse et prévisualisez instantanément son rendu à partir de votre liste de destinataires, puis cliquez sur « OK ».

7. Le champ « Ligne d’appel » est alors inséré dans le document. Rédigez maintenant le corps de votre e-mail : tous les destinataires recevront exactement le même contenu. Voir la capture d’écran :

Conseils : Vous pouvez insérer du contenu d’e-mail en cliquant sur « Publipostage » > « Insérer un champ de fusion », puis en sélectionnant le champ approprié dans la liste.
Assurez-vous que le « champ de fusion » inséré corresponde bien à une information présente dans le profil de vos contacts dans Outlook. Sinon, rédigez vous-même le contenu de l’e-mail selon la méthode décrite ci-dessus.

8. Une fois votre e-mail rédigé, cliquez sur « Terminer et fusionner », puis sur « Envoyer un message électronique ».

9. Lorsque la boîte de dialogue « Fusionner vers un e-mail » s’ouvre, cliquez sur « OK » pour envoyer vos e-mails en masse.

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Envoyez des e-mails personnalisés en masse avec Kutools pour Outlook

Avec Kutools pour Outlook installé, cette tâche devient un véritable jeu d’enfant.

Ajoutez automatiquement une formule de politesse à tous les e-mails que vous créez, auxquels vous répondez ou que vous transférez

Cliquez sur l’onglet « Kutools », puis sélectionnez « Options ». Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, rendez-vous sous l’onglet « Réponse » et cochez l’option « Ajouter une formule de politesse lors de la création, de la réponse ou du transfert d’un e-mail ». Vous pouvez personnaliser cette formule selon vos besoins. Cliquez sur « OK » pour enregistrer vos préférences.

Désormais, une formule de politesse personnalisée s’insère automatiquement en début de message chaque fois que vous créez, répondez à ou transférez un e-mail.

Envoyez séparément des e-mails à plusieurs destinataires

Sous l’onglet « Kutools », cliquez sur « Envoyer séparément » pour ouvrir une fenêtre de composition de message.

Cliquez ensuite sur le bouton « SP À ». La fenêtre « Sélectionner des noms » s’ouvre. Maintenez la touche « Ctrl » enfoncée pour sélectionner les contacts à qui vous souhaitez envoyer un e-mail, puis cliquez de nouveau sur le bouton « SP À » afin de les ajouter au champ « SP À ». Enfin, cliquez sur « OK ».

Rédigez le corps de votre e-mail, puis cliquez sur « Envoyer ».

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