Comment ajouter et supprimer des participants (requis/facultatifs/ressources) à une réunion dans Outlook
Il est facile d'ajouter des participants lors de la création d'une nouvelle réunion. Occasionnellement, vous devrez peut-être mettre à jour une réunion existante et ajouter plus de participants. Que ce soit pour une nouvelle demande de réunion ou pour mettre à jour une réunion existante, cet article vous guidera pour ajouter et supprimer facilement des participants requis, facultatifs ou des ressources.
- Ajouter des participants (requis/facultatifs/ressources) à une réunion dans la page Rendez-vous
- Ajouter des participants (requis/facultatifs/ressources) à une réunion dans la page Planification
- Supprimer des participants (requis/facultatifs/ressources) à une réunion
Ajouter des participants (requis/facultatifs/ressources) à une réunion dans la page Rendez-vous
Normalement, nous créons et modifions des réunions dans la page Rendez-vous familière. Il est facile d'ajouter les participants requis, facultatifs et les ressources dans la page de rendez-vous.
Étape 1 : Ouvrez la fenêtre de réunion en effectuant l'une des opérations suivantes :
- Cliquez sur "Accueil" > "Nouvel élément" > "Réunion" pour créer une nouvelle réunion dans Outlook 2010/2013 ;
- Cliquez sur "Fichier" > "Nouveau" > "Demande de réunion" pour créer une nouvelle réunion dans Outlook 2007 ;
- Double-cliquez sur une réunion existante dans le calendrier pour la modifier.
Étape 2 : Entrez les adresses e-mail des participants à la réunion dans la zone "À…".
Parfois, vous ne vous souvenez peut-être pas de toutes les adresses e-mail des participants et n'entrez pas correctement dans la zone "À". Pour entrer différents types de participants, suivez les étapes suivantes.
Étape 3 : Cliquez sur le bouton "Carnet d'adresses" dans le groupe "Participants" sous l'onglet "Réunion".
Étape 4 : Dans la boîte de dialogue Sélectionner les participants et les ressources : Contacts :
- Ajouter des participants requis : Sélectionnez et mettez en surbrillance les adresses e-mail que vous ajouterez dans le carnet d'adresses, puis cliquez sur le bouton "Requis ->" ;
- Ajouter des participants facultatifs : Sélectionnez et mettez en surbrillance les adresses e-mail dans le carnet d'adresses, puis cliquez sur le bouton "Facultatif ->" ;
- Ajouter des participants ressources : Sélectionnez et mettez en surbrillance les adresses e-mail dans le carnet d'adresses, puis cliquez sur le bouton "Ressources ->".
Remarque : Vous pouvez sélectionner plusieurs adresses e-mail discontinues en maintenant la touche "Ctrl" enfoncée et en cliquant une par une ; ou plusieurs adresses e-mail continues en maintenant la touche "Maj" enfoncée et en cliquant sur la première et la dernière.
Étape 5 : Cliquez sur le bouton "OK" dans la boîte de dialogue Sélectionner les participants et les ressources : Contacts.
Étape 6 : Cliquez sur "Envoyer" si vous créez une nouvelle réunion, ou "Envoyer mise à jour" si vous modifiez une réunion existante.
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Ajouter des participants (requis/facultatifs/ressources) à une réunion dans la page Planification
Dans la page de planification, il est clair de voir l'organisation détaillée du temps dans votre calendrier, et vous pouvez choisir le meilleur moment pour les réunions. L'ajout de participants ici est légèrement différent.
Étape 1 : Ouvrir la fenêtre Réunion :
- Créer une nouvelle réunion dans Outlook 2010/2013 : cliquez sur "Accueil" > "Nouvel élément" > "Réunion" ;
- Créer une nouvelle réunion dans Outlook 2007 : cliquez sur "Fichier" > "Nouveau" > "Demande de réunion" ;
- Ouvrir une réunion existante : double-cliquez sur la réunion dans la vue calendrier.
Étape 2 : Cliquez sur le bouton "Planification" dans le groupe "Afficher" sous l'onglet "Réunion".
Étape 3 : Cliquez sur "Ajouter d'autres" > "Ajouter depuis le carnet d'adresses".
Étape 4 : Maintenant, vous entrez dans la boîte de dialogue Sélectionner les participants et les ressources : Contacts ; faites la même chose que décrit à l'étape 4 dans la page Rendez-vous.
Étape 5 : Cliquez sur "Envoyer" ou "Envoyer mise à jour".
Supprimer des participants (requis/facultatifs/ressources) à une réunion
Vous pouvez supprimer tous ou certains participants à une réunion en suivant ces étapes :
Étape 1 : Dans la fenêtre Réunion, cliquez sur le bouton "Carnet d'adresses" dans le groupe "Participants" sous l'onglet "Réunion".
Étape 2 : Sélectionnez les adresses e-mail spécifiques ou toutes dans la zone "Requis ->", "Facultatif ->" ou "Ressource ->", puis supprimez-les.
Étape 3 : Cliquez sur "OK".
Étape 4 : Cliquez sur "Envoyer" ou "Envoyer mise à jour" dans la fenêtre Réunion.
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