Deux méthodes pour envoyer un emploi du temps via l’envoi périodique dans Outlook ?
Dans Microsoft Outlook, planifier des rendez-vous, des réunions ou des tâches récurrents est un jeu d’enfant. Mais comment envoyer un envoi périodique sans l’associer à un rendez-vous, une réunion ou une tâche ? Malheureusement, Outlook ne propose pas de fonctionnalité intégrée à cet effet. Heureusement, ce tutoriel vous présente deux solutions efficaces pour programmer des envois périodiques directement depuis Outlook.
Envoyer un emploi du temps Envoi périodique dans Outlook avec du code VBA (complexe)
Envoyer un emploi du temps Envoi périodique dans Outlook avec du code VBA (complexe)
Ce tutoriel se divise en quatre parties : une fois ces étapes terminées, vous serez en mesure d’envoyer un emploi du temps via la fonction Envoi périodique. Veuillez suivre les instructions ci-dessous.
Partie 1 : Créez un Rendez-vous
1. Accédez à la vue « Calendrier » en cliquant sur « Calendrier » dans la navigation, puis créez un rendez-vous en sélectionnant « Rendez-vous » sous l’onglet « Accueil ».
3. Dans la boîte de dialogue « Rendez-vous », sous l’onglet « Rendez-vous », vous devez :
| A : Saisissez l’« Objet » | B : Saisissez les Adresse e-mail des destinataires dans le champ « Emplacement » |
| C : Configurez l’« Heure de début » et l’« Heure de fin » | D : Sélectionnez le rappel sous « Rappel » Liste déroulante Si vous choisissez 15 minutes, vous recevrez une alerte 15 minutes avant l’envoi de l’e-mail. |
| E : Rédigez le « Corps du rendez-vous » |
Remarque : L’« Objet du rendez-vous » deviendra l’objet de l’envoi périodique, et le « Corps du rendez-vous » deviendra le corps de l’envoi périodique lorsque les destinataires recevront l’e-mail.
Partie 2 : Créez un Nouvelle catégorie
Vous devez maintenant créer une Nouvelle catégorie nommée « Envoyer l’emploi du temps Envoi périodique » comme suit :
1. Dans la boîte de dialogue « Rendez-vous », cliquez sur « Catégoriser » > « Toutes les catégories » dans le groupe « Balises » de l’onglet « Rendez-vous ».
2. Lorsque la boîte de dialogue « Catégorie de couleur » s’ouvre, cliquez sur le bouton « Nouveau ». Dans la boîte de dialogue « Ajouter une nouvelle catégorie », saisissez «Envoyer l’emploi du temps Envoi périodique» dans le champ « Nom », puis choisissez une couleur dans la liste déroulante « Couleur ». Cliquez ensuite sur « OK ».
3. La catégorie « Envoyer l’emploi du temps – Envoi périodique » apparaît alors dans la liste ; cochez-la, puis cliquez sur le bouton « OK ».
Partie 3 : Définir la récurrence
Il est temps de définir la récurrence de ce rendez-vous.
1. Cliquez sur « Récurrence » dans le groupe « Options » de l’onglet « Rendez-vous ». Voir la capture d’écran :
2. Dans la boîte de dialogue « Récurrence du rendez-vous », définissez votre modèle de récurrence. Si vous souhaitez fixer une date de fin, indiquez-la dans la section « Plage de récurrence », puis cliquez sur « OK ».
3. Une fois de retour dans la boîte de dialogue « Rendez-vous », cliquez sur le bouton « Enregistrer et fermer ». Voir la capture d’écran :
Partie 4 : Utiliser le code VBA pour envoyer l’emploi du temps Envoi périodique
1. Appuyez sur « Alt » + « F11 » pour ouvrir la fenêtre « Microsoft Visual Basic pour Applications ».
2. Double-cliquez sur « Projet1 » > « Objets Microsoft Outlook » > « ThisOutlookSession » dans le volet gauche. Voir la capture d’écran :
3. Copiez-collez le code VBA suivant dans l’éditeur VBA, puis cliquez sur le bouton « Enregistrer ».
VBA : envoi d’un emploi du temps Envoi périodique
Private Sub Application_Reminder(ByVal Item As Object)
'Updated by Extendoffice 20200522
Dim xMailItem As MailItem
Dim xItemDoc As Word.Document
Dim xNewDoc As Word.Document
Dim xFldPath As String
On Error Resume Next
If Item.Class <> OlObjectClass.olAppointment Then Exit Sub
If Item.Categories <> "Send Schedule Recurring Email" Then Exit Sub
Set xMailItem = Outlook.Application.CreateItem(olMailItem)
Set xItemDoc = Item.GetInspector.WordEditor
xFldPath = CStr(Environ("USERPROFILE"))
xFldPath = xFldPath & "\MyReminder"
If Dir(xFldPath, vbDirectory) = "" Then
MkDir xFldPath
End If
xFldPath = xFldPath & "\AppointmentBody.xml"
xItemDoc.SaveAs2 xFldPath, wdFormatXMLDocument ' wdFormatXML
Set xNewDoc = xMailItem.GetInspector.WordEditor
VBA.DoEvents
xNewDoc.Application.Selection.HomeKey
xNewDoc.Activate
xNewDoc.Application.Selection.InsertFile FileName:=xFldPath, Attachment:=False
With xMailItem
.To = Item.Location
.Recipients.ResolveAll
.Subject = Item.Subject
.Send
End With
Set xMailItem = Nothing
VBA.Kill xFldPath
End Sub4. Cliquez sur « Outils » > « Références » pour ouvrir la boîte de dialogue « Références – Projet ». Cochez l’option « Microsoft Word Object Library », puis cliquez sur « OK ».
5. Appuyez simultanément sur les touches « Alt » + « Q » pour fermer la fenêtre « Microsoft Visual Basic pour Applications ».
Lorsque la fenêtre « Rappel » s’affiche, l’e-mail est automatiquement envoyé aux destinataires que vous avez spécifiés dans le champ « Emplacement » à la première étape. Cliquez ensuite sur « Ignorer » dans cette boîte de dialogue : l’e-mail sera alors envoyé quotidiennement à cette même heure. Voir la capture d’écran :
Remarque : Le code VBA a été testé avec succès sur Outlook 2010 et les versions ultérieures.
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1. Cliquez sur « Kutools » > « E-mail récurrent ».
2. Si vous utilisez cette fonctionnalité pour la première fois, une fenêtre « Voir et gérer l‹envoi périodique d›e-mails » s’ouvre. Cliquez sur le bouton «Nouveau » pour créer un envoi périodique.
3. Une fenêtre de message s’ouvre alors, et vous devez :
3. La boîte de dialogue « Récurrence de l’e-mail » s’ouvre maintenant ; spécifiez-y l’heure d’envoi, le modèle de récurrence et la plage de récurrence de votre e-mail, puis cliquez sur « OK ».
4. Vous revenez alors à la fenêtre de message ; cliquez sur le bouton « Enregistrer et fermer » pour enregistrer les paramètres de récurrence et fermer cette fenêtre.
5. Revenez à la fenêtre « Afficher et gérer l’envoi récurrent », répétez les étapes 1 à 4 ci-dessus pour créer autant d’envois périodiques que nécessaire, puis cliquez sur « Fermer ».
6. Une boîte de dialogue s’ouvre pour vous permettre d’activer la fonctionnalité ; cliquez sur « OK ».
Une fois les paramètres ci-dessus configurés, l’envoi périodique sera automatiquement déclenché dès que la date et l’heure spécifiques prévues seront atteintes.
Remarque : Vous pouvez facilement gérer vos envois périodiques comme suit.
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