Comment modifier les éléments rapides (textes automatiques) dans Outlook ?
Les éléments rapides et les textes automatiques vous feront gagner du temps lorsque vous devrez insérer fréquemment le même bloc de texte dans différents messages électroniques dans Microsoft Outlook. Il peut arriver que vous ayez besoin de modifier ces éléments ou textes automatiques en raison d’erreurs d’orthographe, de mises à jour d’informations, de modifications de mise en forme, etc. Dans cet article, nous vous présentons deux méthodes simples pour modifier facilement les éléments rapides ou les textes automatiques dans Microsoft Outlook.
Modifier un texte automatique (éléments rapides) avec Kutools pour Outlook
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- Automatisez l’envoi d’e-mails avec CC/BCC automatique, Transfert automatique selon des règles prédéfinies, et envoyez une Réponse automatique (Absent du bureau) sans avoir besoin d’un serveur Exchange…
- Recevez des rappels tels que Demander lors de la réponse à un email avec moi en copie cachée (CCi) lorsque vous répondez à tous alors que vous figurez en copie cachée (BCC), ainsi que Rappel en cas de pièce jointe manquante pour les pièces jointes oubliées…
- Améliorez l’efficacité de vos e-mails avec Répondre avec pièces jointes (tout), Ajout automatique de la formule de politesse ou de la date et de l’heure dans la signature ou l’objet, Répondre à plusieurs e-mails...
- Simplifiez l’envoi d’e-mails avec Rappeler l'email, Outils de pièces jointes (compresser tout, enregistrer automatiquement tout…), Supprimer les doublons et Rapport rapide…
Modifier un texte automatique (éléments rapides) à l’aide de la fonctionnalité Texte automatique dans Outlook
Cette méthode vous accompagne pas à pas pour modifier et redéfinir un texte automatique existant dans Microsoft Outlook à l’aide de la fonctionnalité Texte automatique. Voici comment procéder :
Étape 1 : Cliquez sur le bouton Nouveau email sous l’onglet Accueil pour créer un nouveau message.
Étape 2 : Dans la fenêtre du message, cliquez sur Insertion > Éléments rapides > Texte automatique, puis sélectionnez le nom du texte automatique que vous souhaitez modifier.
Dans notre exemple, nous sélectionnons le texte automatique Kutools pour Outlook. Voir la capture d’écran ci-dessus.
Remarques :
(1) Placez votre curseur dans le corps du message pour activer la fonctionnalité Éléments rapides dans le ruban.
(2) Dans Outlook 2007, cliquez sur Insertion > Éléments rapides, puis sélectionnez le nom du Texte automatique.
Étape 3 : Le texte automatique est alors inséré dans votre message. Personnalisez le bloc directement depuis le message selon vos besoins.
Étape 4 : Sélectionnez le bloc modifié, puis :
- Dans Outlook 2007, cliquez sur Insertion > Éléments rapides > Enregistrer la sélection dans la galerie des éléments rapides.
- Dans Outlook 2010 et 2013, cliquez sur Insertion > Éléments rapides > Texte automatique > Enregistrer la sélection dans la galerie Texte automatique. Voir la capture d’écran :
Étape 5 : Dans la boîte de dialogue Créer un nouvel élément de construction, saisissez le nom d’origine du texte automatique à modifier dans le champ Nom :, puis cliquez sur le bouton OK.
Dans notre exemple, nous saisissons le nom d’origine Kutools pour Outlook dans le champ Nom :. Voir la capture d’écran :
Étape 6 : Dans la boîte de dialogue d’avertissement qui s’affiche, cliquez simplement sur le bouton Oui.
À ce stade, vous avez modifié et redéfini le texte automatique existant dans Microsoft Outlook. Pour visualiser votre texte automatique mis à jour, cliquez sur Insertion > Éléments rapides > Texte automatique(ou)Insertion > Éléments rapids dans Outlook 2007) dans la fenêtre du message.
Modifier un texte automatique (éléments rapides) avec Kutools pour Outlook
La deuxième méthode ressemble à la première présentée. Toutefois, l’utilitaire Kutools pour Outlook Texte automatique vous permet de modifier et de redéfinir un texte automatique existant de manière bien plus visuelle et intuitive.
Kutools pour Outlook est une extension indispensable, riche en fonctions pratiques qui vous permettent de travailler plus facilement, plus rapidement et plus efficacement avec Microsoft Outlook.
Étape 1 : Créez un nouveau message en cliquant sur le bouton Nouveau email sous l’onglet Accueil dans Outlook 2010 et 2013.
Étape 2 : Dans le volet Texte automatique à droite, voir la capture d’écran :
- Commencez par cliquer pour sélectionner le nom de la catégorie à laquelle appartient le texte automatique que vous souhaitez modifier ;
- Double-cliquez ensuite sur le nom du texte automatique pour l’insérer dans votre message. Dans notre exemple, nous double-cliquons sur Kutools pour Outlook.
Remarque : Par défaut, le volet Texte automatique s’affiche à l’extrême droite de la fenêtre du message. S’il disparaît, cliquez sur Kutools > Volet pour l’activer.
Étape 3 : Dans le corps du message, modifiez le bloc de texte.
Étape 4 : Sélectionnez le bloc modifié, puis cliquez sur le bouton Ajouter en haut du volet Texte automatique. Voir la capture d’écran :
Étape 5 : Dans la boîte de dialogue Texte automatique qui s’ouvre, saisissez le nom d’origine du texte automatique modifié dans le champ Nom :, puis cliquez sur le bouton OK.
Dans notre exemple, nous saisissons Kutools pour Outlook dans le champ Nom :. Voir la capture d’écran :
Le texte automatique est alors immédiatement mis à jour et redéfini dans Outlook.
Remarque: Les textes automatiques que vous ajoutez, modifiez ou supprimez dans le volet Texte automatique sont automatiquement synchronisés avec la galerie Texte automatique de Microsoft Outlook ()Insertion > Éléments rapides > Texte automatique dans la fenêtre du message), et inversement.
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