Comment déléguer des autorisations d’accès à d’autres utilisateurs Exchange depuis Outlook ?
En tant qu’utilisateur Exchange, vous pouvez non seulement consulter les calendriers d’autres utilisateurs, mais aussi accéder à leurs dossiers. Partager votre calendrier avec d’autres utilisateurs Exchange est simple : il suffit de leur envoyer un e-mail de partage. Mais comment faire pour partager votre Boîte de réception, vos Tâches, vos Contacts ou tout autre dossier ? Dans cet article, je vous guide pas à pas pour déléguer des autorisations d’accès à vos dossiers hébergés sur le serveur Exchange à d’autres utilisateurs Exchange, et pour accéder aux dossiers d’autres utilisateurs Exchange dont vous avez reçu l’autorisation dans Microsoft Outlook.
Déléguer des autorisations d’accès à d’autres utilisateurs Exchange dans Outlook 2010 et 2013
Déléguer des autorisations d’accès à d’autres utilisateurs Exchange dans Outlook 2007
Accéder aux dossiers d’autres utilisateurs Exchange avec autorisation dans Outlook
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Déléguer des autorisations d’accès à d’autres utilisateurs Exchange dans Outlook 2010 et 2013
Pour déléguer à d’autres utilisateurs Exchange l’autorisation d’ouvrir et de consulter vos dossiers dans Microsoft Outlook, procédez comme suit :
Étape 1 : Cliquez sur Fichier > Informations > Paramètres du compte > Accès délégué. Voir la capture d’écran :
Remarque : si vous ne voyez pas l’option Accès délégué, c’est probablement parce que vous n’êtes pas connecté à un compte Exchange. Veuillez ouvrir un compte Exchange pour faire apparaître cette option.
Étape 2 : Dans la boîte de dialogue Délégués qui s’ouvre, cliquez sur le bouton Ajouter.
Étape 3 : Vous accédez maintenant à la boîte de dialogue Ajouter des utilisateurs,
(1) Cliquez pour sélectionner l’utilisateur Exchange Nom d'utilisateur auquel vous souhaitez déléguer une autorisation d’accès ;
(2) Cliquez sur le bouton Ajouter ->;
(3) Enfin, cliquez sur le bouton OK.
Étape 4 : La boîte de dialogue « Autorisations du délégué » s’ouvre désormais.
(1) Cochez la case située à droite du nom d’un dossier, par exemple « Tâches », puis choisissez une autorisation d’accès dans la liste déroulante. Reportez-vous à la capture d’écran. Définissez ensuite séparément les autorisations d’accès pour les autres dossiers.
(2) Il est facultatif de cocher l’option Envoyer automatiquement un message au délégué résumant ces autorisations.
(3) Cliquez sur le bouton OK pour fermer la boîte de dialogue Autorisations du délégué.
Étape 4 : Cliquez sur le bouton OK dans la boîte de dialogue Délégués.
À ce stade, vous avez déjà délégué les autorisations d’accès aux dossiers spécifiés à vos utilisateurs Exchange désignés.
Déléguer des autorisations d’accès à d’autres utilisateurs Exchange dans Outlook 2007
Pour déléguer à d’autres utilisateurs Exchange l’accès à vos dossiers liés à votre compte Exchange, procédez comme suit :
Étape 1 : Cliquez avec le bouton droit sur le dossier que vous souhaitez partager avec d’autres utilisateurs Exchange, puis sélectionnez Propriétés dans le menu contextuel.
Étape 2 : Dans la boîte de dialogue Propriétés du dossier qui s’ouvre, cliquez sur le bouton Ajouter sous l’onglet AutorisationsVoir la capture d’écran :
Étape 4 : Vous revenez alors à la boîte de dialogue Propriétés du dossier, et :
(1) Cliquez pour sélectionner le nouvel utilisateur Exchange Nom d'utilisateur que vous avez ajouté à l’étape précédente ;
(2) Cliquez sur la zone Niveau d’autorisation, puis sélectionnez une option dans la liste déroulante, par exemple Rédacteur. Voir la capture d’écran ci-dessous.
(3) Cliquez sur le bouton OK.
Remarque : En réalité, cette méthode fonctionne aussi dans Outlook 2010 et 2013 pour déléguer des autorisations d’accès à d’autres utilisateurs Exchange.
Accéder aux dossiers d’autres utilisateurs Exchange avec autorisation dans Outlook
Si vous disposez d’une autorisation d’accès au dossier d’un autre utilisateur Exchange, vous pouvez ouvrir ce dossier spécifique en suivant les étapes ci-dessous :
Étape 1 : Cliquez sur Fichier > Ouvrir et exporter > Dossier d’un autre utilisateur dans Outlook 2013.
Dans Outlook 2010 et 2007, cliquez sur Fichier > Ouvrir > Dossier d’un autre utilisateur.
Étape 2 : La boîte de dialogue Ouvrir le dossier d’un autre utilisateur s’ouvre alors.
(1) Saisissez le nom de l’utilisateur Exchange Nom d'utilisateur qui vous a délégué une autorisation d’accès dans le champ Nom;
(2) Cliquez sur la zone Type de dossier, puis sélectionnez un nom de dossier dans la liste déroulante. Voir la capture d’écran :
Dans notre exemple, un autre utilisateur Exchange ()ttw1) m’a délégué l’accès à son dossier Tâches.
J’ai donc défini le type de dossier sur Tâches à l’étape 2, ce qui me permet d’accéder au dossier Tâches de ttw1 directement depuis ma propre vue Tâches. Voir la capture d’écran ci-dessous :
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