Comment filtrer les invitations / mises à jour / réponses aux réunions des e-mails dans Outlook?
Supposons que vous ayez besoin de trouver toutes les invitations à des réunions, les réponses aux réunions et les mises à jour de réunions à partir de centaines de messages, comment y parvenir rapidement? Ici, je vais présenter trois méthodes pour filtrer les invitations / réponses / mises à jour aux réunions des messages électroniques dans Microsoft Outlook.
Filtrer les invitations / mises à jour aux réunions avec une règle
Filtrer les invitations / réponses / mises à jour aux réunions avec la fonction de filtrage
- Automatisez l'envoi d'e-mails avec CC / BCC automatique, Transfert automatique par des règles ; envoyer Réponse automatique (Out of Office) sans nécessiter de serveur Exchange...
- Recevez des rappels comme Avertissement BCC lorsque vous répondez à tous alors que vous êtes dans la liste BCC, et Rappeler en cas de pièces jointes manquantes pour les pièces jointes oubliées...
- Améliorez l'efficacité de la messagerie avec Répondre (à tous) avec pièces jointes, Ajouter automatiquement un message d'accueil ou une date et une heure dans la signature ou l'objet, Répondre à plusieurs e-mails
- Rationalisez l'envoi d'e-mails avec Rappel des e-mails, Outils de fixation (Tout compresser, Tout enregistrer automatiquement...), Supprimer les doublonset Rapport rapide
Filtrer les invitations / réponses / mises à jour aux réunions avec un dossier de recherche personnalisé
La fonctionnalité de dossier de recherche est très utile dans Microsoft Outlook et vous permet de filtrer automatiquement toutes les invitations, réponses et mises à jour de réunion à partir d'un dossier de messagerie spécifié facilement.
Étape 1: passez à la vue Courrier et ouvrez un dossier de courrier dans lequel vous filtrerez les invitations, les réponses et les mises à jour aux réunions.
Étape 2: cliquez sur le Nouveau dossier de recherche sur le Dossier onglet (ou Déposez votre dernière attestation > Nouveauté > Dossier de recherche dans Outlook 2007).
Étape 3: Dans la boîte de dialogue contextuelle Nouveau dossier de recherche, cliquez pour mettre en surbrillance le Créer un dossier de recherche personnalisé, puis cliquez sur le Selectionnez .
Étape 4: Dans la boîte de dialogue Dossier de recherche personnalisée à venir, entrez un nom pour le dossier de recherche personnalisée dans le Nom , puis cliquez sur le Critères .
Étape 5: Maintenant que vous entrez dans la boîte de dialogue Critères du dossier de recherche, accédez à la Avancé onglet, et:
(1) Cliquez sur le Champ > Tous les champs de rendez-vous > Durée;
(2) Cliquez sur le Condition (ou État) et sélectionnez la case existe dans la liste déroulante;
(3) Cliquez sur le Ajouter à la liste bouton;
(4) Cliquez sur le OK bouton pour fermer cette boîte de dialogue.
Étape 6: Cliquez sur les deux autres OK boutons pour fermer les deux boîtes de dialogue.
Ensuite, il crée un nouveau dossier de recherche avec filtrage de toutes les invitations à des réunions, mises à jour de réunions et réponses aux réunions à l'intérieur. De plus, les invitations / mises à jour / réponses aux réunions s'afficheront automatiquement dans ce dossier de recherche si vous les recevez ultérieurement.
Filtrer les invitations / mises à jour aux réunions avec une règle
Une règle peut également vous aider à filtrer automatiquement toutes les invitations et mises à jour de réunion d'un dossier de messagerie spécifié vers l'autre dossier dans Microsoft Outlook.
Étape 1: passez à la vue Courrier et ouvrez un dossier de courrier dans lequel vous filtrerez les invitations à des réunions et les mises à jour de réunions.
Étape 2: cliquez sur le Règles > Gérer les règles et les alertes sur le Accueil onglet (ou Outils > Règles et alertes dans Outlook 2007).
Étape 3: dans la boîte de dialogue Règles et alertes, cliquez sur l'icône Nouvelle règle bouton sur la Règles de messagerie languette.
Étape 4: Dans la nouvelle boîte de dialogue Assistant de règles, cliquez pour mettre en surbrillance le Appliquer la règle aux messages que je reçois (ou Vérifier les messages à leur arrivée dans Outlook 2007), puis cliquez sur le Suivant .
Étape 5: Dans la deuxième boîte de dialogue de l'assistant de règles, cochez l'option de qui est une invitation à une réunion ou une mise à jour, puis cliquez sur le Suivant .
Étape 6: Dans la troisième boîte de dialogue Assistant de règles, voir la capture d'écran ci-dessous:
(1) Cochez l'option de déplacez-le vers le dossier spécifié;
(2) Cliquez sur le texte de spécifié;
(3) Dans la boîte de dialogue Règles et alertes à venir, cliquez pour mettre en surbrillance un dossier de messagerie dans lequel vous déplacerez les invitations à des réunions et les mises à jour, puis cliquez sur le bouton OK .
(4) Cliquez sur le Suivant .
Étape 7: cliquez sur le Suivant bouton dans la boîte de dialogue suivante de l'assistant de règles; puis dans la dernière boîte de dialogue de l'assistant de règles, cochez l'option de Exécutez cette règle maintenant sur les messages déjà dans "votre nom de dossier", Et cliquez sur le Finition .
Étape 8: Fermez la boîte de dialogue Règles et alertes en cliquant sur le OK .
Après avoir exécuté cette règle personnalisée, toutes les invitations à des réunions et les mises à jour de réunions dans le dossier de messagerie ouvert sont filtrées et déplacées vers votre dossier spécifié.
Filtrer les invitations / réponses / mises à jour aux réunions avec la fonction de filtrage
En fait, vous pouvez appliquer la fonction Filtrer pour filtrer directement les invitations à des réunions, les réponses aux réunions et les mises à jour de réunions à partir des messages électroniques.
Étape 1: passez à la vue Courrier et ouvrez un dossier de courrier dans lequel vous filtrerez les invitations à des réunions et les mises à jour de réunions.
Étape 2: cliquez sur le Afficher le paramètre bouton sur la Voir onglet (ou Voir > Vue actuelle > Personnaliser la vue actuelle dans Outlook 2007).
Étape 3: Dans la boîte de dialogue Paramètres d'affichage avancés, cliquez sur l'icône Filtre .
Étape 4: Dans la boîte de dialogue Filtre à venir, accédez à la Avancé onglet, et:
(1) Cliquez sur le Champ > Tous les champs de rendez-vous > Durée;
(2) Cliquez sur le Condition (ou État) et sélectionnez la case existe dans la liste déroulante;
(3) Cliquez sur le Ajouter à la liste bouton;
(4) Cliquez sur le OK bouton pour fermer cette boîte de dialogue.
Étape 5: Fermez la boîte de dialogue Paramètres d'affichage avancés en cliquant sur le OK .
Ensuite, tous les e-mails contenant des invitations à des réunions, des réponses aux réunions et des mises à jour de réunions sont automatiquement filtrés et répertoriés dans le dossier de messagerie actuel.
Remarque: Vous pouvez enregistrer cette vue de personnalisation avec filtre en cliquant sur le bouton Change de vue > Enregistrer la vue actuelle en tant que nouvelle vue sur le Voir onglet dans Outlook 2010 et 2013.
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