Comment filtrer dans Outlook les e-mails contenant des invitations, des mises à jour ou des réponses de réunion ?

Imaginez devoir repérer, parmi des centaines de messages, toutes les invitations, réponses et mises à jour de réunion : comment faire rapidement ? Je vais vous présenter trois méthodes efficaces pour filtrer ces éléments dans Microsoft Outlook.

Filtrer les invitations, réponses et mises à jour de réunion avec un dossier de recherche personnalisé

Filtrer les invitations et mises à jour de réunion avec une règle

Filtrer les invitations, réponses et mises à jour de réunion avec la fonction Filtre

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Filtrer les invitations, réponses et mises à jour de réunion avec un dossier de recherche personnalisé

La fonction Dossier de recherche dans Microsoft Outlook est particulièrement utile : elle vous permet de filtrer automatiquement toutes les invitations, réponses et mises à jour de réunion provenant d’un dossier de messagerie spécifique.

Étape 1 : Basculez en affichage Courrier et ouvrez le dossier de messagerie depuis lequel vous souhaitez filtrer les invitations, réponses et mises à jour de réunion.

Étape 2 : Cliquez sur « Nouveau dossier de recherche » dans l’onglet « Dossier » (ou « Fichier » > « Nouveau) » > « Dossier de recherche » dans Outlook 2007).

Étape 3 : Dans la boîte de dialogue « Nouveau dossier de recherche », sélectionnez « Créer un dossier de recherche personnalisé », puis cliquez sur le bouton « Choisir ».

Étape 4 : Dans la boîte de dialogue « Dossier de recherche personnalisé », saisissez un nom dans le champ « Nom », puis cliquez sur le bouton « Critères ».

Étape 5 : Vous accédez désormais à la boîte de dialogue « Critères du dossier de recherche ». Rendez-vous dans l’onglet « Avancé » et procédez comme suit :

(1) Cliquez sur « Champ » > « Tous les champs de rendez-vous » > « Durée » ;

(2) Cliquez dans la zone « Condition » (ou « Condition ») et sélectionnez « existe » dans la liste déroulante ;

(3) Cliquez sur le bouton « Ajouter à la liste » ;

(4) Cliquez sur le bouton « OK » pour fermer cette boîte de dialogue.

Étape 6 : Cliquez sur les deux autres boutons « OK » pour fermer les deux boîtes de dialogue.

Un nouveau dossier de recherche est alors créé, regroupant automatiquement toutes les invitations, mises à jour et réponses de réunion. En outre, toute nouvelle invitation, mise à jour ou réponse reçue par la suite s’y affichera automatiquement.

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Filtrer les invitations et mises à jour de réunion avec une règle

Une règle peut également vous permettre de filtrer automatiquement toutes les invitations et mises à jour de réunion d’un dossier de messagerie spécifié vers un autre dossier dans Microsoft Outlook.

Étape 1 : Basculez en affichage Courrier et ouvrez le dossier de messagerie depuis lequel vous souhaitez filtrer les invitations et mises à jour de réunion.

Étape 2 : Cliquez sur « Règles » > « Gérer les règles et alertes » dans l’onglet « Accueil » (ou sur « Outils » > « Règles et alertes » dans Outlook 2007).

Étape 3 : Dans la boîte de dialogue « Règles et alertes », cliquez sur le bouton « Nouvelle règle » situé sous l’onglet « Règles de courrier électronique ».

Étape 4 : Dans la nouvelle boîte de dialogue Assistant de règle, sélectionnez « Appliquer la règle aux messages que je reçois » (ou « Vérifier les messages à leur arrivée » dans Outlook 2007), puis cliquez sur le bouton « Suiva nt ».

Étape 5 : Dans la deuxième boîte de dialogue de l’Assistant Règle, cochez l’option « qui est une invitation ou une mise à jour de réunion », puis cliquez sur « Suivant ».

Étape 6 : Dans la troisième boîte de dialogue de l’Assistant Règle, voir la capture d’écran ci-dessous :

(1) Cochez l’option « le déplacer vers le dossier spécifié » ;

(2) Cliquez sur le mot « spécifié » ;

(3) Dans la boîte de dialogue « Règles et alertes » qui s’ouvre, sélectionnez le dossier de messagerie vers lequel vous souhaitez déplacer les invitations et les mises à jour, puis cliquez sur « OK ».

(4) Cliquez sur le bouton « Suivant ».

Étape 7 : Cliquez sur « Suivant » dans la boîte de dialogue suivante de l’Assistant Règle, puis, dans la dernière boîte de dialogue de l’Assistant Règle, cochez l’option « Exécuter cette règle maintenant sur les messages déjà présents dans “votre Nom du dossier” » et cliquez sur « Terminer ».

Étape 8 : Cliquez sur « OK » pour fermer la boîte de dialogue « Règles et alertes ».

Une fois cette règle personnalisée appliquée, toutes les invitations et mises à jour de réunion du dossier ouvert sont automatiquement filtrées et déplacées vers le dossier que vous avez indiqué.

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Filtrer les invitations, réponses et mises à jour de réunion avec la fonction Filtre

En réalité, vous pouvez utiliser directement la fonction Filtre pour isoler facilement les invitations, réponses et mises à jour de réunion dans vos e-mails.

Étape 1 : Basculez en affichage Courrier et ouvrez le dossier de messagerie depuis lequel vous souhaitez filtrer les invitations et les mises à jour de réunion.

Étape 2 : Cliquez sur le bouton « Paramètres de l’affichage » dans l’onglet « Affichage » (ou accédez à « Affichage » > « Affichage actuel » > « Personnaliser l’affichage actuel » dans Outlook 2007).

Étape 3 : Dans la boîte de dialogue « Paramètres avancés de l’affichage », cliquez sur le bouton « Filtre ».

Étape 4 : Dans la boîte de dialogue « Filtre » qui s’ouvre, allez à l’onglet « Avancé » et effectuez les actions suivantes :

(1) Cliquez sur « Champ » > « Tous les champs de rendez-vous » > « Durée » ;

(2) Cliquez dans la zone « Condition » (ou « Condition ») et sélectionnez « existe » dans la liste déroulante ;

(3) Cliquez sur le bouton « Ajouter à la liste » ;

(4) Cliquez sur le bouton « OK » pour fermer cette boîte de dialogue.

Étape 5 : Fermez la boîte de dialogue « Paramètres avancés de l’affichage » en cliquant sur le bouton OK.

Tous les e-mails contenant des invitations, des réponses ou des mises à jour de réunion sont alors automatiquement filtrés et affichés dans le dossier de messagerie actuel.

Remarque : Vous pouvez enregistrer cet affichage personnalisé avec filtre en cliquant sur « Modifier l’affichage » > « Enregistrer l’affichage comme nouvel affichage » dans l’onglet « Affichage » d’Outlook 2010 et 2013.