Comment créer un modèle de rendez-vous ou de réunion dans Outlook ?

Il ne fait aucun doute que, parfois, vous devez créer à plusieurs reprises un rendez-vous ou une réunion identiques — avec le même objet et le même corps — dans votre dossier Calendrier d’Outlook. Saisir ces mêmes informations encore et encore prend du temps. Pour éviter cette tâche répétitive, nous vous proposons ici deux méthodes simples pour créer un modèle de rendez-vous ou de réunion dans Outlook. Grâce à ce modèle, vous pourrez générer en un clin d’œil des rendez-vous ou réunions parfaitement uniformes.

Créer un modèle de rendez-vous ou de réunion en publiant un formulaire dans Outlook

Créer un modèle de réunion à l’aide des Étapes rapides

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Créer un modèle de rendez-vous ou de réunion en publiant un formulaire dans Outlook

Dans Outlook, créez et publiez un formulaire personnalisé comprenant les détails de votre rendez-vous ou réunion, puis utilisez-le comme modèle. Voici la marche à suivre.

1. Commencez par activer l’onglet Développeur dans Outlook. Si cet onglet n’apparaît pas dans le Ruban, cliquez sur Comment ajouter l’onglet Développeur au Ruban dans Outlook ? pour afficher l’onglet Développeur.

2. Passez à la vue Calendrier et créez un rendez-vous ou une réunion.

3. Dans la fenêtre Rendez-vous ou Réunion, renseignez l’Objet, le Lieu et le corps du message que vous souhaitez réutiliser ultérieurement. Cliquez ensuite sur Développeur > Concevoir ce formulaire. Voir capture d’écran :

4. Cliquez ensuite sur Publier > Publier le formulaire sous l’onglet Développeur.

5. Dans la boîte de dialogue Publier le formulaire sous, sélectionnez Bibliothèque de formulaires personnels dans la liste déroulante Rechercher dans ; saisissez un nom pour le formulaire dans le champ Nom à afficher, puis cliquez sur le bouton Publier. Voir capture d’écran :

6. Fermez ensuite la fenêtre Rendez-vous ou Réunion sans enregistrer.

7. Pour utiliser le formulaire créé, cliquez sur Développeur > Choisir un formulaire dans l’interface principale d’Outlook 2010 et 2013.

Dans Outlook 2007, cliquez sur Fichier > Nouveau > Choisir un formulaire.

8. Dans la boîte de dialogue Choisir un formulaire, sélectionnez Bibliothèque de formulaires personnels dans la liste déroulante Rechercher dans, choisissez le formulaire souhaité, puis cliquez sur le bouton Ouvrir. Voir capture d’écran :

Votre nouveau modèle s’ouvre alors : il ne vous reste plus qu’à personnaliser les champs selon vos besoins.

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Créer un modèle de réunion à l’aide des Étapes rapides

Grâce à la fonction Étapes rapides d’Outlook, vous pouvez facilement créer un modèle de réunion et l’utiliser.

1. Dans Outlook 2010 et 2013, cliquez sur Créer une étape dans le groupe Étapes rapides sous l’onglet Accueil. Voir la capture d’écran :

Remarque : La fonctionnalité Étapes rapides n’existe pas dans Outlook 2007.

2. Dans la boîte de dialogue Modifier l’étape rapide, sélectionnez Réunion dans la section Choisir une action à l’aide de la liste déroulante, puis cliquez sur Afficher les options. Voir la capture d’écran :

Remarque : Vous pouvez modifier le nom de l’étape rapide dans le champ Nom si nécessaire.

3. Renseignez les champs Objet, Lieu et Texte, puis cliquez sur le bouton Terminer. Voir la capture d’écran :

4. La nouvelle étape rapide est désormais créée et s’affiche dans le groupe Étapes rapides sous l’onglet Accueil. Lorsque vous devez créer une réunion contenant ces informations, il vous suffit de cliquer sur cette étape rapide dans le groupe Étapes rapides pour l’activer.