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Comment empêcher Outlook de programmer ses rappels trop tôt ou trop tard ?

AuteurKelly Date de modification

Par exemple, vous travaillez tous les jours de 9 h à 18 h, mais vous prenez actuellement un rendez-vous à 10 h et définissez un rappel deux heures avant dans Outlook. Le rappel se déclenchera alors à 8 h, soit avant le début de votre journée de travail. Dans certains cas particuliers, il pourrait même retentir en pleine nuit — une situation particulièrement gênante. De nombreux utilisateurs d’Outlook souhaitent justement éviter que les rappels ne sonnent trop tôt ou trop tard. Je vais donc vous présenter une macro VBA capable de résoudre ce problème directement dans Outlook.

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Pour empêcher Outlook de rappeler trop tôt ou trop tard, procédez comme suit :

Étape 1 : Appuyez simultanément sur les touches Alt + F11 pour ouvrir la fenêtre Microsoft Visual Basic pour Applications.

Étape 2 : Développez l’élément Objets Microsoft Outlook dans le volet gauche, puis collez la macro VBA suivante dans ThisOutlookSession.

VBA : Empêcher les rappels trop tôt ou trop tard dans Outlook

Public WithEvents g_CalendarItems As Outlook.Items
Public Sub Application_Startup()
Set g_CalendarItems = Outlook.Session.GetDefaultFolder(olFolderCalendar).Items
End Sub
Private Sub g_CalendarItems_ItemAdd(ByVal Item As Object)
CheckReminder Item
End Sub
Private Sub g_CalendarItems_ItemChange(ByVal Item As Object)
CheckReminder Item
End Sub
Sub CheckReminder(ByVal Item As Object)
On Error GoTo ProcError
Dim strProcName As String
strProcName = "CheckReminder"
reminderMaxHour = 20
reminderMinHour = 9
Dim aAptItem As Outlook.AppointmentItem
Set aAptItem = Item
If aAptItem.ReminderSet Then
Dim reminderDate As Date
reminderDate = aAptItem.Start - aAptItem.ReminderMinutesBeforeStart / (24 * 60)
reminderHour = (reminderDate - Int(reminderDate)) * 24
tolerance = 0.01 ' avoid floating point small diffs (little bit less than a min)
If reminderHour < reminderMinHour - tolerance Or reminderHour > reminderMaxHour + tolerance Then
' best guess, first try to advance to next minHour
reminderDateSuggestion = reminderDate + (reminderMinHour - reminderHour) / 24
' verify if first guess is valid
If reminderHour < reminderMinHour - tolerance And reminderDateSuggestion <= aAptItem.Start Then
' OK, first guess is valid, keep it
ElseIf reminderHour > reminderMaxHour Then
' go back to max hour (same day)
reminderDateSuggestion = reminderDate - (reminderHour - reminderMaxHour) / 24
Else
' go back to max hour (previous day)
reminderDateSuggestion = reminderDate - (reminderHour + 24 - reminderMaxHour) / 24
End If
rep = MsgBox("The Reminder time is out of specified working period. Would you like to change the Reminder time?" , vbQuestion + vbYesNoCancel)
If rep = vbCancel Then
aAptItem.Display
ElseIf rep = vbYes Then
aAptItem.ReminderMinutesBeforeStart = (aAptItem.Start - reminderDateSuggestion) * 24 * 60
aAptItem.Save
End If
End If
End If
ProcExit:
Exit Sub
ProcError:
MsgBox "Unanticipated error " & Err.Number & " " & Err.Description & vbCrLf & "In procedure: " & strProcName
End Sub

 

Remarque: Vous pouvez définir votre plage horaire de travail en modifiant les paramètres suivants dans le code VBA ci-dessus :
reminderMaxHour = 20
reminderMinHour = 9

Étape 3 : Enregistrez cette macro VBA, puis redémarrez Microsoft Outlook.

Désormais, lorsque vous créez un rendez-vous avec une heure de rappel située en dehors de la plage horaire que vous avez définie, une boîte de dialogue s’affiche pour vous avertir après avoir cliqué sur le bouton Enregistrer et fermer.

la capture d’écran de l’étape concernant la prévention des rappels Outlook trop tôt ou trop tard

Si l’Heure de rappel est antérieure à l’heure minimale spécifiée (reminderMinHour), cliquez sur Oui dans la boîte de dialogue ; cela modifiera l’Heure de rappel afin que le rappel retentisse à l’heure minimale spécifiée (reminderMinHour).

Si l’Heure de rappel est postérieure à l’heure maximale spécifiée (reminderMaxHour), cliquez sur Oui dans la boîte de dialogue ; cela modifiera l’Heure de rappel afin que le rappel retentisse à l’heure maximale spécifiée (reminderMaxHour).

Remarque : Ce code VBA fonctionne parfaitement avec Outlook 2013, mais n’est pas compatible avec Outlook 2010 et 2007.

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