Comment fusionner les contacts en double dans Outlook ?
Lors de la copie ou du déplacement de contacts entre dossiers dans Outlook, des contacts en double apparaissent souvent. Les supprimer simplement peut ne pas être la meilleure solution, car différents doublons peuvent contenir des informations uniques dans certains champs. Au lieu de cela, fusionner les contacts en double garantit qu'aucune donnée précieuse n'est perdue. Dans ce guide, nous explorerons deux méthodes pour fusionner les contacts en double dans Outlook.
Méthode 1 : Fusionner les Contacts en Double Lors du Déplacement dans Outlook (Manuel & Limité)
Méthode 2 : Fusionner Facilement les Contacts en Double Existants avec Kutools pour Outlook 👍 (Rapide & Automatisé)
Méthode 1 : Fusionner les Contacts en Double Lors du Déplacement dans Outlook
Si vous déplacez des contacts du Dossier A vers le Dossier B, vous pouvez activer la fonction de vérification des doublons intégrée d'Outlook pour fusionner les doublons pendant le transfert. Suivez ces étapes :
Étape 1 : Activer la Détection des Contacts en Double dans Outlook
1. Cliquez sur "Fichier" > "Options" pour ouvrir la boîte de dialogue "Options Outlook".
2. Dans le volet gauche, sélectionnez "Individus".
3. Sous la section "Nom et Remplissage", cochez "Vérifier les doublons lors de l'enregistrement de nouveaux contacts".
4. Cliquez sur OK pour enregistrer les paramètres.
Étape 2 : Déplacer les Contacts tout en Fusionnant les Doublons
1. Passez à l'affichage des Individus (ou Contacts), ouvrez le Dossier A, et sélectionnez un contact. Appuyez ensuite sur "Ctrl" + "A" pour sélectionner tous les contacts du dossier.
2. Faites un clic droit sur les contacts sélectionnés et choisissez "Déplacer" > "Dossier B" dans le menu contextuel.
3. S'il existe des contacts en double, Outlook affichera la boîte de dialogue "Contact en Double Détecté". Cliquez sur "Mettre à jour Tout" pour fusionner les doublons au lieu de créer des entrées séparées.
Résultat
Tous les contacts du Dossier A sont déplacés vers le Dossier B, avec les contacts en double fusionnés automatiquement en fonction des détails des contacts existants.
Limitations de cette méthode :
- ❌ Seulement Efficace Pendant le Déplacement : Cette méthode fusionne les doublons uniquement lors du déplacement de contacts entre dossiers ; elle ne peut pas gérer les doublons déjà présents dans un seul dossier.
- ❌ Ne Peut Pas Fusionner les Doublons Existants : Si des doublons existent déjà dans le même dossier, cette méthode ne peut pas les fusionner rétrospectivement.
- ❌ Confirmation Manuelle Requise : Chaque fois que des doublons sont trouvés lors d'un déplacement, vous devez confirmer manuellement l'action de fusion dans la boîte de dialogue Contact en Double Détecté.
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Méthode 2 : Fusionner Facilement les Contacts en Double Existants avec Kutools pour Outlook 👍
Si votre dossier de contacts contient déjà des doublons, Outlook ne propose pas de fonctionnalité intégrée pour les fusionner. L'utilitaire "Contacts en Double" dans "Kutools pour Outlook" vous permet de trouver rapidement, comparer et fusionner les contacts en double à travers plusieurs dossiers.
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Étape 1 : Activer l'Utilitaire Contacts en Double
Cliquez sur "Kutools Plus" > "Contacts en Double" pour lancer l'outil.
Étape 2 : Sélectionner les Fichiers de Données de Contacts
1. Dans l'assistant "Contacts en Double – Étape 1 (sur 5)", sélectionnez les fichiers de données où vos contacts sont stockés.
2. Cliquez sur "Étape suivante : Spécifiez le dossier de contacts".
Étape 3 : Choisissez les Dossiers de Contacts à Scanner pour les Doublons
1. Tous les dossiers de contacts seront listés dans la fenêtre "Contacts en Double – Étape 2 (sur 5)". Sélectionnez les dossiers contenant des contacts en double.
2. Cliquez sur "Suivant : Sélectionnez les champs de contact pour la comparaison des doublons".
Étape 4 : Définir les Critères d'Identification des Doublons
1. Dans "Contacts en Double – Étape 3 (sur 5)", sélectionnez les champs de contact qui doivent correspondre pour être considérés comme des doublons (par exemple, Nom, Email, Téléphone).
2. Cliquez sur "Suivant : Sélectionnez les champs à afficher dans les résultats".
Étape 5 : Sélectionner les Champs à Afficher dans les Résultats
1. Dans "Contacts en Double – Étape 4 (sur 5)", choisissez quels champs seront affichés dans les résultats.
2. Cliquez sur "Démarrer le filtrage".
Étape 6 : Fusionner les Contacts en Double
1. Dans "Contacts en Double – Étape 5 (sur 5)", tous les contacts en double apparaîtront dans le volet des résultats. Dans le menu déroulant Comment traiter les contacts en double, sélectionnez "Fusionner".
2. Cliquez sur "Exécuter immédiatement".
Résultat
Tous les contacts en double dans les dossiers sélectionnés sont fusionnés automatiquement. Les contacts fusionnés sont marqués d'un barré dans les résultats, indiquant un traitement réussi.
Avantages de la Méthode Kutools pour Outlook :
- ✅ Fonctionne sur les Contacts Existants : Pas besoin de déplacer les contacts ; cette méthode trouve et fusionne les doublons existants.
- ✅ Rapide & Automatisé : Scanne et fusionne automatiquement les doublons sans nécessiter d'intervention manuelle.
- ✅ Prise en Charge Multi-Dossiers : Fusionne les doublons à travers plusieurs dossiers de contacts en une seule fois.
- ✅ Critères de Fusion Personnalisables : Les utilisateurs peuvent définir quels champs doivent être considérés comme des doublons, offrant un plus grand contrôle sur la fusion.
Quelle Méthode Devriez-Vous Utiliser ?
Voici une comparaison rapide des deux méthodes pour vous aider à décider quelle solution est la meilleure pour fusionner les contacts en double dans Outlook :
| Méthode | Meilleur Pour | Facilité d'Utilisation | Automatisation | Flexibilité |
|---|---|---|---|---|
| Fusion Pendant le Déplacement (Manuel) | Les utilisateurs fusionnant des doublons lors du transfert entre dossiers | ⭐⭐⭐ | ⭐ | ⭐⭐ |
| Kutools pour Outlook (Automatisé) | Fusionner facilement les doublons existants à travers plusieurs dossiers | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
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