Comment regrouper et trier vos e-mails par mois dans Outlook ?

Par défaut, Outlook organise les e-mails dans la boîte de réception selon le Date de réception, généralement en ordre chronologique. Cependant, de nombreux utilisateurs souhaitent analyser ou gérer leurs e-mails mensuellement, par exemple pour examiner les tendances de correspondance, suivre leur activité ou auditer les messages d’un mois donné. Malheureusement, Outlook ne propose pas de commande intégrée permettant de trier ou de regrouper directement tous les e-mails par mois de réception. Dans cet article, vous découvrirez une solution pratique pour contourner cette limitation en créant un champ personnalisé et en utilisant du code VBA afin de classer vos messages par mois, ce qui rend l’analyse mensuelle bien plus efficace.

Regrouper ou trier les e-mails par mois est particulièrement utile lorsque vous devez vérifier l’activité d’un projet, préparer des rapports mensuels ou simplement organiser votre boîte de réception de manière plus structurée. Cette méthode s’applique aussi bien à la gestion professionnelle qu’à la gestion personnelle de votre messagerie, ainsi qu’à l’archivage des e-mails sur différentes périodes.

Regrouper ou trier les e-mails par mois dans Outlook à l’aide d’un code VBA

Solution alternative : Si vous préférez ne pas utiliser VBA, vous pouvez utiliser la fonction de recherche d’Outlook pour trouver les e-mails d’un mois spécifique ou appliquer les conditions de filtre afin d’afficher votre correspondance mensuelle.Voir les détails dans la section consacrée aux solutions alternatives.

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Regrouper ou trier les e-mails par mois dans Outlook à l’aide d’un code VBA

Cette solution vous permet de créer une nouvelle colonne intitulée « Mois » dans l’affichage de votre dossier de messagerie, que vous remplissez automatiquement — via un code VBA — avec le mois de réception de chaque e-mail. Une fois cette étape effectuée, trier ou regrouper vos messages devient un jeu d’enfant. Idéale pour gérer un grand volume de courriels ou pour générer régulièrement des synthèses mensuelles, cette méthode vous fait gagner un temps précieux par rapport au filtrage manuel.

Commencez par ouvrir le dossier dans lequel vous souhaitez organiser vos e-mails par mois. Ensuite, localisez et cliquez sur le bouton Paramètres d’affichage, situé sous l’onglet Affichage dans Outlook 2010 et les versions ultérieures. Cette action ouvre les paramètres qui vous permettent de personnaliser l’affichage de vos e-mails.

Remarque : Pour les utilisateurs d’Outlook 2007, accédez aux paramètres nécessaires via Affichage > Affichage actuel > Personnaliser l’affichage actuel.

Lorsque la boîte de dialogue Paramètres d’affichage avancés/Personnaliser l’affichage s’ouvre, cliquez sur le bouton Colonnes(parfois libellé)Champs) pour ajuster et ajouter plusieurs colonnes à votre vue actuelle des messages.

Dans la boîte de dialogue Afficher les colonnes/Champs, sélectionnez Nouvelle colonne(ou)Nouveau champ). Saisissez ensuite Mois dans le champ Nom, et assurez-vous que les zones Type et Format sont définies sur Texte. Cliquez sur OK pour confirmer. Il est essentiel de définir le type sur Texte, car la macro à venir inscrit le nom du mois au format texte (par exemple « jan », « fév », etc.).

Après avoir ajouté la nouvelle colonne, revenez à la boîte de dialogue Afficher les colonnes/Champs. Sélectionnez l’entrée Mois dans la liste Afficher ces colonnes dans cet ordre, puis utilisez le bouton Monter pour la placer juste en dessous de Reçu. Cet agencement garantit que la date de réception et le mois apparaissent côte à côte, facilitant ainsi leur comparaison. Enfin, cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications.

Après avoir cliqué sur OK pour quitter la boîte de dialogue, votre vue de dossier inclut désormais la nouvelle colonne Mois.

Pour appliquer la macro VBA à tous les e-mails de ce dossier, vous devez sélectionner chaque message. Cliquez sur n’importe quel e-mail du dossier, puis appuyez sur Ctrl+A pour tout sélectionner d’un seul coup. Cette sélection garantit que la macro traitera chaque élément du dossier.

Remarque : Si le Volet de lecture est activé, nous vous recommandons de le désactiver pour améliorer les performances. Rendez-vous dans Affichage > Volet de lecture > Désactivé. Cette action évite les problèmes d’affichage et de sélection lors du traitement d’un grand nombre d’e-mails.

Ouvrez ensuite l’éditeur VBA en appuyant simultanément sur Alt + F11. Dans la fenêtre Microsoft Visual Basic pour Applications, cliquez sur Insertion > Module pour créer un nouveau module destiné à votre code.

Copiez et collez la macro VBA suivante dans le module nouvellement créé. Ce code lit automatiquement la date de réception de chaque e-mail sélectionné, en extrait le mois et l’inscrit dans le champ personnalisé « Mois ».

VBA : Trier ou regrouper les e-mails par mois

Sub ListSelectionMonth()
	Dim aObj As Object
	Dim oProp As Outlook.UserProperty
	Dim sMonth
	
	On Error Resume Next
	
	For Each aObj In Application.ActiveExplorer.Selection
		Set oMail = aObj
		
		sMonth = Month(oMail.ReceivedTime)
		Set oProp = oMail.UserProperties.Add("Month", olText, True)
		oProp.Value = sMonth
		oMail.Save
		
		Err.Clear
	Next
	
End Sub

Une fois le code inséré, appuyez sur F5 dans l’éditeur VBA pour exécuter la macro. Assurez-vous d’avoir sélectionné tous les e-mails concernés avant de lancer l’exécution. Si une invite ou une boîte de dialogue relative aux autorisations s’affiche, confirmez pour poursuivre.

Une fois la macro exécutée, vous verrez que la colonne « Mois » de votre dossier est automatiquement remplie pour chaque e-mail, en indiquant le mois de réception de chaque message. Pour trier vos e-mails par mois, il vous suffit de cliquer sur l’en-tête de la colonne Mois. Ce tri classe instantanément vos messages selon le mois où ils ont été reçus — une fonctionnalité idéale pour analyser les tendances de votre correspondance ou préparer des rapports d’archivage.

Si vous souhaitez regrouper tous les e-mails par mois au lieu de simplement les trier, cliquez avec le bouton droit sur l’en-tête de la colonne Mois et choisissez Regrouper par ce champ dans le menu contextuel. Cette action organisera vos e-mails en groupes extensibles pour chaque mois, offrant ainsi une vue claire des volumes de correspondance mensuels.

Dépannage et conseils : Si la colonne « Mois » n’est pas correctement renseignée, vérifiez que vous avez utilisé exactement le nom de la condition et le type indiqués. N’oubliez pas que cette macro ne traite que les e-mails sélectionnés ; assurez-vous donc qu’aucun filtre n’exclut involontairement des messages. Certains dossiers contenant plusieurs milliers d’e-mails peuvent nécessiter plus de temps pour être traités : si Outlook devient non réactif, patientez jusqu’à la fin du traitement ou divisez les messages en lots plus petits.
Soyez prudent lors de l’exécution de macros VBA, car les paramètres de sécurité d’Outlook peuvent exiger que vous activiez les macros ou ajustiez les autorisations. Sauvegardez toujours vos données importantes avant d’exécuter des scripts modifiant les propriétés des éléments. En outre, relancer la macro après la réception de nouveaux e-mails mettra à jour les valeurs « Mois » pour ces nouveaux éléments.

Avantages et limites : Cette approche est flexible et fonctionne avec n’importe quel dossier Outlook, mais elle exige une certaine maîtrise de l’éditeur VBA pour être correctement mise en œuvre. La fonctionnalité de regroupement permet une analyse mensuelle rapide, sans avoir recours à des outils externes. Toutefois, comme elle repose sur VBA, toute modification reste locale à votre profil Outlook et ne se synchronisera pas automatiquement sur d’autres appareils ou pour d’autres utilisateurs, sauf si elle est reproduite manuellement.

Conseil pratique : Après avoir trié ou regroupé vos e-mails par mois, vous pouvez appliquer des filtres supplémentaires, les catégoriser ou les exporter période par période. Pour une utilisation récurrente, enregistrez la macro afin de pouvoir mettre à jour le champ « Mois » à chaque nouveau message selon vos besoins.

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Solution alternative : Filtrer ou rechercher les e-mails par mois de réception

Si vous souhaitez éviter les macros VBA ou préférez une méthode intégrée, les fonctions de recherche et de filtrage d’Outlook vous permettent d’afficher les e-mails d’un mois spécifique :

• Accédez à la barre de recherche située en haut de votre boîte de réception.
• Saisissez reçu : janvier 2024 (ou ajustez le mois et l’année selon vos besoins). Outlook affichera les reçus reçus durant cette période.
• Pour des filtres plus avancés, utilisez les commandes **Outils de recherche > Rechercher par date** ou ajoutez un filtre dans les **Paramètres d’affichage** afin d’afficher uniquement les messages reçus durant une **plage de dates précise** (par exemple, entre le 1er et le 31 janvier).

Cette solution est rapide, ne requiert ni champs personnalisés ni code, mais ne permet pas de regroupement ni de tri direct et doit être répétée pour chaque mois concerné.

Une autre alternative consiste à utiliser la fonctionnalité Utiliser la mise en forme conditionnelle d’Outlook pour mettre visuellement en évidence les reçus d’un mois spécifique, ce qui facilite leur examen rapide. Pour ce faire, accédez à Affichage > Options d’affichage > Utiliser la mise en forme conditionnelle, puis ajoutez une règle basée sur la date de réception.