Comment répondre automatiquement uniquement en dehors de l'organisation dans Outlook ?
Lorsque vous travaillez dans Outlook, vous pouvez avoir besoin de configurer une réponse automatique qui ne répond qu'aux e-mails provenant d'expéditeurs externes tout en ignorant les messages internes. Cela peut être utile pour configurer des réponses en cas d'absence du bureau, des réponses de support ou des notifications importantes sans envoyer de réponses inutiles à vos collègues. Ce guide vous guidera à travers la création d'une règle qui répond automatiquement uniquement aux e-mails externes dans Outlook.
Répondre automatiquement uniquement en dehors des organisations dans Outlook
Répondre automatiquement uniquement en dehors des organisations dans Outlook
Suivez ces étapes pour créer un modèle de réponse automatique et configurer une règle afin de vous assurer que les réponses ne sont envoyées qu'aux expéditeurs externes :
Étape 1 : Créer un modèle de réponse automatique
1. Ouvrez Outlook, allez dans l'onglet Accueil, puis cliquez sur Nouveau message pour créer un nouveau message. Ensuite, entrez un objet et composez votre message de réponse automatique selon vos besoins.
2. Cliquez sur Fichier > Enregistrer sous.
3. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, 1). Entrez un nom pour le modèle dans le champ Nom du fichier. 2). Sélectionnez Modèle Outlook (*.oft) dans la liste déroulante Type. 3). Cliquez sur Enregistrer, puis fermez l'e-mail sans sauvegarder.
Étape 2 : Configurer une règle Outlook pour les réponses automatiques externes
1. Sélectionnez le dossier de courrier où vous souhaitez appliquer la règle et cliquez sur Accueil > Règles > Gérer les règles et alertes.
2. Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, cliquez sur Nouvelle règle.
3. Dans l'Assistant Règles, sélectionnez Appliquer la règle aux messages que je reçois, puis cliquez sur Suivant.
4. Dans la fenêtre suivante de l'Assistant Règles, cliquez sur Suivant sans sélectionner aucune condition.
5. Une boîte de dialogue d'avertissement apparaîtra - cliquez sur Oui pour continuer.
6. Dans la fenêtre suivante de l'Assistant Règles, cochez Répondre en utilisant un modèle spécifique, puis cliquez sur un modèle spécifique.
7. Dans la boîte de dialogue Sélectionner un modèle de réponse, choisissez Modèles utilisateur dans le système de fichiers dans la liste déroulante Rechercher dans. Ensuite, sélectionnez le modèle que vous avez créé précédemment et cliquez sur Ouvrir.
8. Cliquez sur Suivant pour continuer.
Étape 3 : Exclure les e-mails internes des réponses automatiques
1. Dans la fenêtre suivante de l'Assistant Règles, cochez Sauf avec des mots spécifiques dans l'adresse de l'expéditeur, puis cliquez sur des mots spécifiques.
2. Dans la boîte de dialogue Rechercher du texte, saisissez le nom de domaine de votre entreprise (par exemple, @votreentreprise.com) dans le champ de texte. Cliquez sur Ajouter, puis sur OK.
3. Cliquez sur Suivant pour continuer.
Étape 4 : Finaliser et activer la règle
1. Entrez un nom pour la règle dans la case Étape 1.
2. Cochez toutes les options supplémentaires nécessaires dans l'Étape 2.
3. Cliquez sur Terminer, puis sur OK pour enregistrer et activer la règle.
Résultat final
Une fois configuré, Outlook répondra automatiquement à tous les e-mails entrants des expéditeurs externes tout en ignorant les messages des collègues internes. Cela garantit une communication efficace sans réponses inutiles au sein de votre organisation.
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