Comment configurer une réponse automatique dans Outlook qui ne s’applique qu’aux expéditeurs externes ?

Lorsque vous travaillez avec Outlook, il peut être nécessaire de configurer une réponse automatique qui ne s’applique qu’aux e-mails provenant de l’extérieur de votre organisation, tout en ignorant les messages internes. Cela est particulièrement utile pour définir des réponses d’absence, des réponses d’assistance ou des notifications importantes sans envoyer de réponses inutiles à vos collègues. Ce guide vous explique pas à pas comment créer une règle qui répond automatiquement uniquement aux e-mails externes dans Outlook.

Répondre automatiquement uniquement aux expéditeurs externes dans Outlook

---

Répondre automatiquement uniquement aux expéditeurs externes dans Outlook

Suivez ces étapes pour créer un Modèle de réponse automatique et configurer une règle garantissant que les réponses ne soient envoyées qu’aux expéditeurs externes :

Étape 1 : Créer une Modèle de réponse automatique

1. Ouvrez Outlook, rendez-vous dans l’onglet Accueil, puis cliquez sur Nouveau message pour créer un nouvel e-mail. Saisissez ensuite l’objet et rédigez le contenu de votre réponse automatique selon vos besoins.

2. Cliquez sur Fichier > Enregistrer sous.

3. Dans la boîte de dialogue **Enregistrer sous** : 1) Saisissez un nom pour votre modèle dans le champ **Nom de fichier**. 2) Sélectionnez **Modèle Outlook (*.oft)** dans la liste déroulante **Spécifier le format d’enregistrement**. 3) Cliquez sur **Enregistrer**, puis fermez l’e-mail sans l’enregistrer à nouveau.

Étape 2 : Configurer une règle Outlook pour les réponses automatiques externes

1. Sélectionnez le dossier de messagerie auquel vous souhaitez appliquer la règle, puis cliquez sur Accueil > Règles > Gérer les règles et alertes.

2. Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, cliquez sur « Nouvelle règle ».

3. Dans l’Assistant de règle, sélectionnez « Appliquer la règle aux messages que je reçois », puis cliquez sur Suivant.

4. Dans la fenêtre suivante (Assistant de règle), cliquez sur Suivant sans définir aucune condition.

5. Une boîte de dialogue d’avertissement s’affiche — cliquez sur Oui pour poursuivre.

6. Dans la fenêtre suivante (Assistant de règle), cochez l’option « Répondre à l’aide d’un modèle spécifique », puis sélectionnez le modèle souhaité.

7. Dans la boîte de dialogue Sélectionner un Modèle de réponse, choisissez Modèles utilisateur dans le système de fichiers dans la liste déroulante Rechercher dans. Sélectionnez ensuite le modèle que vous avez créé précédemment et cliquez sur Ouvrir.

8. Cliquez sur Suivant pour poursuivre.

Étape 3 : Exclure les e-mails internes des réponses automatiques

1. Dans la fenêtre suivante (Assistant de règle), cochez l’option « Sauf si des mots spécifiques figurent dans l’adresse de l’expéditeur », puis cliquez sur « mots spécifiques ».

2. Dans la boîte de dialogue **Texte de recherche**, saisissez le nom de domaine de votre entreprise (par exemple, @votreentreprise.com) dans le champ dédié, cliquez sur **Ajouter**, puis sur **OK**.

3. Cliquez sur Suivant pour poursuivre.

Étape 4 : Finaliser et activer la règle

1. Saisissez un nom pour votre règle dans la zone Étape 1.

2. Cochez toute option supplémentaire nécessaire à l’étape 2.

3. Cliquez sur Terminer, puis sur OK pour enregistrer et activer la règle.

Résultat final

Une fois configurée, Outlook répondra automatiquement à tous les e-mails entrants provenant d’expéditeurs externes, tout en ignorant ceux de vos collègues internes — garantissant ainsi une communication efficace sans réponses superflues au sein de votre organisation.

---

Démo : Répondre automatiquement uniquement aux expéditeurs externes dans Outlook

---

Articles associés

Configurer Absent du bureau dans Outlook

Répondre automatiquement uniquement à un domaine spécifique dans Outlook

Répondre automatiquement à un expéditeur spécifique (Adresse e-mail) dans Outlook