Comment répondre automatiquement uniquement à un domaine spécifique dans Outlook ?
La gestion efficace des emails implique souvent la mise en place de réponses automatisées pour des domaines spécifiques. Que vous adressiez des clients ou gériez les communications d'équipe, créer des règles pour les réponses automatiques aide à maintenir le professionnalisme et fait gagner du temps. Bien qu'Outlook propose une méthode pour y parvenir, elle nécessite plusieurs étapes et une configuration minutieuse. En revanche, Kutools pour Outlook simplifie ce processus grâce à sa fonction Règle Avancée, offrant une approche plus rapide et plus efficace. Dans cet article, nous explorerons deux méthodes pour répondre automatiquement à un domaine spécifique dans Outlook :
Répondre automatiquement uniquement à un domaine spécifique avec les règles intégrées (Complexe et fastidieux)
Réponse automatique sans effort à un domaine spécifique avec Kutools pour Outlook 👍 (Rapide et sans effort)
Répondre automatiquement uniquement à un domaine spécifique avec les règles intégrées
En utilisant les règles intégrées d'Outlook, vous pouvez configurer des réponses automatiques pour des domaines spécifiques. Bien que cette méthode soit efficace, elle nécessite plusieurs étapes manuelles, ce qui peut être fastidieux pour les utilisateurs qui privilégient la simplicité.
Étape 1 : Créer un modèle d'email
- Composez un nouvel email avec l'objet et le corps du message.
- Cliquez sur Fichier > Enregistrer sous.
- Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous veuillez taper un nom pour l'email dans la zone Nom du fichier sélectionnez Modèle Outlook (*.oft) dans la liste déroulanteEnregistrer sous typeet cliquez sur le bouton Enregistrer bouton.
- Fermez l'email sans apporter d'autres modifications.
Étape 2 : Configurer une règle
- Cliquez sur Accueil > Règles > Gérer les règles et alertes.
- Dans la boîte de dialogue Règles et alertes veuillez cliquer sur le bouton Nouvelle règle bouton.
- Dans l'Assistant Règles qui apparaît, sélectionnez l'option Appliquer la règle aux messages que je reçois et cliquez sur le bouton Suivant bouton.
Étape 3 : Spécifier le domaine
- Dans la deuxième fenêtre de l'Assistant Règles, cochez l'option avec des mots spécifiques dans l’adresse de l’expéditeur et cliquez sur le texte souligné "mots spécifiques".
- Dans la boîte de dialogue Rechercher du texte saisissez le domaine spécifié dans la première case, cliquez sur le bouton Ajouter puis cliquez sur le bouton OK bouton.
- Cliquez sur Suivant.
Étape 4 : Attacher le modèle de réponse automatique
- Vous êtes maintenant dans la troisième fenêtre de l'Assistant Règles. Veuillez cocher l'option répondre en utilisant un modèle spécifique et cliquez sur le texte souligné "un modèle spécifique".
- Maintenant, dans la boîte de dialogue Sélectionner un modèle de réponse veuillez sélectionner l'option Modèles utilisateur dans le système de fichiersdans la liste déroulante Rechercher dans sélectionnez le modèle de message que vous avez enregistré précédemment, puis cliquez sur le bouton Ouvrir bouton.
- Cliquez maintenant deux fois sur le bouton Suivant pour accéder à la dernière fenêtre de l'Assistant Règles.
Étape 5 : Finaliser la règle
- Dans la Étape 1 saisissez un nom pour la nouvelle règle, cochez une option si nécessaire dans la section Étape 2 et cliquez sur le bouton Terminer bouton.
- Cliquez sur le bouton OK dans la boîte de dialogue Règles et alertes pour terminer la configuration.
Résultat
Outlook répondra désormais automatiquement aux emails provenant du domaine spécifié en utilisant votre modèle enregistré. Cependant, la mise en place de cette configuration nécessite un effort manuel important, et la modification ultérieure de la règle peut également être chronophage.
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- ⚡ Sans tracas : Pas besoin de modèles ni de configurations longues.
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Réponse automatique sans effort à un domaine spécifique avec Kutools pour Outlook 👍
La fonction Règle avancée de Kutools pour Outlook simplifie la mise en place des réponses automatiques. Cet outil élimine les étapes inutiles, vous permettant de créer et gérer rapidement des règles via une interface conviviale.
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Étape 1 : Activer la fonction Règles avancées
- Allez dans l'onglet Kutools et cliquez sur Règles avancées.
- Dans la boîte de dialogue Règles avancées cliquez sur le bouton
Nouveau pour commencer à créer une nouvelle règle. 
Nouveau pour commencer à créer une nouvelle règle. 
Étape 2 : Définir la condition du domaine
- Dans la fenêtre Étape 1 sur 4, cochez Expéditeur contient des mots spécifiques.
- Dans la fenêtre qui apparaît Contient le texte cliquez sur le bouton Nouveau bouton.
- Dans la boîte de dialogue Rechercher du texte saisissez le domaine (par exemple, @exemple.com), cliquez sur Ajouter, puis sur OK.
- Cliquez sur OK > Suivant.
Étape 3 : Personnaliser la réponse automatique
- Dans la fenêtre Étape 2 sur 4, cochez Répondre avec un modèle spécifique.
- Dans la boîte de dialogue Modèle de réponse qui apparaît, entrez le préfixe de l'objet dans la zone Préfixe de l'objet.
- Saisissez le corps de votre réponse automatique dans la zone de texte Texte.
- Cliquez sur OK.
- Cliquez sur Suivant > Suivant.
Étape 4 : Finaliser la règle
- Dans la fenêtre Étape 4 sur 4, saisissez le nom de la règle dans la zone Nom de la règle.
- (facultatif) Saisissez les remarques de la règle dans la zone Remarques sur la règle.
- Cliquez sur OK.
Résultat
La règle est maintenant créée avec succès. Cliquez sur OK pour activer les paramètres. Tout email provenant du domaine spécifié recevra automatiquement votre réponse personnalisée. L'ensemble du processus est rapide et intuitif, idéal pour les utilisateurs recherchant une solution fluide. 
Pourquoi choisir Kutools pour Outlook ?
- Facilité d'utilisation : Activez la fonction en quelques secondes sans créer d'emails non envoyés ni configurations complexes.
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- Gain de temps : Évitez la corvée de redémarrer Outlook et d'attendre qu'il se synchronise.
- Sans erreur : Éliminez les fermetures accidentelles sans recourir à des astuces manuelles.
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