Comment répondre à des e-mails à l’aide d’un modèle de texte dans Outlook ?

Il est facile de créer un nouvel e-mail à partir d’un modèle en cliquant sur Accueil > Nouveaux éléments > Autres éléments > Choisir un formulaire, puis en sélectionnant le modèle souhaité dans Outlook. Cependant, il semble impossible de répondre aux e-mails à l’aide de modèles. Cet article vous propose donc deux solutions de contournement pour rédiger vos réponses avec un texte prédéfini dans Outlook.

Répondre aux e-mails avec un texte de modèle à l’aide de la fonction Étapes rapides

Répondre aux e-mails avec un texte de modèle à l’aide de Kutools pour Outlook

Répondre aux e-mails avec plusieurs modèles à l’aide de Kutools pour Outlook

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Répondre aux e-mails avec un texte de modèle à l’aide de la fonction Étapes rapides

Bien qu’il ne soit pas possible de répondre aux e-mails à l’aide d’un modèle dans Outlook, vous pouvez créer une étape rapide incluant le contenu de ce modèle. Ce dernier sera alors automatiquement inséré dans votre message de réponse. Voici la marche à suivre :

1. Cliquez sur Accueil > Créer une nouvelle dans la zone Étapes rapides. Voir la capture d’écran :

2. Dans la boîte de dialogue Modifier l’étape rapide qui s’ouvre, procédez comme suit :
(1) Saisissez un nom pour la nouvelle étape rapide dans la zone Nom ;
(2) Sélectionnez l’option Répondre ou l’option Répondre à tous dans la liste déroulante Actions ;
(3) Cliquez sur le lien Afficher les options pour développer les options de messagerie. Voir la capture d’écran :

3. Les options de messagerie sont désormais élargies. Saisissez ou copiez le contenu du modèle dans la zone Texte, puis cliquez sur le bouton Terminer.

La nouvelle étape rapide est désormais créée et ajoutée dans la zone Étapes rapides, comme illustré ci-dessous.

4. Pour répondre à un e-mail à l’aide de l’étape rapide spécifiée, sélectionnez d’abord le message, puis cliquez sur l’étape rapide que vous venez de créer dans la zone Étapes rapides située sous l’onglet Accueil. Voir la capture d’écran :

Remarque : Cette méthode permet uniquement d’insérer du texte de modèle brut dans les réponses et ne prend pas en charge les images, les liens hypertexte, la mise en forme, etc.

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Répondre aux e-mails avec un texte de modèle à l’aide de Kutools pour Outlook

Pour répondre aux e-mails avec un texte de modèle mis en forme, enregistrez-le simplement comme une entrée AutoTexte à l’aide de Kutools pour Outlook, puis réutilisez-la en un seul clic.

Créer un modèle

1. Cliquez sur Kutools > Ressources.

Le volet Bibliothèque de ressources s’affiche alors à droite.

2. Sélectionnez le contenu édité, rendez-vous dans l’onglet AutoTexte, cliquez sur le bouton Ajouter, attribuez un nom à votre modèle, puis cliquez sur Ajouter.

Le modèle est désormais prêt.

Utiliser le modèle

La prochaine fois que vous devrez répondre à un e-mail, il vous suffira de sélectionner l’emplacement souhaité dans la fenêtre de réponse, d’ouvrir le volet Bibliothèque de ressources, de localiser le modèle sous l’onglet AutoTexte, puis de cliquer dessus pour l’insérer directement dans votre message.

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Répondre à plusieurs e-mails avec un modèle

Kutools pour Outlook propose une fonctionnalité remarquable appelée Répondre à un ou plusieurs e-mails sélectionnés en utilisant un modèle, permettant aux utilisateurs d’Outlook de répondre simultanément à plusieurs e-mails à l’aide d’un modèle. Voici la marche à suivre :

Sélectionnez les e-mails auxquels vous souhaitez répondre, puis cliquez sur Kutools > Traitement en Masse, et choisissez un modèle dans le sous-menu de Répondre à un ou plusieurs e-mails sélectionnés en utilisant un modèle.

Tous les e-mails sélectionnés ont désormais été traités en masse à l’aide du modèle de réponse spécifié.

Remarque: Si vous n’avez pas encore ajouté de Modèles de réponse, procédez comme suit :
(1) Sélectionnez plusieurs e-mails, puis cliquez sur Kutools>Traitement en Masse>Répondre à un ou plusieurs emails sélectionnés en utilisant un modèles >Créer et gérer les Modèle de réponsecomme illustré ci-dessous :

(2) Dans la boîte de dialogue Créer et gérer les Modèle de réponse, cliquez sur Ajouterle bouton pour créer un nouveau modèle, ajoutez le contenu Modèle de réponse dans la zone ci-dessous, puis cliquez sur Répondrele bouton. Voir la capture d’écran :

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