Comment exporter des e-mails situés dans plusieurs dossiers et sous-dossiers vers Excel depuis Outlook ?

Exporter des e-mails depuis plusieurs dossiers ou sous-dossiers vers Excel peut vite devenir fastidieux avec les méthodes manuelles ou les fonctionnalités limitées d’Outlook. Heureusement, des solutions bien plus efficaces existent. Dans cet article, nous explorons deux approches : une méthode basée sur VBA et une alternative plus rapide et intuitive grâce à Kutools pour Outlook. Si la solution VBA offre une grande flexibilité, elle exige une configuration complexe et des ajustements précis. À l’inverse, Kutools pour Outlook vous permet d’exporter vos e-mails vers Excel en quelques clics seulement, vous faisant gagner un temps précieux et évitant toute manipulation fastidieuse. Plongeons sans plus attendre dans les détails.

Exporter des e-mails depuis plusieurs dossiers/sous-dossiers vers Excel à l’aide de VBA(Complexe mais flexible)

Exporter des e-mails depuis un dossier/sous-dossier vers Excel à l’aide de Kutools pour Outlook 👍(Efficace et convivial)

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Exporter des e-mails depuis plusieurs dossiers/sous-dossiers vers Excel à l’aide de VBA

Si vous maîtrisez la programmation et recherchez une solution hautement personnalisable, VBA s’avère particulièrement efficace. Cette approche vous permet de cibler plusieurs dossiers ou sous-dossiers et d’exporter leurs e-mails vers des fichiers Excel distincts. Elle nécessite toutefois des compétences techniques solides ainsi qu’une personnalisation minutieuse du code.

Étape 1 : Ouvrir l’éditeur VBA

Appuyez sur Alt + F11 pour ouvrir la fenêtre « Microsoft Visual Basic pour Applications ».

Étape 2 : Insérer un nouveau module

Cliquez sur « Insertion » > « Module », puis collez le code VBA ci-dessous dans la nouvelle fenêtre qui s’ouvre.

VBA : Exporter des e-mails depuis plusieurs dossiers et sous-dossiers vers Excel

Const MACRO_NAME = "Export Outlook Folders to Excel"
Sub ExportMain()
ExportToExcel "destination_folder_path\A.xlsx", "your_email_account\folder\subfolder_1"
ExportToExcel "destination_folder_path\B.xlsx", "your_email_account\folder\subfolder_2"
MsgBox "Process complete.", vbInformation + vbOKOnly, MACRO_NAME
End Sub

Sub ExportToExcel(strFilename As String, strFolderPath As String)
Dim olkMsg As Object
Dim olkFld As Object
Dim excApp As Object
Dim excWkb As Object
Dim excWks As Object
Dim intRow As Integer
Dim intVersion As Integer

If strFilename <> "" Then
If strFolderPath <> "" Then
Set olkFld = OpenOutlookFolder(strFolderPath)
If TypeName(olkFld) <> "Nothing" Then
intVersion = GetOutlookVersion()
Set excApp = CreateObject("Excel.Application")
Set excWkb = excApp.Workbooks.Add()
Set excWks = excWkb.ActiveSheet
With excWks
.Cells(1, 1) = "Subject"
.Cells(1, 2) = "Received"
.Cells(1, 3) = "Sender"
End With
intRow = 2
For Each olkMsg In olkFld.Items
If olkMsg.Class = olMail Then
excWks.Cells(intRow, 1) = olkMsg.Subject
excWks.Cells(intRow, 2) = olkMsg.ReceivedTime
excWks.Cells(intRow, 3) = GetSMTPAddress(olkMsg, intVersion)
intRow = intRow + 1
End If
Next
Set olkMsg = Nothing
excWkb.SaveAs strFilename
excWkb.Close
Else
MsgBox "The folder '" & strFolderPath & "' does not exist in Outlook.", vbCritical + vbOKOnly, MACRO_NAME
End If
Else
MsgBox "The folder path was empty.", vbCritical + vbOKOnly, MACRO_NAME
End If
Else
MsgBox "The filename was empty.", vbCritical + vbOKOnly, MACRO_NAME
End If

Set olkMsg = Nothing
Set olkFld = Nothing
Set excWks = Nothing
Set excWkb = Nothing
Set excApp = Nothing
End Sub

Public Function OpenOutlookFolder(strFolderPath As String) As Outlook.MAPIFolder
Dim arrFolders As Variant
Dim varFolder As Variant
Dim bolBeyondRoot As Boolean

On Error Resume Next
If strFolderPath = "" Then
Set OpenOutlookFolder = Nothing
Else
Do While Left(strFolderPath, 1) = "\"
strFolderPath = Right(strFolderPath, Len(strFolderPath) - 1)
Loop
arrFolders = Split(strFolderPath, "\")
For Each varFolder In arrFolders
Select Case bolBeyondRoot
Case False
Set OpenOutlookFolder = Outlook.Session.Folders(varFolder)
bolBeyondRoot = True
Case True
Set OpenOutlookFolder = OpenOutlookFolder.Folders(varFolder)
End Select
If Err.Number <> 0 Then
Set OpenOutlookFolder = Nothing
Exit For
End If
Next
End If
On Error GoTo 0
End Function

Function GetSMTPAddress(Item As Outlook.MailItem, intOutlookVersion As Integer) As String
Dim olkSnd As Outlook.AddressEntry
Dim olkEnt As Object

On Error Resume Next
Select Case intOutlookVersion
Case Is < 14
If Item.SenderEmailType = "EX" Then
GetSMTPAddress = SMTPEX(Item)
Else
GetSMTPAddress = Item.SenderEmailAddress
End If
Case Else
Set olkSnd = Item.Sender
If olkSnd.AddressEntryUserType = olExchangeUserAddressEntry Then
Set olkEnt = olkSnd.GetExchangeUser
GetSMTPAddress = olkEnt.PrimarySmtpAddress
Else
GetSMTPAddress = Item.SenderEmailAddress
End If
End Select
On Error GoTo 0
Set olkSnd = Nothing
Set olkEnt = Nothing
End Function

Function GetOutlookVersion() As Integer
Dim arrVer As Variant
arrVer = Split(Outlook.Version, ".")
GetOutlookVersion = arrVer(0)
End Function

Function SMTPEX(olkMsg As Outlook.MailItem) As String
Dim olkPA As Outlook.propertyAccessor
On Error Resume Next
Set olkPA = olkMsg.propertyAccessor
SMTPEX = olkPA.GetProperty("http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x5D01001E")
On Error GoTo 0
Set olkPA = Nothing
End Function

Étape 3 : Personnaliser le code VBA

1. Remplacez «destination_folder_path» dans le code ci-dessus par le chemin du dossier réel, par exemple «C:\Users\DT168\Documents\TEST».
2. Remplacez «your_email_account\folder\subfolder_1» et «your_email_account\folder\subfolder_2» par vos chemins de dossiers Outlook, par exemple «Kelly@extendoffice.com\Inbox\A» et «Kelly@extendoffice.com\Inbox\B».
   

Étape 4 : Exécuter le code

Appuyez sur « F5 » ou cliquez sur le bouton « Exécuter » pour lancer le code. Une fois la boîte de dialogue « Exporter des dossiers Outlook vers Excel » affichée, cliquez sur « OK ». Les e-mails de tous les dossiers et sous-dossiers spécifiés sont alors exportés vers un classeur Excel.

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Exporter des e-mails depuis un dossier/sous-dossier vers Excel à l’aide de Kutools pour Outlook 👍

Pour une approche plus rapide et sans tracas, « Kutools pour Outlook » propose la fonctionnalité « Enregistrer les e-mails sélectionnés sous différents formats ». Fortement recommandée pour sa simplicité, sa rapidité et sa polyvalence, elle vous assure une expérience fluide avec un minimum d’efforts, que vous gériez quelques e-mails ou de grands volumes de données.

Étape 1 : Sélectionner le dossier ou sous-dossier

Accédez au dossier ou sous-dossier contenant les e-mails à exporter. Appuyez sur Ctrl + A pour sélectionner tous les e-mails de la liste.

Étape 2 : Accéder à la fonctionnalité « Enregistrer les e-mails sélectionnés sous différents formats »

Cliquez sur « Kutools » > « Traitement en masse » > « Enregistrer les e-mails sélectionnés sous différents formats ».

Étape 3 : Configurer les paramètres d’export

1. Dans la boîte de dialogue « Enregistrer l’e-mail sous d’autres fichiers », sélectionnez le dossier de destination dans lequel vous souhaitez enregistrer les fichiers.
2. Sélectionnez l’option « Format Excel ».
3. Sélectionnez les éléments spécifiques de l’e-mail à exporter (par exemple, en-tête, corps du message) dans la section « Contenu à enregistrer ».
   

Étape 4 : Finaliser l’export

Cliquez sur « OK » pour lancer l’export. Une fois le processus terminé, tous vos e-mails seront enregistrés sous forme de fichiers Excel distincts dans le dossier indiqué.