Comment planifier un rendez-vous récurrent pour le premier jour ouvré de chaque mois dans Outlook ?

Par exemple, vous souhaitez créer un rendez-vous périodique programmé le premier jour ouvré de chaque mois, en tenant compte des week-ends et des jours fériés. Comment faire dans Outlook ? Il n’existe pas de méthode directe pour planifier ce type de rendez-vous récurrent, mais je vais vous dévoiler une astuce ingénieuse :

Planifier un rendez-vous ou une réunion périodique le premier jour ouvré de chaque mois

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Planifier un rendez-vous ou une réunion périodique le premier jour ouvré de chaque mois

Outlook ne permet de planifier que des rendez-vous périodiques suivant un rythme régulier, tels que le premier lundi de chaque mois, tous les lundis ou encore chaque jour ouvré. Toutefois, le premier jour ouvré de chaque mois ne suit pas un cycle régulier. Cette méthode vous explique donc comment identifier ces dates irrégulières dans Excel, puis les importer dans votre calendrier Outlook.

Partie 1 : Saisir les données du rendez-vous périodique dans Excel

1. Lancez Microsoft Excel, puis saisissez les en-têtes de colonne comme illustré ci-dessous :

2. Saisissez les données relatives aux jours fériés dans les colonnes A à C, comme illustré sur la capture d’écran ci-dessous :

Dans mon exemple, je saisis les noms des jours fériés dans la colonne « Jour férié », j’ajoute des remarques dans la colonne « Quand », puis je renseigne les dates correspondant aux jours fériés de l’année 2017 dans la colonne dédiée (2017 étant l’année spécifique pour laquelle je planifie le rendez-vous périodique).

Remarque : Cliquez pour découvrir comment identifier tous les jours fériés à l’aide de formules dans Excel.

3. Saisissez les mois de 1 à 12 dans la colonne Mois.

4. Accédez à la colonne 1er jour ouvré, saisissez =WORKDAY(DATE($C$1;E2;1)-1;1;$C$2:$C$11) dans la cellule G2, puis faites glisser la poignée de recopie vers le bas jusqu’à la plage G2:G13.

Remarque : Dans cette formule, C1 correspond à l’année pour laquelle vous calculez le premier jour ouvré, E2 représente le premier mois de l’année indiquée, et C2:C11 désigne la plage contenant les jours fériés de cette même année.

5. Remplissez les colonnes Objet, Heure de début et Heure de fin selon vos besoins.

À ce stade, vous avez préparé les données du rendez-vous périodique dans Excel, comme illustré ci-dessous :

Partie 2 : Enregistrer les données du rendez-vous périodique sous forme de fichier CSV

6. Cliquez sur Fichier > Enregistrer sous pour enregistrer le classeur au format CSV.

7. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous qui s’ouvre, veuillez (1) indiquer le dossier de destination où vous souhaitez enregistrer le fichier CSV, (2) saisir un nom pour ce fichier dans le champ Nom de fichier, (3) sélectionner l’option CSV (séparé par des virgules) dans la liste déroulante Spécifier le format d'enregistrement, puis enfin (4) cliquer sur le bouton Enregistrer. Voir la capture d’écran :

Remarque : Si une boîte de dialogue s’affiche pour vous avertir que certaines fonctionnalités seront perdues lors de l’enregistrement au format CSV, cliquez sur le bouton Oui. Votre classeur est désormais enregistré sous forme de fichier CSV.

Partie 3 : Importer le fichier CSV dans le calendrier Outlook

8. Lancez Outlook, puis cliquez sur Fichier > Ouvrir et exporter(ou simplement)Ouvrir) > Importer/Exporter(ou)Importer).

9. Dans l’Assistant Importation et exportation qui s’ouvre, veuillez sélectionner l’option Importer à partir d’un autre programme ou fichier, puis cliquez sur le bouton Suivant. Voir la capture d’écran :

10. Dans la boîte de dialogue « Importer un fichier » qui s’ouvre, cliquez sur l’option Valeurs séparées par des virgules, puis sur le bouton Suivant.

11. Dans la deuxième boîte de dialogue d’importation de fichier, cochez l’option Ne pas importer les éléments en double, puis cliquez sur le bouton Parcourir.

12. La boîte de dialogue Parcourir s’affiche maintenant. (1) Ouvrez le dossier contenant le fichier CSV créé à la partie 2, (2) sélectionnez ce fichier CSV, puis (3) cliquez sur le bouton OK.

13. Vous êtes maintenant de retour dans la boîte de dialogue « Importer un fichier ». Cliquez sur le bouton Suivant.

14. Dans la nouvelle boîte de dialogue Importer un fichier, veuillez sélectionner le dossier Calendrier dans lequel vous souhaitez ajouter le rendez-vous périodique programmé le premier jour ouvré, puis cliquez sur le bouton Suivant.

15. Vous êtes maintenant dans la dernière boîte de dialogue d’importation de fichier. Cochez l’option Importer « périodiquement le 1er jour ouvré de chaque mois ».

16. Dans la boîte de dialogue Mapper les champs personnalisés qui s’ouvre, cliquez d’abord sur le bouton Effacer la correspondance, puis faites glisser les valeurs de la zone gauche vers les champs correspondants situés à droite, et enfin cliquez successivement sur les boutons OK puis Terminer.

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