Dans Outlook, il est facile de créer une tâche à partir d’un message électronique. Mais avez-vous déjà envisagé de créer automatiquement une tâche dès la réception de certains courriels ? Par exemple, je souhaite que des tâches soient automatiquement générées uniquement à partir des messages de mon supérieur hiérarchique. Comment procéder dans Outlook ?

Créer automatiquement une Tâche à la réception de courriels spécifiques à l’aide d’un code VBA dans Outlook

---

Créer automatiquement une Tâche à la réception de courriels spécifiques à l’aide d’un code VBA dans Outlook

Il n’existe pas de méthode ni de règle directe pour résoudre ce problème, mais je peux vous proposer une solution efficace en combinant du code VBA et une règle personnalisée. Voici la marche à suivre :

1. Lancez Outlook, puis maintenez enfoncées les touches « Alt + F11 » pour ouvrir la fenêtre « Microsoft Visual Basic pour Applications ».

2. Dans la fenêtre « Microsoft Visual Basic pour Applications », double-cliquez sur « ThisOutlookSession » dans le volet « Projet1 (VbaProject.OTM) » pour ouvrir la fenêtre de code, puis copiez-collez le code suivant dans le module vierge.

Code VBA : créer automatiquement une Tâche à la réception de courriels :

Sub CreateNewTask(Item As Outlook.MailItem)
Dim xNewTask As TaskItem
On Error Resume Next
Set xNewTask = Outlook.CreateItem(olTaskItem)
With xNewTask
    .Subject = Item.Subject
    .StartDate = Item.ReceivedTime
    .DueDate = Item.ReceivedTime + 1
    .Body = Item.Body
    .Importance = olImportanceHigh
    .Save
End With
Set xNewTask = Nothing
End Sub

3. Ensuite, sauvegardez et fermez le code. Après avoir inséré le code, vous devez créer une règle : cliquez sur « Règles » > « Gérer les règles et alertes » sous l’onglet « Accueil ». Voir la capture d’écran :

4. Dans la boîte de dialogue « Règles et alertes », cliquez sur « Nouvelle règle ». Voir la capture d’écran :

5. Dans la fenêtre « Assistant de règle » qui s’ouvre, sélectionnez « Appliquer la règle aux messages que je reçois » dans la section « Commencer à partir d’une règle vide ». Voir la capture d’écran :

6. Cliquez sur le bouton « Suivant ». Dans la liste « Étape 1 : Sélectionner une ou plusieurs conditions », choisissez la condition souhaitée. Dans cet exemple, l’option « provenant de personnes ou d’un groupe public » est cochée. Ensuite, dans la section « Étape 2 : Modifier le ou les contenus de la règle (cliquez sur une valeur soulignée) », cliquez sur le lien « personnes ou groupe public » pour ouvrir la boîte de dialogue « Adresse de la règle », puis double-cliquez sur l’adresse e-mail à partir de laquelle vous souhaitez créer automatiquement des tâches. Voir capture d’écran :

7. Cliquez sur « OK », puis sur « Suivant ». Dans la liste « Étape 1 : Sélectionner une ou plusieurs actions », cochez l’option « Exécuter un script ». Ensuite, dans la section « Étape 2 : Modifier le ou les contenus de la règle (cliquez sur une valeur soulignée) », cliquez sur le lien « un script ». La boîte de dialogue « Sélectionner un script » s’ouvre : sélectionnez la macro ajoutée précédemment, puis cliquez sur « OK ».

8. Cliquez ensuite sur « Suivant » > « Suivant » pour accéder à l’écran « Terminer le paramétrage de la règle ». Dans la zone de texte « Étape 1 : Spécifier un nom pour cette règle », saisissez un nom pour votre règle, puis cochez la case « Activer cette règle » dans la section « Étape 2 : Options de la règle ». Voir capture d’écran :

9. Cliquez ensuite sur le bouton « Terminer », puis sur « OK » pour fermer la boîte de dialogue « Règles et alertes ».

10. Désormais, dès réception d’un courriel provenant de l’adresse spécifiée, Outlook crée automatiquement la tâche correspondante, que vous pouvez consulter dans votre dossier Tâches. Voir la capture d’écran :