Comment refuser automatiquement les invitations à des réunions provenant de certains expéditeurs dans Outlook ?

Dans Outlook, il est possible de créer une règle pour refuser automatiquement certaines invitations à des réunions provenant d’expéditeurs spécifiques — mais comment faire exactement ? Cet article vous explique la démarche pas à pas.

Refuser automatiquement les invitations à des réunions provenant de personnes spécifiques dans Outlook

Refuser automatiquement les invitations à des réunions provenant de personnes spécifiques et supprimer également la réunion de l’agenda

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Refuser automatiquement les invitations à des réunions provenant de personnes spécifiques dans Outlook

Veuillez suivre les étapes ci-dessous pour effectuer cette tâche :

1. Commencez par créer un modèle de message pour refuser les invitations à des réunions. Dans la fenêtre Message, saisissez le texte que vous souhaitez envoyer afin de décliner ces invitations. Voir la capture d’écran :

2. Ensuite, enregistrez le message au format modèle : cliquez sur Fichier > Enregistrer sous. Dans la fenêtre Enregistrer sous, saisissez un nom pour le message dans la zone de texte Nom du fichier, puis choisissez Modèle Outlook (*.oft) dans la liste déroulante Spécifier le format d'enregistrement. Voir la capture d’écran :

Remarque : lorsque vous sélectionnez Modèle Outlook (*.oft), un dossier de modèles utilisateur par défaut s’ouvre.

3. Cliquez ensuite sur le bouton Enregistrer pour enregistrer le modèle de message, puis fermez la fenêtre du message.

4. Ensuite, créez une règle en cliquant sur Règles > Gérer les règles et les alertes sous l’onglet Accueil. Voir la capture d’écran :

5. Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, cliquez sur Nouvelle règle sous l’onglet Règles des e-mails. Voir la capture d’écran :

6. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, Assistant de règle, cliquez sur l’option Appliquer la règle aux messages que je reçois située dans la section Commencer à partir d’une règle vierge. Voir la capture d’écran :

7. Cliquez ensuite sur le bouton Suivant. Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, cochez l’élément « de personnes ou d’un groupe public » dans la zone Étape 1 : Sélectionner les conditions, puis cliquez sur le lien hypertexte personnes ou groupe public pour ouvrir la boîte de dialogue Adresse de la règle et sélectionnez les personnes dont vous souhaitez refuser les invitations à des réunions. Voir la capture d’écran :

8. Cliquez sur le bouton OK. Toujours dans cette boîte de dialogue, faites défiler vers le bas et cochez l’option qui est une invitation ou une mise à jour de réunion dans la zone Étape 1 : Sélectionner les conditions. Voir la capture d’écran :

9. Cliquez à nouveau sur le bouton Suivant pour accéder à la boîte de dialogue suivante :

(1.) Cochez l’option répondre à l’aide d’un modèle spécifiquedans la zone Étape 1 : Sélectionner les actions;

(2.) Cliquez ensuite sur le lien hypertexte un modèle spécifiquepour ouvrir la boîte de dialogue Sélectionner unModèle de réponse;

(3.) Dans la boîte de dialogue Sélectionner unModèle de réponse, choisissez Modèles utilisateur dans lesystème de fichiersdans la liste déroulante Rechercher dans;

(4.) Sélectionnez ensuite le nom du message que vous venez de créer ;

(5.) Cliquez sur le bouton Ouvrir.

10. Revenez à la boîte de dialogue initiale et cochez également l’option le supprimer dans la zone Étape 1 : Sélectionner les actions. Voir la capture d’écran :

11. Cliquez ensuite sur Suivant > Suivant pour atteindre la dernière étape. Dans la section Terminer, attribuez un nom à cette règle et cochez l’option Activer cette règle dans la zone Étape 2 : Configurer les options de la règle. Voir la capture d’écran :

12. Cliquez sur le bouton Terminer pour finaliser cette règle, puis cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue.

13. Désormais, lors de la réception d’une invitation à une réunion provenant de ces personnes spécifiques, un e-mail de refus leur sera automatiquement envoyé et le message de réunion sera également supprimé.

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Refuser automatiquement les invitations à des réunions provenant de personnes spécifiques et supprimer également la réunion de l’agenda

La première méthode vous permet d’envoyer un e-mail pour informer la personne que vous ne participerez pas à la réunion, tout en conservant les événements dans votre agenda. Si vous souhaitez également supprimer ces réunions de votre agenda, le code VBA suivant vous sera utile.

1. Maintenez enfoncées les touches ALT + F11 pour ouvrir la fenêtre Microsoft Visual Basic pour Applications.

2. Dans la fenêtre Microsoft Visual Basic pour Applications, double-cliquez sur ThisOutlookSession dans le volet Projet1 (VbaProject.OTM) pour ouvrir le module, puis copiez-collez le code suivant dans le module vide.

Code VBA : refuser automatiquement les invitations à des réunions et supprimer également les réunions de l’agenda :

Private Sub Application_NewMailEx(ByVal EntryIDCollection As String)
Dim xEntryIDs
Dim xItem
Dim i As Integer
Dim xMeeting As MeetingItem, xMeetingDeclined As MeetingItem
Dim xAppointmentItem As AppointmentItem
On Error Resume Next
xEntryIDs = Split(EntryIDCollection, ",")
For i = 0 To UBound(xEntryIDs)
    Set xItem = Application.Session.GetItemFromID(xEntryIDs(i))
    If xItem.Class = olMeetingRequest Then
        Set xMeeting = xItem
        xMeeting.ReminderSet = False
        If VBA.LCase(xMeeting.SenderEmailAddress) = VBA.LCase("yy@addin99.com") Then 'Specify the person you need
            Set xAppointmentItem = xMeeting.GetAssociatedAppointment(True)
            xAppointmentItem.ReminderSet = False
            Set xMeetingDeclined = xAppointmentItem.Respond(olMeetingDeclined)
            xMeetingDeclined.Body = "Dear, " & vbCrLf & _
                                    "I am not at office. " & vbCrLf & _
                                    "I'm sorry that I will not attend the meeting invitations."
            xMeetingDeclined.Send
            xMeeting.Delete
        End If
    End If
Next
End Sub

3. Ensuite, sauvegardez et fermez cette fenêtre de code. Désormais, si des réunions proviennent de cette personne spécifique, vous recevrez un e-mail de refus et la réunion sera automatiquement supprimée de votre agenda.