Comment refuser automatiquement les invitations de réunion provenant de personnes spécifiques dans Outlook ?
Dans Outlook, nous pouvons créer une règle pour refuser automatiquement certaines invitations de réunion provenant de personnes spécifiques, mais comment procéder ? Cet article présentera en détail une méthode.
Refuser automatiquement les invitations de réunion de personnes spécifiques dans Outlook
Refuser automatiquement les invitations de réunion de personnes spécifiques dans Outlook
Veuillez suivre les étapes ci-dessous pour terminer cette tâche :
1. Tout d'abord, vous devez créer un modèle de message pour refuser les invitations de réunion. Dans la fenêtre Message, tapez le message que vous souhaitez envoyer pour refuser les invitations de réunion. Voir capture d'écran :
2. Ensuite, enregistrez le message au format modèle, cliquez sur Fichier > Enregistrer sous, dans la fenêtre Enregistrer sous, entrez un nom pour le message dans la zone de texte Nom du fichier, puis choisissez Modèle Outlook (*.oft) dans la liste déroulante Type de fichier, voir capture d'écran :
Remarque : Lorsque vous sélectionnez Modèle Outlook (*.oft), un dossier de modèles utilisateur par défaut s'ouvrira.
3. Cliquez ensuite sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder le modèle de message, puis fermez la fenêtre du message.
4. Ensuite, vous pouvez créer une règle. Cliquez sur Règles > Gérer les règles et alertes sous l'onglet Accueil, voir capture d'écran :
5. Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, cliquez sur Nouvelle règle depuis l'onglet Règles de messagerie, voir capture d'écran :
6. Dans l'Assistant Règles qui apparaît, cliquez sur Appliquer une règle aux messages que je reçois sous la section Démarrer avec une règle vierge, voir capture d'écran :
7. Cliquez ensuite sur le bouton Suivant, et dans la boîte de dialogue qui apparaît, cochez la case De personnes ou groupe public dans la liste des conditions à l'étape 1 : Sélectionner des conditions, puis cliquez sur le lien de texte personnes ou groupe public pour ouvrir la boîte de dialogue Adresse de la règle, et sélectionnez les personnes dont vous souhaitez refuser la réunion, voir capture d'écran :
8. Cliquez sur le bouton OK, toujours dans cette boîte de dialogue, faites défiler jusqu'à cocher la case Qui est une invitation ou mise à jour de réunion dans la liste des conditions à l'étape 1 : Sélectionner des conditions, voir capture d'écran :
9. Continuez en cliquant sur le bouton Suivant, dans la boîte de dialogue suivante :
(1.) Cochez la case Répondre en utilisant un modèle spécifique dans la liste des actions à l'étape 1 : Sélectionner des actions ;
(2.) Puis cliquez sur le lien de texte un modèle spécifique pour ouvrir la boîte de dialogue Sélectionner un modèle de réponse ;
(3.) Dans la boîte de dialogue Sélectionner un modèle de réponse, choisissez Modèles utilisateur dans Système de fichiers depuis la liste déroulante Regarder dans ;
(4.) Ensuite, sélectionnez le nom du message que vous venez de créer ;
(5.) Cliquez sur le bouton Ouvrir.
10. Revenez à la boîte de dialogue initiale, continuez en cochant la case Supprimer dans la liste des actions à l'étape 1 : Sélectionner des actions, voir capture d'écran :
11. Cliquez ensuite sur Suivant > Suivant pour accéder à la dernière étape. Dans la section Terminer le paramétrage de la règle, spécifiez un nom pour cette règle, et cochez l'option Activer cette règle dans la liste Étape 2 : Options de configuration de la règle, voir capture d'écran :
12. Cliquez sur le bouton Terminer pour finaliser cette règle, puis cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue.
13. À partir de maintenant, lors de la réception d'une réunion de la part de ces personnes spécifiques, un e-mail de refus sera envoyé automatiquement, et le message de réunion sera également supprimé.
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Refuser automatiquement les invitations de réunion de personnes spécifiques et supprimer la réunion du calendrier également
La première méthode permet d'envoyer un e-mail informant la personne que vous n'assisterez pas à la réunion, mais les réunions continueront toujours à être affichées dans votre calendrier. Si vous avez besoin de supprimer les réunions qui apparaissent dans votre calendrier en même temps, le code VBA suivant peut vous aider.
1. Maintenez les touches ALT + F11 enfoncées pour ouvrir la fenêtre Microsoft Visual Basic pour Applications.
2. Dans la fenêtre Microsoft Visual Basic pour Applications, double-cliquez sur ThisOutlookSession dans le volet Project1(VbaProject.OTM) pour ouvrir le module, puis copiez et collez le code suivant dans le module vide.
Code VBA : Refuser automatiquement les invitations de réunion et supprimer les réunions du calendrier également :
Private Sub Application_NewMailEx(ByVal EntryIDCollection As String)
Dim xEntryIDs
Dim xItem
Dim i As Integer
Dim xMeeting As MeetingItem, xMeetingDeclined As MeetingItem
Dim xAppointmentItem As AppointmentItem
On Error Resume Next
xEntryIDs = Split(EntryIDCollection, ",")
For i = 0 To UBound(xEntryIDs)
Set xItem = Application.Session.GetItemFromID(xEntryIDs(i))
If xItem.Class = olMeetingRequest Then
Set xMeeting = xItem
xMeeting.ReminderSet = False
If VBA.LCase(xMeeting.SenderEmailAddress) = VBA.LCase("yy@addin99.com") Then 'Specify the person you need
Set xAppointmentItem = xMeeting.GetAssociatedAppointment(True)
xAppointmentItem.ReminderSet = False
Set xMeetingDeclined = xAppointmentItem.Respond(olMeetingDeclined)
xMeetingDeclined.Body = "Dear, " & vbCrLf & _
"I am not at office. " & vbCrLf & _
"I'm sorry that I will not attend the meeting invitations."
xMeetingDeclined.Send
xMeeting.Delete
End If
End If
Next
End Sub
3. Ensuite, enregistrez et fermez cette fenêtre de code. À partir de maintenant, s'il y a des réunions de la part de cette personne spécifique, il recevra un e-mail de refus et la réunion sera supprimée de votre calendrier automatiquement.
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