Comment recevoir une alerte lors de l’envoi d’un e-mail à un domaine externe dans Outlook ?
L’envoi d’e-mails vers des domaines externes (c’est-à-dire en dehors de votre organisation) peut parfois provoquer des fuites accidentelles de données ou exposer à des risques de sécurité. Pour y remédier, vous pouvez configurer dans Outlook un avertissement qui vous alerte avant l’envoi d’un message à des destinataires externes. Dans ce tutoriel, je vous guide pas à pas à travers deux méthodes pour le mettre en place.
Utilisation de la fonctionnalité intégrée MailTips d’Outlook
Utilisation de la fonctionnalité intégrée MailTips d’Outlook
L’avertissement «Le destinataire suivant se trouve en dehors de votre organisation» dans Outlook est une fonctionnalité pratique conçue pour alerter les utilisateurs lorsqu’ils envoient des e-mails à des destinataires externes. Intégrée à MailTips, cette fonctionnalité a été introduite avec Microsoft Outlook 2010 et est disponible pour les utilisateurs connectés à un serveur Microsoft Exchange. Découvrez ci-dessous un guide étape par étape expliquant son fonctionnement et sa gestion.
Fonctionnement
Lors de la rédaction d’un e-mail, Outlook vérifie automatiquement si le destinataire appartient à un domaine externe.
Si le destinataire se trouve en dehors de votre organisation, un message d’avertissement (« Le destinataire suivant se trouve en dehors de votre organisation ») s’affiche sous le champ des destinataires.
Cet avertissement permet aux utilisateurs de revoir leurs informations sensibles avant de les transmettre à des tiers externes.
Activation de la fonctionnalité
L’avertissement « Destinataire en dehors de votre organisation » est généralement activé par défaut pour les comptes Outlook connectés à un serveur Exchange. S’il ne s’affiche pas, suivez ces étapes :
- Assurez-vous d’utiliser Outlook 2010 ou une version plus récente.
- Vérifiez que votre compte est bien connecté à un serveur Microsoft Exchange.
- La fonctionnalité MailTips est configurée sur le serveur Exchange. Si l’avertissement ne s’affiche pas, demandez à votre administrateur informatique d’activer MailTips pour votre organisation.
Limitations
- Cette fonctionnalité est exclusivement réservée aux comptes Outlook connectés à un serveur Exchange et n’est pas compatible avec les comptes de messagerie personnels (tels que Outlook.com, Gmail ou les comptes POP/IMAP).
- Les utilisateurs finaux ne peuvent ni personnaliser ni activer ou désactiver directement cette fonctionnalité dans Outlook : elle est exclusivement gérée par l’administrateur informatique.
Utilisation d’un code VBA
Le code VBA suivant vous permet de recevoir un avertissement chaque fois que vous envoyez un e-mail à un domaine externe dans Outlook. Procédez comme suit.
1. Appuyez sur les touches Alt + F11 pour ouvrir la fenêtre Microsoft Visual Basic pour Applications.
2. Dans la fenêtre Microsoft Visual Basic pour Applications, double-cliquez sur ThisOutlookSession pour ouvrir la fenêtre ThisOutlookSession (Code), puis copiez le code VBA ci-dessous dans cette fenêtre. Voir la capture d’écran :
Code VBA : Avertissement lors de l’envoi d’un e-mail vers un domaine externe
Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
'Update by Extendoffice 20180504
Dim xMailItem As Outlook.MailItem
Dim xRecipients As Outlook.Recipients
Dim i As Long
Dim xRecipientAddress As String
Dim xPrompt As String
Dim xYesNo As Integer
Dim xPos As Integer
On Error Resume Next
If Item.Class <> olMail Then Exit Sub
Set xMailItem = Item
Set xRecipients = xMailItem.Recipients
For i = xRecipients.Count To 1 Step -1
xRecipientAddress = xRecipients.Item(i).Address
xPos = InStrRev(LCase(xRecipientAddress), "@addin99.com")
If xPos <= 0 Then Exit For
Cancel = False
Next
If InStrRev(LCase(xRecipientAddress), "@addin99.com") > 0 Then Exit Sub
xPrompt = "Are you sure to send this email to outside your company? "
xYesNo = MsgBox(xPrompt, vbYesNo + vbQuestion, "Kutools for Outlook")
If xYesNo = vbNo Then Cancel = True
End SubRemarque : Dans le code, « @addin99.com » correspond au domaine e-mail interne vers lequel vous envoyez des messages. Adaptez-le selon vos besoins.
Désormais, dès que vous cliquerez sur le bouton **Envoyer** pour transmettre des e-mails à des adresses externes au domaine e-mail (différentes du domaine interne défini dans votre code VBA), une boîte d’avertissement s’affichera, comme illustré dans la capture d’écran ci-dessous.
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