Comment transférer automatiquement les e-mails à une personne précise lorsqu’on est absent du bureau dans Outlook ?

Lorsque vous êtes absent du bureau, il est essentiel de vous assurer que vos e-mails importants soient transférés à un collègue ou à un membre de votre équipe capable d’y répondre en votre absence. Outlook propose des fonctionnalités intégrées pour automatiser ce processus, et Kutools pour Outlook (KTO) offre encore plus d’options avancées. Dans ce tutoriel, je vous guiderai pas à pas à travers deux méthodes permettant de transférer automatiquement vos e-mails à une personne précise dès que vous êtes absent du bureau.

Transférez les e-mails à une personne précise lorsque Absent du bureau en créant des règles

Transférez les e-mails à une personne précise lorsque Absent du bureau en utilisant Kutools pour Outlook

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Transfert automatique les e-mails à une personne précise lorsque Absent du bureau en créant des règles

Vous pouvez créer des règles pour transférer automatiquement tous vos e-mails ou uniquement certains d’entre eux à la personne de votre choix. Voici comment procéder :

1. Cliquez sur Règles > Gérer les règles et alertes. Dans la boîte de dialogue Règles et alertes qui s’ouvre, cliquez sur Nouvelle règle sous l’onglet Règles de messagerie ; voir capture d’écran :

2. Dans la première boîte de dialogue Assistant de règle, cliquez sur Appliquer la règle aux messages que je reçois dans la section Créer une règle à partir de zéro ; voir capture d’écran :

3. Cliquez sur le bouton Suivant pour accéder à la deuxième boîte de dialogue. À cette étape de l’assistant, vous pouvez définir les conditions permettant le transfert automatique de certains e-mails. Si vous souhaitez transférer tous les e-mails reçus, ignorez cette étape et cliquez directement sur le bouton Suivant , puis cliquez sur le bouton Oui dans la boîte de dialogue qui s’affiche ; voir capture d’écran : button, see screenshot:

4. Dans la troisième boîte de dialogue de l’assistant, cochez l’option Transférer à des personnes ou à un groupe public dans la zone Étape 1 : Sélectionnez une ou plusieurs actions, puis cliquez sur le lien hypertexte personnes ou groupe public pour ouvrir la boîte de dialogue Adresse de la règle et sélectionner la personne à qui vous souhaitez transférer les messages. Voir capture d’écran :

5. Cliquez ensuite sur OK > Suivant pour accéder à la quatrième boîte de dialogue de l’assistant. Sélectionnez les éventuelles exceptions que vous souhaitez appliquer à cette règle. Vous pouvez également ignorer cette étape et cliquer directement sur le bouton Suivant ; voir la capture d’écran :

6. Dans la dernière boîte de dialogue de l’Assistant Règle, saisissez un nom pour cette règle à l’étape 1 et cochez l’option Activer cette règle à l’étape 2 ; voir capture d’écran :

7. Cliquez sur le bouton Terminer, puis sur le bouton OK dans la boîte de dialogue Règles et alertes. Désormais, lors de la réception d’un nouvel e-mail, celui-ci sera transféré automatiquement à la personne que vous avez spécifiée.

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Transfert automatique les e-mails à une personne précise lorsque Absent du bureau en utilisant Kutools pour Outlook

Kutools pour Outlook simplifie le transfert d’e-mails grâce à sa fonctionnalité Transfert automatique, plus intuitive et conviviale.

Étape 1. Téléchargez et installez Kutools pour Outlook, lancez Outlook, puis cliquez sur KUTOOLS PLUS > Transférer > Gérer les règles.

Étape 3. À l’étape 1 de l’Assistant de règle,

1. Cochez « L’expéditeur est – individu ou groupe public – » : cochez cette case pour filtrer les e-mails provenant d’expéditeurs spécifiques.

2. Cliquez surIndividu ou groupe public : Sélectionnez le lien souligné pour ouvrir le Carnet d’adresses.

3. Sélectionnez l’(es) expéditeur(s) spécifique(s) : choisissez dans la liste ceux auxquels vous souhaitez appliquer la règle.

4. Cliquez sur OK: Confirmez votre sélection et fermez la Carnet d'adresses.

   

Étape 4. Cliquez sur le bouton Suivant pour accéder à l’étape 2 de l’assistant de règle et sélectionnez les exceptions souhaitées. Si aucune exception n’est nécessaire, cliquez directement sur Suivant pour passer à l’étape 3 de l’assistant.

Étape 5. À la dernière étape de l’assistant de règle,

1. Donnez un nom à la règle : saisissez un nom descriptif (par exemple, « Transfert en l’absence du bureau ») pour l’identifier facilement par la suite.

2. Cliquez sur le bouton Sélectionner le destinataire : utilisez ce bouton pour ouvrir le Carnet d’adresses et choisir le(s) destinataire(s) des e-mails transférés.

3. Cliquez sur OK : confirmez vos paramètres et finalisez la configuration de la règle.

   

Étape 6. Cliquez sur OK ou Oui pour enregistrer la règle et activer la fonctionnalité Transfert automatique.