Comment transférer automatiquement les emails à une personne spécifique lorsque vous êtes absent du bureau dans Outlook ?
Lorsque vous êtes absent du bureau, il est essentiel de vous assurer que les emails importants sont transférés à un collègue ou membre de l'équipe qui peut les gérer en votre absence. Outlook propose des fonctionnalités intégrées pour automatiser ce processus, et Kutools for Outlook (KTO) offre encore plus d'options avancées. Dans ce tutoriel, je vais vous guider à travers deux méthodes pour transférer automatiquement les emails à une personne spécifique lorsque vous êtes absent du bureau.
Transférer automatiquement les emails à une personne spécifique lorsqu'absent du bureau en créant des règles
Vous pouvez créer des règles pour transférer automatiquement tous les emails ou certains emails vers la personne souhaitée. Suivez les étapes ci-dessous :
1. Cliquez sur Règles > Gérer les règles et alertes, dans la fenêtre Règles et alertes qui s'affiche, cliquez sur Nouvelle règle sous l'onglet Règles de messagerie, voir capture d'écran :
2. Dans la première fenêtre de l'Assistant Règles, cliquez sur Appliquer la règle aux messages que je reçois depuis la section Commencer par une règle vierge, voir capture d'écran :
3. Cliquez sur le Suivant bouton pour accéder à la deuxième fenêtre. À cette étape, vous pouvez spécifier les conditions pour transférer automatiquement certains emails. Si vous devez transférer tous les emails reçus, ignorez cette étape et cliquez directement sur le Suivant bouton, puis une boîte de dialogue de confirmation apparaît, cliquez sur le Oui bouton, voir capture d'écran :
4. Maintenant, dans la troisième fenêtre de l'assistant, cochez l'option Transférer à des personnes ou un groupe public dans la liste Étape 1 : Sélectionner une action, puis cliquez sur le lien hypertexte personnes ou groupe public pour accéder à la fenêtre Adresse de la règle, et sélectionnez la personne à qui vous souhaitez transférer les messages. Voir capture d'écran :
5. Ensuite, cliquez sur OK > Suivant pour accéder à la quatrième fenêtre de l'assistant, sélectionnez toutes les exceptions que vous souhaitez appliquer à cette règle. Vous pouvez également ignorer cette étape, continuez à cliquer sur le bouton Suivant, voir capture d'écran :
6. Dans la dernière fenêtre de l' Assistant Règle, saisissez un nom pour cette règle à l'étape 1, et cochez l'option Activer cette règle à l'étape 2, voir capture d'écran :
7. Cliquez sur le bouton Terminer, puis sur le bouton OK dans la fenêtre Règles et alertes. Maintenant, lors de la réception d'un nouvel email, il sera automatiquement transféré à la personne spécifiée.
Transférer automatiquement les emails à une personne spécifique lorsqu'absent du bureau en utilisant Kutools for Outlook
Kutools for Outlook simplifie le transfert d'emails avec sa fonction Auto Forward, qui est plus intuitive et conviviale.
Étape 1. Téléchargez et installez Kutools for Outlook, activez Outlook et cliquez sur Kutools Plus > Transfert > Gestion des règles.
Étape 3. À l'étape 1 de l'assistant de règles,
Cochez Expéditeur est dans le groupe de personnes ou public : Cochez cette case pour filtrer les emails provenant d'expéditeurs spécifiques.
Cliquez sur Personnes ou groupe public : Sélectionnez le lien souligné pour ouvrir le carnet d'adresses.
Sélectionnez l'expéditeur spécifique : Choisissez l'expéditeur auquel vous souhaitez appliquer la règle dans la liste.
- Cliquez sur OK : Confirmez votre sélection et fermez le carnet d'adresses.
Étape 4. Cliquez sur le bouton Suivant pour passer à l'étape 2 de l'assistant de règles, et sélectionnez les exceptions dont vous avez besoin. Si vous n'en avez aucune, cliquez directement sur Suivant pour passer à l'étape 3 de l'assistant.
Étape 5. À la dernière étape de l'assistant de règles,
Donnez un nom à la règle : Entrez un nom descriptif pour la règle (par exemple, "Transfert hors du bureau") afin de pouvoir l'identifier facilement ultérieurement.
Cliquez sur le bouton Sélectionner le destinataire : Utilisez ce bouton pour ouvrir le carnet d'adresses et choisir le(s) destinataire(s) pour les emails transférés.
Cliquez sur OK : Confirmez vos paramètres et terminez la configuration de la règle.
Étape 6. Cliquez sur OK > Oui pour enregistrer la règle et activer la fonction Auto Forward.
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