Comment imprimer automatiquement les pièces jointes lorsque les e-mails arrivent dans Outlook ?

Ce didacticiel illustre une méthode permettant de combiner un script VBA et une règle Outlook pour vous aider à imprimer automatiquement les pièces jointes de certains e-mails lorsqu'ils arrivent dans Outlook.

Imprimer automatiquement les pièces jointes lorsque certains e-mails arrivent

Supposons que vous souhaitiez imprimer automatiquement les pièces jointes des e-mails entrants d'un certain expéditeur. Vous pouvez procéder comme suit pour le faire.

Étape 1 : Créer un script dans Outlook

Tout d'abord, vous devez créer un script VBA dans Outlook.

1. Lancez votre Outlook, appuyez sur le autre + F11 touches simultanément pour ouvrir le Microsoft Visual Basic pour applications fenêtre.

2. dans le Microsoft Visual Basic pour applications fenêtre, double-cliquez sur Project1 > Objets Microsoft Outlook > Cette session Outlook ouvrir le Cette session Outlook (code) fenêtre, puis copiez le code suivant dans cette fenêtre de code.

Code VBA 1 : Imprimer automatiquement les pièces jointes (tous les types de pièces jointes) à l'arrivée des e-mails

Sub AttachementAutoPrint(Item As Outlook.MailItem)
'Updated by Extendoffice 20230223
  Dim xFS As FileSystemObject
  Dim xTempFolder As String
  Dim xAtt As Attachment
  Dim xShell As Object
  Dim xFolder As Object, xFolderItem As Object
  Dim xFileName As String
  On Error GoTo xError
  If Item.Attachments.Count = 0 Then Exit Sub
  Set xFS = New FileSystemObject
  xTempFolder = xFS.GetSpecialFolder(TemporaryFolder)
  xTempFolder = xTempFolder & "\ATMP" & Format(Item.ReceivedTime, "yyyymmddhhmmss")
  If Not xFS.FolderExists(xTempFolder) Then
    MkDir (xTempFolder)
  End If
  Set xShell = CreateObject("Shell.Application")
  Set xFolder = xShell.NameSpace(0)
  For Each xAtt In Item.Attachments
    If IsEmbeddedAttachment(xAtt) = False Then
      xFileName = xTempFolder & "\" & xAtt.FileName
      xAtt.SaveAsFile (xFileName)
      Set xFolderItem = xFolder.ParseName(xFileName)
      xFolderItem.InvokeVerbEx ("print")
    End If
  Next xAtt
  Set xFS = Nothing
  Set xFolder = Nothing
  Set xFolderItem = Nothing
  Set xShell = Nothing
xError:
  If Err <> 0 Then
    MsgBox Err.Number & " - " & Err.Description, , "Kutools for Outlook"
    Err.Clear
  End If
Exit Sub
End Sub

Function IsEmbeddedAttachment(Attach As Attachment)
Dim xItem As MailItem
Dim xCid As String
Dim xID As String
Dim xHtml As String
On Error Resume Next
IsEmbeddedAttachment = False
Set xItem = Attach.Parent
If xItem.BodyFormat <> olFormatHTML Then Exit Function
xCid = ""
xCid = Attach.PropertyAccessor.GetProperty("http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x3712001F")
If xCid <> "" Then
    xHtml = xItem.HTMLBody
    xID = "cid:" & xCid
    If InStr(xHtml, xID) > 0 Then
        IsEmbeddedAttachment = True
    End If
End If
End Function

Remarque: Ce code prend en charge l'impression de tous les types de pièces jointes reçues dans les e-mails. Si vous souhaitez imprimer uniquement le type de pièce jointe spécifié, tel que des fichiers pdf, veuillez appliquer le code VBA suivant.

Code VBA 2 : imprime automatiquement le type de pièces jointes spécifié à l'arrivée des e-mails

Sub AttachementAutoPrint(Item As Outlook.MailItem)
'Updated by Extendoffice 20230223
  Dim xFS As FileSystemObject
  Dim xTempFolder As String
  Dim xAtt As Attachment
  Dim xShell As Object
  Dim xFolder As Object, xFolderItem As Object
  Dim xFileType As String, xFileName As String
  On Error GoTo xError
  If Item.Attachments.Count = 0 Then Exit Sub
  Set xFS = New FileSystemObject
  xTempFolder = xFS.GetSpecialFolder(TemporaryFolder)
  xTempFolder = xTempFolder & "\ATMP" & Format(Item.ReceivedTime, "yyyymmddhhmmss")
  If Not xFS.FolderExists(xTempFolder) Then
    MkDir (xTempFolder)
  End If
  Set xShell = CreateObject("Shell.Application")
  Set xFolder = xShell.NameSpace(0)
  For Each xAtt In Item.Attachments
    If IsEmbeddedAttachment(xAtt) = False Then
      xFileName = xAtt.FileName
      xFileType = LCase$(Right$(xFileName, VBA.Len(xFileName) - VBA.InStrRev(xFileName, ".")))
      xFileName = xTempFolder & "\" & xFileName
      Select Case xFileType
        Case "pdf"   'change "pdf" to the file extension you want to print
          xAtt.SaveAsFile (xFileName)
          Set xFolderItem = xFolder.ParseName(xFileName)
          xFolderItem.InvokeVerbEx ("print")
      End Select
    End If
  Next xAtt
  Set xFS = Nothing
  Set xFolder = Nothing
  Set xFolderItem = Nothing
  Set xShell = Nothing
xError:
  If Err <> 0 Then
    MsgBox Err.Number & " - " & Err.Description, , "Kutools for Outlook"
    Err.Clear
  End If
  Exit Sub
End Sub

Function IsEmbeddedAttachment(Attach As Attachment)
Dim xItem As MailItem
Dim xCid As String
Dim xID As String
Dim xHtml As String
On Error Resume Next
IsEmbeddedAttachment = False
Set xItem = Attach.Parent
If xItem.BodyFormat <> olFormatHTML Then Exit Function
xCid = ""
xCid = Attach.PropertyAccessor.GetProperty("http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x3712001F")
If xCid <> "" Then
    xHtml = xItem.HTMLBody
    xID = "cid:" & xCid
    If InStr(xHtml, xID) > 0 Then
        IsEmbeddedAttachment = True
    End If
End If
End Function

Notes:

3. Allez-y et cliquez Outils > Les références. Dans le popping Références – Projet1 boîte de dialogue, vérifiez le Exécution de scripts Microsoft , puis cliquez sur le OK .

4. Enregistrez le code et appuyez sur le autre + Q touches pour fermer le Microsoft Visual Basic pour applications fenêtre.

Remarque: S'il vous plaît assurez-vous que le Activer toutes les macros l'option est activée dans votre Outlook. Vous pouvez cocher cette option en suivant les étapes indiquées ci-dessous.

Étape 2 : Créer une règle pour utiliser le script

Après avoir ajouté le script VBA dans Outlook, vous devez créer une règle pour utiliser le script en fonction de certaines conditions.

1. Accédez à l'onglet Accueil, cliquez sur Règles > Gérer les règles et les alertes.

2. dans le Règles et alertes boîte de dialogue, cliquez sur le Nouvelle règle bouton pour créer une règle.

Conseils: Si vous avez ajouté plusieurs comptes de messagerie à votre Outlook, veuillez spécifier un compte dans le Appliquer les modifications à ce dossier liste déroulante où vous souhaitez appliquer la règle. Sinon, il sera appliqué à la boîte de réception du compte de messagerie actuellement sélectionné.

3. Dans le premier Assistant de règles boîte de dialogue, sélectionnez Appliquer la règle aux messages que je reçois dans l' Étape 1 boîte, puis cliquez sur Suivant.

4. Dans le second Assistant de règles boîte de dialogue, vous devez:

5. Dans le troisième Assistant de règles boîte de dialogue, vous devez configurer comme suit.

Conseils: Si la "exécuter un script” l'option est manquante dans votre Assistant de règles, vous pouvez l'afficher en suivant la méthode mentionnée dans cet article : restaurer l'option Exécuter un script manquante dans la règle Outlook.

6. Puis un autre Assistant de règles apparaît demandant des exceptions. Vous pouvez sélectionner les exceptions si nécessaire, sinon, cliquez sur le Suivant bouton sans aucune sélection。

7. Dans le dernier Assistant de règles, vous devez spécifier un nom pour la règle, puis cliquer sur le Finition .

8. Puis il revient au Règles et alertes boîte de dialogue, vous pouvez voir la règle que vous avez créée répertoriée à l'intérieur, cliquez sur le OK bouton pour terminer l'ensemble des paramètres.

Désormais, lorsqu'un e-mail de la personne spécifiée est reçu, les fichiers joints seront imprimés automatiquement.

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