Comment imprimer automatiquement les pièces jointes dès la réception des e-mails dans Outlook ?

AuteurSiluvia Date de modification2024-09-18

Ce tutoriel vous explique comment associer un script VBA à une règle Outlook pour imprimer automatiquement les pièces jointes de certains e-mails dès leur réception.

Imprimer automatiquement les pièces jointes dès la réception de certains e-mails

Étape 1 : Créer un script dans Outlook

Étape 2 : Créer une règle pour utiliser le script

Imprimer automatiquement les pièces jointes dès la réception de certains e-mails

Imaginez que vous souhaitiez imprimer automatiquement les pièces jointes des e-mails entrants provenant d’un expéditeur spécifique. Voici la marche à suivre pour y parvenir.

Étape 1 : Créer un script dans Outlook

Commencez par créer un script VBA dans Outlook.

1. Ouvrez Outlook, puis appuyez simultanément sur les touches Alt + F11 pour ouvrir la fenêtre Microsoft Visual Basic pour Applications.

2. Dans la fenêtre Microsoft Visual Basic pour Applications, double-cliquez sur Projet1 > Objets Microsoft Outlook > ThisOutlookSession pour ouvrir la fenêtre ThisOutlookSession (Code), puis copiez le code suivant dans cette fenêtre.

étapes de l'impression automatique des pièces jointes à la réception des e-mails dans Outlook

Code VBA 1 : Imprimer automatiquement les pièces jointes (tous les types de pièces jointes) dès la réception des e-mails

Sub AttachementAutoPrint(Item As Outlook.MailItem)
'Updated by Extendoffice 20230223
  Dim xFS As FileSystemObject
  Dim xTempFolder As String
  Dim xAtt As Attachment
  Dim xShell As Object
  Dim xFolder As Object, xFolderItem As Object
  Dim xFileName As String
  On Error GoTo xError
  If Item.Attachments.Count = 0 Then Exit Sub
  Set xFS = New FileSystemObject
  xTempFolder = xFS.GetSpecialFolder(TemporaryFolder)
  xTempFolder = xTempFolder & "\ATMP" & Format(Item.ReceivedTime, "yyyymmddhhmmss")
  If Not xFS.FolderExists(xTempFolder) Then
    MkDir (xTempFolder)
  End If
  Set xShell = CreateObject("Shell.Application")
  Set xFolder = xShell.NameSpace(0)
  For Each xAtt In Item.Attachments
    If IsEmbeddedAttachment(xAtt) = False Then
      xFileName = xTempFolder & "\" & xAtt.FileName
      xAtt.SaveAsFile (xFileName)
      Set xFolderItem = xFolder.ParseName(xFileName)
      xFolderItem.InvokeVerbEx ("print")
    End If
  Next xAtt
  Set xFS = Nothing
  Set xFolder = Nothing
  Set xFolderItem = Nothing
  Set xShell = Nothing
xError:
  If Err <> 0 Then
    MsgBox Err.Number & " - " & Err.Description, , "Kutools for Outlook"
    Err.Clear
  End If
Exit Sub
End Sub

Function IsEmbeddedAttachment(Attach As Attachment)
Dim xItem As MailItem
Dim xCid As String
Dim xID As String
Dim xHtml As String
On Error Resume Next
IsEmbeddedAttachment = False
Set xItem = Attach.Parent
If xItem.BodyFormat <> olFormatHTML Then Exit Function
xCid = ""
xCid = Attach.PropertyAccessor.GetProperty("http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x3712001F")
If xCid <> "" Then
    xHtml = xItem.HTMLBody
    xID = "cid:" & xCid
    If InStr(xHtml, xID) > 0 Then
        IsEmbeddedAttachment = True
    End If
End If
End Function

Remarque : Ce code permet d’imprimer tous les types de pièces jointes reçues dans les e-mails. Si vous souhaitez imprimer uniquement un type spécifique de pièce jointe, comme les fichiers PDF, utilisez le code VBA suivant.

Code VBA 2 : Imprimer automatiquement un type spécifique de pièces jointes dès la réception des e-mails

Sub AttachementAutoPrint(Item As Outlook.MailItem)
'Updated by Extendoffice 20230223
  Dim xFS As FileSystemObject
  Dim xTempFolder As String
  Dim xAtt As Attachment
  Dim xShell As Object
  Dim xFolder As Object, xFolderItem As Object
  Dim xFileType As String, xFileName As String
  On Error GoTo xError
  If Item.Attachments.Count = 0 Then Exit Sub
  Set xFS = New FileSystemObject
  xTempFolder = xFS.GetSpecialFolder(TemporaryFolder)
  xTempFolder = xTempFolder & "\ATMP" & Format(Item.ReceivedTime, "yyyymmddhhmmss")
  If Not xFS.FolderExists(xTempFolder) Then
    MkDir (xTempFolder)
  End If
  Set xShell = CreateObject("Shell.Application")
  Set xFolder = xShell.NameSpace(0)
  For Each xAtt In Item.Attachments
    If IsEmbeddedAttachment(xAtt) = False Then
      xFileName = xAtt.FileName
      xFileType = LCase$(Right$(xFileName, VBA.Len(xFileName) - VBA.InStrRev(xFileName, ".")))
      xFileName = xTempFolder & "\" & xFileName
      Select Case xFileType
        Case "pdf"   'change "pdf" to the file extension you want to print
          xAtt.SaveAsFile (xFileName)
          Set xFolderItem = xFolder.ParseName(xFileName)
          xFolderItem.InvokeVerbEx ("print")
      End Select
    End If
  Next xAtt
  Set xFS = Nothing
  Set xFolder = Nothing
  Set xFolderItem = Nothing
  Set xShell = Nothing
xError:
  If Err <> 0 Then
    MsgBox Err.Number & " - " & Err.Description, , "Kutools for Outlook"
    Err.Clear
  End If
  Exit Sub
End Sub

Function IsEmbeddedAttachment(Attach As Attachment)
Dim xItem As MailItem
Dim xCid As String
Dim xID As String
Dim xHtml As String
On Error Resume Next
IsEmbeddedAttachment = False
Set xItem = Attach.Parent
If xItem.BodyFormat <> olFormatHTML Then Exit Function
xCid = ""
xCid = Attach.PropertyAccessor.GetProperty("http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x3712001F")
If xCid <> "" Then
    xHtml = xItem.HTMLBody
    xID = "cid:" & xCid
    If InStr(xHtml, xID) > 0 Then
        IsEmbeddedAttachment = True
    End If
End If
End Function

Remarques:

1. Avant d’appliquer ce code VBA pour imprimer uniquement les fichiers Fichiers PDF présents dans les e-mails entrants, vous devez d’abord télécharger et installer Adobe Acrobat Readeret le définir comme lecteur PDF par défaut sur votre ordinateur.

2. À la ligne Case «pdf», remplacez «pdf»par l’extension du fichier que vous souhaitez imprimer.

3. Cliquez ensuite sur Outils > Références. Dans la boîte de dialogue Références – Projet1 qui s’ouvre, cochez la case Microsoft Scripting Runtime, puis cliquez sur le bouton OK.

4. Enregistrez le code, puis appuyez sur les touches Alt + Q pour fermer la fenêtre Microsoft Visual Basic pour Applications.

Remarque : Assurez-vous que l’option Activer toutes les macros est activée dans votre Outlook. Vous pouvez vérifier cette option en suivant les étapes ci-dessous.

Étape 2 : Créer une règle pour utiliser le script

Après avoir ajouté le script VBA dans Outlook, créez une règle pour l’appliquer selon vos conditions spécifiques.

1. Accédez à l’onglet Accueil, puis cliquez sur Règles > Gérer les règles et les alertes.

2. Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, cliquez sur le bouton Nouvelle règle pour créer une règle.

Conseils : Si vous avez ajouté plusieurs comptes e-mail à votre Outlook, veuillez spécifier un compte dans la liste déroulante du champ Appliquer les modifications à ce dossier, là où vous souhaitez appliquer la règle. Sinon, celle-ci s’appliquera à la boîte de réception du compte actuellement sélectionné.

3. Dans la première boîte de dialogue Assistant de règle, sélectionnez Appliquer la règle aux messages que je reçois dans la zone Étape 1, puis cliquez sur Suivant.

4. Dans la deuxième boîte de dialogue Assistant de règle, vous devez :

4,1) Spécifiez une ou plusieurs conditions dans la zone Étape 1selon vos besoins ;

Dans ce cas, je souhaite imprimer uniquement les pièces jointes des e-mails entrants provenant d’un expéditeur donné. J’ai donc coché la case provenant de personnes ou d’un groupe public.

4,2) Cliquez sur la valeur soulignée dans la zone Étape 2pour modifier la condition ;

4,3) Cliquez sur Suivant.Voir capture d’écran :

5. Dans la troisième boîte de dialogue Assistant de règle, procédez comme suit.

5,1) Dans la section Étape 1 : Sélectionner une ou plusieurs actions, cochez la case exécuter un script;

5,2) Dans la section Étape 2, cliquez sur le texte souligné « un script » ;

5,3) Dans la boîte de dialogue Sélectionner un scriptqui s’ouvre, cliquez sur le nom du code VBA que vous avez ajouté ci-dessus, puis cliquez sur OK ;

5,4) Cliquez sur le bouton Suivant. Voir la capture d’écran :

Conseil : Si l’option « Exécuter un script » ne figure pas dans votre Assistant de règle, vous pouvez la faire réapparaître en suivant la méthode décrite dans cet article : restaurer l’option manquante Exécuter un script dans une règle Outlook.

6. Une autre boîte de dialogue Assistant de règle s’ouvre alors pour demander des exceptions. Vous pouvez sélectionner des exceptions si nécessaire ; sinon, cliquez sur le bouton Suivant sans effectuer de sélection.

7. Dans la dernière boîte de dialogue Assistant de règle, attribuez un nom à la règle, puis cliquez sur le bouton Terminer.

8. La boîte de dialogue Règles et alertes réapparaît alors. Vous pouvez voir la règle que vous avez créée dans la liste. Cliquez sur le bouton OK pour terminer toute la configuration.

Désormais, dès réception d’un e-mail provenant de la personne spécifiée, la ou les pièces jointes seront automatiquement imprimées.

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