Comment supprimer ou marquer par lots les e-mails déjà marqués comme terminés dans Outlook ?

Signaler des e-mails dans Outlook est un moyen pratique de mettre en évidence les messages importants exigeant votre attention ou un suivi. Toutefois, avec le temps, ces signaux peuvent s’accumuler — que ce soit parce que les tâches associées sont terminées ou parce que vous avez signalé par erreur des messages qui ne nécessitent plus d’être priorisés. Si vous souhaitez supprimer rapidement et efficacement ces signaux, que ce soit en les marquant comme terminés ou en les supprimant entièrement, plusieurs méthodes s’offrent à vous dans Outlook. Ce guide vous propose des solutions pratiques adaptées à divers scénarios, des fonctionnalités intégrées d’Outlook jusqu’à l’automatisation via du code VBA.

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Supprimer par lots les signaux de plusieurs messages via le menu contextuel dans Outlook

L’une des façons les plus simples de supprimer les signaux de plusieurs messages consiste à utiliser le menu contextuel directement depuis votre liste d’e-mails. Cette méthode est idéale pour supprimer rapidement les signaux d’un nombre modéré d’e-mails dans votre dossier actuel. Notez qu’elle requiert une sélection manuelle et convient particulièrement bien lorsque le nombre d’e-mails marqués n’est pas excessivement élevé.

1. Maintenez la touche Ctrl enfoncée et cliquez sur chaque e-mail marqué pour sélectionner plusieurs éléments simultanément. Cette sélection individuelle vous permet d’éviter toute suppression accidentelle des indicateurs d’e-mails que vous souhaitez continuer à suivre.

2. Cliquez avec le bouton droit sur l’un des signaux rouges sélectionnés, puis choisissez Effacer le signal dans le menu contextuel. Tous les éléments sélectionnés verront leurs signaux supprimés instantanément.

Conseils et remarques : Si vous constatez que l’option Effacer le signal n’est pas disponible, assurez-vous d’avoir sélectionné des e-mails marqués et que l’affichage Outlook n’est ni filtré ni regroupé de manière à limiter les actions du menu contextuel. Cette méthode donne les meilleurs résultats lorsque vous travaillez directement dans des dossiers de messagerie standards.

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Supprimer par lots les signaux de plusieurs messages avec les Étapes rapides dans Outlook

La fonctionnalité Étapes rapides d’Outlook vous permet de combiner plusieurs actions en un seul raccourci, idéal pour les tâches répétitives comme la suppression de signaux. Cette approche est particulièrement recommandée si vous devez régulièrement effacer des signaux et souhaitez gagner du temps par rapport à une suppression manuelle via clic droit. Configurer une Étape rapide pour supprimer les signaux accélère votre flux de travail et vous permet de traiter des lots entiers en un seul clic ou appui sur une touche.

1. Dans la vue Courrier, sous l’onglet Accueil, localisez le groupe Étapes rapides et cliquez sur Créer une nouvelle étape.

2. Cliquez sur Choisir une action pour afficher la liste des commandes disponibles. Faites défiler vers le bas et sélectionnez Effacer les signaux du message.

3. Le nom de l’action est automatiquement renseigné dans le champ Nom. Pensez à le remplacer par un nom facile à retenir, et définissez éventuellement une touche de raccourci (par exemple,)CTRL + MAJ + 9) ainsi qu’un texte d’infobulle pour accéder facilement à cette action ultérieurement. Terminez en cliquant sur Terminer.

4. Sélectionnez ensuite les e-mails marqués dont vous souhaitez supprimer les signaux (maintenez la touche)Ctrl enfoncée tout en cliquant sur chaque message), puis cliquez sur votre nouvelle Étape rapide ou utilisez le raccourci clavier attribué. Les signaux seront supprimés de tous les éléments sélectionnés en une seule action.

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Supprimer ou marquer par lots les E-mails marqués comme terminés dans la vue Tâches d’Outlook

Passer à la vue Tâches vous permet de gérer les e-mails signalés comme des éléments actionnables ou des tâches. Cette méthode est particulièrement utile si vous utilisez fréquemment les signaux et que vous souhaitez marquer plusieurs tâches comme terminées ou supprimer des signaux en masse, directement depuis cette vue plutôt que depuis votre boîte de réception.

1. Basculez vers la vue Tâches dans Outlook : cliquez sur le bouton Tâches dans la barre de navigation inférieure ou utilisez le raccourci clavier Ctrl+4.

2. Maintenez la touche Ctrl enfoncée pour sélectionner simultanément plusieurs tâches ou e-mails signalés.

3. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Gérer les tâches, utilisez soit Marquer comme terminé (pour finaliser les tâches sans les supprimer), soit Supprimer de la liste (pour effacer complètement les signaux). Cette méthode met à jour efficacement l’état de plusieurs éléments signalés en une seule opération.

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Supprimer ou marquer par lots les E-mails marqués comme terminés à l’aide d’un code VBA (automatisation par macro)

Automatiser la suppression ou le marquage comme terminés des e-mails signalés peut considérablement améliorer votre efficacité, notamment lorsque vous gérez des boîtes de réception volumineuses ou des flux de travail récurrents. Les macros VBA dans Outlook permettent de traiter en lot les e-mails marqués, vous faisant gagner un temps précieux autrement consacré à leur sélection manuelle. Cette solution s’avère particulièrement avantageuse si vous gérez régulièrement un grand volume d’e-mails signalés ou si vous souhaitez appliquer un traitement automatisé — par exemple, dans des boîtes partagées ou lors de la maintenance régulière de votre boîte de réception.

Avantages : Permet d’automatiser des actions en masse, réduisant ainsi considérablement les efforts manuels ; prend en charge le traitement à l’échelle de toute la boîte aux lettres ; et peut être personnalisé pour cibler des dossiers spécifiques.
Limites : Nécessite l’activation des macros ainsi qu’une connaissance de base de l’éditeur Visual Basic ; ne convient pas aux environnements soumis à des politiques de sécurité strictes qui limitent l’utilisation des macros ; sauvegardez toujours les données importantes de votre boîte aux lettres avant d’exécuter des opérations en masse, et testez-les dans des dossiers non critiques chaque fois que possible.

1. Dans Outlook, accédez au dossier contenant les e-mails marqués que vous souhaitez traiter. Sélectionnez les messages que vous voulez désigner comme terminés ou désignaliser (maintenez la touche)Ctrl enfoncée pour sélectionner plusieurs e-mails).

2. Ouvrez la fenêtre Microsoft Visual Basic pour Applications en appuyant sur Alt + F11.

3. Dans l’éditeur VBA, cliquez sur Insertion > Module. Copiez ensuite l’un des codes VBA suivants dans le module, selon que vous souhaitez supprimer les signaux ou les marquer comme terminés.

Code VBA : Supprimer les signaux de tous les E-mails marqués sélectionnés dans Dossier actuel

Sub UnflagSelectedMessages()
    Dim xSelection As Selection
    Dim xMail As MailItem
    Dim i As Integer
    
    On Error Resume Next
    Set xSelection = Outlook.Application.ActiveExplorer.Selection
    
    For i = 1 To xSelection.Count
        If xSelection.Item(i).Class = olMail Then
            Set xMail = xSelection.Item(i)
            
            If xMail.FlagStatus <> olNoFlag Then
                xMail.ClearTaskFlag
                xMail.Save
            End If
        End If
    Next
    
    MsgBox "All selected messages have been unflagged.", vbInformation, "KutoolsforOutlook"
    
    Set xMail = Nothing
    Set xSelection = Nothing
End Sub

Code VBA : Marquer tous les E-mails marqués sélectionnés comme terminés

Sub CompleteSelectedFlags()
    Dim xSelection As Selection
    Dim xMail As MailItem
    Dim i As Integer
    On Error Resume Next
    xTitleId = "KutoolsforOutlook"
    Set xSelection = Application.ActiveExplorer.Selection
    For i = 1 To xSelection.Count
        If xSelection.Item(i).Class = olMail Then
            Set xMail = xSelection.Item(i)
            If xMail.FlagStatus = olFlagMarked Then
                xMail.FlagStatus = olFlagComplete
                xMail.Save
            End If
        End If
    Next
    MsgBox "Selected flags have been marked complete.", vbInformation, xTitleId
    Set xMail = Nothing
    Set xSelection = Nothing
End Sub

4. Après avoir collé le code, fermez la fenêtre de l’éditeur VBA.
5. Exécutez ensuite la macro : appuyez sur Alt + F8 pour ouvrir la boîte de dialogue Macro, choisissez soit UnflagSelectedMessages, soit CompleteSelectedFlags, puis cliquez sur Exécuter.

Précautions et dépannage : Assurez-vous que les macros sont activées dans les paramètres d’Outlook pour que cette solution fonctionne. Vérifiez toujours avoir sélectionné uniquement les messages souhaités avant d’exécuter la macro, car les modifications sont immédiates et irréversibles.

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