Comment organiser des réunions entre plusieurs fuseaux horaires dans Outlook ?

Travailler avec des collègues répartis dans plusieurs fuseaux horaires rend souvent difficile la recherche d’un créneau commun. Heureusement, lorsqu’un calendrier affiche simultanément différents fuseaux horaires, planifier une réunion avec quelqu’un à l’autre bout du monde devient bien plus simple ! Avant de créer votre réunion, commencez par configurer dans votre calendrier Outlook les fuseaux horaires de vos collègues ou de toute personne que vous souhaitez inviter. Cliquez ici pour consulter le tutoriel : Comment ajouter plusieurs fuseaux horaires dans le calendrier Outlook. Ensuite, poursuivez votre lecture pour découvrir comment organiser facilement une réunion destinée à des participants situés dans des fuseaux horaires différents.

---

Créer des réunions entre plusieurs fuseaux horaires dans Outlook

Outlook pour ordinateur vous permet d’afficher simultanément jusqu’à trois fuseaux horaires dans votre calendrier. Si les fuseaux horaires des personnes que vous souhaitez inviter à votre réunion sont déjà visibles dans votre calendrier Outlook, suivez ces étapes pour définir un créneau horaire qui convient à tout le monde :

1. Accédez à la vue Calendrier en cliquant sur l’icône Calendrier située dans le coin inférieur gauche de votre écran Outlook.

2. Sous l’onglet Accueil, cliquez sur Jour, Semaine de travail ou Semaine pour afficher votre calendrier en vue quotidienne ou hebdomadaire, qui présente les plages horaires dans le groupe Organiser. J’ai sélectionné Semaine de travail — voir la capture d’écran ci-dessous.

Astuce : Si le calendrier est dans une autre vue, telle que Liste, cliquez sur Affichage>Modifier la vue>Calendrierpour passer à la vue Calendrier.

3. Faites défiler la page jusqu’à la zone où les plages horaires communes aux trois fuseaux horaires s’affichent en blanc.

Remarque : Les plages horaires correspondant aux heures de travail sont en blanc ; les heures hors travail sont grisées. Vous pouvez définir vos heures de travail ici :Fichier>Options>Calendrier.

4. Les personnes que vous souhaitez inviter n’ont peut-être pas les mêmes horaires que vous, mais les plages horaires affichées selon les différents fuseaux vous offriront une vision bien plus claire de l’heure idéale pour votre réunion. Accédez dès maintenant à la semaine de la réunion et cliquez avec le bouton droit sur la plage horaire souhaitée. Voir la capture d’écran :

5. Cliquez sur Réunion Demande. Ensuite, renseignez les informations et les participants requis dans la fenêtre contextuelle Réunion, puis cliquez sur Envoyer.

---

Articles associés