Trois méthodes pour Insérer une image à une réponse automatique dans Outlook
Configurer des réponses automatiques dans Outlook est une fonctionnalité pratique, particulièrement utile lorsque vous êtes absent du bureau ou indisponible. L’ajout d’une image — comme un logo d’entreprise ou une signature personnalisée — permet de rendre vos messages automatiques plus professionnels et mieux adaptés à votre identité. Voici un guide étape par étape pour insérer une image dans une réponse automatique dans Outlook.
Remarque : cet exemple utilise Microsoft Outlook 365 ; les étapes et descriptions peuvent varier légèrement selon la version d’Outlook utilisée.
Insérer une image à une réponse automatique à l’aide de
- Un modèle spécifique : fonctionne pour tous les comptes.
- Kutools pour Outlook : compatible avec tous les comptes et permet de configurer des réponses automatiques personnalisées via des modèles dédiés à chaque compte individuel.
- Un message spécifique : fonctionne uniquement avec les comptes Exchange.
Insérer une image à une réponse automatique à l’aide d’un modèle spécifique
1. Cliquez sur Accueil > E-mail pour créer un nouveau message. Saisissez ensuite l’objet et le corps du message. Accédez à l’onglet Insertion, puis cliquez sur Images pour insérer une image.
2. Cliquez sur Fichier > Enregistrer sous pour enregistrer le message en tant que modèle automatique « Modèle de réponse ».
3. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, sélectionnez Modèle Outlook (*.oft) dans la liste déroulante Spécifier le format d'enregistrement, puis cliquez sur le bouton Enregistrer.
4. Cliquez ensuite sur Accueil > Règles > Gérer les règles et les alertes.
5. Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, cliquez sur Nouvelle règle sous la section Règles de messagerie.
6. Dans la boîte de dialogue Assistant de règle, sélectionnez Appliquer la règle aux messages que je reçois, puis cliquez sur le bouton Suivant.
7. Dans la boîte de dialogue suivante Assistant de règle, sélectionnez envoyés uniquement à moi-même comme condition, puis cliquez sur le bouton Suivant.
8. Dans la boîte de dialogue suivante Assistant de règle, sélectionnez répondre à l’aide d’un modèle spécifique dans Étape 1 : Sélectionner une ou plusieurs actions, puis cliquez sur un modèle spécifique dans la zone Modifier le contenu de la règle à l’étape 2.
9. La boîte de dialogue Sélectionner un Modèle de réponse s’ouvre alors. Sélectionnez Modèles utilisateur dans le système de fichiers dans la liste déroulante Rechercher dans, choisissez le modèle automatique « Modèle de réponse » que vous venez de créer, puis cliquez sur le bouton Ouvrir.
10. De retour dans la boîte de dialogue Assistant de règle, cliquez sur le bouton Suivant.
11. Dans la boîte de dialogue suivante Assistant de règle, cliquez sur le bouton Suivant sans cocher aucune exception.
12. Dans la boîte de dialogue suivante Assistant de règle, saisissez un nom pour la règle dans la zone Étape 1 : Spécifier un nom pour cette règle, puis cliquez sur le bouton Terminer.
Remarques :
1) L’option Activer cette règle est cochée par défaut à l’étape 2 : Options de configuration de la règle. Si vous souhaitez appliquer cette règle aux messages déjà reçus, cochez la case Appliquer cette règle maintenant aux messages déjà présents dans la boîte de réception. Et si vous souhaitez l’appliquer à tous les comptes, cochez la case Créer cette règle sur tous les comptes.
2) Pour les utilisateurs d’un compte Microsoft Outlook Exchange, après avoir cliqué sur le bouton Terminer, une boîte de dialogue Microsoft Outlook s’ouvre. Elle indique : « Cette règle ne sera exécutée que lorsque vous vérifierez vos e-mails dans Outlook. Si Outlook n’est pas en cours d’exécution, cette règle ne fonctionnera pas pour les e-mails que vous consultez en ligne ou depuis un autre appareil. » Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue.
13. La boîte de dialogue Règles et alertes réapparaît alors ; cliquez sur le bouton OK pour terminer la configuration.
Désormais, dès réception d’un message dans Outlook, une réponse automatique incluant l’image est immédiatement envoyée à l’expéditeur.
❗ Avis important:
1) Pour que la règle envoie automatiquement des réponses à vos messages électroniques pendant votre absence, vous devez laisser Outlook en cours d’exécution.
2) Qu’il s’agisse d’un compte Exchange, IMAP ou POP3, lorsqu’une réponse automatique est configurée via une règle basée sur un modèle spécifique, votre réponse automatique n’est envoyée qu’une seule fois à chaque expéditeur au cours d’une même session. Une session correspond à la période allant du démarrage d’Outlook jusqu’à sa fermeture. Cette règle évite qu’Outlook n’envoie plusieurs réponses automatiques au même expéditeur s’il reçoit plusieurs messages de celui-ci. Durant une session, Outlook conserve la liste des expéditeurs ayant déjà reçu une réponse automatique. Toutefois, si vous quittez puis redémarrez Outlook, une nouvelle session commence et la liste des destinataires ayant reçu une réponse automatique est réinitialisée.
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Insérer une image à une réponse automatique à l’aide de Kutools pour Outlook
Si vous souhaitez simplifier ce processus, Kutools pour Outlook propose une fonctionnalité – Réponse automatique – qui vous permet de créer et gérer facilement des réponses automatiques personnalisées, en y ajoutant sans effort des images et du contenu enrichi.
1. Après avoir installé Kutools pour Outlook, cliquez sur KUTOOLS PLUS > Répondre dans le groupe Automatique.
2. Dans la boîte de dialogue Réponse automatique, configurez les paramètres suivants :
Sélectionnez le compte pour lequel vous souhaitez activer la réponse automatique.
Modifiez ou supprimez le préfixe du sujet si nécessaire.
Rédigez votre message de réponse automatique.
Pour ajouter une image, cliquez sur l’icône Insérer une image, puis téléchargez une image locale ou collez l’URL de l’image.
3. Cliquez sur OK ou sur Appliquer. Lorsque vous y êtes invité, cliquez sur Oui pour enregistrer vos modifications et activer la fonctionnalité Réponse automatique.
Désormais, chaque message reçu par le compte spécifié déclenchera une réponse automatique intégrant l’image.
Configurer Insérer une image comme réponse automatique à l’aide d’un message spécifique
1. Ouvrez Outlook, cliquez sur l’onglet Fichier. Ensuite, cliquez sur Gérer les règles et alertes dans la section Informations.
2. Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, cliquez sur Nouvelle règle sous la section Règles de messagerie.
3. Dans la boîte de dialogue Assistant de règle, sélectionnez Appliquer la règle aux messages que je reçois, puis cliquez sur le bouton Suivant.
4. Dans la boîte de dialogue suivante, Assistant de règle, sélectionnez envoyés uniquement à moi comme condition, puis cliquez sur le bouton Suivant.
5. Dans la boîte de dialogue suivante Assistant de règle, sélectionnez répondre automatiquement à l’aide d’un message spécifique à l’étape Étape 1 : Sélectionnez une ou plusieurs actions, puis cliquez sur un message spécifique dans la zone Modifier le contenu de la règle à l’étape 2.
6. Une page vierge de composition de message s’ouvre ; vous pouvez saisir l’objet et rédiger votre message. Accédez à l’onglet Insertion et cliquez sur Images pour insérer une image.
7. Cliquez sur Enregistrer et fermer pour enregistrer le message de réponse automatique et fermer cette fenêtre.
8. De retour dans la boîte de dialogue Assistant de règle, vous constatez que le message spécifique porte désormais le nom Réponse automatique, correspondant à l’objet du message enregistré. Cliquez ensuite sur le bouton Suivant.
9. Dans la boîte de dialogue suivante Assistant de règle, cliquez sur le bouton Suivant sans cocher aucune exception.
10. Dans la boîte de dialogue suivante Assistant de règle, saisissez un nom pour votre règle de réponse automatique dans la zone Étape 1 : Spécifiez un nom pour cette règle, puis cliquez sur le bouton Terminer.
11. La boîte de dialogue Règles et alertes réapparaît ; cliquez sur le bouton OK pour finaliser la configuration.
Désormais, dès qu’un message est reçu sur votre compte Exchange, une réponse automatique incluant l’image sera envoyée à l’expéditeur.
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