Comment modifier ou supprimer plusieurs entrées Éléments rapides et AutoText dans Outlook ?

Lorsque nous disposons de nombreuses entrées Éléments rapides et d’entrées AutoText, la modification de plusieurs d’entre elles implique de cliquer sur le bouton Éléments rapides pour rechercher une entrée à la fois, de la modifier, puis de répéter cette opération sans fin. Cela prend beaucoup de temps. Par ailleurs, il peut également arriver que nous devions supprimer certaines entrées Éléments rapides et entrées AutoText obsolètes. Comment les modifier ou les supprimer rapidement ? Ce tutoriel vous présente les méthodes permettant d’accomplir cette tâche.

Remarque : L’exemple présenté ici concerne « Microsoft Outlook 365 ». Les étapes et les descriptions peuvent varier légèrement selon la version d’Outlook utilisée.

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Modifier/Supprimer plusieurs entrées Éléments rapides et entrées AutoText

Pour gérer simultanément plusieurs entrées Éléments rapides et AutoText, la fonctionnalité « Gestionnaire de blocs de construction » d’Outlook est la solution idéale. Voici comment modifier ou supprimer plusieurs entrées Éléments rapides et AutoText en toute simplicité.

1. Dans Outlook, rendez-vous sur l’onglet « Accueil », puis cliquez sur « Nouveau message » pour ouvrir une fenêtre de composition.

2. Placez le curseur dans le corps de l’e-mail, puis cliquez sur « Insertion » > « Éléments rapides » pour faire apparaître la liste des entrées disponibles.

3. Placez le curseur sur l’option « AutoText » pour afficher la liste des entrées correspondantes.

4. Placez le curseur sur l’une des entrées ci-dessus, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris, puis choisissez « Organiser et supprimer » dans le menu contextuel.

5.La boîte de dialogue « Gestionnaire de blocs de construction » s’ouvre. Toutes les entrées Éléments rapides et les entrées AutoText apparaissent dans la section « Blocs de construction ». Cliquez sur le bouton « Modifier les propriétés » pour modifier les propriétés d’une entrée, ou sur le bouton « Supprimer » pour la supprimer.

6. Pour modifier les propriétés d’une entrée, cliquez sur le bouton « Modifier les propriétés ». La boîte de dialogue « Modifier le bloc de construction » s’ouvre, vous permettant de modifier le nom, la galerie, la catégorie, la description ainsi que les options d’insertion. J’ai ajouté du texte dans le champ « Description » et modifié l’option d’insertion en « Insérer uniquement le contenu ».

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7. Cliquez sur le bouton « OK » pour enregistrer vos modifications. Un message d’alerte de Microsoft Outlook apparaît alors, vous demandant si vous souhaitez redéfinir l’entrée de bloc de construction : cliquez sur « Oui ».

8. Vous revenez alors à la page du « Gestionnaire de blocs de construction », ce qui vous permet de poursuivre rapidement d’autres modifications.

9. Vous pouvez également supprimer des entrées depuis la section Blocs de construction : sélectionnez celle dont vous n’avez plus besoin, puis cliquez sur le bouton « Supprimer ».

10. Un message d’alerte de Microsoft Outlook s’affiche pour vous demander si vous souhaitez supprimer le bloc de construction sélectionné. Cliquez sur Oui.

11. Vous revenez une fois de plus à la page du Gestionnaire de blocs de construction, vous permettant ainsi de poursuivre efficacement d’autres suppressions.

Remarques :

1. N’oubliez pas d’enregistrer vos entrées Éléments rapides au format texte brut (Format de texte), car l’option « Organiser et supprimer » n’est pas accessible. Consultez la capture d’écran ci-dessous. Pour pouvoir modifier ultérieurement vos entrées Éléments rapides, enregistrez-les au format HTML ou au format de texte enrichi.

   

2. La méthode ci-dessus permet uniquement de modifier les propriétés des Éléments rapides, mais pas leur contenu. Si vous souhaitez modifier le contenu des Éléments rapides, les méthodes décrites dans l’article suivant peuvent vous aider :
   Comment renommer et modifier les entrées Éléments rapides dans Outlook ?

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