Comment attribuer et modifier des catégories de couleur aux éléments Outlook ?

L’attribution de catégories de couleur à certains éléments Outlook — tels que les messages électroniques, les événements et les contacts — vous permet d’identifier instantanément les éléments liés, de les regrouper efficacement et de les suivre en un clin d’œil, pour une productivité optimale. Si un élément appartient à plusieurs catégories, il vous suffit de lui attribuer davantage de catégories de couleur. Dans cet article, découvrez comment attribuer une catégorie de couleur à un élément Outlook, créer vos propres catégories, modifier la couleur ou le nom d’une catégorie existante, ainsi que d’autres astuces rapides pour appliquer des catégories et mettre en valeur vos éléments Outlook.

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Créer une catégorie de couleur et lui attribuer une touche de raccourci dans Outlook

Outlook est livré avec un ensemble de catégories de couleur prédéfinies, mais créer et utiliser vos propres catégories vous permettra d’identifier plus facilement les éléments associés.

1. Dans la vue « Courrier », sous l’onglet « Accueil », dans le groupe « Balises », cliquez sur « Catégoriser » puis sur « Toutes les catégories ».

2. Dans la boîte de dialogue « Catégorie de couleur » qui s’ouvre, cliquez sur le bouton « Nouveau ».

3. Dans la nouvelle boîte de dialogue « Ajouter une nouvelle catégorie », saisissez un nom dans le champ dédié, attribuez-lui une couleur facilement reconnaissable et, si vous le souhaitez, définissez également une touche de raccourci.

4. Cliquez sur « OK ». La catégorie que vous venez de créer apparaît désormais dans la boîte de dialogue « Catégorie de couleur », comme illustré ci-dessous. Cliquez à nouveau sur « OK » pour enregistrer la catégorie et fermer la boîte de dialogue.

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Attribuer une catégorie de couleur aux éléments Outlook (avec ou sans touche de raccourci)

Pour attribuer une catégorie de couleur à un ou plusieurs messages, rendez-vous, contacts ou tâches dans Outlook, procédez comme suit :

1. Sélectionnez les éléments Outlook auxquels vous souhaitez appliquer une catégorie de couleur.

2. Attribuez la catégorie en utilisant l’une des méthodes suivantes :

• Si vous n’avez pas défini de raccourci clavier pour la catégorie de couleur que vous souhaitez appliquer : cliquez avec le bouton droit sur l’un des éléments sélectionnés, choisissez « Catégoriser » dans le menu contextuel, puis sélectionnez la catégorie à attribuer.
  Remarque : Si vous avez attribué par erreur une catégorie de couleur, cliquez avec le bouton droit sur l’élément et sélectionnez « Effacer toutes les catégories ».
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• Si vous avez défini une touche de raccourci pour la catégorie de couleur que vous souhaitez attribuer, appuyez simplement dessus.
  Remarque : Appuyer à nouveau sur la même touche de raccourci supprime la catégorie.

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Attribuer une catégorie de couleur à un élément Outlook avec Clic rapide

Pour attribuer une catégorie de couleur à un message électronique, rendez-vous dans « Affichage » > « Modifier la vue » > « Unique » ou « Aperçu ». Pour attribuer une catégorie à un événement ou à un contact, accédez à « Affichage » > « Modifier la vue » > « Liste ». Ensuite :

1. Dans la vue « Courrier », sous l’onglet « Accueil », dans le groupe « Balises », cliquez sur « Catégoriser » > « Définir le clic rapide ».

2. Dans la boîte de dialogue « Définir le clic rapide », choisissez la catégorie que vous souhaitez attribuer.

3. Si vous êtes invité à renommer la catégorie, cliquez sur « Oui » ou « Non » selon vos préférences.

4. Placez le pointeur sur un message pour faire apparaître une case vide sous la colonne « Catégories », puis cliquez dessus afin d’attribuer la catégorie Clic rapide.

Remarque :Un nouveau clic sur la case supprime la catégorie.

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Attribuer une catégorie de couleur aux messages Outlook avec Étapes rapides

Outlook dispose d’une fonctionnalité Étapes rapides qui vous permet d’attribuer une catégorie de couleur à un ou plusieurs messages électroniques en un seul clic. Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous :

1. Dans la vue « Courrier », sous l’onglet « Accueil », cliquez sur « Créer une étape » dans le groupe « Étapes rapides ».

2. Cliquez sur « Choisir une action » pour afficher la liste déroulante des actions disponibles, puis sélectionnez « Catégoriser le message ».

3. Cliquez sur « Choisir une catégorie » pour sélectionner la catégorie de couleur que vous souhaitez attribuer aux messages à l’aide de l’Étape rapide.

4. Le nom de l’action est automatiquement inséré dans le champ « Nom ». Vous pouvez le remplacer par un libellé plus explicite, définir une touche de raccourci (par exemple, « CTRL+MAJ+2 ») ou modifier le texte de l’infobulle. Cliquez ensuite sur « Terminer ».

5. Répétez les étapes ci-dessus pour créer des étapes rapides dans d’autres catégories, si nécessaire.

6. Retournez maintenant à votre Liste des emails. Sélectionnez les messages que vous souhaitez catégoriser, puis cliquez sur l’étape rapide que vous venez de créer dans le groupe « Étapes rapides ». Les Éléments sélectionnés seront alors catégorisés.

Remarque : Si vous avez attribué par erreur une catégorie de couleur à un élément, sélectionnez-le, cliquez avec le bouton droit et choisissez « Effacer toutes les catégories » dans le menu déroulant. Sinon, lors de la création d’une étape rapide, vous pouvez opter pour « Effacer les catégories » au lieu de catégoriser, afin de créer une action rapide qui supprime les catégories.

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Modifier une catégorie de couleur et sa touche de raccourci dans Outlook

1. Dans la vue « Courrier », sous l’onglet « Accueil », dans le groupe « Balises », cliquez sur « Catégoriser » puis sur « Toutes les catégories ».

2. Dans la boîte de dialogue « Catégorie de couleur » qui s’ouvre, procédez comme suit pour modifier une catégorie :

1. Sélectionnez la catégorie que vous souhaitez modifier.
2. Cliquez sur « Renommer » et saisissez un nouveau nom.
3. Cliquez sur la flèche déroulante située sous « Couleur » pour choisir une autre teinte.
4. Cliquez sur la flèche déroulante située sous « Touche de raccourci » pour en choisir une autre.
   

3. Si vous devez modifier d’autres catégories, répétez les étapes ci-dessus, puis cliquez sur « OK » pour enregistrer vos modifications.

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