Comment catégoriser automatiquement les courriels par couleur selon leur objet dans Outlook ?

Les catégories de couleur vous permettent de repérer instantanément les éléments associés et de les regrouper dans Outlook, facilitant ainsi leur suivi et boostant votre efficacité. Dans cet article, nous vous expliquons comment créer une règle dans Outlook pour attribuer automatiquement des catégories de couleur aux messages électroniques en fonction de leur objet.

---

Catégoriser automatiquement les messages électroniques par couleur en fonction de leur objet dans Outlook

Dans Outlook, sélectionnez le dossier Boîte de réception du compte de messagerie auquel vous souhaitez appliquer la règle de catégorisation automatique, puis choisissez n’importe quel message dans ce dossier. Suivez ensuite les étapes ci-dessous.

1. Sous l’onglet Accueil, cliquez sur Règles > Créer une règle.

2. Dans la boîte de dialogue contextuelle Créer une règle, cliquez sur Options avancées.

3. Dans la boîte de dialogue Assistant de règle intitulée Quelles conditions souhaitez-vous vérifier ?, procédez comme suit :

1. Dans l’étape 1 : Sélectionnez une ou plusieurs conditions, cochez la deuxième option avec (l’objet de votre message sélectionné) dans l’objet.
2. Dans l’étape 2 : Modifiez le contenu de la règle, cliquez sur le texte souligné en bleu pour ouvrir la boîte de dialogue Texte de recherche.
3. Dans la boîte de dialogue contextuelle Texte de recherche, saisissez les mots-clés ou expressions présents dans l’objet des courriels que vous souhaitez catégoriser automatiquement par couleur.
4. Cliquez sur Ajouter.
   Remarque : Si vous souhaitez catégoriser automatiquement un message électronique à l’aide de davantage de mots-clés ou d’expressions, répétez les étapes iii et iv. Vous pouvez également sélectionner les mots-clés ou expressions dans la zone Liste de recherche, puis cliquer sur Supprimer pour supprimer ceux qui ne sont plus nécessaires.
5. Cliquez sur OK dans la boîte de dialogue Texte de recherche pour revenir à l’Assistant de règle.
6. Cliquez sur Suivant.
7. 

4. Dans la boîte de dialogue intitulée Assistant de règle – Que souhaitez-vous faire du message ? –, procédez comme suit :

1. Dans l’étape 1 : Sélectionnez une ou plusieurs actions, cochez l’option lui affecter la catégorie.
2. Dans l’étape 2 : Modifiez le contenu de la règle, cliquez sur la catégorie soulignée en bleu pour ouvrir la boîte de dialogue Catégorie de couleur.
3. Dans la boîte de dialogue contextuelle Catégorie de couleur, sélectionnez une ou plusieurs catégories à attribuer aux messages électroniques dont l’objet contient les mots ou expressions spécifiés à la troisième étape.
4. Cliquez sur OK dans la boîte de dialogue Catégorie de couleur pour revenir à l’Assistant de règle.
5. Cliquez sur Suivant.
6. 

5. Dans la boîte de dialogue Assistant de règle intitulée Y a-t-il des exceptions ?, sélectionnez les exceptions à l’étape 1 si nécessaire, puis modifiez leur description à l’étape 2. Une fois terminé, cliquez sur Suivant.

6. Dans la boîte de dialogue Assistant de règle pour finaliser la configuration de la règle, procédez comme suit :

1. Dans l’étape 1, indiquez un nom pour cette règle dans la zone de saisie.
2. Dans l’étape 2, cochez l’option Exécuter cette règle maintenant sur les messages déjà présents dans la « Boîte de réception » afin d’attribuer une catégorie de couleur aux messages de votre Boîte de réception répondant aux conditions spécifiées ; cochez également l’option Activer cette règle pour attribuer automatiquement une catégorie de couleur aux messages entrants qui satisfont aux conditions définies.
3. À l’étape 3, vous pouvez consulter les détails de la règle que vous avez définie. Si vous souhaitez modifier l’un des critères, cliquez sur une valeur soulignée pour la modifier.
4. Une fois terminé, cliquez sur Terminer.
5. 

7. Une boîte de dialogue s’ouvre pour vous informer que la règle ne fonctionne que lorsque vous consultez vos courriels dans Outlook. Cliquez sur OK.

8. La règle a été créée avec succès ! Si vous souhaitez la consulter ou la modifier ultérieurement, rendez-vous dans Règles > Créer une règle. N’oubliez pas de sélectionner le bon dossier, comme illustré dans la capture d’écran ci-dessous.

---

Articles associés