Comment attribuer automatiquement des catégories de couleur aux emails en fonction de leur objet dans Outlook ?
Les catégories de couleur vous permettent de reconnaître et regrouper rapidement les éléments liés dans Outlook, afin que vous puissiez facilement les suivre et améliorer l'efficacité. Dans cet article, nous allons parler de la façon de créer une règle dans Outlook pour attribuer automatiquement des catégories de couleur aux messages électroniques en fonction de leurs objets.
Attribution automatique de catégories de couleur aux messages électroniques en fonction de leur objet dans Outlook
Dans votre Outlook, veuillez sélectionner le dossier de réception du compte email auquel vous souhaitez appliquer la règle d'auto-catégorisation, puis sélectionnez n'importe quel message du dossier. Après cela, suivez les étapes ci-dessous.
1. Le Accueil onglet, cliquez sur Règles > Créer une règle.
2. Dans la fenêtre contextuelle Créer une règle boîte de dialogue, cliquez sur Options avancées.
3. Dans l'Assistant Règles demandant Quelles conditions souhaitez-vous vérifier, procédez comme suit :
- À l'étape 1 : Sélectionner des conditions, cochez la deuxième option avec (l'objet de votre message sélectionné) dans l'objet.
- À l'étape 2 : Modifier la description de la règle, cliquez sur le texte souligné en bleu pour ouvrir la boîte de dialogue Rechercher du texte.
- Dans la fenêtre contextuelle Rechercher du texte, saisissez les mots-clés ou expressions dans le titre selon lesquels vous souhaitez attribuer automatiquement des catégories de couleur aux emails.
- Cliquez Ajouter.
Remarque : Si vous devez attribuer automatiquement une catégorie de couleur à un message électronique basé sur plusieurs mots-clés ou phrases, répétez les étapes iii et iv. Vous pouvez également sélectionner les mots-clés ou phrases dans la liste de recherche, puis cliquer sur Supprimer pour supprimer ceux indésirables. - Cliquez sur OK dans la boîte de dialogue Rechercher du texte pour revenir à l'Assistant Règles.
- Cliquez sur Suivant.
4. Dans l'Assistant Règles demandant Que voulez-vous faire avec le message, procédez comme suit :
- À l'étape 1 : Sélectionner des actions, cochez l'option l'attribuer à la catégorie.
- À l' étape 2 : Modifier la description de la règle, cliquez sur la catégorie soulignée en bleu pour ouvrir la boîte de dialogue Catégorie de couleur.
- Dans la fenêtre contextuelle Catégorie de couleur, sélectionnez une ou plusieurs catégories que vous souhaitez attribuer aux messages électroniques dont les titres contiennent les mots ou phrases spécifiés à la troisième étape.
- Cliquez sur OK dans la boîte de dialogue Catégorie de couleur pour revenir à l'Assistant Règles.
- Cliquez sur Suivant.
5. Dans l' Assistant Règles demandant Y a-t-il des exceptions, sélectionnez des exceptions dans Étape 1 s'il y en a, et modifiez la description des exceptions dans Étape 2. Une fois terminé, cliquez sur Suivant.
6. Dans l'Assistant Règles pour terminer la configuration de la règle, configurez comme suit :
- À l'étape 1, spécifiez un nom pour cette règle dans la zone de saisie.
- À l' étape 2, cochez l'option Exécuter cette règle maintenant sur les messages déjà dans « Boîte de réception » pour attribuer des catégories de couleur aux messages dans votre Boîte de réception qui répondent aux conditions spécifiées ; Cochez l'option Activer cette règle pour attribuer des catégories de couleur aux messages entrants qui répondent aux conditions spécifiées.
- À l'étape 3, vous pouvez examiner les détails de la règle que vous avez spécifiés. Si vous devez modifier l'un des critères, cliquez sur une valeur soulignée pour la modifier.
- Une fois terminé, cliquez sur Terminer.
7. Une boîte de dialogue apparaît vous informant que la règle ne fonctionne que lorsque vous consultez vos emails dans Outlook. Cliquez OK.
8. Maintenant, la règle est créée avec succès. Si vous devez la vérifier ou la modifier à l'avenir, rendez-vous dans Règles > Créer une règle. Et n'oubliez pas de sélectionner le bon dossier comme indiqué dans la capture d'écran ci-dessous.
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