Outlook : comment générer un lien « Ajouter à l’agenda » à insérer dans un e-mail

Comme vous le savez, lorsque vous souhaitez inviter des participants à une réunion, la plupart d’entre vous envoient habituellement une invitation depuis Outlook. Une fois acceptée par les destinataires, cette invitation s’ajoute automatiquement à leur agenda. Ce tutoriel vous propose une méthode alternative : intégrer directement dans le corps de votre message un lien « Ajouter à l’agenda » pour simplifier encore davantage ce processus.

Remarque : les méthodes présentées dans ce tutoriel ont été réalisées avec Outlook 2021. Si vous utilisez une autre version, certaines étapes pourraient différer.

Générer un lien « Ajouter à l’agenda » à insérer dans un e-mail

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Générer un lien « Ajouter à l’agenda » à insérer dans un e-mail

Commencez par créer un rendez-vous.

1. Basculez vers la vue « Agenda », puis, sous l’onglet « Accueil », cliquez sur « Rendez-vous » dans le groupe « Nouveau ».

2. Dans la fenêtre « Rendez-vous », saisissez le titre, l’heure de début, l’heure de fin, le lieu ainsi que toute autre information requise, puis cliquez sur « Enregistrer et fermer ».

Envoyez ensuite une pièce jointe iCalendar

3. Dans votre agenda, repérez le rendez-vous que vous avez créé, cliquez dessus, puis, sous l’onglet « Pièce jointe », sélectionnez « Transférer » > « Transférer en tant qu’iCalendar ».

Une fenêtre de message s’ouvre alors, avec le rendez-vous joint en pièce jointe au format .ics.

Enfin, enregistrez le fichier iCalendar dans un emplacement partagé et ajoutez un lien dans le corps du message

4. Cliquez avec le bouton droit sur la pièce jointe iCalendar.ics, puis choisissez « Enregistrer sous » dans le menu contextuel.

5. Choisissez un dossier partagé accessible à tous vos destinataires, puis cliquez sur « Enregistrer » pour y sauvegarder le fichier iCalendar.

6. Créez un nouvel e-mail, puis, après avoir renseigné les destinataires, l’objet et le corps du message, sélectionnez le texte où vous souhaitez insérer le lien vers l’agenda. Cliquez sur l’onglet « Insertion », puis sur « Lien » dans le groupe Liens.

7. Dans la fenêtre « Insérer des hyperliens », cliquez sur l’onglet « Fichier existant ou page web », puis repérez le fichier .ics enregistré dans le champ « Adresse » et cliquez sur « OK ».

Le lien vers l’agenda est désormais associé au texte sélectionné. Cliquez sur « Envoyer » pour envoyer votre e-mail.

Astuce : si vous souhaitez associer le lien à une image, insérez d’abord celle-ci en cliquant sur « Insertion » > « Image/Forme/Icônes » selon vos besoins, puis répétez l’étape 7 pour transformer l’image en lien hypertexte.

Lorsque le destinataire clique sur le lien, une boîte de dialogue s’affiche pour demander s’il souhaite ouvrir le dossier. Cliquez sur « Oui » pour accéder au dossier contenant le fichier iCalendar.

Dans ce dossier, double-cliquez sur le calendrier que vous souhaitez ajouter. Une fois la fenêtre « Rendez-vous » ouverte, cliquez sur « Enregistrer et fermer » pour l’ajouter à votre agenda.