Comment extraire des contacts individuels d’un groupe de contacts dans Outlook ?

Lorsque vous recevez une liste de distribution, vous souhaitez probablement la sauvegarder et la transformer en contacts individuels plutôt qu’en groupe. Outlook n’offre malheureusement pas de méthode directe pour réaliser cette opération. Heureusement, je vais vous présenter ici deux méthodes simples et rapides pour y parvenir.

Extraire des contacts individuels à partir d’un Groupe de contacts avec la fonction Importation/Exportation

Extraire des contacts individuels à partir d’un Groupe de contacts avec une fonctionnalité puissante

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Extraire des contacts individuels à partir d’un Groupe de contacts avec la fonction Importation/Exportation

Pour fractionner votre liste de distribution en contacts individuels, la fonction Importation/Exportation d’Outlook est là pour vous aider. Voici la marche à suivre :

1. Commencez par faire glisser le groupe de contacts reçu depuis le message vers l’icône Personnes située dans la navigation, puis enregistrez-le dans votre dossier de contacts.

2. Ensuite, sélectionnez le groupe de contacts, puis cliquez sur Fichier > Enregistrer sous. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous qui s’ouvre, choisissez un emplacement pour enregistrer ce fichier, puis sélectionnez Texte seul (*.txt) comme type de fichier dans la liste déroulante Spécifier le format d'enregistrement, comme illustré ci-dessous :

3. Cliquez ensuite sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder ce fichier.

4. Ouvrez maintenant le fichier texte enregistré à l’aide du Bloc-notes, puis copiez toutes les lignes contenant les noms et les adresses e-mail, comme illustré ci-dessous :

5. Ouvrez ensuite l’application Excel et saisissez « Nom » et « Adresse e-mail » respectivement dans les cellules A1 et B1. Placez ensuite le curseur dans la cellule A2, puis appuyez sur Ctrl + V pour coller les noms et adresses dans la plage de cellules, comme illustré ci-dessous :

6. Cliquez ensuite sur Fichier > Enregistrer sous. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, choisissez un emplacement pour enregistrer ce fichier, attribuez-lui un nom, puis sélectionnez CSV (MS-DOS) (*.csv) comme type de fichier dans la liste déroulante Spécifier le format d'enregistrement, comme illustré ci-dessous :

7. Cliquez ensuite sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder ce fichier.

8. Ouvrez maintenant ce fichier avec le Bloc-notes, comme illustré ci-dessous :

9. Dans le Bloc-notes ouvert, vérifiez que les noms et les adresses e-mail sont bien séparés par des virgules. Sinon, ajoutez-les manuellement entre chaque élément. Voir l’illustration ci-dessous :

10. Fermez le Bloc-notes, puis, dans l’interface principale d’Outlook, cliquez sur Fichier > Ouvrir & Exporter > Importation/Exportation, comme illustré ci-dessous :

11. Dans l’Assistant Importation et Exportation, cliquez sur Importer à partir d’un autre programme ou fichier dans la zone Choisir une action à effectuer, puis cliquez sur le bouton Suivant, comme illustré ci-dessous :

12. À l’étape suivante, Importer un fichier, cliquez sur Valeurs séparées par des virgules dans la zone Sélectionner le type de fichier à importer depuis, puis cliquez sur le bouton Suivant, comme illustré ci-dessous :

13. À l’étape suivante, Importer un fichier, cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner le fichier CSV que vous venez d’enregistrer, puis choisissez une option dans la section Options afin de gérer les contacts en double. Enfin, cliquez sur le bouton Suivant, comme illustré ci-dessous :

14. À l’étape suivante, sélectionnez le dossier de contacts cible dans lequel vous souhaitez importer les contacts individuels, puis cliquez sur le bouton Suivant, comme illustré ci-dessous :

15. À la dernière étape de l’Assistant Importer un fichier, cliquez sur le bouton Terminer. Une fois l’importation terminée, les contacts individuels seront ajoutés au dossier de contacts spécifié.

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Extraire des contacts individuels à partir d’un Groupe de contacts avec une fonctionnalité puissante

La méthode précédente comporte trop d’étapes. Pour simplifier cette opération, vous pouvez utiliser une fonctionnalité pratique : Séparer de Kutools pour Outlook. Grâce à cette fonction, vous pouvez fractionner le groupe de contacts en contacts individuels en quelques clics seulement.

Après avoir installé Kutools pour Outlook, procédez comme suit :

1. Sélectionnez le groupe de contacts que vous souhaitez fractionner en contacts individuels, puis cliquez sur KUTOOLS PLUS > Groupe de contacts > Fractionner, comme illustré ci-dessous :

2. Dans la boîte de dialogue Fractionner, cliquez sur Tout pour cocher tous les contacts à fractionner, puis sur le bouton OK, comme illustré ci-dessous :

3. Dans une autre boîte de dialogue, cliquez sur le bouton Oui.

4. Tous les membres du groupe de contacts sélectionné sont désormais convertis en contacts individuels dans le même dossier, et le groupe de contacts d’origine est supprimé simultanément.