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Comment créer un dossier pour organiser les e-mails contenant des personnes spécifiques dans Outlook ?

Accablé par une boîte de réception encombrée ? Dans ce tutoriel, je présenterai trois méthodes pour organiser les e-mails contenant des personnes spécifiques dans Outlook pour une meilleure efficacité.


Déplacez toujours les e-mails contenant certaines personnes vers un dossier créé

1. Faites un clic droit sur le compte de messagerie pour lequel vous allez créer un dossier pour organiser les e-mails, sélectionnez Nouveau dossier dans le menu contextuel et nommez le dossier.

2. Dans votre dossier Boîte de réception ou Éléments envoyés, sélectionnez l'un des e-mails contenant une adresse e-mail spécifique que vous déplacerez tous ses e-mails vers le dossier créé.

3. D' Accueil onglet, dans le Move groupe, cliquez sur Règles > Toujours déplacer les messages de : adresse e-mail spécifique (facultatif) Règles > Toujours déplacer les messages vers : adresse e-mail spécifique selon vos besoins.

4. Dans la boîte de dialogue contextuelle Règles et alertes, spécifiez le dossier dans lequel vous allez déplacer les messages, puis cliquez sur OK.

5. Les e-mails du dossier Boîte de réception ou Éléments envoyés qui remplissent les conditions sont maintenant déplacés vers le dossier que vous venez de créer. Et les futurs e-mails iront également directement dans le dossier s'ils remplissent les conditions.


Créez un dossier de recherche pour organiser automatiquement les e-mails de personnes spécifiques

Si vous ne souhaitez pas déplacer les messages vers un dossier, mais souhaitez simplement les visualiser facilement. Vous pouvez créer un dossier de recherche dans Outlook, ce qui vous permet de rechercher des messages électroniques correspondant à des critères spécifiés dans plusieurs dossiers, mais de les conserver dans leurs dossiers d'origine.

1. D' Dossier onglet, dans le Nouveauté groupe, cliquez sur Nouveau dossier de recherche.

2. Dans la boîte de dialogue contextuelle Nouveau dossier de recherche, procédez comme suit :
  • 1) Dans la zone Sélectionner un dossier de recherche, dans la liste Courrier à partir de personnes et de listes, sélectionnez Courrier de et vers des personnes spécifiquesou Courrier de personnes spécifiques Comme vous le souhaitez.
  • 2) Dans la case Personnaliser le dossier de recherche, cliquez sur Choisissez pour sélectionner des personnes dans votre liste d'adresses.
  • 3) Spécifiez le compte de messagerie à partir duquel rechercher des e-mails.
  • 4) Cliquez sur OK.

3. Un dossier de recherche est créé sous Dossiers de recherche, contenant les e-mails qui remplissent les conditions.


Créez des dossiers par lots pour organiser les e-mails de tous vos comptes de messagerie avec VBA

Si vous avez plusieurs comptes de messagerie dans Outlook et que vous souhaitez créer des dossiers pour chaque compte de messagerie par lots pour des personnes spécifiques, vous pouvez utiliser la méthode VBA pour déplacer les messages contenant des personnes spécifiques des dossiers Boîtes de réception ou Envoyés de vos comptes de messagerie. Veuillez procéder comme suit.

1. Dans votre Outlook, cliquez sur Déposez le > Options > Trust Center, puis cliquez sur Paramètres du Centre.

2. Dans la boîte de dialogue contextuelle, passez à Paramètres de macro, Sélectionnez Activer toutes les macros, et vérifie Appliquer les paramètres de sécurité des macros aux compléments installés.

3. Cliquez OK boutons pour fermer les boîtes de dialogue.

4. appuie sur le autre + F11 touches pour ouvrir la fenêtre Microsoft Visual Basic pour Applications.

5. Cliquez insérer > Module. Copiez ensuite l'un des codes VBA suivants dans la fenêtre Module.

Code VBA 1 : créer par lots des dossiers pour organiser les e-mails contenant des expéditeurs spécifiques dans les boîtes de réception de tous les comptes de messagerie

Sub MailArchiveSenderInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderInbox) 'Replace "olFolderInbox" with "olFolderSentMail" if you want to find messages in Sent folders
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      If xMail.Sender.Type = "EX" Then
        xSenderAddress = xMail.Sender.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
      Else
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If xSenderAddress = "" Then
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "name@example.com") <> 0 Then 'Replace the email address in double quotes
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

Remarque : vous devez remplacer des extraits spécifiques en fonction des commentaires des 12e, 16e et 35e lignes du code VBA ci-dessus.

Code VBA 2 : créer par lots des dossiers pour organiser les e-mails contenant des destinataires spécifiques dans les boîtes de réception de tous les comptes de messagerie

Sub MailArchiveRecipientInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderSentMail) 'Replace "olFolderInbox" with "olFolderSentMail" if you want to find messages in Sent folders
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      For Each xRecipient In xMail.Recipients
'        If xRecipient.Type = olCC Then   'To find CC recipients. Replace "olCC" with "olBCC" to find BCC recipients
            xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
            If xSenderAddress = "" Then
              xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.Address
            End If
'        End If
      Next
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "name@example.com") <> 0 Then 'Replace the email address in double quotes
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

Remarque:

  • 1) Vous devez remplacer des extraits spécifiques en fonction des commentaires des 12e, 16e et 35e lignes du code VBA ci-dessus.
  • 2) Pour archiver les messages contenant un destinataire CC ou BCC spécifique, décommentez les 28e et 33e lignes en supprimant l'apostrophe (') au début des lignes.

6. presse F5 pour exécuter le code VBA. Et de nouveaux dossiers seront créés s'il y a des messages remplissant les conditions.

Remarque : La méthode VBA fonctionne pour les messages électroniques existants. S'il y a de nouveaux messages de/vers la personne spécifique que vous souhaitez archiver, veuillez répéter l'étape 4-6.

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