Comment créer un dossier dans Outlook pour organiser les e-mails provenant de personnes spécifiques ?
Votre boîte de réception est-elle submergée ? Dans ce tutoriel, je vous présente trois méthodes pour organiser vos e-mails relatifs à des personnes spécifiques dans Outlook et ainsi gagner en efficacité.
Déplacer systématiquement les e-mails contenant certaines personnes vers un dossier créé
1. Cliquez avec le bouton droit sur le compte e-mail pour lequel vous souhaitez créer un dossier d’organisation, choisissez « Nouveau dossier » dans le menu contextuel, puis attribuez-lui un nom.
2. Dans votre boîte de réception ou le dossier Éléments envoyés, sélectionnez un message contenant une adresse e-mail spécifique dont vous souhaitez déplacer tous les courriels vers le dossier créé.
3. Sous l’onglet « Accueil », dans le groupe « Déplacer », cliquez sur « Règles » > « Toujours déplacer les messages de : Adresse e-mail spécifique » et/ou sur « Règles » > « Toujours déplacer les messages à : Adresse e-mail spécifique », selon vos besoins.
4. Dans la boîte de dialogue contextuelle « Règles et alertes », sélectionnez le dossier vers lequel vous souhaitez déplacer les messages, puis cliquez sur « OK ».
5. Les e-mails de la boîte de réception ou du dossier Éléments envoyés qui répondent aux conditions sont désormais déplacés vers le dossier que vous venez de créer. Les messages futurs y seront également transférés directement s’ils remplissent les mêmes critères.
Créer un dossier de recherche pour organiser automatiquement les e-mails de personnes spécifiques
Si vous préférez ne pas déplacer vos messages mais simplement les consulter facilement, créez un dossier de recherche dans Outlook. Celui-ci vous permet de retrouver tous les messages répondant à des critères précis, répartis dans plusieurs dossiers, tout en les laissant dans leurs emplacements d’origine.
1. Sous l’onglet « Dossier », dans le groupe « Nouveau », cliquez sur « Nouveau dossier de recherche ».
- 1) Dans la boîte « Sélectionner un dossier de recherche », sous la liste « Courrier provenant de personnes et listes », sélectionnez « Courrier envoyé à et reçu de personnes spécifiques » ou « Courrier provenant de personnes spécifiques » selon vos besoins.
- 2) Dans la boîte « Personnaliser le dossier de recherche », cliquez sur « Choisir » pour sélectionner des contacts depuis votre Liste d’adresses.
- 3) Spécifiez le compte de messagerie à partir duquel vous souhaitez effectuer la recherche d’e-mails.
- 4) Cliquez sur « OK ».
3. Un dossier de recherche est automatiquement créé sous « Dossiers de recherche » et regroupe tous les e-mails correspondant aux critères définis.
Créer des dossiers en lot pour organiser les e-mails de tous vos comptes e-mail à l’aide de VBA
Si vous gérez plusieurs comptes e-mail dans Outlook et souhaitez créer automatiquement des dossiers dédiés à des contacts spécifiques pour chacun de ces comptes, une macro VBA vous permet de déplacer en lot les messages les concernant depuis les boîtes de réception ou les dossiers « Éléments envoyés ». Voici la marche à suivre.
1. Dans Outlook, cliquez sur « Fichier » > « Options » > « Centre de gestion de la confidentialité », puis sur « Paramètres du Centre de gestion de la confidentialité ».
2. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, accédez à « Paramètres des macros », sélectionnez « Activer toutes les macros » et cochez l’option « Appliquer les paramètres de sécurité des macros aux compléments installés ».
3. Cliquez sur les boutons « OK » pour fermer les boîtes de dialogue.
4. Appuyez sur les touches « Alt » + « F11 » pour ouvrir la fenêtre Microsoft Visual Basic pour Applications.
5. Cliquez sur « Insertion » > « Module », puis copiez l’un des codes VBA suivants dans la fenêtre du module.
Code VBA 1 : Créer des dossiers en lot pour organiser les e-mails contenant des expéditeurs spécifiques dans les boîtes de réception de Tous les comptes
Sub MailArchiveSenderInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
Set xNewFolder = Nothing
Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
If xNewFolder Is Nothing Then
Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
End If
For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
If xItem.Class = olMail Then
Set xMail = xItem
xSenderAddress = ""
If xMail.Sender.Type = "EX" Then
xSenderAddress = xMail.Sender.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
Else
xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
End If
If xSenderAddress = "" Then
xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
End If
If VBA.InStr(xSenderAddress, "name@example.com") <> 0 Then
xMail.Move xNewFolder
End If
End If
Next
If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
xNewFolder.Delete
xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub
Remarque : Vous devez remplacer certains extraits conformément aux commentaires situés aux lignes 12, 16 et 35 du code VBA ci-dessus.
Code VBA 2 : Créer des dossiers en lot pour organiser les e-mails contenant des destinataires spécifiques dans les boîtes de réception de Tous les comptes
Sub MailArchiveRecipientInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder"
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderSentMail)
Set xNewFolder = Nothing
Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
If xNewFolder Is Nothing Then
Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
End If
For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
If xItem.Class = olMail Then
Set xMail = xItem
xSenderAddress = ""
For Each xRecipient In xMail.Recipients
' If xRecipient.Type = olCC Then
xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
If xSenderAddress = "" Then
xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.Address
End If
' End If
Next
If VBA.InStr(xSenderAddress, "name@example.com") <> 0 Then
xMail.Move xNewFolder
End If
End If
Next
If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
xNewFolder.Delete
xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub
Remarque :
- 1) Vous devez remplacer certains extraits conformément aux commentaires situés aux lignes 12, 16 et 35 du code VBA ci-dessus.
- 2) Pour archiver les messages comportant des destinataires spécifiques en copie (CC) ou en copie cachée (CCI), décommentez les lignes 28 et 33 en supprimant l’apostrophe (') située au début de ces lignes.
6. Appuyez sur « F5 » pour exécuter le code VBA. De nouveaux dossiers seront créés s’il existe des messages répondant aux critères.
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