Comment créer un dossier pour organiser les emails contenant des personnes spécifiques dans Outlook ?
Dépassé par une boîte de réception encombrée ? Dans ce tutoriel, je vais vous présenter trois méthodes pour organiser les emails contenant des personnes spécifiques dans Outlook afin d'améliorer l'efficacité.
Toujours déplacer les emails contenant certaines personnes vers un dossier créé
1. Faites un clic droit sur le compte email pour lequel vous allez créer un dossier pour organiser les emails, sélectionnez "Nouveau dossier" dans le menu contextuel, et nommez le dossier.
2. Dans votre dossier Boîte de réception ou Éléments envoyés, sélectionnez l'un des messages contenant une adresse email spécifique que vous souhaitez déplacer vers le dossier créé.
3. Sous l'onglet "Accueil", dans le groupe "Déplacer", cliquez sur "Règles" > "Toujours déplacer les messages de : adresse email spécifique" et/ou "Règles" > "Toujours déplacer les messages vers : adresse email spécifique" selon vos besoins.
4. Dans la fenêtre pop-up Règles et alertes, spécifiez le dossier où vous souhaitez déplacer les messages, puis cliquez sur "OK".
5. Les emails dans la Boîte de réception ou les Éléments envoyés qui répondent aux conditions sont maintenant déplacés vers le dossier que vous venez de créer. Et les futurs messages seront également directement dirigés vers ce dossier s'ils remplissent les conditions.
Créer un dossier de recherche pour organiser automatiquement les emails pour des personnes spécifiques
Si vous ne voulez pas déplacer les messages vers un dossier, mais simplement les visualiser facilement. Vous pouvez créer un dossier de recherche dans Outlook, ce qui vous permet de trouver des messages correspondant à des critères spécifiés dans plusieurs dossiers, tout en les laissant dans leurs dossiers d'origine.
1. Sous l'onglet "Dossier", dans le groupe "Nouveau", cliquez sur "Nouveau dossier de recherche".
- 1) Dans la zone Sélectionner un dossier de recherche, dans la liste Courrier des personnes et des listes, sélectionnez "Courrier de et à des personnes spécifiques", ou "Courrier de personnes spécifiques" selon vos besoins.
- 2) Dans la zone Personnaliser le dossier de recherche, cliquez sur "Choisir" pour sélectionner des personnes depuis votre liste d'adresses.
- 3) Spécifiez le compte email à partir duquel rechercher les emails.
- 4) Cliquez sur "OK".
3. Un dossier de recherche est créé sous Dossiers de recherche, contenant les messages électroniques qui répondent aux conditions.
Création groupée de dossiers pour organiser les emails pour tous vos comptes email avec VBA
Si vous avez plusieurs comptes email dans Outlook, et que vous souhaitez créer des dossiers pour chaque compte email en lots pour des personnes spécifiques, vous pouvez utiliser la méthode VBA pour déplacer les messages contenant des personnes spécifiques depuis les Boîtes de réception ou les dossiers Envoyés de vos comptes email. Procédez comme suit.
1. Dans votre Outlook, cliquez sur "Fichier" > "Options" > "Centre de gestion de la confidentialité", puis cliquez sur "Paramètres du Centre de gestion de la confidentialité".
2. Dans la fenêtre pop-up, passez à "Paramètres des macros", sélectionnez "Activer toutes les macros", et cochez "Appliquer les paramètres de sécurité des macros aux compléments installés".
3. Cliquez sur les boutons "OK" pour fermer les fenêtres de dialogue.
4. Appuyez sur les touches "Alt" + "F11" pour ouvrir la fenêtre Microsoft Visual Basic for Applications.
5. Cliquez sur "Insérer" > "Module". Ensuite, copiez l'un des codes VBA suivants dans la fenêtre Module.
Code VBA 1 : Création groupée de dossiers pour organiser les emails contenant des expéditeurs spécifiques dans toutes les boîtes de réception des comptes email
Sub MailArchiveSenderInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
Set xNewFolder = Nothing
Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
If xNewFolder Is Nothing Then
Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
End If
For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
If xItem.Class = olMail Then
Set xMail = xItem
xSenderAddress = ""
If xMail.Sender.Type = "EX" Then
xSenderAddress = xMail.Sender.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
Else
xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
End If
If xSenderAddress = "" Then
xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
End If
If VBA.InStr(xSenderAddress, "name@example.com") <> 0 Then
xMail.Move xNewFolder
End If
End If
Next
If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
xNewFolder.Delete
xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub
Remarque : Vous devez remplacer des extraits spécifiques en fonction des commentaires dans les lignes 12, 16 et 35 du code VBA ci-dessus.
Code VBA 2 : Création groupée de dossiers pour organiser les emails contenant des destinataires spécifiques dans toutes les boîtes de réception des comptes email
Sub MailArchiveRecipientInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder"
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderSentMail)
Set xNewFolder = Nothing
Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
If xNewFolder Is Nothing Then
Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
End If
For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
If xItem.Class = olMail Then
Set xMail = xItem
xSenderAddress = ""
For Each xRecipient In xMail.Recipients
' If xRecipient.Type = olCC Then
xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
If xSenderAddress = "" Then
xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.Address
End If
' End If
Next
If VBA.InStr(xSenderAddress, "name@example.com") <> 0 Then
xMail.Move xNewFolder
End If
End If
Next
If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
xNewFolder.Delete
xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub
Remarque :
- 1) Vous devez remplacer des extraits spécifiques en fonction des commentaires dans les lignes 12, 16 et 35 du code VBA ci-dessus.
- 2) Pour archiver les messages contenant des destinataires CC ou CCI spécifiques, supprimez l'apostrophe (') au début des lignes 28 et 33 pour les activer.
6. Appuyez sur "F5" pour exécuter le code VBA. De nouveaux dossiers seront créés s'il y a des messages répondant aux conditions.
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