Comment créer un dossier dans Outlook pour organiser les e-mails par plage de dates ?
Dans ce tutoriel, découvrez deux méthodes efficaces pour organiser vos e-mails par plage de dates à l’aide de dossiers dans Outlook et gagner en productivité.
Créer un dossier de recherche pour organiser automatiquement les e-mails par Plage de dates dynamique
Un dossier de recherche vous permet de visualiser facilement vos e-mails selon une plage de dates dynamique. Par exemple, vous pouvez toujours consulter tous les reçus du mois en cours dans un même dossier de recherche : celui-ci affichera automatiquement tous les reçus de novembre si nous sommes en novembre, et tous les reçus de décembre si nous sommes en décembre. Ainsi, inutile de créer un nouveau dossier chaque mois.
1. Sous l’onglet « Dossier », dans le groupe « Nouveau », cliquez sur « Nouveau dossier de recherche ».
- 1) Sous « Sélectionner un dossier de recherche », choisissez « Créer un dossier de recherche personnalisé » dans la liste « Personnalisé ».
- 2) Sous « Personnaliser le dossier de recherche », cliquez sur « Choisir » pour définir vos critères.
3. Dans la boîte de dialogue contextuelle « Dossier de recherche personnalisé », saisissez un nom pour votre dossier dans le champ prévu à cet effet, puis cliquez sur « Critères ».
- 1) Passez à l’onglet « Avancé ».
- 2) Cliquez sur « Champ » > « Champs Date/Heure » > « Reçu ». Vous pouvez aussi saisir directement « Reçu » dans le champ de saisie situé sous « Champ ».
- 3) Sélectionnez la plage de dates souhaitée dans la liste déroulante « Condition ». Par exemple, pour afficher tous les messages reçus ce mois-ci dans le dossier de recherche, choisissez « Ce mois-ci ». Vous pouvez également opter pour « Entre » et saisir des dates précises, comme « 2022/11/1 et 2022/12/1 », si vous préférez une plage de dates fixe plutôt que dynamique. Notez que la date de début est incluse, tandis que la date de fin est exclue.
- 4) Cliquez sur « Ajouter à la liste ».
- 5) Cliquez sur « OK ».
5. Cliquez sur « OK » dans la boîte de dialogue « Dossier de recherche personnalisé ». Un dossier de recherche apparaît désormais sous « Dossiers de recherche », regroupant tous les messages électroniques correspondant aux critères définis.
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Déplacer les e-mails d’une Plage de dates spécifique vers un dossier dans Outlook
Grâce au dossier de recherche, vous pouvez consulter facilement les messages d’un dossier donné. Toutefois, ces messages ne sont pas réellement déplacés dans ce dossier : ils restent dans la boîte de réception. Si vous souhaitez déplacer, par exemple, les messages de novembre vers un dossier spécifique, procédez comme suit :
1. Cliquez avec le bouton droit sur le compte de messagerie pour lequel vous souhaitez créer un dossier destiné à organiser vos e-mails, sélectionnez « Nouveau dossier » dans le menu contextuel, puis attribuez-lui un nom.
2. Dans votre dossier Boîte de réception, sélectionnez l’un de vos e-mails.
3. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Déplacer, cliquez sur « Règles » puis sur « Créer une règle ».
4. Dans la boîte de dialogue contextuelle « Créer une règle », cliquez sur « Options avancées ».
- 1) Cochez la case située à côté de « Reçu dans -plage de temps spécifique- ».
- 2) Cliquez sur le lien souligné « dans -plage de temps spécifique- » situé dans la zone Étape 2.
- 3) Cochez les cases « Après » et « Avant », puis sélectionnez les dates correspondantes.
- 4) Cliquez sur « OK » pour revenir à la fenêtre de l’Assistant de règle.
- 5) Cliquez sur « Suivant ».
- 1) Cochez la case située à côté de « Le déplacer vers un dossier spécifique ».
- 2) Cliquez sur le mot « spécifique », souligné dans la zone Étape 2.
- 3) Sélectionnez le dossier vers lequel vous souhaitez déplacer les e-mails reçus pendant la période définie.
- 4) Cliquez sur « OK » pour revenir à la fenêtre de l’Assistant de règle.
- 5) Cliquez sur « Suivant ».
7. Dans la fenêtre suivante, l’Assistant de règle, où vous pouvez définir des exceptions, cliquez sur « Suivant » sans sélectionner aucune option.
8. Dans la dernière boîte de dialogue de l’Assistant de règle, attribuez un nom à votre règle à l’étape 1, cochez les deux options à l’étape 2, puis cliquez sur « Terminer ».
Les e-mails existants reçus pendant la Plage de dates spécifique seront désormais déplacés vers le dossier que vous venez de créer. Les nouveaux messages électroniques seront également directement transférés vers ce dossier s’ils sont reçus pendant la Plage de dates que vous avez définie.
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