À l’ère numérique d’aujourd’hui, nous pouvons accéder à nos e-mails quand et où nous le souhaitons. Cependant, même si nous sommes toujours en ligne, il arrive parfois que nous ne puissions pas répondre immédiatement aux messages entrants, par exemple en vacances ou lorsque nous sommes absents du bureau. C'est là que la fonction de réponse automatique en cas d'absence du bureau devient inestimable, informant les expéditeurs d'e-mails que nos réponses seront retardées. Que vous utilisiez Outlook sur Windows, DÉVELOPPEMENT, Mac, ou même appareils iOS et Android, ce guide vous aidera à approfondir la configuration des réponses automatiques d'absence du bureau sur toutes ces plateformes. Commençons.

• Configurer les réponses d'absence du bureau dans Outlook sous Windows
  • Utilisation des réponses automatiques (pour les comptes Exchange)
  • Utiliser facilement Kutools for Outlook (pour tous les comptes de messagerie, simple et flexible)
  • Utiliser des règles (pour tous les comptes de messagerie, complexe)
• Configurer les réponses d'absence du bureau dans Outlook sur Mac
• Configurer les réponses d'absence du bureau dans Outlook sur le Web
• Configurer les réponses d'absence du bureau dans Outlook pour iOS et Android

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Configurer les réponses d'absence du bureau dans Outlook sous Windows

Cette section présente trois méthodes pour vous aider à configurer les réponses d'absence du bureau pour les comptes Exchange et tous les comptes de messagerie sous Windows.

Configurer les réponses d'absence du bureau avec la fonctionnalité Réponses automatiques

Si vous utilisez un compte Exchange dans Outlook, le Réponses automatiques La fonctionnalité peut vous aider à configurer des réponses d’absence du bureau dans Outlook. Veuillez procéder comme suit.

Étape 1 : ouvrez la fenêtre Réponses automatiques

Dans votre Outlook, accédez au Déposez votre dernière attestation , sélectionnez le compte Exchange pour lequel vous devez activer la réponse automatique dans la liste déroulante des comptes, puis cliquez sur Réponses automatiques. Voir la capture d'écran:

Étape 2 : Activer les réponses automatiques et configurer les paramètres

Dans l'ouverture Réponses automatiques fenêtre, vous devez procéder comme suit.

1. Sélectionnez le Envoyer des réponses automatiques pour activer cette fonction.
2. Pour envoyer les réponses automatiques uniquement dans un intervalle de temps spécifié, veuillez vérifier le Envoyer uniquement pendant cette période et précisez les heures de début et de fin souhaitées.
   Conseil : Si vous ne définissez pas de délai, votre réponse automatique reste activée jusqu'à ce que vous la désactiviez en sélectionnant Ne pas envoyer de réponses automatiques.
3. Si vous souhaitez uniquement envoyer des réponses automatiques aux expéditeurs au sein de votre organisation, restez dans le Dans mon organisation languette.
4. Tapez le message de réponse automatique dans la zone de texte.
5. Cliquez OK bouton pour enregistrer les paramètres. Voir capture d'écran :
   

Résultat

Si vous définissez une période de temps pour les réponses automatiques à l'étape 3, la réponse automatique s'activera à l'heure indiquée et vous verrez alors une barre d'informations jaune s'afficher sous le ruban Outlook. Si aucun délai n'est spécifié, la réponse automatique s'activera immédiatement.

Vous pouvez aller à la Éléments envoyés dossier pour afficher les e-mails de réponse automatique (e-mails préfixés par "Réponse automatique:").

Configurez facilement les réponses d'absence du bureau avec Kutools for Outlook

Compte tenu des limites de la méthode ci-dessus, je voudrais ici vous recommander la Réponse automatique caractéristique de Kutools for Outlook, qui vous aide à configurer facilement les réponses d'absence du bureau dans Outlook, quel que soit le type de compte de messagerie. Après télécharger et installer Kutools pour Outlook, vous devez procéder comme suit :

Étape 1 : Configurer les paramètres de réponse automatique

Sélectionnez Kutools > Répondre > Gestionnaire de réponse automatique ouvrir le Réponse automatique boîte de dialogue, puis vous devez :

1. Vérifiez les comptes de messagerie sur lesquels vous souhaitez activer la réponse automatique:
   La Vérifier les comptes La section répertorie tous les comptes de messagerie dans votre Outlook. Sélectionnez les comptes sur lesquels vous souhaitez activer la réponse automatique.
2. Modifier le préfixe d'objet des e-mails à réponse automatique:
   Le texte par défaut dans le Préfixe du sujet la zone de texte est "Réponse automatique». Ce sera le préfixe pour les sujets des e-mails de réponse automatique. Vous pouvez remplacer ce texte par défaut si nécessaire.
3. Entrez le contenu de la réponse automatique:
   Un modèle par défaut est fourni dans la boîte de dialogue, que vous pouvez modifier selon vos besoins.
4. Enregistrez les modifications: Clique le OK .
   

Étape 2 : Activez la fonction de réponse automatique

A Kutools for Outlook Une boîte de dialogue apparaît vous demandant si vous souhaitez activer la fonctionnalité immédiatement. Clique le Oui bouton pour activer la fonctionnalité.

Résultat

Désormais, les e-mails entrants vers les comptes vérifiés déclencheront des réponses automatiques.

Configurer les réponses d'absence du bureau en créant des règles Outlook

Vous pouvez également créer des règles Outlook pour configurer les réponses d'absence du bureau pour tous les comptes de messagerie. Cependant, cette méthode nécessite plusieurs étapes. Si vous en avez besoin, suivez les étapes ci-dessous.

Étape 1 : Créer un modèle de réponse automatique

1. Dans Outlook, créez un nouveau message électronique en cliquant sur Nouveau Email sous le Accueil languette.
   
2. Dans le Message fenêtre, entrez un objet et un corps de message pour votre modèle.
   
3. Cliquez Déposez votre dernière attestation > Enregistrer sous.
   
4. Dans l'ouverture Enregistrer sous boîte de dialogue, nommez le modèle (par défaut, le sujet de l'e-mail sera utilisé comme nom du modèle), sélectionnez Modèle Outlook du Enregistrer en tant que type de liste déroulante, puis cliquez sur le Épargnez .
   Ce modèle personnalisé sera enregistré dans l'emplacement des modèles personnels par défaut.
   
5. Après avoir enregistré le modèle, fermez l'e-mail sans enregistrer.

Étape 2 : Ouvrez la fenêtre Règles et alertes

En vertu des Normes sur l’information et les communications, les organismes doivent rendre leurs sites et applications Web accessibles. Ils y parviennent en conformant leurs sites Web au niveau AA des Web Content Accessibility Guidelines (WCAG). Accueil onglet, cliquez sur Règles > Gérer les règles et les alertes ouvrir le Règles et alertes fenêtre.

Étape 3 : Créer une règle de réponse automatique d'absence du bureau

Dans le Règles et alertes fenêtre, veuillez procéder comme suit pour créer une règle de réponse automatique d'absence du bureau.

1. En vertu des Normes sur l’information et les communications, les organismes doivent rendre leurs sites et applications Web accessibles. Ils y parviennent en conformant leurs sites Web au niveau AA des Web Content Accessibility Guidelines (WCAG). Règles de messagerie , spécifiez un compte de messagerie auquel vous souhaitez appliquer la règle de réponse automatique, puis cliquez sur l'onglet Nouvelle règle .
   Conseil : Si la Appliquer les modifications à ce dossier la liste déroulante ne s'affiche pas dans le Règles et alertes fenêtre de votre Outlook, les règles que vous avez créées s'appliqueront à tous les comptes de messagerie.
   
2. En premier Assistant de règles, sélectionnez Appliquer la règle aux messages que je reçois dans l' Partir d'une règle vierge section, puis cliquez sur le Suivant .
   
3. Dans la seconde Assistant de règles, si vous souhaitez répondre automatiquement à chaque e-mail que vous recevez, cliquez sur le bouton Suivant bouton sans vérifier aucune condition. Dans la pop-up Microsoft Outlook boîte de dialogue, cliquez sur le Oui .
   Conseil : Si vous souhaitez uniquement répondre automatiquement à certains emails, précisez les conditions dont vous avez besoin.
   
4. Dans la troisième Assistant de règles, vérifiez la réponse en utilisant une case à cocher de modèle spécifique dans le Étape 1 puis cliquez sur le texte souligné dans la zone Étape 2 boîte.
   
5. Dans la boîte de dialogue Sélectionner un modèle de réponse, choisissez Modèles utilisateur dans le système de fichiers dans la liste déroulante Rechercher dans, sélectionnez le modèle que vous avez créé à l'étape 1, puis cliquez sur le bouton Ouvrir.
   
6. Lorsqu'il revient au troisième assistant de règles, cliquez sur le bouton Suivant pour continuer.
   
7. Dans le quatrième Assistant de règles, spécifiez des exceptions pour votre règle si nécessaire. Ici, je clique sur le bouton Suivant sans vérifier aucune exception.
   
8. Dans le dernier Assistant de règles, spécifiez un nom pour cette règle dans la section Étape 1, laissez la case Activer cette règle cochée à l'étape 2, puis cliquez sur le bouton Terminer.
   
9. Une boîte de dialogue Microsoft Outlook apparaîtra alors vous rappelant que la règle ne s'exécutera que lorsque Outlook est en cours d'exécution. Cliquez sur le bouton OK.
   
10. Ensuite, il revient à la fenêtre Règles et alertes, vous pouvez voir la règle créée répertoriée dans la fenêtre, cliquez sur le bouton OK pour enregistrer la règle.
    

Résultat

Vous avez maintenant créé une règle de réponse automatique. À partir de maintenant, les e-mails entrants vers le compte spécifié ou vers tous les comptes déclencheront cette règle de réponse automatique, et la personne qui vous a envoyé un e-mail recevra un e-mail de réponse automatique.

Configurer les réponses d'absence du bureau dans Outlook sur Mac

Si vous souhaitez configurer la réponse automatique dans Outlook pour Mac, la méthode décrite dans cette section peut vous aider. Veuillez procéder comme suit.

Étape 1 : Accéder à la fonctionnalité « Absent du bureau »

Lancez Outlook sur Mac, ouvrez le compte de messagerie pour lequel vous souhaitez activer la fonctionnalité Absent du bureau, puis accédez à Outils onglet et sélectionnez Absent du bureau.

Étape 2 : configuration des paramètres de réponses automatiques

Dans le Paramètres de réponse automatique boîte de dialogue, vous devez effectuer les configurations suivantes.

1. Vérifiez la Envoyer des réponses automatiques pour le compte Case à cocher « (votre compte) ».
2. Dans le Répondez une fois à chaque expéditeur avec zone de texte, saisissez le corps du message de réponse automatique.
3. Il est facultatif de :
   • Définir les dates de début et de fin de la réponse automatique: Vérifier la N'envoyez des réponses que pendant cette période et saisissez les dates et heures de début et de fin. Après la date et l'heure de fin, les réponses d'absence du bureau seront automatiquement désactivées.
   • Répondre à des personnes extérieures à votre organisation: Si nécessaire, vérifiez le Envoyer également des réponses à des expéditeurs extérieurs à mon organisation case à cocher. Choisissez soit Uniquement aux expéditeurs de ma liste de contacts or Envoyer à tous les expéditeurs externes puis entrez le corps du message de réponse automatique.
4. Cliquez OK pour enregistrer les paramètres et appliquer cette fonctionnalité de réponses automatiques.
   

Résultat

Les réponses automatiques ont été activées pour certains comptes de messagerie dans votre Outlook pour Mac. Désormais, les e-mails entrants sur ce compte déclencheront des réponses automatiques.

Configurer les réponses d'absence du bureau dans Outlook sur le Web

Si vous utilisez Outlook sur le Web et souhaitez configurer des réponses d'absence du bureau, la méthode décrite dans cette section peut vous rendre service. Veuillez suivre les étapes ci-dessous.

Étape 1 : Accédez à la fonctionnalité « Réponses automatiques »

1. Dans le coin supérieur droit de la page, cliquez sur l'icône Paramètres bouton (dans la fenêtre de contrôle qui apparaît maintenant)
   
2. Dans l'ouverture Paramètres fenêtre, sélectionnez Réponses automatiques dans l' Courrier .
   

Étape 2 : Configurez les paramètres « Réponses automatiques »

1. Cliquez Activer les réponses automatiques basculer pour allumer le Réponses automatiques fonction.
2. Vérifiez la Envoyer des réponses uniquement pendant une période de temps et précisez les dates et heures de début et de fin des réponses automatiques. Vous pouvez ignorer ce paramètre si vous n'en avez pas besoin.
3. Dans la zone d'édition de texte, saisissez le corps du message de réponse automatique.
4. Cliquez Épargnez bouton. Voir la capture d'écran:
   

Résultat

Vous avez maintenant activé les réponses automatiques dans Outlook sur le Web. Désormais, les e-mails entrants sur ce compte déclencheront des réponses automatiques.

Configurer les réponses d'absence du bureau dans Outlook pour iOS et Android

De nombreux utilisateurs d'Outlook sont habitués à configurer des réponses automatiques sur leur ordinateur de bureau, mais connaissent peu le programme mobile. Dans la dernière section de cet article, je vais vous expliquer comment configurer des réponses automatiques depuis vos appareils iOS ou Android, vous garantissant ainsi de maintenir une communication claire, où que vous soyez. Suivons les étapes ci-dessous.

Étape 1 : Lancez Outlook sur votre appareil iOS ou Android

Étape 2 : Accédez à la fonctionnalité « Réponses automatiques »

1. Dans le coin supérieur gauche de la page, cliquez sur l'icône Accueil bouton (dans la fenêtre de contrôle qui apparaît maintenant)
   
2. Puis cliquez sur le Paramètres .
   
3. Dans le Paramètres boîte de dialogue et sous le Comptes de messagerie , choisissez un compte de messagerie sur lequel vous souhaitez activer les réponses automatiques. Dans ce cas, je choisis un Échange compte.
   
4. Dans le Échange (si vous sélectionnez un autre compte à l'étape précédente, le titre de cette boîte de dialogue affichera le domaine de l'autre compte), vous pouvez voir que le Réponses automatiques la fonction est désactivée. Veuillez cliquer dessus.
   

Étape 3 : Configurer les paramètres de réponses automatiques

Dans le Réponses automatiques boîte de dialogue, vous devez configurer comme suit.

1. Dans le Réponses automatiques champ, activez l’interrupteur.
2. Précisez à qui vous souhaitez envoyer des réponses automatiques : soit à tout le monde or uniquement aux personnes au sein de votre organisation. Ici je choisis Répondre à tout le monde.
3. Saisissez le message de réponse dans le champ Répondez à tout le monde avec zone de texte.
4. Cliquez sur la coche dans le coin supérieur droit de l’écran pour enregistrer les paramètres.
   
   Notes:

   • Dans le Répondre pendant une période , activez l'interrupteur, vous pourrez alors définir les dates et heures de début et de fin d'envoi de vos réponses automatiques.
   • Dans le Utilisez des réponses différentes , activez le commutateur, vous pouvez alors spécifier différents messages de réponse pour les personnes internes ou externes à votre organisation.
   • Si vous sélectionnez un autre type de compte au lieu d'un compte Exchange, le Utiliser un champ de réponses différent n'apparaît pas dans le Réponses automatiques boite de dialogue.
   • Lorsque vous revenez à la boîte de dialogue précédente, vous pouvez constater que le Réponses automatiques fonction a été activée.
     

Résultat

Vous avez maintenant activé les réponses automatiques dans votre Outlook pour iOS ou Android.

En bref, la possibilité de configurer des réponses automatiques d'absence du bureau dans Outlook garantit que les personnes qui vous contactent savent que vous êtes absent, maintenant ainsi une communication professionnelle et efficace. Que vous utilisiez Outlook sur Windows, Mac, Web ou sur des appareils mobiles, la flexibilité et la profondeur offertes par cette fonctionnalité sont indispensables. Nous espérons que ce guide complet vous fournira les connaissances nécessaires pour configurer de manière transparente ces réponses sur différentes plateformes, garantissant ainsi une expérience fluide pour vous et vos correspondants de messagerie. Pour ceux qui souhaitent approfondir les fonctionnalités d'Outlook, notre site Web propose une multitude de didacticiels. Découvrez plus de trucs et astuces Outlook ici.

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