Configurer des réponses automatiques hors du bureau dans Outlook (guide complet)

À l'ère numérique d'aujourd'hui, nous pouvons accéder à nos e-mails quand et où nous le souhaitons. Cependant, même si nous sommes toujours en ligne, il y a des moments où nous ne pouvons pas répondre immédiatement aux messages entrants, comme pendant les vacances ou lorsque nous sommes hors du bureau. C'est là que la fonction de réponse automatique hors du bureau devient inestimable, informant les expéditeurs d'e-mails que nos réponses seront retardées. Que vous utilisiez Outlook sur "Windows", "Web", "Mac" ou même sur des appareils "iOS et Android", ce guide vous aidera à approfondir la configuration des réponses automatiques hors du bureau sur toutes ces plateformes. Commençons.

• Configurer les réponses hors du bureau dans Outlook sur Windows
  • Utilisation des Réponses Automatiques (pour les comptes Exchange)
  • Utilisation de Kutools pour Outlook facilement (pour tous les comptes de messagerie, simple et flexible)
  • Utilisation des règles (pour tous les comptes de messagerie, complexe)
• Configurer les réponses hors du bureau dans Outlook sur Mac
• Configurer les réponses hors du bureau dans Outlook sur le Web
• Configurer les réponses hors du bureau dans Outlook pour iOS et Android

Vidéo

Configurer les réponses hors du bureau dans Outlook sur Windows

Cette section présente trois méthodes pour vous aider à configurer les réponses hors du bureau pour les comptes Exchange et tous les comptes de messagerie sur Windows.

Configurer les réponses hors du bureau avec la fonction Réponses Automatiques

Si vous utilisez un compte Exchange dans Outlook, la fonction intégrée "Réponses Automatiques" peut vous aider à configurer des réponses hors du bureau dans Outlook. Veuillez procéder comme suit.

Étape1 : Ouvrir la fenêtre des Réponses Automatiques

Dans votre Outlook, allez à l'onglet "Fichier", sélectionnez le compte Exchange pour lequel vous devez activer la réponse automatique dans la liste déroulante des comptes, puis cliquez sur "Réponses Automatiques". Voir la capture d'écran :

Étape2 : Activer les réponses automatiques et configurer les options

Dans la fenêtre "Réponses Automatiques" ouverte, vous devez procéder comme suit.

1. Sélectionnez l'option "Envoyer des réponses automatiques" pour activer cette fonctionnalité.
2. Pour envoyer les réponses automatiques uniquement pendant une plage de temps spécifiée, cochez la case "Envoyer uniquement pendant cette plage de temps" et spécifiez les heures de début et de fin souhaitées.
   Conseil : Si vous ne définissez pas de période, votre réponse automatique restera activée jusqu'à ce que vous la désactiviez en sélectionnant "Ne pas envoyer de réponses automatiques".
3. Si vous souhaitez uniquement envoyer des réponses automatiques aux expéditeurs à l'intérieur de votre organisation, restez dans l'onglet "À l'intérieur de mon organisation".
4. Tapez le message de réponse automatique dans la zone de texte.
5. Cliquez sur le bouton "OK" pour enregistrer les options.

Résultat

Si vous avez défini une période pour les réponses automatiques à l'étape3, la réponse automatique s'activera à l'heure désignée, et vous verrez alors une barre d'information jaune s'afficher sous le ruban Outlook. Si aucune période n'est spécifiée, la réponse automatique s'activera immédiatement.

Vous pouvez aller dans le dossier "Éléments envoyés" pour voir les e-mails de réponse automatique (e-mails précédés de "Réponse automatique :").

Points à ne pas manquer

• Si à la fois la fonction "Réponses Automatiques" d'un compte Exchange et la "règle de réponse automatique" que vous avez créée pour d'autres comptes de messagerie (comme un compte POP) sont activées, et qu'un e-mail est reçu, un e-mail entrant peut déclencher des réponses à la fois des "Réponses Automatiques" Exchange et de la règle de réponse automatique côté client. L'ordre de réponse dépend du traitement du serveur et de la séquence d'exécution de la règle côté client.
  • "Réponses Automatiques" pour Exchange : Il s'agit d'une fonction côté serveur d'Exchange et ne nécessite pas qu'Outlook soit en cours d'exécution.
  • Réponses automatiques via des règles créées : Il s'agit généralement d'une fonction côté client, nécessitant qu'Outlook soit actif et traite les e-mails entrants.
  Ainsi, si les deux méthodes de réponse sont configurées, la personne qui vous envoie un e-mail pourrait recevoir deux e-mails de réponse automatique.
• Pour désactiver cette fonctionnalité, cliquez simplement sur le bouton "Désactiver" dans la barre d'information.

Configurer facilement les réponses hors du bureau avec Kutools pour Outlook

Compte tenu des limitations de la méthode ci-dessus, je voudrais vous recommander la fonction "Réponse automatique" de "Kutools pour Outlook", qui vous aide à configurer facilement des réponses hors du bureau dans Outlook, quel que soit le type de compte de messagerie. Après avoir téléchargé et installé Kutools pour Outlook, vous devez procéder comme suit :

Étape1 : Configurer les options de Réponse Automatique

Sélectionnez "Kutools" > "Répondre" > "Gérer la Réponse Automatique" pour ouvrir la boîte de dialogue "Réponse Automatique", puis vous devez :

1. Vérifiez les comptes de messagerie pour lesquels vous souhaitez activer la réponse automatique :
   La section "Sélectionner les comptes" répertorie tous les comptes de messagerie dans votre Outlook. Sélectionnez les comptes pour lesquels vous souhaitez activer la réponse automatique.
2. Modifiez le préfixe de l'objet pour les e-mails de réponse automatique :
   Le texte par défaut dans la zone de texte "Supprimer le préfixe du sujet" est "Réponse automatique". Ce sera le préfixe pour les objets des e-mails de réponse automatique. Vous pouvez remplacer ce texte par défaut si nécessaire.
3. Entrez le contenu de la réponse automatique :
   Un modèle par défaut est fourni dans la boîte de dialogue, que vous pouvez modifier si nécessaire.
4. Enregistrez les modifications : Cliquez sur le bouton "OK".
   

Étape2 : Activer la fonction Réponse Automatique

Une boîte de dialogue "Kutools pour Outlook" s'affiche vous demandant si vous souhaitez activer la fonctionnalité immédiatement. Cliquez sur le bouton "Oui" pour activer la fonctionnalité.

Résultat

Désormais, les e-mails entrants vers les comptes sélectionnés déclencheront des réponses automatiques.

Configurer les réponses hors du bureau en créant des règles Outlook

Vous pouvez également créer des règles Outlook pour configurer des réponses hors du bureau pour tous les comptes de messagerie. Cependant, cette méthode nécessite plusieurs étapes pour être complétée. Si vous en avez besoin, suivez les étapes ci-dessous.

Étape1 : Créer un modèle de réponse automatique

1. Dans Outlook, créez un nouveau message électronique en cliquant sur "Nouveau Email" sous l'onglet "Accueil".

   

2. Dans la fenêtre "Message", entrez un objet et un corps de message pour votre modèle.

   

3. Cliquez sur "Fichier" > "Enregistrer sous".

   

4. Dans la boîte de dialogue "Enregistrer sous" qui s'ouvre, nommez le modèle (par défaut, l'objet de l'e-mail sera utilisé comme nom de modèle), sélectionnez "Modèle Outlook" dans la liste déroulante "Spécifier le format denregistrement", puis cliquez sur le bouton "Enregistrer".
   Ce modèle personnalisé sera enregistré dans l'emplacement par défaut des modèles personnels.

   

5. Après avoir enregistré le modèle, fermez l'e-mail sans enregistrer.

Étape2 : Ouvrir la fenêtre Règles et Alertes

Sous l'onglet "Accueil", cliquez sur "Règles" > "Gérer les Règles et Alertes" pour ouvrir la fenêtre "Règles et Alertes".

Étape3 : Créer une règle de réponse automatique hors du bureau

Dans la fenêtre "Règles et Alertes", veuillez procéder comme suit pour créer une règle de réponse automatique hors du bureau.

1. Sous l'onglet "Règles de messagerie", spécifiez un compte de messagerie où vous souhaitez appliquer la règle de réponse automatique, puis cliquez sur le bouton "Nouvelle Règle".
   Conseil : Si la liste déroulante "Appliquer les modifications à ce dossier" ne s'affiche pas dans la fenêtre "Règles et Alertes" de votre Outlook, les règles que vous avez créées s'appliqueront à tous les comptes de messagerie.

   

2. Dans le premier "Assistant de règles", sélectionnez "Appliquer la règle sur les messages que je reçois" dans la section "Commencer à partir d'une règle vierge", puis cliquez sur le bouton "Suivant".

   

3. Dans le deuxième "Assistant de règles", si vous souhaitez répondre automatiquement à chaque message électronique que vous recevez, cliquez sur le bouton "Suivant" sans cocher aucune condition. Dans la boîte de dialogue "Microsoft Outlook" qui s'affiche, cliquez sur le bouton "Oui".
   Conseil : Si vous souhaitez uniquement répondre automatiquement à certains e-mails, spécifiez les conditions dont vous avez besoin.

   

4. Dans le troisième "Assistant de règles", cochez la case réponse à l'aide d'un modèle spécifique dans la boîte "Étape1", puis cliquez sur le texte souligné dans la boîte "Étape2".

   

5. Dans la boîte de dialogue Sélectionner un modèle de réponse, choisissez "Modèles utilisateur dans le système de fichiers" dans la liste déroulante "Rechercher dans", sélectionnez le modèle que vous avez créé à l'étape1, puis cliquez sur le bouton "Ouvrir".

   

6. Lorsque vous revenez au troisième "Assistant de règles", cliquez sur le bouton "Suivant" pour continuer.

   

7. Dans le quatrième "Assistant de règles", spécifiez des exceptions pour votre règle si nécessaire. Ici, je clique sur le bouton "Suivant" sans cocher aucune exception.

   

8. Dans le dernier "Assistant de règles", spécifiez un nom pour cette règle dans la section Étape1, gardez la case "Activer cette règle" cochée dans l'étape2, puis cliquez sur le bouton "Terminer".

   

9. Une boîte de dialogue "Microsoft Outlook" s'affichera alors pour vous rappeler que la règle ne s'exécutera que lorsque Outlook est en cours d'exécution. Cliquez sur le bouton "OK".

   

10. Ensuite, il revient à la fenêtre "Règles et Alertes", vous pouvez voir la règle créée répertoriée dans la fenêtre, cliquez sur le bouton "OK" pour enregistrer la règle.

    

Résultat

Vous avez maintenant créé une règle de réponse automatique. Désormais, les e-mails entrants vers le compte spécifié ou tous les comptes déclencheront cette règle de réponse automatique, et la personne qui vous a envoyé un e-mail recevra un e-mail de réponse automatique.

Configurer les réponses hors du bureau dans Outlook sur Mac

Si vous souhaitez configurer une réponse automatique dans Outlook pour Mac, la méthode de cette section peut vous aider. Veuillez procéder comme suit.

Étape1 : Accéder à la fonction "Hors du bureau"

Lancez Outlook sur Mac, ouvrez le compte de messagerie pour lequel vous souhaitez activer la fonction Hors du bureau, puis allez à l'onglet "Outils" et sélectionnez "Hors du bureau".

Étape2 : Configurer les options des Réponses Automatiques

Dans la boîte de dialogue "Options de réponse automatique", vous devez effectuer les configurations suivantes.

1. Cochez la case "Envoyer des réponses automatiques pour le compte" "(votre compte)".
2. Dans la zone de texte "Répondre une fois à chaque expéditeur avec", entrez le corps du message de réponse automatique.
3. Il est facultatif de :
   • Définir les dates de début et de fin pour la réponse automatique : Cochez la case "Envoyer uniquement des réponses pendant cette période" et entrez les dates et heures de début et de fin. Après la date et l'heure de fin, les réponses hors du bureau seront automatiquement désactivées.
   • Répondre aux personnes en dehors de votre organisation : Si nécessaire, cochez la case "Envoyer également des réponses aux expéditeurs en dehors de mon organisation". Choisissez soit "Uniquement aux expéditeurs de ma liste de contacts" soit "Envoyer à tous les expéditeurs externes" puis entrez le corps du message de réponse automatique.
4. Cliquez sur "OK" pour enregistrer les options et appliquer cette fonction de Réponses Automatiques.

   

Résultat

Les réponses automatiques ont été activées pour certains comptes de messagerie dans votre Outlook pour Mac. Désormais, les e-mails entrants vers ce compte déclencheront des réponses automatiques.

Configurer les réponses hors du bureau dans Outlook sur le Web

Si vous utilisez Outlook sur le web et souhaitez configurer des réponses hors du bureau, la méthode de cette section peut vous rendre service. Veuillez suivre les étapes ci-dessous.

Étape1 : Accéder à la fonction "Réponses automatiques"

1. Dans le coin supérieur droit de la page, cliquez sur le bouton "Options"

   

2. Dans la fenêtre "Options" qui s'ouvre, sélectionnez "Réponses Automatiques" dans la section "Courrier".

   

Étape2 : Configurer les options des "Réponses automatiques"

1. Cliquez sur le bouton bascule "Activer les réponses automatiques" pour activer la fonction "Réponses automatiques".
2. Cochez la case "Envoyer des réponses uniquement pendant une période" et spécifiez les dates et heures de début et de fin pour les réponses automatiques. Vous pouvez ignorer ce paramètre si vous n'en avez pas besoin.
3. Dans la zone de texte d'édition, entrez le corps du message de réponse automatique.
4. Cliquez sur le bouton "Enregistrer".

   

Résultat

Vous avez maintenant activé les Réponses automatiques dans Outlook sur le web. Désormais, les e-mails entrants vers ce compte déclencheront des réponses automatiques.

Configurer les réponses hors du bureau dans Outlook pour iOS et Android

De nombreux utilisateurs d'Outlook sont familiers avec la configuration des réponses automatiques sur leur bureau, mais connaissent peu le programme mobile. Dans la dernière section de cet article, je vais vous expliquer comment configurer des réponses automatiques depuis vos appareils iOS ou Android, vous assurant de maintenir une communication claire où que vous soyez. Suivons les étapes ci-dessous.

Étape1 : Lancer Outlook sur votre appareil iOS ou Android

Étape2 : Accéder à la fonction "Réponses automatiques"

1. Dans le coin supérieur gauche de la page, cliquez sur le bouton "Accueil"

   

2. Puis cliquez sur le bouton "Options".

   

3. Dans la boîte de dialogue "Options" et sous la section "Comptes de messagerie", choisissez un compte de messagerie où vous souhaitez activer les réponses automatiques. Dans ce cas, je choisis un compte "Exchange".

   

4. Dans la page "Exchange" (si vous sélectionnez un autre compte à l'étape précédente, le titre de cette boîte de dialogue affichera le domaine de l'autre compte), vous pouvez voir que la fonction "Réponses Automatiques" est désactivée. Veuillez cliquer dessus.

   

Étape3 : Configurer les options des Réponses Automatiques

Dans la boîte de dialogue "Réponses Automatiques", vous devez configurer comme suit.

1. Dans le champ "Réponses Automatiques", activez l'interrupteur.
2. Spécifiez à qui vous souhaitez envoyer des réponses automatiques : soit "à tout le monde" soit "uniquement aux personnes de votre organisation". Ici, je choisis "Répondre à tout le monde".
3. Entrez le message de réponse dans la zone de texte "Répondre à tout le monde avec".
4. Cliquez sur la coche dans le coin supérieur droit de l'écran pour enregistrer les options.

   

   Remarques :

   • Dans le champ "Répondre pendant une période", activez l'interrupteur, puis vous pouvez définir les dates et heures de début et de fin pour l'envoi de vos réponses automatiques.
   • Dans le champ "Utiliser des réponses différentes", activez l'interrupteur, puis vous pouvez spécifier différents messages de réponse pour les personnes à l'intérieur ou à l'extérieur de votre organisation.
   • Si vous sélectionnez un autre type de compte au lieu d'un compte Exchange, le champ "Utiliser des réponses différentes" n'apparaît pas dans la boîte de dialogue "Réponses Automatiques".
   • Lorsque vous revenez à la boîte de dialogue précédente, vous pouvez voir que la fonction "Réponses Automatiques" a été activée.

     

Résultat

Vous avez maintenant activé les Réponses Automatiques dans votre Outlook pour iOS ou Android.

En bref, pouvoir configurer des réponses automatiques hors du bureau dans Outlook garantit que les personnes qui vous contactent savent que vous êtes absent, maintenant ainsi une communication professionnelle et efficace. Que vous utilisiez Outlook sur Windows, Mac, Web ou appareils mobiles, la flexibilité et la profondeur que cette fonctionnalité offre sont indispensables. Nous espérons que ce guide complet vous équipera des connaissances nécessaires pour configurer ces réponses de manière transparente sur différentes plateformes, assurant une expérience fluide pour vous et vos correspondants par e-mail. Pour ceux qui souhaitent approfondir les capacités d'Outlook, notre site Web regorge de tutoriels. Découvrez plus d'astuces et de conseils Outlook ici.

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