Créer un formulaire à remplir dans Word : guide étape par étape

Les formulaires à remplir de Microsoft Word constituent un outil essentiel pour créer des documents nécessitant une saisie utilisateur, tels que des enquêtes, des demandes ou des formulaires d’inscription. Ce guide vous accompagne pas à pas dans la création d’un formulaire à remplir dans Word, de l’activation des outils nécessaires jusqu’au verrouillage du formulaire pour utilisation.

• Étape 1 : Activez l’onglet Développeur
• Étape 2 : Insérez et configurez les champs de formulaire
• Étape 3 : Limitez la modification au seul remplissage du formulaire

Qu’est-ce qu’un formulaire à remplir dans Word ?

Les « formulaires à remplir » dans Word permettent aux créateurs de documents d’intégrer des éléments interactifs dans leurs fichiers, offrant ainsi aux utilisateurs la possibilité de saisir ou de sélectionner des informations dans un format structuré. Ces formulaires peuvent être utilisés dans divers contextes, notamment pour recueillir des données de manière cohérente et organisée, et sont souvent conçus à l’aide de champs de formulaire, qui peuvent inclure Zone de texte, des cases à cocher, des listes déroulantes et Sélecteur de date.

Comment créer un formulaire à remplir dans Word ?

La création d’un formulaire à remplir dans Word implique plusieurs étapes qui transforment un document standard en un formulaire interactif destiné à la saisie de données. Cette section vous explique comment réaliser cette tâche.

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Étape 1 : Activer l’onglet Développeur

L’onglet Développeur regroupe tous les outils indispensables pour créer des formulaires à remplir, notamment les contrôles de formulaire et les options de protection du document.Si l’onglet Développeur ne s’affiche pas dans votre Ruban, suivez les étapes ci-dessous pour le faire apparaître ; sinon, passez à l’étape 2.

1. Cliquez avec le bouton droit sur le ruban, puis choisissez « Personnaliser le ruban » dans le menu contextuel.
   
2. Dans la fenêtre « Options Word », rendez-vous dans le volet de droite, cochez la case « Développeur », puis cliquez sur « OK » pour enregistrer vos modifications.
   

Cela ajoutera l’onglet Développeur à votre ruban.

Étape 2 : Insérer et configurer les champs de formulaire

Les champs de formulaire constituent les éléments de base des formulaires à remplir dans Word. Ils vous permettent d’ajouter des zones où les utilisateurs peuvent saisir du texte, effectuer des sélections, choisir des dates, etc. Dans ce cas, je vais vous montrer comment transformer le document Word de base suivant en un formulaire à remplir.

Insérer des champs de formulaire

1. Accédez à l’onglet « Développeur ».
2. Placez le curseur à l’endroit du document où vous souhaitez insérer le contrôle de formulaire. Dans le groupe « Contrôles », cliquez sur le contrôle que vous voulez ajouter.
   
   Conseil:Cliquez pour en savoir plus sur les contrôles de formulaire listés dans le groupe Contrôles.
   • Insérer un contrôle de contenu texte
     Dans cet exemple, pour permettre aux utilisateurs de saisir leur nom, cliquez sur la zone vide après l’étiquette « Nom : », puis sélectionnez « Contrôle de contenu de texte enrichi » dans le groupe « Contrôles ».
     
   • Insérer un contrôle Liste déroulante
     Pour permettre aux utilisateurs de choisir un nom de département à partir d’une Liste déroulante, cliquez sur la zone vide à côté de l’étiquette « Département : », puis sélectionnez « Contrôle de contenu Liste déroulante » dans le groupe « Contrôles ».
     
     Remarque: Pour insérer d’autres contrôles de formulaire tels que « Case à cocher », « Sélecteur de date » ou « Contrôles de contenu image », suivez les mêmes étapes décrites ci-dessus.

Configurer les propriétés du contrôle de formulaire

Après avoir inséré les contrôles de formulaire, configurez les propriétés de chacun d’eux comme suit :

1. Cliquez sur le contrôle de formulaire que vous souhaitez configurer, puis sélectionnez « Propriétés » dans le groupe « Contrôles » de l’onglet « Développeur ».
   
2. Dans la boîte de dialogue « Propriétés du contrôle de contenu » qui s’ouvre, configurez facilement différents types de contrôles de formulaire comme suit.
   • Configurer les propriétés du contrôle de contenu Liste déroulante
     Ajouter des éléments est une étape essentielle lors de la configuration d’une liste déroulante. Dans ce guide, je vais vous montrer comment configurer les propriétés d’une liste déroulante pour y inclure tous les éléments nécessaires.
     1. Dans la section « Propriétés de liste déroulante », cliquez sur le bouton « Ajouter ».
     2. Dans la boîte de dialogue « Modifier le choix » qui s’ouvre, saisissez l’élément souhaité dans le champ « Nom affiché », puis cliquez sur « OK ».
     3. Répétez les deux étapes ci-dessus jusqu’à ce que tous les éléments soient ajoutés à la zone « Propriétés de liste déroulante ».
     4. Cliquez sur « OK » pour enregistrer les paramètres.
        
        Remarques : J’ai conservé ici les réglages par défaut de la boîte de dialogue pour les autres champs, car ils répondent généralement à mes besoins de base. Toutefois, savoir ajuster ces paramètres vous permet d’adapter le contrôle à des exigences spécifiques, améliorant ainsi à la fois la fonctionnalité du formulaire et l’expérience utilisateur.

        • Titre : Donnez à votre liste déroulante un titre descriptif. Ce titre ne sera pas visible dans le document, mais il vous aidera à identifier facilement ce contrôle pendant la modification.
        • Balise : Vous pouvez également attribuer une balise pour une personnalisation ou une programmation avancée, par exemple pour lier le champ à une base de données ou l’utiliser dans des scripts.
        • Affichage sous forme de : vous permet d’ajuster l’apparence du contrôle de formulaire « Liste déroulante ». Conservez la valeur par défaut « Cadre englobant » pour une cohérence visuelle optimale, ou optez pour « Aucun » afin de rendre le contrôle plus discret.
        • Style et mise en forme : Si nécessaire, appliquez un style spécifique au texte saisi dans la liste déroulante afin de garantir une cohérence parfaite avec le reste de votre document.
        • Verrouillage : Pensez à verrouiller le contrôle pour éviter toute suppression ou modification involontaire de son contenu. Ces options sont particulièrement utiles dans les documents officiels, où de telles modifications pourraient poser problème.
     Vous pouvez désormais sélectionner un élément dans le contrôle de formulaire Liste déroulante.
     
   • Configurer les propriétés des autres contrôles de contenu
     Je vais ici présenter un aperçu des contrôles de contenu 4 les plus courants, ainsi que les paramètres essentiels que vous devrez peut-être configurer.
     1. Contrôle de texte (texte brut et texte enrichi):
        Titre et balise: Utiles pour l’identification et les scripts.
        Verrouillage: Options permettant de verrouiller le contenu contre toute modification ou suppression.
        Multiligne: Pour les contrôles de texte enrichi, choisissez s’il faut autoriser plusieurs lignes.
     2. Contrôle Case à cocher:
        Titre et balise: Pour l’identification et les scripts.
        Symbole coché: Définissez un état par défaut (coché/non coché).
        Verrouillage: Verrouillez la modification ou la suppression si nécessaire.
     3. Contrôle de zone de liste modifiable:
        Titre et balise: Facilite l’identification et les scripts.
        Élément de liste: Ajoutez, modifiez ou supprimez des éléments de la liste déroulante.
        Verrouillage: Empêchez les modifications de la liste et la suppression du contrôle.
     4. Contrôle Sélecteur de date:
        Titre et balise: À des fins d’identification.
        Afficher la date sous ce format: Choisissez le Format de date qui correspond aux besoins du document.
        Verrouillage: Limitez la modification ou la suppression du contrôle.

Étape 3 : Limiter la modification au seul remplissage du formulaire

Une fois votre formulaire configuré, protégez-le pour empêcher les utilisateurs d’en modifier la structure, en ne leur permettant de remplir que les zones prévues à cet effet. Voici la marche à suivre.

1. Toujours dans l’onglet « Développeur », cliquez sur « Restreindre la modification » dans le groupe « Protéger ».
   
2. Le volet « Restreindre la modification » s’affiche désormais à droite de votre document. Procédez aux réglages suivants.
   1. Cochez la case « Autoriser uniquement ce type de modification dans le document ».
   2. Sélectionnez « Remplissage de formulaires » dans le menu déroulant.
   3. Cliquez sur le bouton « Oui, démarrer l’application de la protection ».
   4. Définissez un mot de passe pour ce formulaire ou laissez simplement le champ vide.
   5. Cliquez sur le bouton « OK ». Voir la capture d’écran :
      

Une fois la protection du formulaire activée, celui-ci est désormais complet et prêt à l’emploi.

Remarques concernant les formulaires à remplir

• Le tableau ci-dessous vous aide à bien comprendre la liste des fonctions associées à chaque contrôle du ruban.

  Icône	Type	Description
  	Contrôle de texte enrichi	Permet la saisie de texte mis en forme.Les utilisateurs peuvent appliquer des styles tels que le gras, l’italique et le soulignement, ainsi que modifier les polices et leurs tailles directement dans ce champ de texte.
  	Contrôle Texte brut	Permet la saisie de texte non mis en forme. Aucune option de style ou de mise en forme n’est disponible, garantissant ainsi un texte brut et parfaitement cohérent.
  	Contrôle image	Permet d’insérer une seule image.Les utilisateurs peuvent ajouter une image depuis leur appareil, qui sera intégrée directement dans le document.
  	Contrôle galerie d’éléments de construction	Affiche une sélection d’éléments de document prédéfinis, tels que des pages de garde, des zones de texte, des en-têtes et des pieds de page issus de la galerie Éléments rapides.
  	Contrôle Case à cocher	Insère une case à cocher que l’on peut activer ou désactiver. Idéal pour les formulaires exigeant des choix binaires, comme oui/non ou vrai/faux.
  	Contrôle de zone de liste modifiable	Propose un menu déroulant personnalisable par les utilisateurs. Ce contrôle leur permet d’ajouter de nouveaux éléments, offrant ainsi une grande flexibilité pour diverses saisies.
  	Contrôle Liste déroulante	Offre une liste fixe d’options parmi lesquelles les utilisateurs peuvent choisir via un menu déroulant. Ce contrôle ne permet aucune modification des éléments de la liste par l’utilisateur.
  	Contrôle Sélecteur de date	Facilite la saisie des dates grâce à une interface de calendrier intuitive.Le contrôle met automatiquement en forme la date selon les paramètres du document.
  	Contrôle de section répétable	Permet aux utilisateurs de dupliquer une section spécifique du formulaire autant de fois que nécessaire. Ce contrôle est idéal pour les formulaires exigeant plusieurs entrées du même type d’information, comme une liste d’expériences professionnelles ou de qualifications académiques.
  	Outils hérités	Comprend divers contrôles de formulaire hérités des anciennes versions de Word, assurant la compatibilité avec les documents créés dans ces versions.

• Compatibilité et partage :
  Vérifiez que votre formulaire est compatible avec la version de Word utilisée par tous vos destinataires. Les formulaires créés avec des versions récentes de Word peuvent ne pas s’afficher ou fonctionner correctement sur des versions antérieures.

Créer des formulaires à remplir dans Word est une opération simple qui peut considérablement rationaliser la collecte et le traitement de vos informations. En suivant ces étapes, vous concevrez des formulaires professionnels et fonctionnels, parfaitement adaptés à vos besoins spécifiques — et boosterez ainsi à la fois la productivité et la précision de votre saisie de données. Pour aller plus loin dans la maîtrise de Word, notre site propose une multitude de tutoriels.Découvrez davantage d’astuces et de conseils Word ici.