Maîtriser Éléments rapides dans Word : Créer, Utiliser, Modifier et Plus Encore

Éléments rapides dans Microsoft Word est une fonctionnalité puissante conçue pour améliorer l’efficacité en permettant aux utilisateurs de réutiliser des éléments de contenu tels que du texte, des graphiques et une mise en forme. Ce tutoriel vous guide pas à pas dans la création, l’utilisation, la modification et la suppression de Éléments rapides. Nous explorerons également une alternative robuste grâce à la fonction Texte automatique de Kutools pour Word, vous offrant ainsi une boîte à outils complète pour gérer efficacement le contenu réutilisable dans vos documents.

• Créer un élément réutilisable dans Word
• Insérer Éléments rapides dans un document
• Modifier un élément réutilisable existant
• Supprimer un élément réutilisable
• Une alternative à Éléments rapides

Vidéo

Créer un élément réutilisable dans Word

Cette section vous explique comment créer un élément de réutilisation pour le contenu que vous utilisez fréquemment. Suivez ces étapes pour le configurer facilement.

1. Sélectionnez le contenu que vous souhaitez enregistrer en tant qu’élément réutilisable, comme du texte, des graphiques ou une mise en forme.
2. Accédez à l’onglet Insertion, puis sélectionnez Éléments rapides>Enregistrer la sélection dans la galerie d’éléments de réutilisation.
   
3. Dans la boîte de dialogue Créer un nouvel élément de base, configurez les options comme suit.
   1. Saisissez le nom de cet élément réutilisable dans le champ Nom.
   2. Choisissez une galerie dans la liste déroulante Galerie. Ici, je conserve l’élément par défaut «Éléments rapides».
   3. Sélectionnez une catégorie dans la liste déroulante Catégorie. Ici, j’ai conservé l’élément «Général» sélectionné.
   4. Cliquez sur OK. Voir la capture d’écran :
      
      Remarques :

      • Vous pouvez également ajouter une description dans la zone de texte Description afin de faciliter l’identification ultérieure de cet élément réutilisable.
      • Pour enregistrer la sélection en tant que texte automatique, sous l’onglet Insertion, cliquez sur Éléments rapides > Texte automatique > Enregistrer la sélection dans la galerie Texte automatique.

Résultat

L’élément de réutilisation est désormais enregistré dans le menu Éléments de réutilisation et prêt à être utilisé dans n’importe quel document.

Insérer Éléments rapides dans un document

Une fois créés, les éléments rapides s’insèrent facilement dans n’importe quel document, vous permettant d’ajouter rapidement du contenu standardisé.

1. Dans un document, cliquez à l’endroit où vous souhaitez insérer votre élément de réutilisation.
2. Accédez à l’onglet Insertion et cliquez sur Éléments rapides dans le groupe Texte.
3. Cliquez ensuite sur l’élément de réutilisation de votre choix pour l’insérer automatiquement dans votre document.
   

Remarque:

Outre l’insertion de l’élément de réutilisation à l’emplacement actuel Position du document, vous pouvez également l’ajouter à l’en-tête, au pied de page ou à d’autres emplacements. Il suffit de cliquer avec le bouton droit sur l’élément de réutilisation et de choisir l’option souhaitée dans le menu contextuel.

Modifier un élément réutilisable existant

Modifier les éléments rapides vous permet de mettre à jour le contenu enregistré selon vos besoins. Bien que Microsoft Word ne permette pas de modifier directement le contenu d’un élément de réutilisation depuis la galerie, vous pouvez tout de même le mettre à jour en le réinsérant dans votre document et en l’éditant.

Étape 1 : Insérez l’élément de réutilisation dans votre document

1. Dans un document, cliquez à l’endroit où vous souhaitez insérer votre élément de réutilisation.
2. Accédez à l’onglet Insertion et cliquez sur Éléments rapides dans le groupe Texte.
3. Cliquez ensuite sur l’élément de réutilisation que vous souhaitez mettre à jour afin de l’insérer dans votre document.

Étape 2 : Modifiez le contenu dans le document

Une fois l’élément de réutilisation inséré dans votre document, apportez directement au contenu les modifications nécessaires.

Étape 3 : Enregistrez la mise à jour en tant qu’élément de réutilisation pour remplacer l’original

Pour mettre à jour un élément de réutilisation existant, enregistrez le contenu modifié sous le même nom afin de remplacer l’entrée d’origine. Voici la marche à suivre :

1. Sélectionnez le contenu nouvellement mis à jour, accédez à l’onglet Insertion, puis sélectionnez Éléments rapides>Enregistrer la sélection dans la galerie d’éléments de réutilisation.
   
2. Dans la boîte de dialogue Créer un nouvel élément de base, utilisez exactement le même nom, la même galerieet la même catégorieque l’élément de réutilisation d’origine afin de le remplacer, puis cliquez sur le bouton OK.
   
3. Une boîte de dialogue Microsoft Words’affiche alors pour vous demander si vous souhaitez redéfinir l’entrée ; cliquez sur le bouton Oui.
   

Résultat

L’ancien élément de réutilisation a été mis à jour.

Supprimer un élément réutilisable

Pour garder votre galerie Éléments rapides bien organisée et à jour, il peut être nécessaire de supprimer les éléments obsolètes. Cette section vous explique comment supprimer un élément de réutilisation dans Word.

1. Accédez à l’onglet Insertion et cliquez sur Éléments rapides dans le groupe Texte.
2. Cliquez avec le bouton droit sur l’élément de réutilisation que vous souhaitez supprimer, puis sélectionnez Organiser et supprimerdans le menu contextuel.
   
3. Dans la fenêtre Organisateur d’éléments de base, vous remarquerez que l’élément de réutilisation sélectionné à l’étape précédente est également mis en surbrillance. Cliquez sur le bouton Supprimer, puis confirmez en sélectionnant Oui dans la boîte de dialogue suivante de Microsoft Word.
   

L’élément de réutilisation sélectionné a été supprimé. Veuillez ensuite fermer la boîte de dialogue Organisateur d’éléments de base.

Une alternative à Éléments rapides

Kutools pour Word propose une fonctionnalité efficace de Texte automatique, une alternative robuste aux Éléments rapides, particulièrement conçue pour les utilisateurs qui gèrent de nombreuses documentations.

Une fois Kutools pour Word installé, accédez à l’onglet Kutoolset sélectionnez Texte automatiquepour ouvrir le volet Texte automatique, puis configurez comme suit :

1. Sélectionnez le contenu que vous souhaitez réutiliser.
2. Cliquez sur le bouton Nouveau AutoTexte dans le volet Texte automatique.
3. Donnez un nom à cette entrée de texte automatique, puis cliquez sur le bouton Nouvelle catégorie.
4. Nommez la nouvelle catégorie et cliquez sur OK.
5. Cliquez sur le bouton Ajouter lorsqu’il réapparaît dans la boîte de dialogue Nouveau AutoTexte.
   Le contenu sélectionné est désormais enregistré en tant qu’entrée de texte automatique. Pour l’utiliser, cliquez simplement à l’endroit souhaité dans votre document, puis sélectionnez cette entrée dans le volet pour l’insérer.
   

Les Éléments rapides sont des outils inestimables pour quiconque souhaite rationaliser la création de documents standardisés dans Word. En les maîtrisant, vous améliorez considérablement la cohérence de vos documents, éliminez les tâches répétitives et maintenez une productivité optimale. Que vous optiez pour les Éléments rapides grâce à leur intégration native ou pour Kutools pour ses fonctionnalités étendues, ces deux solutions vous permettent de gérer et de réutiliser votre contenu avec une efficacité remarquable. Envie d’approfondir vos compétences sur les capacités de Word ? Notre site regorge de tutoriels pratiques.Découvrez davantage d’astuces et de conseils Word ici.

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