Signatures d’e-mails dans Outlook

1,1 Créer une signature dans Outlook

Vous pouvez créer facilement une nouvelle signature dans Outlook comme suit :

1. Dans Outlook, cliquez sur Fichier > Options.

2. Dans la boîte de dialogue Options d’Outlook, cliquez sur Courrier dans la barre de gauche, puis sur le bouton Signatures dans la section Rédiger des messages.

Conseils : vous pouvez également ouvrir la boîte de dialogue Signatures et papier à lettres comme suit :
(1) créez un nouvel e-mail en cliquant sur Accueil > Nouvel e-mail dans la vue Courrier ;
(2) dans la fenêtre Message qui s’ouvre, cliquez sur Insertion > Signature > Signatures.

3. Dans la boîte de dialogue Signatures et papier à lettres, sous l’onglet Signature de courrier électronique, cliquez sur le bouton Nouveau.

4. Ensuite, dans la boîte de dialogue Nouvelle signature qui s’ouvre, saisissez un nom pour votre nouvelle signature, puis cliquez sur le bouton OK.

5. Dans la boîte de dialogue Modifier la signature, conservez la nouvelle signature sélectionnée, saisissez son contenu dans la zone de texte ci-dessous, cliquez sur le bouton Enregistrer, puis enfin sur le bouton OK. Voir la capture d’écran :

6. Cliquez sur le bouton OK dans la boîte de dialogue Options Outlook pour la fermer.

La nouvelle signature a désormais été créée. Vous pouvez l’ajouter à n’importe quel e-mail automatiquement ou manuellement.

1,2 Créer une signature à partir d’un modèle Word

Nous créons généralement des signatures avec des photos et une mise en forme enrichie afin qu’elles soient remarquables. Nous pouvons créer une telle signature Outlook à partir de modèles Word.

1. Lancez Microsoft Word. Dans la fenêtre de démarrage de Word, cliquez sur Nouveau dans la barre de gauche, saisissez Signature dans la zone de recherche située au-dessus de la galerie de modèles, appuyez sur la touche Entrée, puis cliquez sur le modèle Galerie de signatures par e-mail.

2. Dans la nouvelle fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur le bouton Créer.

3. Un nouveau document contenant plusieurs modèles de signature vient d’être créé. Placez le pointeur de la souris sur la signature souhaitée, cliquez sur à gauche de cette signature pour sélectionner tous ses éléments, puis appuyez sur les touches Ctrl + C pour la copier.

4. Basculez vers Outlook. Cliquez sur Accueil > Nouveau message dans la vue Courrier pour créer un nouveau message.

5. Dans la fenêtre du nouveau message, cliquez sur Insertion > Signature > Signatures pour ouvrir la fenêtre Signatures et papier à lettres.

Conseils : vous pouvez également ouvrir la boîte de dialogue Signatures et papier à lettres de la manière suivante : cliquez sur Fichier > Options ; dans la boîte de dialogue Options Outlook, cliquez sur Courrier dans la barre de gauche, puis sur le bouton Signatures dans la section Rédiger un message.

6. Dans la boîte de dialogue Signatures et papier à lettres, sous l’onglet Signature de courrier électronique, cliquez sur le bouton Nouveau. Ensuite, dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, donnez un nom à votre nouvelle signature et cliquez sur le bouton OK.

7. Placez le curseur dans la zone de texte Modifier la signature, puis appuyez sur les touches Ctrl + V pour coller le contenu de la signature.

8. Dans la zone de texte Modifier la signature, remplacez la photo, les liens hypertexte, le nom, le poste, le téléphone, l’adresse, etc., par vos propres informations, puis cliquez successivement sur le bouton Enregistrer et le bouton OK.

9. La nouvelle signature est désormais créée à partir du modèle Word. Fermez le nouveau message sans enregistrer.

1,3 Créer une signature à partir d’un fichier htm

Si vous avez téléchargé ou reçu des signatures sous forme de fichiers HTM, vous pouvez facilement créer une signature Outlook à partir du fichier HTM.

1. Ouvrez le dossier contenant le fichier HTM de votre signature, sélectionnez simultanément le fichier HTM et le dossier portant le même nom en maintenant la touche Ctrl enfoncée, cliquez avec le bouton droit, puis choisissez Copier dans le menu contextuel.

Conseil : s’il n’existe aucun dossier portant le même nom que le fichier HTM, vous pouvez copier uniquement ce fichier.

2. Dans l’interface de messagerie Outlook, cliquez sur Fichier > Options.

3. Dans la boîte de dialogue Options d’Outlook, cliquez sur Courrier dans la barre de gauche, maintenez ensuite la touche Ctrl enfoncée et cliquez simultanément sur le bouton Signatures pour ouvrir l’emplacement du fichier de signature.

Conseils: Vous pouvez également ouvrir le dossier contenant les fichiers de signature à l’aide du chemin suivant :
Signature Chemin du fichier:%userprofile%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

4 . Accédez au dossier contenant les fichiers de signature, puis appuyez sur les touches Ctrl + V pour coller le fichier HTM de la signature ainsi que le dossier correspondant.

5. Revenez à la boîte de dialogue Options d’Outlook et cliquez sur le bouton Signatures pour ouvrir la boîte de dialogue Signatures et papier à lettres.

6. Dans la boîte de dialogue Signatures et papier à lettres, sous l’onglet Signature de courrier électronique, procédez comme suit :
(1) Dans la liste Sélectionner la signature à modifier, cliquez pour sélectionner la signature que vous venez de coller ;
(2) Dans la zone de texte Modifier la signature, mettez à jour la photo, les liens hypertexte, le nom, l’adresse e-mail, l’adresse, etc., en fonction de vos propres informations ;
(3) Cliquez sur le bouton Enregistrer ;
(4) Cliquez sur le bouton OK.

7. Cliquez sur le bouton OK dans la boîte de dialogue Options d’Outlook.

Nous avons ainsi créé une signature Outlook basée sur le fichier HTM.

2,1 Utiliser des raccourcis pour insérer une signature

Dans une fenêtre de nouveau message ou dans une fenêtre de réponse/transfert, vous pouvez facilement ajouter une signature à l’aide de raccourcis.

Appuyez successivement sur les touches Alt, N, A + S pour ouvrir la liste déroulante du menu Signature, puis utilisez les flèches Haut ou Bas pour sélectionner la signature souhaitée, et enfin appuyez sur la touche Entrée pour insérer la signature choisie.

2,2 Insérer manuellement une signature dans un e-mail nouveau, en réponse ou en transfert

Dans une fenêtre de nouveau message ou de réponse/transfert, cliquez sur Insertion > Signature pour ouvrir le menu déroulant Signature, puis sélectionnez une signature afin de l’insérer dans le corps de votre message.

2,3 Insérer automatiquement des signatures dans les e-mails nouveaux, en réponse ou en transfert

Si vous souhaitez insérer automatiquement une signature dans tous les nouveaux messages ou messages en réponse/transfert, configurez les options de signature comme suit :

1. Dans la vue Courrier, cliquez sur Accueil > Nouveau message pour créer un nouveau message.

2. Dans la fenêtre du nouveau message, cliquez sur Insertion > Signature > Signatures pour ouvrir la boîte de dialogue Signatures et papier à lettres.

3. Dans la boîte de dialogue Signatures et papier à lettres, accédez à la section Choisir la signature par défaut, puis :
(1) Sélectionnez le compte de messagerie concerné dans la liste déroulante Compte de messagerie ;
(2) Définissez la signature par défaut pour tous les nouveaux e-mails via la liste déroulante Nouveaux messages ;
(3) Définissez la signature par défaut pour toutes les réponses et les transferts via la liste déroulante Réponses/transferts.

Conseils :
(1) Vous pouvez utiliser la même signature pour les nouveaux messages et ceux en réponse ou en transfert, ou bien en définir une différente pour chacun.
(2) Si plusieurs comptes de messagerie sont configurés dans Outlook, répétez cette étape pour attribuer une signature par défaut à chaque compte.

4. Cliquez sur le bouton OK pour enregistrer les paramètres dans la boîte de dialogue Signatures et papier à lettres, puis fermez la fenêtre Nouveau message sans enregistrer.

Après avoir créé ou importé des signatures dans Outlook, il se peut que vous ayez besoin de les modifier ou de les mettre à jour. Cette section explique comment modifier les liens hypertexte, les lignes horizontales, les images et l’arrière-plan d’une signature.

3,1 Ajouter, modifier ou supprimer un lien hypertexte dans une signature Outlook

3,1.1 Tout d’abord, cliquez sur Accueil > Nouveau message pour créer un nouvel e-mail. Ensuite, dans la fenêtre du nouveau message, cliquez sur Insertion > Signature > Signatures pour ouvrir la boîte de dialogue Signatures et papier à lettres.

3,1.2 Dans la boîte de dialogue Signatures et papier à lettres, sélectionnez la signature à modifier, mettez en surbrillance le texte auquel vous souhaitez ajouter un lien hypertexte, puis cliquez sur le bouton Lien hypertexte.

Conseils :
(1) Pour ajouter un lien hypertexte à une image ou à un logo, sélectionnez l’image ou le logo dans la zone de texte Modifier la signature.
(2) Pour modifier ou supprimer un lien hypertexte, sélectionnez le texte du lien.

3,1.3 Dans la boîte de dialogue « Créer un lien hypertexte », sélectionnez d’abord un type de lien dans la section Lier à située à gauche, puis saisissez une nouvelle adresse dans la zone Adresse pour créer votre lien hypertexte, et cliquez sur le bouton OK.

Conseils :
(1) Si vous avez sélectionné le texte du lien à l’étape précédente, modifiez-le en choisissant un nouveau type de lien dans la section Lier à et en saisissant une nouvelle adresse dans la zone Adresse.
(2) Si vous avez sélectionné le texte du lien à l’étape précédente, supprimez directement le lien en vidant la zone Adresse.

3,1.4Vous êtes maintenant de retour dans la boîte de dialogue Signatures et papier à lettres. Cliquez sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder vos modifications, puis sur le bouton OK pour fermer la boîte de dialogue.

3,2 Ajouter ou supprimer une ligne horizontale dans une signature Outlook

Certains utilisateurs préfèrent afficher leur nom en haut de la signature et séparer ce nom du reste du contenu par une ligne horizontale. Toutefois, la zone d’édition intégrée des signatures ne propose pas de bouton dédié à cette fonctionnalité. En guise de solution de contournement, nous pouvons insérer une ligne horizontale dans une fenêtre de message, puis la copier dans la signature.

3,2.1 Dans la vue Courrier, cliquez sur Accueil > Nouveau message pour créer un nouveau courriel.

3,2.2 Dans la nouvelle fenêtre de message, cliquez sur Insertion > Ligne horizontale.

3,2.3 Une ligne horizontale est désormais ajoutée dans le corps du message. Cliquez avec le bouton droit sur cette ligne, puis sélectionnez Image dans le menu contextuel.

3,2.4 Dans la boîte de dialogue Format de la ligne horizontale, définissez la largeur, la hauteur, la couleur et l’alignement souhaités pour la ligne, puis cliquez sur le bouton OK.

3,2.5 La ligne horizontale est maintenant formatée. Cliquez dessus avec le bouton droit, puis sélectionnez Copier dans le menu contextuel.

3,2.6 Cliquez sur Insertion > Signature > Signatures pour ouvrir la boîte de dialogue Signatures et papier à lettres.

3,2.7 Dans la boîte de dialogue Signatures et papier à lettres, sélectionnez la signature que vous souhaitez modifier, placez le curseur dans la zone de texte Modifier la signature, puis appuyez sur les touches Ctrl + V pour coller la ligne horizontale, et enfin cliquez sur le bouton Enregistrer.

3,2.8 Cliquez sur le bouton OK pour fermer la boîte de dialogue Signatures et papier à lettres, puis fermez Nouveau message sans enregistrer.

Nous avons ainsi ajouté une ligne horizontale formatée à la signature spécifiée dans Outlook.

Conseil : pour supprimer une ligne horizontale d’une signature, sélectionnez d’abord la signature concernée dans la boîte de dialogue Signatures et papier à lettres, puis cliquez sur la ligne horizontale dans la zone de texte Modifier la signature. Appuyez ensuite sur la touche Suppr pour la supprimer immédiatement, et enregistrez vos modifications.

3,3 Ajouter ou supprimer une image dans une signature Outlook

Afin d’attirer l’attention des destinataires et de fournir davantage d’informations, nous ajoutons souvent notre photo à nos signatures. De plus, lors de la création de liens hypertexte dans les signatures, nous utilisons des logos à la place de chaînes de texte, ce qui permet aux destinataires de suivre facilement ces liens. Cette section explique comment ajouter, formater et supprimer une image dans une signature.

3,3.1 Dans la vue Courrier, cliquez sur Accueil > Nouveau courrier pour créer un nouveau message.

3,3.2 Dans la nouvelle fenêtre de message, cliquez sur Insertion > Signature > Signatures pour ouvrir la boîte de dialogue Signatures et papier à lettres.

3,3.3 Dans la boîte de dialogue Signatures et papier à lettres, sélectionnez la signature que vous souhaitez modifier, placez le curseur dans la zone de texte Modifier la signature, puis cliquez sur le bouton Image..

3,3.4 Dans la boîte de dialogue « Insérer une image » qui s’ouvre, accédez au dossier contenant l’image, sélectionnez-la, puis cliquez sur le bouton Insérer.

3,3.5L’image est désormais insérée dans la signature. Cliquez sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder la modification, puis sur le bouton OK pour fermer la boîte de dialogue Signatures et papier à lettres, et enfin fermez Nouveau message sans enregistrer.

Conseil : pour supprimer une image d’une signature, sélectionnez d’abord la signature concernée dans la boîte de dialogue Signatures et papier à lettres, puis l’image dans la zone de texte Modifier la signature. Appuyez ensuite sur la touche Suppr pour la supprimer immédiatement, et enregistrez vos modifications.

3,4 Formater une image dans une signature Outlook

Bien qu’il soit très simple d’ajouter ou de supprimer des images dans une signature, il n’est pas possible de les formater directement depuis l’éditeur de signature (par exemple, redimensionner ou modifier l’alignement). Nous devons donc recourir à une solution de contournement : formater l’image dans une fenêtre de message ou un document Word, puis remplacer l’image d’origine dans la signature.

3,4.1 Dans la vue Courrier, cliquez sur Accueil > Nouveau message pour créer un nouveau message.

3,4.2 Dans la fenêtre de message, cliquez sur Insertion > Signature > Signatures pour ouvrir la boîte de dialogue Signatures et papier à lettres.

3,4.3 Dans la boîte de dialogue Signatures et papier à lettres, sélectionnez la signature dont vous souhaitez formater l’image, copiez tout le contenu de la signature depuis la zone de texte Modifier la signature, puis fermez la boîte de dialogue Signatures et papier à lettres.

3,4.4 Revenez à la nouvelle fenêtre de message et appuyez sur les touches Ctrl + V pour coller le contenu de la signature dans le corps du message.

3,4.5 Formatez maintenant l’image dans le message selon vos besoins.

3,4.5,1 Modifier la position et la taille de l’image
Cliquez sur l’image, déplacez le pointeur vers son bord et faites glisser pour modifier la taille de l’image lorsque le curseur se transforme en .
Cliquez sur l’image, placez le curseur dessus, puis déplacez-la lorsque le curseur se transforme en .

Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur l’image et sélectionner Taille et position dans le menu contextuel. Dans la boîte de dialogue Mise en page qui s’ouvre, modifiez la taille de l’image sous l’onglet Taille.

3,4.5,2 Habiller le texte autour de l’image

Cliquez avec le bouton droit sur l’image, placez le pointeur sur Habillage du texte, puis choisissez un style d’habillage dans le sous-menu.

3,4.5,3 Remplacer l’image sans modifier sa position

Cliquez avec le bouton droit sur l’image, placez le pointeur sur Modifier l’image, puis sélectionnez une source de fichier dans le sous-menu.

Dans la boîte de dialogue « Insérer une image » qui s’ouvre, accédez au dossier contenant la nouvelle image, sélectionnez-la, puis cliquez sur le bouton Insérer.

L’image est désormais remplacée par une nouvelle sans que sa position ne soit modifiée.

3,4.5,4 Formater l’image : ajouter une ombre, une réflexion, un éclat, des contours progressifs, etc.

Cliquez avec le bouton droit sur l’image, puis sélectionnez Format de l’image dans le menu contextuel.

Le volet Format de l’image s’ouvre alors à droite du corps du message. Vous pouvez facilement appliquer à votre image une ombre, une réflexion, un flou, des contours adoucis, un effet 3D ou une rotation 3D, grâce à des préréglages ou en personnalisant vos propres paramètres.

Vous pouvez également ajouter des liens à l’image, la placer au premier ou à l’arrière-plan, Insérer une légende, etc., selon vos besoins.

3,4.6 Sélectionnez tout le contenu de la signature dans le corps du message, puis appuyez sur Ctrl + C pour le copier.

3,4.7 Cliquez sur Insertion > Signature > Signatures pour ouvrir la boîte de dialogue Signatures et papier à lettres.

3,4.8 Dans la boîte de dialogue Signatures et papier à lettres, sélectionnez la signature concernée dont vous avez mis en forme l’image, effacez le contenu d’origine dans la zone de texte Modifier la signature, appuyez sur les touches Ctrl + V pour coller le contenu copié, puis cliquez sur le bouton Enregistrer.

Conseil : Lorsque vous collez le contenu de la signature contenant l’image mise en forme dans la zone de texte Modifier la signature, l’image n’apparaît pas. Toutefois, elle s’affiche correctement dès que vous insérez la signature dans le corps du message.

3,4.9 Cliquez sur le bouton OK pour fermer la boîte de dialogue Signatures et papier à lettres, puis fermez Nouveau message sans enregistrer.

3,5 Ajouter une image d’arrière-plan à une signature

Certains utilisateurs doivent ajouter un Couleur de fond ou une image à une signature. Voici comment procéder :

3,5.1Ouvrez un dossier, collez le chemin ci-dessous dans la barre d’adresses, puis appuyez sur Entrée.
Signature Chemin du fichier:%userprofile%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

Le dossier contenant les fichiers de signature Outlook s’ouvre maintenant.

3,5.2 Cliquez avec le bouton droit sur le fichier HTM de la signature à laquelle vous souhaitez ajouter une image d’arrière-plan, puis sélectionnez Ouvrir avec > Word dans le menu contextuel.

Conseil : Si l’application Word n’apparaît pas dans le sous-menu, sélectionnez d’abord Choisir une autre application, puis choisissez Word dans la boîte de dialogue suivante.

3,5.3Le fichier HTM s’ouvre désormais dans Microsoft Word. Cliquez sur Insertion > Images > Cet appareil ou Images en ligne, selon vos besoins.

3,5.4 Dans la boîte de dialogue « Insérer une image » qui s’ouvre, recherchez et sélectionnez l’image que vous souhaitez utiliser comme arrière-plan, puis cliquez sur le bouton Insérer.

3,5.5 Cliquez pour sélectionner l’image insérée, puis cliquez sur Format > Habillage du texte > Derrière le texte.

3,5.6Déplacez ensuite l’image à l’emplacement souhaité et ajustez sa taille selon vos besoins.
(1) Placez le curseur sur l’image et déplacez-la à l’endroit approprié lorsque celui-ci se transforme en  ;
(2) Placez le curseur sur le bord de l’image et faites-le glisser pour la redimensionner dès qu’il devient

3,5.7 Appuyez sur les touches Ctrl + S pour enregistrer le fichier, puis fermez Microsoft Word.

L’image d’arrière-plan a désormais été ajoutée à la signature. Lorsque vous insérez cette signature dans des messages Outlook, l’image d’arrière-plan s’affichera automatiquement et correctement.

3,6 Ajouter un Couleur de fond à une signature

Vous pouvez également ajouter un Couleur de fond à une signature Outlook.

3,6.1 Ouvrez un dossier, collez le chemin ci-dessous dans la barre d’adresses, puis appuyez sur Entrée.
Chemin du fichier de signature : %userprofile%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

Le dossier contenant les fichiers de signature Outlook s’ouvre maintenant.

3,6.2 Cliquez avec le bouton droit sur le fichier HTM de la signature à laquelle vous souhaitez ajouter une couleur de fond, puis sélectionnez Ouvrir avec > Word dans le menu contextuel.

Conseil : Si l’application Word n’apparaît pas dans le sous-menu, sélectionnez d’abord Choisir une autre application, puis choisissez Word dans la boîte de dialogue suivante.

3,6.3 Dans Microsoft Word, cliquez sur Insertion > Formes > Rectangle ou toute autre forme selon vos besoins.

3,6.4Le curseur se transforme alors en . Dessinez un rectangle couvrant tout le contenu de la signature.

3,6.5 Gardez le rectangle sélectionné, puis cliquez sur Format > Habillage du texte > Derrière le texte.

Conseil : Par défaut, l’option Habillage du texte > Se déplace avec le texte est activée. Si ce n’est pas le cas, activez-la.

3,6.6 Gardez le rectangle sélectionné, cliquez sur Format > Remplissage de la forme et choisissez une couleur pour modifier la couleur de remplissage. Cliquez ensuite sur Format > Contour de la forme > Aucun contour pour supprimer la bordure (ou choisissez une autre couleur pour modifier la couleur du contour).

3,6.7 Appuyez sur les touches Ctrl + S pour enregistrer le fichier, puis fermez Microsoft Word.

Le Couleur de fond a désormais été ajouté à la signature Outlook.

Vous pouvez facilement renommer une signature de messagerie dans Outlook.

1. Dans la vue Courrier, cliquez sur Accueil > Nouveau message pour créer un nouveau courriel.

2. Dans la fenêtre du nouveau message, cliquez sur Insertion > Signature > Signatures pour ouvrir la boîte de dialogue Signatures et papier à lettres.

3. Dans la boîte de dialogue Signatures et papier à lettres :
(1) Sélectionnez la signature que vous souhaitez renommer dans la liste Sélectionner la signature à modifier ;
(2) Cliquez sur le bouton Renommer ;
(3) Dans la boîte de dialogue Renommer la signature, saisissez un nouveau nom, puis cliquez sur le bouton OK.

4. Cliquez sur le bouton OK pour fermer la boîte de dialogue Signatures et papier à lettres, puis fermez Nouveau message sans enregistrer.

Conseils : après avoir renommé la signature, son nom sera automatiquement mis à jour dans la liste déroulante Signature de l’onglet Insertion des fenêtres de nouveaux messages, ainsi que des fenêtres de réponse ou de transfert.

En-tête 5

Vous pouvez supprimer facilement une signature dans Outlook.

1. En mode messagerie, cliquez sur Accueil > Nouveau message pour créer un nouveau courrier.

2. Dans la fenêtre du nouveau message, cliquez sur Insertion > Signature > Signatures pour ouvrir la boîte de dialogue Signatures et papier à lettres.

3. Dans la boîte de dialogue Signatures et papier à lettres :
(1) Sélectionnez la signature que vous souhaitez renommer dans la liste Sélectionner la signature à modifier ;
(2) Cliquez sur le bouton Supprimer ;
(3) Dans la boîte de dialogue Microsoft Outlook qui s’ouvre, cliquez sur le bouton Oui.

4. Cliquez sur le bouton OK pour fermer la boîte de dialogue Signatures et papier à lettres, puis fermez Nouveau message sans enregistrer.

La signature spécifiée a désormais été supprimée. Elle disparaîtra également du menu déroulant Signature situé dans l’onglet Insertion des fenêtres de nouveaux messages, de réponses ou de transferts.